2010年是实施档案事业发展“十一五”规划的最后一年。为了在新一轮五年发展中开好局，迈好步，上海市、区档案局已经开始酝酿本市档案事业发展“十二五”规划（以下简称“规划”）。科学规划是各项事业科学发展的基础和前提。我国改革开放总设计师邓小平制订的“三步走”战略规划，党的十六大制定的全面建设小康社会的规划，都对我国的社会发展产生极为深远的影响。可见，科学规划是大智慧、大手笔，是深谋远虑的战略思考、高屋建瓴的顶层设计、凝聚人心的宏伟蓝图。编制“规划”是上海档案界的一件大事、要事，亟需抓紧抓好。
近日来，本人有幸先后参加了上海市档案局和松江区档案局召开的编制“规划”座谈会，深受同行们谋大计、绘蓝图热烈气氛的感染。在大家真知灼见的启发下，本人也禁不住欣然命笔，有感而发——
一、新跨越呼唤新思维
科学规划是人们对事物发展的宏观思维和全局性、长远性的谋划，以及对发展目标、任务、措施的精准描述。为了使“规划”更好地反映发展规律，破解发展难题，驾驭发展大局，我们要破除思维定势，创新思维方式，具体要把握好以下五个“度”：
一是高度，即“规划”要体现高起点、高标准、高水平。上海是国际化、现代化的都市，中国正处于大变革、大发展时期，处于这一特定坐标位置上的上海档案工作面临很多的问题和困难，也有很多的机遇和优势。为此，我们要充分利用上海的地域、文化、科技和人才等优势，针对上海发展的社会需要，找准事业发展的目标、任务和举措，使“规划”真正体现时代特点、中国特色和上海特征。“十一五”期间，上海市档案工作在服务民生、融入社会上化了大力气，取得了新突破。“十二五”期间，要继续做好促进档案事业与社会同步发展、联动发展这篇大文章，这应当成为“规划”的战略制高点和崇高的目标。
二是广度，即“规划”要做到“全覆盖”。在阶段上，要根据文件生命周期的理论，覆盖档案工作的各个环节，包括企事业机关的文件管理、机关档案室工作和综合档案馆建设，其中各类机关文件管理是确保档案收集质量的前端和难点，应着力加强。在范围上，要覆盖各门类档案管理和各专业的档案工作，其中专业档案与社会民生关系密切，弱点较多，应着力加强。在层次上，要覆盖市、区、街道、社区的档案工作，其中市、区档案馆是档案管理和服务社会的“根据地”、“大本营”，应作为“规划”的重点。同时，街道、社区档案部门是服务民生的前哨阵地，也应着力加强。
三是深度，即“规划”要致力解决发展中遇到的深层次问题。当今社会的信息剧增、知识爆炸、科技猛进、体制改革、社会开放，使档案工作面临复杂的生存环境。矛盾交叉，问题丛生，其中有些问题已经成为发展的瓶颈，成为饶不过的“坎”，如电子档案的资源整合与安全保管、纸质档案的鉴定与涨库问题的突现、档案的保密和共享关系的处置、“双轨制”与“双套制”管理的沉重负担等。这些问题在社会发展中形成，至今缺乏万全之策，解决难度较大。为此，我们要在总结、分析“十一五”工作成绩、经验的基础上，认真梳理问题，从一般问题中找出带有普遍性、关键性和紧迫性的问题，将其列入“规划”的攻关对象，争取在“十二五”期间有所突破。
四是亮度，即“规划”要具有创新点、闪光点。当前，我国档案工作正在围绕民生工作，加快“两个体系”建设。大方向确定后，具体实施上要有新思路、新举措。不能大家只说原则话，只做上级要求的“规范动作”，而要结合本地区、本系统实际，各自选择“自选动作”。所谓“自选”就是从上海“十二五”发展的社会需要出发，准确地选择上海档案事业发展的着力点。特别要利用我国档案系统能够集中力量、统一步骤办大事的传统优势，寻找那些能够以点带面、一举多得、纲举目张、互利多赢的着力点和突破口，例如在档案信息化建设中就要化大力气建设高质量的“上海市档案信息资源数据总库”，有了这个总库，档案资源的集中、整合、“一门式”检索、远程共享、全天候服务等难题才有迎刃而解的基础。
