近年来，国家《档案法》实施细则提出了对档案实行分级管理的要求，这是档案管理发展到一定阶段而提出的一种新的理念和新的管理方法。在此之前，不少档案馆建立了“特藏库”、“珍品室”等新的档案保管制度，可以说是实行档案分级管理的前奏曲，为在全国范围实施档案分级管理制度积累了一定的实践经验。档案分级管理制度的建立和实施，是对传统的档案实体管理模式的一种突破，其关键是对档案的科学定级。
一、档案定级鉴定的基本概念
档案分级管理制度的管理对象，是经过定级的各种档案。为此，要实行档案分级管理制度，首先要解决档案的定级问题。
档案定级，是在对档案价值进行判断和鉴别的基础上，将各种不同的档案分为不同的等级，它通过对档案不同等级的确定，显示了档案不同的价值和不同的珍贵程度，由此为采取有区别的保管措施提供了可能。在传统的档案管理制度中，档案价值大小的等级序列，主要通过档案保管期限来显示，即档案保管期限越长，其价值越高，保管期限越短，其价值越低。其实，档案保管期限所显示的意义，主要是档案可供利用的不同价值，或者可以说，是档案可供利用的时间价值。一般来说，当我们认为某一档案可供社会利用的时间非常长，即将它作为永久保管，如果可供利用的时间有一段时期或较短，我们多将它定为长期保管或短期保管。短期保管的档案因其可供利用的时间较短，在经过一段较短时间后即可销毁，故显然谈不上珍贵，但定为永久保管的档案也并不一定就同珍贵划上等号，因为判断档案是否珍贵，除了可供利用的时间长短外，还有其他许多重要因素。档案通过定级所显示的，不仅仅是档案利用价值方面的区别，还包括档案本身所具有的全部价值的区别，包括内容价值和外形价值，包括档案价值的延伸部分，包括档案在说明和印证历史方面所具有的重要性，包括其形态特征的罕见程度，等等。总之，它不单纯以可供利用的时间长短为转移。因此，档案定级鉴定，完全不同于档案保管期限鉴定。后者在于通过鉴定来判断和确定档案利用价值存在的时间性，前者则重在判断和确定档案自身价值及其延伸价值的重要程度。概括地说，档案定级鉴定的基本概念是按照有关的原则和标准，对档案自身价值及其延伸 价值的大小进行鉴别和判断，以确定其珍贵和非珍贵程度。
二、档案定级鉴定的主要理论依据
档案定级鉴定的实质既然是判断档案价值的大小，其所依托的理论依据显然离不开档案价值理论；目前关于档案价值理论的探讨十分活跃，尚没有形成完全统一的定论。在众多档案价值理论中，有以哲学角度来阐述的“客体价值说”、“主体价值说”和“主客体价值说”①，有从档案文件生命周期和运动规律提出的“多重价值说”⑦，等等，由此来考虑档案定级鉴定的理论依据，也很纷繁。笔者认为，档案定级鉴定的主要理论依据应该是“历史文化价值”，即判断档案价值的大小，主要是考察实体档案本身所具有的历史文化价值。
以实体档案所具有的历史文化价值作为判断档案价值大小或珍贵与否的主要理论依据，有其深刻的理由。
首先，档案分级制度的提出，在很大程度上源于文博系统的文物分级管理制度，而文物定级的主要依据即是文物所内涵的历史文化价值。所谓历史价值，指的是描述、反映和印证历史的真实程度。所谓文化价值，指的是描述、反映和印证文化发展的脉络和文化水准演变的过程，等等。档案同文物有着十分密切的联系，由于纸质档案保存的时间不像陶器、青铜器、瓷器那样久远，因此中国古代(主要是明代以前)流存至今的纸质档案一般都具有或超过同时代文物的价值。近代以来的档案虽然数量较多，但某些档案同样也具有文物的特性，其价值并不亚于同时代的文物，因此判断文物等级的历史文化方面的依据应该可以作为档案定级的重要参考依据。
