当今之世，社会信息化浪潮正席卷全球。计算机技术的迅猛发展为办公自动化开辟了无限广阔和美好的前景：数字化技术可将几万页文件浓缩在一张光盘上；网络通讯可将电子邮件瞬间发至大洋彼岸；现代电脑能写(光笔输入)、能看(扫描输入)、能听(声音输入)、能讲(语音输出)，人们坐在电脑前，只要轻轻敲击键盘，即可饱览千姿百态、声情并茂的信息世界；管文管档不用笔，查文查档不翻本，调文调档不开箱，阅文阅档不出门，这些昔日做梦都未梦见过的情景，现在尽可成为现实。
当人们沉醉于计算机无所不能的神话之中时，“无纸办公”的豪情壮志便油然而生。于是“无纸办公”的词汇在许多文章中频频出现，“无纸办公”的设想在许多人口中脱口而出。有些人一提搞办公自动化，就设想“无纸办公”，似乎“无纸”才是先进，才是办公自动化追求的最高境界。
热情诚可贵，创新价更高。然而，令人忧虑的是，当前有些人对“无纸办公”的认识已不知不觉地进入误区，如不加以澄清，听任盲目实践，很可能产生事与愿违的结果，甚至给档案工作造成难以弥补的损失。
误区之一：“无纸办公”可以节约纸张
顾名思义，无纸办公可以节约纸张。不是吗?各种信息可以在屏幕上看、在网络上传，纸张岂不成了多余?大约在3年前，当“无纸办公”潮流在美国崛起时，就曾有人预言，不出3年，纸张将被彻底淘汰。还说，史无前例的办公革命将可拯救多少万棵树木，为植物保护做出巨大贡献等。3年过去了，结果呢?全世界纸张消耗量有增无减。有可靠统计数据表明，随着社会信息化步伐的加快，全球办公用纸量正以每年4％到7％的速度递增，90年代增加了一倍，今后十年内，预计还将翻一番。
那么，到底哪个环节出了问题?使本应顺理成章的好事落得这个结果?其实，原因很简单，我们只要环顾周围普遍存在的现象：过去拟写稿件，大家都用笔在一份文稿纸上反复修改，用橡皮擦，涂改液改，加上剪剪贴贴，直至改成熟后才打印，因为靠手工写一遍十分费时费力。如今电脑打字妙不可言，要怎么改就怎么改，改一稿打印一遍，反正打印机就在身边，只需轻击鼠标，字迹工整美观，读来赏心悦目的稿件就如流水般倾吐出来；网上浏览的文件、图片，只要你喜欢，也可打印，黑白的不过瘾，就印彩色的，一份不够，就印几份供大家传阅；领导不习惯用电脑，喜欢在纸上圈圈点点，秘书就将电脑中传输的文件打印出来送领导阅示……于是，每台打印机都成为一台小型复印机。随着计算机信息资源的日益丰富，激光和喷墨打印机的普及，纸张的消耗量也不断攀升，“无纸办公”的初衷自然早已名存实亡!
误区之二：“无纸办公”省人省事
“无纸办公”的确能在文件的拟写、运转、整理、归档、装订、查找、调卷等方面提高效率，解放人力，但另一些方面，也会带来一系列管理上的烦恼和工作上的负担。
首先，需要对电子文件进行有效的安全质量监制。电子载体，特别是软磁盘比较脆弱，易受损造成信息的丢失，因此需要严格的保管条件。电子信息不稳定，易受计算机病毒的攻击，或因操作不当、管理不善，及各种说不清的技术原因，造成文件的破坏、失真、泄密。纸质文件的受损一般数量和影响较小(即使发生火灾、水灾，还可以及时抢救)，而电子文件的受损往往是大批量、一瞬间、毁灭性，后果十分严重。为确保文件的安全，需要档案和业务部门人员具备较强的计算机操作能力，并与计算机专业人员密切配合，采取严格的管理和技术措施，包括用户权限控制、密码设置和管理、计算机病毒的防范和杀灭，以及计算机软件和数据的经常性维护等。为了确保电子文件的完整、真实、有效，还需要从电子文件形成起直至整个生命周期内，对其进行严格的质量检验，这些工作不但专业性强，而且十分烦琐。
