档案保管机构应该保存哪些档案?这些档案应该保存多长时间?怎样才能充分发挥档案的作用?这是每个档案馆(室)不可回避的问题。正确回答这些问题，既是我们职业的荣誉，也是我们的职责，而解答这些问题的基础是对档案价值形态的全面认识与把握。本文通过对档案价值形态的探讨，旨在建立一个档案价值形态体系，通过立足不同角度对档案价值形态的分析，为丰富、优化与开发利用档案信息资源提供一定的参考。
一、档案价值形态体系
档案价值形态侧重指档案价值的外显形式。如何科学地描述档案的价值，是档案价值理论的重要组成部分，也是有效进行档案价值鉴定工作的依据。档案价值形态与档案价值表现的多元性有关，当人们从不同角度来认识这一问题时其表述形式会有所不同。例如人们评价档案价值时常说的有保存价值、利用价值、证据价值、情报价值、经济价值、文化价值、存史价值、史料价值、学术价值、文物价值等等。从逻辑分类角度看，这些概念间有的是平行关系、有的是从属关系、有的是相交关系，因此建立一个科学而系统的档案价值体系是人们认识档案价值形态的一个重要体现。
按笔者的理解，档案价值形态体系可做如下表述：
实现目的：现实利用价值、历史研究价值；
实现范围：第一价值、第二价值；
实现性质：证据价值、情报价值；
实现形态 ：利用价值、保存价值；
实现效果 ：社会文化价值、经济效益价值。
上述分类是从五个方面对档案价值形态的粗略分类，若再进行细分，其中有的分类层次均可成为其他分类层次的下位类，例如现实利用价值按实现范围有第一价值与第二价值，其中每一价值形态又可分为证据价值与情报价值等。另外有些价值形态例如存史价值在一定程度上属于证据价值；文物价值与文化价值也有所交叉，只是在观察问题的角度上有所差异。由此亦可看出统一对档案价值形态概念的认识是必要的。我们对档案价值形态分类不完全是为分类而分类，其目的一是有利于全面认识档案的价值，二是便于对档案价值进行鉴定，三是为档案信息资源的开发利用提供导向。
二、档案各价值形态的体现
(一)按实现目的划分：现实利用价值与历史研究价值。
档案的现实利用价值是指档案被现实实践活动利用所体现的证据与情报价值。现实利用价值产生的原因一是我国档案中有部分现行文件，它们现实使用的使命尚未完成，依然对现实社会实践活动具有行政、法律和依据效力。例如有效期内的公证、合同、计划、法规等文件，按我国对档案的定义这些文件只是承办完毕，并非使用完毕。在科技档案中的产品档案对产品生产过程的作用，或科研档案对正在推广应用的科研项目的作用，以及先行归档的设备开箱文件对设备的安装调试活动的作用也属于这种情况，这些档案对产品生产、项目推广与设备安装过程仍具有现行依据作用。二是档案中的非现行文件，即历史文件对社会实践的现实利用价值，如果说前一种现实利用价值主要是出现在基层档案机构的话，该种现实利用价值既发生在基层档案机构，又发生在档案馆，这种利用价值形态主要是为解决现实问题而对档案的利用。例如在草拟合同、计划时对以前有关合同、计划文件的查考利用；发生经济纠纷时对原合同文件的查考利用；对建筑物、地上地下管线进行维修、改建时对原有基建档案的利用等。
档案的历史研究价值是指在研究历史中对档案证据与情报价值的利用。尽管有的历史研究是为了解决现实问题而进行的，但从利用档案的目的看主要是为了研究事物发展变化的规律。例如为了研究自然现象发展变化的规律对气象、水文、地震、天文档案的利用，为研究专业、产品或生产发展的历史对企业产品、设备档案的利用，为研究本单位发展的沿革对有关政务档案的利用等。档案工作说到底是一项存史的工作，随着时间的延伸，档案具有的历史研究价值将会越来越突出。档案是一个巨大的历史资料信息源，它在研究历史中的价值目前还远远没有得到应有的体现。
