随着电子文件的兴起，人们开始从电子文件的角度对文件概念加以重新的界定。本文倾向于从文件的定义出发，对电子文件、电子档案等概念进行一些综述和比较，提出一点个人的见解，供同行和专家参考。
1、重释文件定义
关于文件的定义，有两种基本的观点：一种是传统的，以1984年国际档案理事会主持编纂的《档案学术语词典》对文件定义的表述为例：文件是由机构或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形成和载体如何。
另一种是现代型定义。1997年国际档案理事会所属的电子文件委员会出版的《电子文件管理指南》给文件定义是：文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息。该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所构成，而不管记录的形式或载体。然后从文件这一概念出发定义了“电子文件”的概念。
1995年加拿大的信息管理标准和执行部的《文件管理框架》定义的文件概念是：文件必须只有内容、背景和结构，以便机构和个人能足以控制各种项目，支持各种项目，为项目的移交提供文件，进行各种操作，作出各种决定，及说明政府的活动行为等。其中，文件的背景指文件之间的关系以及文件与产生文件的活动之间的关系。文件的结构指文件的内容结构，即文件的篇章布局。
比较一下现代文件定义与传统文件定义，可以看出：在文件形成者与形成原因方面二者没有什么不同。而明显不同的是：现代文件的定义更强调文件的构成及其凭证作用。发生这一变化的原因在于：传统文件(主要是纸质文件)的各种组成要素是紧密结合在一起，并且能够清晰的呈现出来，不需要我们分别地认识和管理它们。而现代文件(主要是电子文件)诸要素之间则是彼此分散的，容易出现一定的混乱和丢失，而且尽管它可能比传统文件包含了更多的信息，其呈现也许比后者隐晦得多。因此，只有在这样一种认识的基础上，才能辨别它“丢失”了哪些关键性的信息以及需要补充记录哪些信息，使它成为真正的文件，这也就是通常所说的电子文件管理的完整性要求。
2．关于电子文件的概念
“电子文件”(electronic records)也称为“数字文件”(digitalrecords)。目前已有的几种定义：
*“电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件。”----国际档案理事会电子文件委员会，《电了文件管理指南》，l997
*“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。”----《美同联邦管理法规》，1992
*“其存储形式只能由计算机处理的文件”。----《美国联邦文件管理术语手册》第二版，1993
*“所载信息的形式适合于数字计算机进行检索、加工和交流的文件”。---- [澳]《记录未来?电子文件管理的方针与政策》，1995
*“电子文件是由计算机交流与维护的文件。----“澳大利亚档案馆：《澳大利亚管理标准》，1997
*“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传送的数字代码序列。”----《档案工作基本术语》行业标准，报批稿，1999
*“能被计算机系统识别、处理、按一定格式存储的磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列”。----《电子文件归档与电子档案管理规范》行业标准，报批稿，1999；----《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》国家标准报批稿，l999
*“电子文件是电子文件的内容、电子文件内容的存储载体和对电子文件内容的显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合”。----《电子文件归档与电子档案管理概论》，中国档案出版社，1999年
上述表述最为明显的一点是技术含量很高，主要差异在于：用什么作属概念。“文件”还是“数字代码序列”?目前大部分国家均采用“文件”作为电子文件的属概念，国际档案理事会电子文件委员会的《电子文件管理指南》对“文件”和“电子文件”的界定充分体现了这一思想。
3．关于电子档案的概念在国外学者的著述中，较多使用的是电子文件，但也有少数人使用电子档案的提法。至于什么是电子档案，目前的看法不尽相同，主要有以下几种：
*“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据”。----《电子文件归档与电子档案管理规范》
*国际档案理事会电子文件委员会1997年出版的《电子文件管理指南》中把“档案”接收和保存的电子文件称为“具有档案性质的电子文件“(archival electronic record)
*美国国家档案馆1995年重印的《电子文件管理指南》中把由档案馆接收和保存的电子文件直接称为：“电子文件”；
*国际档案理事会电子文件委员会1994年至1995年对全世界l00个档案馆关于电子文件管理的问卷调查，凡作为“档案”接收和保存的电子文件均被称为“电子文件”，而不称“电子档案”。