第二、电子文件格式繁多，目前常用的也有几十种，每种格式都需依靠特定的软件才能制作、运转、检索。由于软件在迅速更新，旧的软件不断被淘汰，如90年代中期大家普遍使用的WPS FOR DOS字处理软件现已完全销声匿迹，各单位在该软件下制作的大量电子公文即使保存完好，也会因无法读取而失去使用价值。抢救的办法有三种：一是将原格式转换至当前流行的新文件格式，但是这种方法非一劳永逸，随着软件的不断更新，每隔若干年还要做转换工作；二是转换成通用的纯文本格式，这种方法虽能以不变应万变，且能保留信息内容，但会改变文件的原貌。如果原来是数据库文件，在使用时还须将文本格式转回数据库，这项工作也比较复杂；三是保存各类电子文件的支撑软件，好比为使用一张老唱片，我们就需要保存一台播放老唱片的老式留声机。但随着今后软件种类和版本的增多，将来需要保存的“老式留声机”何止成百上千种?更何况将来为使用一份电子文件，需要安装相应的软件，这也当麻烦。数据库电子文件的管理尤其复杂，因为它有数据结构，其使用需要依赖数据字典、必要的说明材料和特定的数据库管理系统，否则，电子文件也会失去使用价值。对这类问题，世界各国都还未找到完美的方法。因此，电子文件较纸质文件管理的难度要大得多。
第三，对大多数档案部门来说，库存档案的数字化工作步履艰难。每个单位，尤其是老单位，都有大量的库存纸质档案，将其扫描录入，需要做大量的拆卷、装订、质量检验和建立机读目录工作，这对于大多数人手紧缺的档案部门来说，一般难以承受。更何况目前许多单位的档案鉴定工作尚未正常开展，档案价值良莠难分，如对所有的库存档案不加鉴定，盲目进行数字化扫描或因著录质量跟不上，电子档案的使用价值将很成问题，目前，少数单位的档案数字化工作事倍功半甚至徒劳无益，已给我们提供了教训。
因此，在现阶段搞“无纸办公”，如果只考虑省人省事，而对需要解决的问题或投入的大量人力、物力估计不足，措施不力，再美好的设想，再先进的技术设备，也难以发挥应有的效能，甚至把工作搞乱，还不如原来使用纸质文件。
误区之三：电子档案已可取代纸质档案
当前，不少单位在规划办公自动化时，都有用电子档案取代纸质档案的设想。有人简单地认为，只要将纸质档案刻录进光盘，原始的纸质档案就可以全部销毁，以腾出许多宝贵的库房。这种想法也过于天真。
电子文件确实具有诱人的魅力：它存储密集、便于修改、传输快捷、查找迅速、输出灵活，各种媒体信息的集成化利用，可以产生图文声像并茂的效果，这些优点都是纸质文件所无法比拟的。然而，纸质文件所具备的载体耐久、内容直观、信息稳定、管理简便、真实可靠，且具有原始凭证作用等优点，也是电子文件暂时所无法替代的。
也许有人说，光盘不是能保存200年吗?是的，国外曾有人根据实验作出这样的推算。且不说它尚未经过时间的考验，即使能保存200年，问题也没有这么简单。一是电子文件用计算机生成后无须存储在硬盘上，在刻录光盘前需要对电子文件按档案管理的要求进行高质量的著录和规范化整理。纸质文件比较直观，即使著录和整理质量不高，凭肉眼和手工也能翻找。电子文件则不然，离开计算机机读目录和特定的计算机软件，你纵有火眼金睛也无法查阅。纸质档案的著录在我国已有成熟的标准，且已被大家掌握。电子文件的著录有其特殊性，在我国还未形成规则，其制定和普及，还有较长的路要走。二是光盘的安全保管也有问题。目前一张5寸光盘可存储640兆数据，相当于好几箱纸质档案信息。它携带方便，但也易散失，遗失一张光盘，就等于散失几箱档案，如有内容涉密，后果更不堪设想。光盘比较脆弱，如因保管不善，造成变形、划伤，特别是零磁道损坏，整盘的文件将受到破坏。光盘还易被非法拷贝或窃取，且拷贝窃取后不留痕迹，难以追究责任。三是电子文件的凭证价值问题，从技术、管理和法律等方面都有一系列问题需要解决。纸质文件只要按规范化制作，可根据其笔迹、签名、印章，辨别原始件的真伪。只要是原始件，就具有凭证价值。由于电子文件的载体和其信息的可分离性，人们可以通过拷贝，轻易制作与原始件完全一样的复制件，也可对原始件上的签名、印章进行修改。因此，电子文件的原始凭证性正受到严峻的挑战。失去凭证价值，也即失去档案的本质属性，为此，许多国家的档案界人士连电子档案这个概念都不予承认（本文对此问题不展开讨论，暂且承认“电子档案”）。