五是温度，即“规划”要满怀热情地贴近时代、贴近社会、贴近生活、贴近百姓。长期来，档案部门主要为机关工作和学者研究服务，服务对象是“小众”，外界印象是神秘。如今，我们既然已经将档案馆定位为公共档案馆，档案专业定位为公共文化事业，就应当顺应时代潮流，将档案形成的主体、纪录的内容、服务的对象不断地从政府机关转向社会，转向民间，进一步退去档案机构神秘的面纱和冷峻的外观，树立起便民、利民的职业形象。我们应当将“守护历史”当作非常神圣事业，甘于平凡，淡薄名利。但是这不排斥我们投身瞬息万变的时代潮流。当今时代新概念、新事物层出不穷，我们应当关注一下“流行“，追赶一点“时尚”，如“高清”、“微博（又称围脖）”、“多媒体”、“流媒体”、“3D”、“4G”等。其实，这些新事物与当代档案工作有着密切的关系，例如，我们可以采用高清和多媒体技术纪录当代历史，为后人留下声情并茂的记忆；可以通过微博了解当前的民情民意，开展档案的利用咨询或与大众交流互动。可见，时尚并不会冲淡档案职业的神圣，相反会更好地展示档案事业与时俱进的时代特征和现代档案工作者可亲、可爱的职业“风度”，真可谓有“温度”才有“风度”。
二、新跨越呼唤新目标
“两个体系”建设是“十二五”期间档案事业发展的主题。根据以上原则要求，建议在发展目标上突出以下重点：
（一）档案资源体系建设
1、目前加强民生档案工作的障碍是，在计划经济环境下形成的面向政府机关的档案资源结构难以适应改革开放时代的民众需求，在一定程度上存在传统档案的有效信息供不应求和无效信息供过于求的现象。资源建设必须从源头抓起，为此，要继续落实国家档案局8号令，做好各单位归档范围和保管期限的修改和审批工作，特别要按照与时俱进的要求，增加关系民生的归档内容或延长其保管期限，由此进一步优化档案资源的结构和配制。
2、充分利用信息化手段，深入做好电子文件归档和电子档案移交进馆工作。着力修改调整档案馆和机关档案室接收电子文件的范围，打破传统年终批量归档的的局限，推行电子文件的提前归档和随时归档方式。同时，扩展电子文件的收集渠道，拓宽收集范围，积极做好文化类、知识类、诚信类、专业类以及反映社会重大活动的电子文件的收集工作。
3、长期来，关系民生的婚姻、知青、土地、房产等专门档案的利用率一直较高，但是资源集中和共享的问题尚未完全解决。为此，要按照集中与分布相结合的原则，继续做好专门档案资源的整合工作，力争完全实现全市专门档案资源的远程共享和“一门式”检索。
4、由于传统的企业档案工作“重藏轻用”,注重党群、行政类档案的收集，忽视经营管理、产品生产等具有企业特色的档案收集；注重为企业的历史服务，忽视为企业生产、经营、科研等现实工作服务，使企业档案工作缺乏发展的内部动力,在市场经济条件下往往受到企业管理层的冷落。为此，要依法加强对企业重大项目建档工作的监督、指导；加强对非公有制企业建档工作的指导；加强企业档案信息化和企业信息化的联动，努力盘活企业档案的存量资源，激活增量资源。
5、家庭档案是民生档案资源建设的亮点之一，也是近年来上海档案工作中充满活力，卓有成效新事物。因此，要继续鼓励和指导家庭建档，包括开展家谱的建立和收集；家庭生活改善的照片、视频材料的收集和整理等。
6、多媒体档案是现代社会优质信息资源，具有声情图文并茂，影响力大，传播力强等优势。目前与档案专业相近的图书、文博，特别是新闻媒体，都热衷于多媒体技术应用和多媒体资源的收集。近年来，上海市、区档案馆也已经开展了多媒体档案的收集，但是该项工作尚未进入长效管理。当前要进一步主动地与新闻媒体联合，做好多媒体档案的收集、整理、保管和编研工作。同时，利用多媒体手段，积极开展“口述”档案的建档采集工作，从而为本市的档案资源注入更多的新鲜血液。