其次，档案的本质特性是反映国家、社会组织和个人历史活动的真实记录，一般认为，当某些档案所反映的国家、社会组织或个人的地位及其活动越重要，这些档案的价值就越高。从人类社会历史发展来说，人类的所有活动都可以归结为历史文化活动，因此，以历史文化发展的视角来判断人类所留下的历史记录所具有的信息的重要程度，应该是我们在对档案进行定级时的必然行为。在多数情况下，我们总是将那些记录和反映某一地区、某一国家、某一社会组织乃至个人最重要活动的档案作为比较重要或有价值的档案来对待，而将那些记录和反映次要活动的档案视为非重要档案，这种判断过程，也正是以是否反映重要的历史文化为转移。
再次，从广义文化概念出发，档案是人类文化活动的产物，各种形态的档案无不透露出种种文化信息，我们在进行档案定级鉴定时只有牢牢地把握历史文化这一特性，才能够把握主要矛盾，排除一切假象，找出其真正的价值所在，从而比较科学地确定其价值等级。当然，由于档案内容和形态的多样性，历史文化价值不是档案定级鉴定的唯一理论依据，当我们对纷繁复杂的档案进行鉴定，将它们划分和确定为简单的几个等级时，有时也需要印证价值、审美价值、教育价值等理论的支持。
三、档案定级鉴定的原则
档案定级鉴定既然是根据档案自身或其内在的价值作出判断，则定级鉴定同档案的价值鉴定在本质上没有多大的区别，只是其直接目的是通过鉴定以确定 档案的不同等级，但由此也决定了档案定级鉴定有其特殊的原则，具体为：
1、时间性原则 年代(或年龄)一直是判断档案价值大小的一个重要依据。西方档案界早在20世纪初就已经流行“高龄档案应该受到尊重”的原则，并沿用至今，我国档案界对此也基本予以认同。时间，本身就是对档案进行淘汰的一个重要因素。同时，形成时间(或年龄)越长的档案，由于其作为原始记录形式反映上百年甚至几百年前当时的具体活动，因而具有珍贵性。例如我国档案界除了中国第一历史档案馆，一般省、市乃至地、县档案馆所藏明代和前清的档案极少，这类档案，由于其年代久远，在全国档案数量总数中占绝小的比例，属稀有品种，因而显得特别珍贵，故一般在定级鉴定时可以考虑将它定为较高的级别。也就是说，清代前期以前形成的档案，相对于其他档案来说，由于其年代久远的优势，不论其内容和形态如何，起码可以定为二级以上，如果这类档案中再有内容重要或形态别致的，可以明确无疑地定为一级。
时间性原则主要促使在进行档案定级鉴定时将档案形成时间的长短作为一个重要依据，特别关注那些形成时间较长的档案，使这部分档案从一般档案中分离出来。
2、重要性原则 档案本身所涵有的内容，直接体现了其所具有的价值，因此判断档案内容是否重要，是档案定级鉴定中最重要的原则。档案内容往往由于档案种类的丰富而呈现千姿百态，如何判断档案内容的重要程度?一般可从以下几方面考虑：(1)作者地位的重要性。档案作者地位的重要，往往决定了档案内容具有非同一般的意义，例如领袖人物，全国性著名人士的手稿、书信、手迹之类，同一般人士，甚至地区性著名人士的手稿、书信、手迹相比，在价值上显然有较大的差别。当然有时也会有例外，档案的作者虽是著名人士，但其内容却很一般，在这种情况下。就必须参考其他原则作综合的判断，而不能机械行事。(2)档案形成时间的重要性，即与档案形成直接关联的特殊背景，这类档案往往同历史上重大事件相关联。在历史上重大事件发生时形成的档案因对于后人了解和研究重大历史事件发生的背景、原因及结果等提供了重要信息，对于揭开历史的真相具有十分重要的意义，其价值的珍贵是毫无疑问的。(3)档案内容所反映或涉及的对象包括人物、事件、活动、工程、项目等的重要性。一般来说，上述三方面特征有其中之一或同时都具备，则此种档案显然属于珍贵档案，可考虑定为一级或二级。