也许还有人说，电子签名不是能确保文件的原始和真实吗?这里首先需要解释电子签名和数码签名的区别。数码签名技术已经成熟。当你到自动取款机(ATM机)上取钱，只要插进储蓄卡，输入密码和取款数，银行的电脑会自动对你“验明正身”，然后ATM机自动将钱吐给你。这里你使用了数码签名技术，它比较简单，只须ATM机认可你的权限即可。数码签名在银行、证券、保险等行业可以应用，但无法对付电子公文的处理。因为电子公文在运转中可能有许多人在不同的网络终端上签名，它必须使用真正的电子签名技术。电子签名由数码签名和另一种称为“公匙加密”技术所组成。它依赖于两把电子钥匙??“公匙”和“私匙”。当你将一份文件传给别人，首先需要将“公匙”给别人，让他用“公匙”对原件加密，使该原件不被其他人获取。然后你在自己的计算机终端上输入自己“私匙”，接受该份文件。“公匙”和“私匙”组成的“电子签名”将永久地依附在该电子文件上，任何人无法更动，于是，该文件就具有凭证价值。“电子签名”听起来很棒，技术上也已经可行，但实践上问题很多。最大的问题是还未形成统一标准。另外，“电子签名”的实现要依靠特定的软件，如果大家使用的软件不一致，文件的收发方就无法衔接。如果签名软件更换或更新，原来形成的文件的原始凭证性也就无法认可。即使技术上完全成熟，还有法律上认可的问题，我国还未形成《电子签名法》。因此，该技术的真正普及并非易举。
行文至此，也许有人认为我思想保守，杞人忧天，似乎有悖于时代潮流。其实，我作为一名档案工作者，与电脑打交道已有十多年，而且至今还在追赶日新月异的电脑技术潮流，惟恐落伍而不敢有半点懈怠。与电脑为伴，我时时体会到它的神通广大而爱不释手，也处处体验到高新技术带来的烦恼而不堪应付。创新是用好新技术的关键。然而，对于创新点的选择，务必需要谨慎。有些可以大胆尝试，如文书立卷改革；有些需要十分小心，如取消纸张。在信息化浪潮的冲击下，一切与时代发展相左的东西终将被淘汰，但信息载体的变革毕竟是人类社会的重大变革，需要渐进的过程，好事必然多磨。从历史上看，东汉蔡伦发明造纸术是公元105年，然而，纸张载体的真正普及和取代竹帛载体是在南北朝，期间经历了400多年。如今，以虚拟的电子文件替代“白纸黑字”将遇到来自管理、技术、经济、法律，包括人们观念、习惯等方面一系列的制约，其难度远大于纸张取代竹帛，决不可能一蹴而就。国外发达国家早自80年代初就开始探索电子文件管理，办公自动化的普及水平比我们高，然而，国外许多有识之士至今还在疾呼：当今时代，文件和档案管理面临的最大的挑战来自电子文件!美国政府部门的重要电子公文在发出前还要先打印纸质件供有关人员签名认可，连克林顿总统于2000年6月30日在美国费城签署《电子签名法案》都同时采用了电子签名和纸质文件签名(可谓“双轨制”)。他们至今未取消纸质文件，何况我国的电子文件管理尚处于初级或起步阶段，怎么能随意冒这个风险?
办公无纸化是一个长期的过程，须从实际出发，处理好“改革、发展、稳定”三者的关系。其中稳定是第一位，因为档案是留给子孙的财富，我们要对历史负责。在电子文件的安全、真实、有效都无法得到保障的情况下，取消纸质文件就等于取消档案，如此这般，我们档案工作者将拿什么向后人交代?还怎么谈得上档案工作的改革、发展?这不是危言耸听。
鉴于现阶段电子和纸质文件的优缺点相互补充，相互无法取代的实际情况，以及借鉴国外的经验，当前还是采取“双轨制”运行模式为好。所谓“双轨制”就是让纸质和电子载体的公文、档案相互长期共存，优势互补，综合利用。目前的首要任务是，从档案学的基本原理和档案工作规律出发，积极探索电子文件和档案管理的办法，夯实管理基础，开展科研攻关，更新思想观念，普及电子文件的管理知识，待条件成熟后，逐步实现“有纸”向“无纸”的过渡。关于实行“双轨制”，有很多课题值得研究，以下是本人的一些初步设想：
一、对现有的文档一体化计算机管理系统进行扩展，增加电子文件和档案管理的功能。
1、在纸质文件管理中，增加纸质文件与电子收、发文的连接功能。连接可有链接或嵌入两种方式，电子文件、档案存储可有字符和图象(适于文字材料)、矢量和光栅（适于图形材料)四种方式，使电子文件和纸质文件一并运转、办理和供查询利用。当通过电子邮件先收到电子公文时，打印纸质文件，贴上办文单，供办公室拟办、领导批示、部门阅办，电子公文供上网查阅。当纸质文件随后送达时，将其与电子文件统一编号，附在电子收文打印件后一并处理归档。当发出纸质文件时，同时保存有关电子文件，以便通过计算机和网络系统查找利用。但对发文的拟写、审核、签发还应在纸质材料上进行，并与电子文件一并归档。