(二)按实现范围划分：第一价值与第二价值
把档案价值形态分为第一价值与第二价值，是沿用了美国档案学家T．R．谢伦伯格的文件双重价值论。按谢伦伯格所述“公共文件的第一价值是对政府本身而言的，它是政府的行政管理、法律和行政工作所需要的，是政府在完成其活动中所使用的基本工具。它包括了财政或法律义务的证据，为了保护政府，必须对这种证据进行保管。”“公共文件的第二价值是对政府所服务的公民而言的。它包括了关于土地、公民身份、养老金、医疗和福利服务的权利，以及许多其他权力的证据。”“公共文件保存在档案机构的首要原因是由于它们的学术研究价值。这些文件是研究一个国家的政府、社会、政治和经济发展的基础。”①
由上述可知，档案的第一价值是指其对形成单位的原始价值，第二价值是指其对社会、公民的社会价值。鉴于我国的档案概念与美国有所差异，基层企事业单位、各级国家机关内的文件归档后即作为档案加以保存，不像美国只把经鉴定进档案馆保存的文件才能称为档案，所以我国的档案同时具有第一价值与第二价值两种价值形态。
对形成单位而言，档案的第一价值是首位的，这也是各单位开展档案工作的直接目的和首要动力。各机关团体、企事业单位在文件办理或处理完毕后，对有保存价值的文件加以归档保存，主要是为本单位后续社会实践活动提供证据与情报作用。例如，档案是本单位行政工作的查考凭据、科技生产活动的依据、解决经济纠纷的凭证，等等。
档案在基层单位保存一定时期后，按进馆范围规定部分档案需要进档案馆保存。处于档案馆阶段的档案主要面向社会提供利用，即表现为第二价值。例如可以成为社会编史修志的依据、科技生产活动的参考、学术研究的资料、弘扬民族优秀文化的教材等。据我国1994年统计，各级各类档案馆利用分布情况为：编史修志24．2％、工作查考28．4％、科学研究3.1％、经济建设19．2％。
档案对学术研究与文化建设的贡献主要是能提供翔实的史料和可靠的证据，它比一般资料更具有真实感。档案作为第一手材料，它真实记录了事物发展的过程、社会事实或现象，无论是在社会科学或自然科学研究中，都是不可多得的史料。例如气象档案、天文档案等是进行自然现象发展变化规律研究必不可缺少的资料。规律应该在历史中寻找，总结历史经验需以史为鉴，如果不以档案为依据，要认识自然现象与社会变化的规律是不可能的。
(三)按实现性质划分：证据价值与情报价值。
在前述档案的现实利用价值与历史研究价值、档案第一价值与第二价值中，就作用性质均可分为证据价值与情报价值两个方面。档案的证据价值是档案最基本的价值，也是档案区别于其他文献的最重要的特征，人们之所以要保存档案就是为了保存证据。档案的证据价值是档案的本质属性所决定的。从内容特征看，档案是社会实践活动的历史记录，由文件的原始记录性决定了档案是社会实践活动过程的真实反映，当人们回溯历史时，它是第一手的材料。从形式特征看，档案的制成材料、形成时间等都带有历史的痕迹，其特有的纸张、字迹、签署、印鉴等都带有特定的历史标志，具有浓重的历史感和真实感。正是由上述特征所决定，使档案的证据作用是独一无二的，也是举世公认的。
档案的情报价值又称为参考价值。在我国档案工作史上档案工作者与社会往往比较重视档案的证据价值，对其情报价值有所忽视。在发挥档案作用中，有些本属情报价值的，人们也一概称为凭证作用，掩盖了档案的情报价值，人们在利用档案时并非都在利用它的证据作用，在相当多的场合实际是利用其情报价值。对这两种价值形态可以从实现性质上做一区分：事物的历史纪录对他事物的参考作用为情报价值，原事物对其历史纪录的回溯性利用为证据价值。例如上海宝钢在建设总厂矿石堆场基地时。按日方设计需打砂桩16万根，其间上海有关专家提供了1959?1962年上钢三厂在龙华黄浦江畔堆放钢渣的档案资料，其100吨／平方米的压强负荷大大超过宝钢场地，但并没有压垮地质而引起滑动破坏。上海港务局也及时提供了1964年实测的“钢渣山图”，充分证实了上海有关专家提供的情况。后经中日双方专家研究，确定砂桩由16万根减至10．9万根，一举节约投资4000万元。档案在这一决策中的作用实际就是情报作用。档案作为一种情报源，有关信息在决策中的作用是不可忽视的。