3、特殊性原则 这里的特殊性主要指的是档案形态的特殊性。档案形态特殊性原则应该也是档案定级鉴定中的一个重要原则。特殊形态的档案往往有不同于一般档案形成的特殊条件、特殊环境和特殊动因，由此往往折射出一段特殊的经历或活动，反映一种特殊的文化背景及渊源关系。更重要的是，特殊形态的档案在档案载体、书写方式以及结构材料等方面往住具有罕见性，如西藏地区用纯金粉书写的档案，个别档案馆收藏的写在羊皮上的文书等，这种形态特殊的档案数量稀少，难得见到，理应列入珍品一类。
4、稀有性原则 俗语说“物以稀为贵”，因此稀有性原则应该也是档案定级鉴定的一个原则。根据此原则，主要看同类档案在全国范围、地区范围的稀有程度，假如某种档案在全国是独一无二的，毫无疑问属珍贵品种，假如比比皆是，则只能作为普通档案对待。档案的稀有性，较多体现在档案载体形态的稀有，有时也反映在档案所记录内容的稀有上，包括档案所记录的独一无二的民族风情、自然环境等内容。
四、档案定级鉴定的标准
荷兰档案学者艾克克罗诺曾经指出：“很难找到鉴定的客观标准。”③确实，档案鉴定是一项十分复杂的档案价值判断，是一项具有?定难度的专业技术，也是一项综合性工作，很难通过几项标准就可以对这项复杂的工作划出几个条条框框，在实际鉴定中去简单地加以比照，但是如果没有相对统一的标准，鉴定也就失去了可操作性，容易出现判断的随意性，这势必影响档案鉴定工作的顺利开展。因此，为了使档案定级鉴定能够科学有序地开展起来，需要找出或制订一些统一的鉴定标准。
以下提出制订档案定级鉴定标准的几点思路。
1、年龄标准
年龄标准系根据前面所述档案价值鉴定须贯彻的时间性原则而来，于档案年龄具有相对的稳定性和明确性，在实际操作时比较容易掌握，因此它是档案定级鉴定时一项常用标准。从我国档案界所保存的年代较久远档案的总体情况来看，清代前期以前的档案数量，属比较少见的品种，由此似可推断：凡清朝前期形成的档案，基本上可定为一、二级档案，如果内容重要或形态特殊的，可定为一级。而民国前期(1911?1927年)形成的档案，在全国来说，虽然数量相对于清代档案要多，但总量也不多，因此基本上可定为三级或二级，如其内容重要或形态特殊，可定为二级，其中内容特别重要，形态罕见的，可定为一级。
2、地区或职能标准
一般来说，全国范围内各级行政区之间形成的档案因其反映和辐射的地域和空间不同，其价值是不同的，反映省一级范围历史活动的档案，显然要比反映地县范围历史活动的档案价值高。同样的理由，从事重要职能机构形成的档案，其价值总比从事一般职能机构形成的档案高，由此档案形成或档案所反映的地区级别和机构级别，便成为衡量档案价值大小的一项标准。一般来说，凡反映全国性活动的档案，基本上可定为三级或三级以上，其内容重要或特别重要的，可相应提升级别。反映省市或地区活动的档案基本上定为三级或三级以下，其内容重要或特别重要，可相应提升级别。省市以下地区形成的档案，非有特别重要的内容，一般不定为一级。当然这一标准的掌握也不是绝对的，有的档案虽是在省市以下地区甚至在县一级范围内形成，但因其所反映的事物和内容却具有重要的全国性意义，也可破例定为一级。例如我国改革开放初期安徽阜阳地区首先实行包产到户的档案，因这些档案很有代表性地记录了改革开放初期我国农村改革的进程，在中国改革开放史上属开创性行动，具有十分重要的历史意义，是今后印证和研究中国改革开放史极其重要的文献，这样的档案完全应该定为一级，而不应该拘泥于其内容所反映和涉及的范围。不同职能机关形成的档案的鉴定标准同样如此。地区一级职能机关形成的档案，其价值显然没有国家一级同类职能机关形成的档案高，因此没有特别重要的理由，一般不定为一级。