2、在文件整理、归档中增加电子文件整理、归档的功能。包括电子文件的卸载式归档和通过网络的在线式归档，并设置计算机辅助整理、组盘、编号、编目等功能。
3、在档案管理中增加电子档案管理功能，包括电子档案的分类、著录、补充扫描录入、辅助质量检验、检索查询、借阅管理、辅助鉴定、自动统计等功能。
二、研制电子文件、档案的计算机管理软件系统，并与原文档一体化计算机管理系统相互衔接。电子文件和档案必须借助计算机系统进行管理，然而，我国目前还未研制出完善的电子文件、档案管理系统。该系统除了应具备传统文档一体化管理系统的功能以外，还应设置以下功能：
1、电子文件管理，包括著录、标引、编目、扫描、备份、文件著录条目与全文电子文件的连接、与纸质文件著录条目的连接、多媒体文件信息查询，以及辅助质量检测、电子文件格式转换、整理组盘、各种方式的归档等。
2、电子档案管理，包括电子档案的著录、编目、扫描、拷贝、档案著录条目与全文电子文件的连接、与纸质档案著录条目的连接、多媒体档案信息查询，以及辅助质量抽查、电子档案格式转换、数据整理、利用管理等。
三、制订符合规范、符合实际、科学合理、操作性强的管理细则，做到4个明确：一是明确电子文件和档案的管理体制和工作职责；二是明确电子文件的收集要求，包括：归档范围、著录项目和著录单位、收集管理等；三是明确电子文件的归档整理方法，包括归档时质量检验、归档方式、组盘方式、电子档案的著录和存储；四是明确电子档案的保护和利用管理规定，包括保管条件、维护措施、利用规定等。
四、根据条件和可能，划定“有纸”和“无纸”文件的界限。强调“双轨制”并不是一概反对无纸文件。有些一般传递信息、反映情况、交流经验、告知事项的报告、函、通知、简报、动态等可以只发电子文件而取消纸质文件。在机关内部，对一般传阅件，也可不必打印成纸质文件，而通过单位局域网运转，供有关人员在计算机终端上阅览，办理。但各单位须从实际出发，对哪些属“一般文件”划定出范围。所谓“实际”是指计算机系统的技术环境是否安全，管理是否规范、有关人员的操作是否正常等，如果不具备这些条件，也不能取消纸张。至于那些重要文件的制发、运转则必须实行“双轨制”。
五、对制约电子文件管理的“瓶颈”问题开展攻关，组织试点，摸石过河，为“有纸”向“无纸”的过渡创造条件。所谓“瓶颈”问题主要有：
1、确保电子文件的原始性、真实性，及其凭证价值问题。对电子文件的原始性、真实性的认可，取决于建立电子文件元数据和背景信息，为此，须对元数据和背景信息的项目、定义、结构、存储方式等开展研究，建立管理规范，设计专门的计算机管理软件，精心组织实施。
2、解决对电子文件格式的控制和支撑软件的配套管理问题。上述关于解决格式问题的三种方式各有利弊，单纯使用某种方式都不是上策。从实际出发还可探索其他方法。当前一个可探索的做法是，通过制定规范，对形成电子文件的格式加以限制，尽量推荐采用当前流行的、实用面广的、使用简便的文件格式，同时加强对有关软件的收集管理，这样不但可以确保电子文件、档案的真实、有效，还可有效简化管理。
3、研究机读档案目录交换格式的标准并加以推广普及。计算机加上网络才如虎添翼，然而由于各单位在不同技术环境下开发的机读档案目录的格式和结构差异很大，互相难以接轨，由此使机读档案目录信息的上网共享查询成为棘手难题。国外早已研究机读档案目录交换格式，研制了成熟的标准和计算机软件，并已经投入实用。如何将该研究成果引进、消化，结合我国国情加以改造、推广，是实现电子文件和档案联网查询的当务之急和必由之路，它对于当前上海正在致力于建设的档案目录中心，尤其具有现实意义。
4、解决电子文件和档案信息质量的计算机辅助检测问题。电子文件和档案信息的完整、真实、有效，特别是它的原始性，靠肉眼和人工难以检测，必须采用计算机技术手段，为此，需要研制专门的计算机软件，并开展有关专业知识培训。
需要研究的课题还有很多，诸如数据库电子文件和档案的管理、电子文件全文检索、电子文件和档案管理实用教材的编制等，本文不再一一赘述。
(郭红解、李军摘自《上海档案》2002年第3期)