(四)按实现形态：保存价值与利用价值
档案利用价值与保存价值在概念上有一定的交叉，在档案没有得到现实利用之前，保存价值中蕴含有对未来利用价值的预期。这里作如此区分，前者侧重指档案在被利用中体现出的价值，后者侧重指档案存在本身所体现的价值。保存档案最终目的是为了利用，但反之不一定成立，不能说没有被利用的档案就没有价值，保存历史证据本身就是档案的价值所在，它把历史上的瞬间化为永恒，大大延伸了人的记忆功能。美国档案学家希拉里?詹金逊曾说过：“当文件终止它的现行实用时，对它们进行适当的保存应当被看作是全国关心的一个重要目标，因为它们，只有它们才能给我们的现行管理以可靠的指导。因此，历史证据的保管既不应当看作是一种奢侈，也不应看作是什么仅仅满足学术的需要，而应看作是国家的需要。”
(五)按实现效果：社会文化价值与经济效益价值
无论是在档案的现实利用中，还是在发挥档案的证据与情报价值中，在一定条件下利用档案均能产生一定的经济效益，这种效益不是体现在创造新的物质财富上，而是体现在节省投资，减少损失和信息增值上。但在对包括文书档案在内的多数档案的利用效果，档案的价值形态更多的是体现在社会文化价值上。档案的社会文化性在于它作为一种历史记录，记录了一个单位，地区或国家的制度，观念，意识及其沿革，表现了其生产力水平、价值观念、入文精神、风俗习惯等。档案的社会文化价值体现在通过开发利用档案信息能弘扬民族优秀文化，培养民族精神，能在“两个文明”建设中起到导向、凝聚和辐射的作用。在市场经济与经济全球化的背景下，我们应当充分发挥档案文化在发展社会生产力，培养民族精神中的凝聚力和向心力作用。
三、档案价值形态对档案工作的规定与制约作用
正确认识和把握档案的价值形态，对推动档案工作的健康发展具有先导和规定作用。例如：
在档案信息资源建设上，基层档案机构与档案馆应首先从档案第一或第二价值出发认真研究档案信息资源的分布与构成，从不同侧面预期价值实现的目的，性质，效果，进而科学确定文件归档范围与档案进馆范围，有效解决档案机构应该保存哪些文件的问题并合理确定其保存期限。当前我国基层档案机构在档案信息资源建设中存在的一个突出问题是保存档案数量过多，多数档案保管期限过长。据荷文1998年撰文介绍，美国“企业档案馆保存档案占文件总量的比例没有超过6％的”，而我国企业档案工作长期以来存在过于追求“全”的倾向，保存的档案数量面广量大且保管期限太长。从档案馆情况看，存在的一个突出问题是面窄量大且馆藏臃肿，表现为进馆范围较窄，属于进馆对象单位的档案大量进馆，而社会上大量有价值的档案却没有进馆。产生上述问题的原因除了体制问题外，根本原因还是人们对档案价值形态的把握不够，从中挑选不出真正有档案价值的文件或档案。