3、人物级别标准
人物级别标准，从性质上讲同地区或职能标准有相似之处，其出发点是考虑人物地位的高低和其辐射范围的大小，以此作为判断档案价值大小的一项标准，即凡反映全国性一流人物的活动，或由这些人物直接形成的档案，一般可定为二级或二级以上。如内容重要，可定为一级。有关地方性著名人物档案，一般定为二级或三级，如内容特别重要，或具有全国性意义，可考虑定为一级。地区一级反映人物活动的档案，没有特别重要的理由，一般不定为一级如同地区和职能标准一样，在执行人物标准时有时也会有例外，可不必拘泥于该档案作者的地位和级别等因素。
4、内容标准
内容标准是档案定级鉴定中一项重要的标准，可以包括档案所包含的内在内容和外在内容，即外部特征。凡其内容反映或具有全国性重要意义的档案。一般可定为二级或三级以上，如内容特别重要，可考虑定为一级。反映或具有地方性意义内容的档案，一般可定为三级，内容重要的，可定为二级。无特别的理由，反映地方性内容的档案一般不定为一级。
5、数量控制标准
数量标准是档案定级鉴定的一个辅助标准，其意义在于将各种不同级别的档案数量控制在一个比较合理的范围：由于一、二级档案属于特别珍贵和重要的档案，所谓“物以稀为贵”，故这些档案的数量显然不可能占过高的比例，否则即失去了其珍贵性，也有违档案分级的宗旨。在全国范围来说各个级别档案之间的数量比例似应大致控制在5％、20％、45％、30％比较合理。即一级档案占5％、二级档案占20％，三级档案占45％，级外档案占30％。这一各个等级档案之间比例的提出，当然不是建立在实际鉴定的基础上的，因为在全国档案界要完成所有的档案定级鉴定，显然需要相当长的时间，但如果没有一定的比例，由于掌握标准的不同，以及其他方面的原因，鉴定的结果必然会出现纷繁的情形，因此适当地确定一个比例作为定级鉴定时参照是很需要的。在进行定级鉴定的实际操作中，一些档案馆可能会出现想提高自身地位等原因，将一级和二级档案定得过多，从而最终影响档案定级的声誉。因此在一开始将一级档案的比例定得低一些是可取的。
6、其他标准
档案定级鉴定，是一项综合性判断，因此除了上述几项基本或重要标准外，还可以考虑设一些辅助性标准，例如利用频率标准、文物鉴赏标准，均可以作为定级鉴定时的参考依据。这些标准的设置，可以使定级鉴定思考的面更加广泛，有更多的参考依据，从而使判断更为全面，得出的结论更加科学。
上述档案定级鉴定标准的思路，除了根据档案价值体现和价值判断的固有规律，从档案形成时间、档案形成者所在的范围和级别、档案所具有的内容等方面提出了明确的规定外，还对不同等级档案的数量比例作了规定，体现了在总量上对一级档案的数量进行控制，这其实是十分必要的。否则，很有可能会产生一级档案泛滥的局面，其结果则是一级档案反失去了?级的价值，最后将导致档案分级制度形同虚设，失去意义。这是在制订档案定级鉴定标准时不得不预先加以考虑的。
①张斌著《档案价值论》，第3?8页，中央文献出版社2000年版。
②何嘉荪、傅荣校著《文件运动规律研究》，第235?243页，中国档案出版社1999年版。
③同①，第108页。
（郭红解、李军摘自《上海档案》2002年第1期）