7、采用信息化手段，整合不同地区、不同系统、不同机构的档案资源，形成集中和分布相结合的、覆盖本市各类档案目录和全文信息的、包括多媒体档案在内的档案信息资源总库，真正实现档案资源的优化配置、安全存储、集成管理和远程利用。
8、由于各种原因，纸质档案鉴定工作的长期滞后已经造成不少单位库房膨胀，玉石不分，档案开放难，盲目数字化、管理负担加重等突出问题。电子档案的鉴定更使档案信息化面临严峻的挑战。当前，迫切需要从建立、健全档案鉴定法规、标准，依法督促监管，精心组织实施，广泛开展指导培训，利用信息技术手段等方面着手，积极开展纸质档案的开放鉴定、销毁鉴定，积极探索和实施电子档案的归档价值鉴定，从而使本市档案资源的增长避免粗放式，追求集约化。
（二）档案服务能力建设
1、从当前互联网等传播媒体的人气凝聚状况看，民众在物质生活条件改善以后，精神需求在逐步突现，包括开展文化、娱乐、求知、维权、休闲等活动的需求，以及出于怀旧、纪念、教育等目的历史回眸，如纪念新中国建国60周年等。因此，我们不能将服务民生仅仅停留在向民众开放红头文件上，而要深入分析民众档案需求的变化，客观把握民众的当前需求和潜在需求，不断拓展面向民众的档案服务领域，进一步提高公共档案馆的档案利用率和社会关注度。
2、尽可能采用信息技术，简化服务方式，拓宽服务渠道。值得探索的方式有：
（1）利用微博、即时通讯等手段，开展档案利用、业务指导、咨询，加强档案部门与社会的交流互动。
（2）利用手机、计算机、电视机“三机合一”，以及上海移动电视、高清电视普及、网络提速等发展机遇，主动与新闻媒体单位协作，将档案信息尽可能地向手机、电视机等大众媒体扩展，更大程度、更大范围地实现档案的“全天候”远程服务。
（3）利用网络平台，整合外部资源，开辟口述历史、老电影、老歌曲、老照片、回忆录、网上展览等与档案记忆有关的大众化栏目，满足民众日益增长的精神需求。
3、应用多媒体等信息技术，围绕本市、本区、本单位、本专业的中心工作，对传统载体档案和电子档案进行综合加工，力争形成高质量的档案编研产品，并借助现代媒体手段进行广泛传播，彻底改变传统档案编研中的编辑难、传播难、利用率低、影响力小的状况，使档案工作更好地为当前的经济建设、法治建设、文化建设、体制改革、对外开放等各项重大社会活动服务。
4、现有的民生档案数字化程度低、上网资源少、联网检索性差；许多民生档案资源分散在各类档案中，没有经过系统化的整合，难以形成资源优势；资源整合遇到体制上条块分割，数据库和计算机技术平台异构等难题。为此，要继续整合服务平台，改进后台操作，创新服务手段，优化计算机服务软件，最大限度地实现档案资源的“一门式”、“无障碍”、“全天候”服务。进一步提高档案信息的共享、检索和传播能力，使档案服务工作真正从被动转向主动、从滞后转向超前、从单向提供转向双向互动。
（三）保障体系建设
1、继续实施信息化带动战略。档案信息化须从四个方面整体推进：一是在推进的要素方面，包括计算机网络平台、应用系统、数据库、适应信息化的规范体系和人才队伍建设；二是在推进的主体方面，包括办公自动化、数字档案室和数字档案馆建设；三是在推进的对象方面，包括目录数据库、内容信息库和档案汇编信息库建设。其中内容信息库又包括存量档案的数字化和增量归档电子文件的收集、鉴定、整理、保管、检索、利用等。四是开展对档案信息化关键技术的研究，切实解决电子文件保真（真实性）、保全（完整性）、保用（有效性）、保密（安全性）以及内容智能化控制的难题，尽快减小或摆脱“双套制”、“双轨制”造成的麻烦和负担。