产生上述现象有两个方面的原因：一是在电子环境中，文件和档案的界限不像纸质文件与档案那么清楚，索性全部称为电子文件；二是目前电子文件的法律效力尚未得到全面的认可，电子文件尚未取得与“档案”一样的法律地位，但是，档案馆又不能等这些问题都解决了再来接收电子文件，因此，姑且把作为“档案”接收和保管的电子文件称为“具有档案性质的电子文件”，这不仅是名称上的变化，其中蕴涵着深刻的含义。
4．电子文件与机读文件(machine- readable records)档案工作者对于机读文件这个词一般都比较熟悉，随着计算机技术的飞速发展，出现了电子文件一词，在一段时间里，这两个词通用或混用，如第十三届国际档案大会的报告中，比尔曼用“电子文件”，而诺加雷用“机读文件”，其实讲的是一个东西。
“机读文件”的概念最早产生于l 890年，当时是指配合一些简单的电子机械设备而使用的穿孔卡片。20世纪40年代以后，随着计算机的发明，机读文件越来越多，渐渐地几乎专指由计算机处理的文件。上世纪90年代以来，人们越来越多地使用“电子文件”这个概念，在一段时间里，“机读文件”和“电子文件”几乎是作为同义词使用。
用“电子文件”取代“机读文件”有其技术方面和社会方面的原因。从技术上讲机读的含义不够确切，一些模拟信息也需要借助机器设备读取，如唱片、录音带、录像带、缩微胶片等，而电子文件专指数字信息文件；同时机读文件包括将编码信号直接输出的文件形式，如穿孔卡、穿孔带等，而电子文件完全在电子环境中存活，其编码和解码完全在计算机中完成。
从社会上看，“机读文件”和“电子文件”在社会属性上的不同，主要包括(1)产生的工作环境不同。机读文件产生于本世纪40年代，当时在档案工作中，计算机仅仅被当作提高信息处理速度的工具，一般用以编制目录、打印目录和辅助检索，文件及档案产生的环境仍是纸质环境，管理上也仍采用手工管理方法。而电子文件产生的环境是典型的电子工作环境，计算机成为所有管理活动的平台。(2)身份不同。机读文件大多是在纸质文件输入和输出之间处理过程中产生的转换性文件，还不是真正意义上的文件或档案，人们只是关心它的信息属性，并不强求它的原件属性。在电子环境中，电子文件是唯一的文件，确认电子文件的凭证地位的要求日益强烈，打印出来的纸质文件反而成为电子文件的一种辅助形式。(3)两者的名称反映事物特点的深刻程度不同：机读文件强调的是文件的阅读方式，而电子文件是通过描述文件的存在形态来表征事物，更深刻地揭示事物的本质。(4)研究内容的广度和深度不同。关于机读文件的研究主要集中于编目、标引、检索和保护等技术方面的内容，而围绕电子文件展开的研究触及了文件?档案管理的全过程，以至影响到档案学的思想和理论。
5．电子文件与虚拟文件(virtual records)
目前关于电子文件与虚拟文件的讨论很多已见诸报刊，比较有代表性的观点是：
*方荣认为：电子文件具有“虚幻性”或“虚拟性”，它没有形状，没有规格，没有记录符号，看不见，摸不着，和人们头脑中的思想、印象差不多。既是客观存在的，又是虚幻的，或者说是虚拟的、假设的。磁带、磁盘、光盘上的文件是什么样的?无可知晓。电子文件的记录方式既不使用文字也不使用图像和符号，而是使用理论上所说的电磁感应、电脉冲。电子文件在哪里?它在记录介质、电子计算机、程序三者结合的电子运动中，根本无法按传统的方式独立存在。(《电子文件的档案学审视》，《档案》1998．1)
*李晨生认为：电子文件也是信息与载体的统一体，它不仅仅是理性的、概念的，而且只有物理形态或曰实态(physical)。他认为：承认不承认电子文件的物理形态及物质属性，实质上是辩证唯物主义还是形而上学来观察事物的方法论问题。电子是一种运动着的物质，而非意识。虽然人眼不能直接看到它，但它确实具有物理的实态。由电子运动记录下来的电子文件怎么能是没有物理形态的虚拟文件呢?电子文件与纸质文件的根本区别不在于他们是否有实态，他们都具有物理的实态，只是他们的书写、阅读方式不同，信息的存储载体不同而已。可以说，虚拟文件是计算机文件中的一种，不能概括全部的电子文件。(《电子档案的方法论》，《中国档案》1998．3)
*傅荣校认为：电子文件并不等于虚拟文件。虚拟文件是存在的，它主要是关系数据库文件或超文本文件、表、多媒体系统。电子文件的“虚拟”性质实际上由两方面的因素决定的：一是合成文件的逻辑表达式，二是“动态”数据单元。比如数据库文件，它往往调动动态数据库中存储的数据单元以逻辑关系组合在一起。(《电子文件内容与载体关系变化后的变化》，《浙江档案》l999，7)
*刘家真认为第一、虚拟档案是流动状态下的档案信息。“虚拟档案是用来区别于?些客观存在的档案实体。”第二、“虚拟档案与传统档案全然不同，也不完全等同于电子档案。虚拟档案不仅包括电子档案，同时也包括了传统档案的数据化产物，虚拟档案有更为广泛的信息来源。”(《虚拟档案》，《档案学研究》1999．2)
分析上述观点可以得知：从语义上讲，与“虚拟”对应的词应该是“现实”(物理)，有的是完全虚构的，有的是对现实的“模拟”。虚拟、模拟的东西在现实中是不存在的，如虚拟法庭、虚拟课堂、虚拟医院，还有汽车和飞机的电脑模拟培训系统以及电子游戏中的种种虚拟环境等等，可以统称为“虚拟现实”，而不是真的现实。这就是为什么只有“虚拟图书馆”，而没有“虚拟图书”的提法的原因。电子文件是一种实在，不能说它是虚拟的，纸质文件笔迹和电子文件中的信号都是一种实际存在，是一种mark(痕迹、记号)，而不是一种意识。因此，把电子文件等同于虚拟文件是不恰当的。