在档案价值鉴定上，正确认识和把握档案价值形态是开展档案价值鉴定工作的基础。上述档案信息资源建设中的部分问题亦属档案价值鉴定范围，这里所讲的价值主要指档案的存毁鉴定。由于档案种类的多样性和档案价值的多元性，不同类型档案在不同时期具有不同的价值形态。例如同样是产品档案，在投产阶段其价值形态主要表现为现实利用价值，具体可体现为证据价值，经济效益价值等，当产品被淘汰停产后若有继续保存价值，则侧重体现为历史研究价值、情报价值、文化价值等。由此说明在鉴定不同时期不同类型的档案是否具有价值及其具有何种价值时，应采用具体问题具体分析的态度，此时，我们只有把握住了档案的价值形态，才能具体分析档案的价值所在。实际部门在评判档案价值中有两种倾向值得注意，一是在观念或潜意识中往往用档案是否有经济效益价值、是否被现实利用或被利用频率来作为评价档案价值的依据。在馆(库)藏档案中有些年代久远的档案，远不如具有现实性的档案那样被经常利用，其中有的确已失去保管价值，但其中也确有部分档案仍具有相当的情报价值或文化价值，应当把这些记录有代表性的事件、人物，事实的档案挑选出来予以保存，不能以一时是否被利用来决定档案的存毁。二是鉴定中往往采取“一刀切”的识判方法去评价档案可能具有的不同价值形态。我国档案种类繁多，档案鉴定过程复杂，不同地区、不同鉴定环节对不同种类、不同年代档案进行不同价值形态鉴定时，应采用不同的鉴定要求。以档案的情报价值为例，随着时间的延伸，当档案对原事物的证据价值逐渐减弱时，其情报价值可能会逐渐突出。当评价档案是否具有情报价值时，要求鉴定者应具有更广阔的视角和更丰富的知识．正如国际档案发展委员会主席莫里斯?瑞杰在《现代档案的筛选与鉴定》一文中所说：“对鉴定者采说，需要具有与鉴定中各个文件实体有关主题的知识，每个人必须在宽主题领域(诸如外交、军事、工业、商业、农业、劳动等)成为专家，在那个领域里具有基本的关于研究方法、需求、发展趋向等的专业知识，以及在特定题目中的专长，以便能够在看得到的将来，以其可能用于该领域研究为出发点去评价文件的价值。”①
在档案信息资源开发利用上，正确认识与把握档案的价值形态对开发利用工作具有向导作用。首先以档案的社会文化价值为例，档案部门应当改变以往过多关注档案的现实利用价值与经济效益价值的倾向，加大弘扬档案社会文化价值的力度。当前我们党和国家比以往任何时候都更加重视文化的作用，认为当今世界各国之间以经济力、科技力、军事力、民族凝聚力为主要内容的综合国力竞争日益激烈，而文化是广泛渗透于上述力量之中的。一个国家和民族没有文化优势，就无法拥有未来。文化作为一种力量不仅表现为技术与知识，还表现为理想和信仰，只有拥有坚定信仰的民族才有强大的凝聚力，而文化正是塑造民族信仰的强大支柱。档案文化作为文化的一部分，在这一背景下，如果我们还停留在追求档案的经济价值上，而忽视档案的社会文化价值，将会失却自我发展的历史机遇，甚至会犯下历史性的错误。再以档案的情报价值为例，档案是一种重要情报源，人们利用档案相当多的情况下体现为情报价值的利用。所谓情报是指传递过程中具有利用价值的知识、数据、消息和事实，其基本属性是知识性、传递性与价值性。按档案与情报的关系，情报是上位概念，档案是一种情报源，我们把档案中有利用价值的知识传递出去，对于用户就能产生情报效应。大力增强档案情报价值的认识，对促进档案信息资源开发利用具有重要指导意义，一是有利于增强档案部门的信息意识，把工作的中心放在活化档案信息上，变静态信息为动态信息，促进档案情息的流动与传递；二是有利于把情报工作的理论与方法引进到档案利用领域，情报工作的理论、方法、手段较档案工作发达，这一引进有利于提升档案部门开发档案信息资源的能力。档案的价值形态是多元化，实现档案价值的途径也应是多样的，例如档案既然具有情报价值与社会文化价值形态，欲实现其价值就应该按照情报工作与文化工作的方法、规律来运作。因此，当论述到档案价值形态时，不能只想到它对档案价值鉴定的作用，它对档案信息资源的开发利用同样具有导向作用。
注释：
彼得?瓦尔纳主编《现代档案与文件管理必读》档案出版社1992年版， 第276页。
②同上，第277页。
③同上，第271页。
（郭红解、李军摘自《档案学》2004年第3期）