2、继续实施依法治档战略。进一步梳理现有的档案法规、制度、标准、规范系统；结合《档案法》修订和档案信息化建设，补充完善现有的法规体系；将档案局依法进行档案业务指导、协调、监督和检查的职能纳入依法行政的内容；在档案信息系统中研制依法行政的功能，尽量将现有的依法行政职能固化到计算机系统中去；应用计算机网络系统开展远程行政监管、法治宣传教育工作。
3、继续实施科教兴档战略。上海档案工作者要密切跟踪日新月异的信息技术，充分利用上海地区的技术优势，加强新技术应用研究，尽快将先进的技术转换为档案信息资源的管理和服务能力；将档案事业发展的难点作为档案科研工作的重点，化大力气做好现有科研成果的宣传推广工作；加强高新技术的普及教育，提高档案干部对高新技术的应用能力；进一步应用多媒体技术开展多层次的档案教育培训，提高培训的实际效果。
4、继续实施安全管档战略。一方面，将人防和技防相结合，通过完善安全制度，制订应急预案，做好安全督察，加强档案安全的常态管理。另一方面，针对档案安全中的薄弱环节，重点解决突出的安全问题，包括处理好档案保密和共享的关系，精细化划分和控制档案的保密和共享范围；严密控制保密和共享档案在政务内网和政务外网的分布；切实落实电子档案的异地异质备份；在电子档案利用中对用户权限实行精准设计和日常管理等。
三、新跨越呼唤新机制
现代社会中任何工作的组织实施都需要机制的保障，“规划”的编制和落实也不例外。“机制”一词原指机械运行的原理和方式。社会学中的“机制”是指事物运动过程中内部构成各要素之间相互联系、协调和制约的方式。事物的发展一旦从机制上进行优化，就能对发展过程形成强大的动力和必要的约束，避免行为的盲目性和随意性。因此，机制的创新是最关键的创新。以前，人们在编制规划中会存在“先规划了再说”或“规划内容不落实”的现象，这是编制或执行规划出了问题。因此，我们在这次“规划”编制中须力争做到机制创新。
1、正确处理编制和落实规划各要素之间的协调关系。“规划”在内容的覆盖上既要全面推进，又要重点突破；对目标的定位上既要有定性的描述，又要有定量的规定；对全局的把握上既要宏观布局，又要微观对策；对过程的控制上既要整体规划，又要分步实施；对方向的选择上既要有所为，又要有所不为；对任务的定义上既要有一定的难度，须跳一跳才能完成，又不能不切实际地拔高，不具备实施的条件；在关系的处理上要与《上海市国民经济和社会发展“十二五”规划》、全国《档案事业发展“十二五”规划》，以及其他有关专项规划，如本地区信息化发展规划相衔接，并将“规划”目标尽可能纳入本地区、本系统的“十二五”规划中去。
2、要从上海档案工作的现状和发展趋势出发。“规划”编制前要认真开展调研，了解“十一五”规划的执行情况，梳理出哪些已经完成了，哪些还需要继续实施，特别对档案工作改革发展中的重大问题要进行专题分析研究。“规划”编制中要对目标任务进行可行性研究，大胆设想，谨慎论证，统筹兼顾各方面的需求和条件，确保档案事业发展的稳定性、协调性和连续性。
3、要对规划的实施采取有力的举措。为了保持“规划”的权威性和执行的严肃性，要建立集“规划”编制、协调、监督、反馈意见、补充完善于一体的常态管理机制，在“规划”颁发时一并提出“规划”执行的要求。同时，在“规划”编制时要充分吸纳档案专业以外的专家参与，倾听他们的意见。调研相关专业编制“十二五”规划的情况，学习同行的经验，使“规划”的执行得到更多相关部门和社会力量的支持。
“不谋全局不足以谋一隅，不谋万世不足以谋一时”，令人欣喜的是，站在两个五年跨越之间的上海档案工作者们已经在新的起跑线上运筹帷幄，自我加压，整理行装，蓄势待发。
“踏遍青山人未老，风景这边独好”！
参考文献
杨冬权，《在全国档案局长馆长会议上的讲话》，中国档案，2010年第1期
