信息化正在得到广泛的应用，信息化对整个社会的影响是巨大的。在工程设计领域，已基本实现了计算机辅助设计，设计的完全计算机化，产生了大量的电子化设计文件，对于如何更好的归档及管理这些电子化文件显得日益重要，本文将就如何解决电子文件资料代替纸质文件资料进行存档做?些探讨。
问题的提出
工程设计所产生的主要文件是设计图纸，其档案管理无论对设计院本身的知识积累还是对被设计对象今后的管理都是非常重要的，目前工程设计行业CAD的出图率已接近100%。面对CAD电子文件资料作为企业的知识产权及其修改变更方便、可重复利用提高设计效率等特点，各单位也日益重视到对CAD电子文件资料的集中管理，有些单位将分散在设计人员手中的电子文件资料统一收集保管；有些单位建立了档案管理系统，在管理纸质档案的同时，实现对相关电子文件资料的管理；少数做得更好的单位则建立了设计流程管理系统，在实现设计管理的同时，将设计产生的电子文件资料从源头就进行管理。国家质量技术监督局在2000年2月发布了《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》(GB／T17678?1999)，为CAD电子文件资料的管理制定了标准。
但是，在这些措施的实施中，始终有一个问题(或说是难点)在困惑着我们：那就是有了电子文件资料，是否可以取消对纸质文件资料的归档管理?
我们知道纸质文件资料的档案管理已经有了一整套的管理标准及措施，而对于电子文件资料的管理基本是借鉴对纸质电子文件资料的管理措施，各设计单位在管理电子文件资料的同时，仍旧保存纸质文件资料，实际上档案管理又增加了一块管理内容。那么在档案管理中为何不能用电子文件资料代替纸质文件资料呢?
电子文件资料完全代替纸质文件资料的难点
首先是电子文件资料的法律有效性问题。
纸质文件资料上的签署具有重要的法律意义，也是我们目前无法取消对纸质文件资料管理的主要原因。为了使电子文件资料更具有法律意义，目前有几种归档做法。
(1)扫描归档。为了保留签署信息，有些单位将设计人员生成的电子文件经绘图输出并签署后，再扫描成电子文件归档。这种方式虽然保留了相关人员的签署形态，但实际的法律有效性并不大，对签署我们用很简单的方法就可进行仿冒，另一方面使原有的矢量及其他信息丢失，使再利用的效能几乎完全失去。
(2)管理系统归档。此种方法是在管理系统的控制下，通过权限管理来保证归入档案的电子文件资料信息的安全性，通过归档时存入的设计相关人员信息来保证其与设计人员的对应关系。此种方式在保证电子文件资料原始性的同时，可通过建立系统管理日志的方式在单位内部实现一定的法律安全性。然而，设计单位产生的设计图纸是要传递给制造、施工、监理及最终用户等单位的，随着各单位信息化工作的深入，要求设计单位直接提供电子文件的需求会越来越多。单位内部的档案管理系统的安全性就无法延伸出去了。
(3)电子数字签名。电子数字签名是通过特殊算法对每一个电子文件进行电子签署，使用时可通过验证来确定电子文件的原始性，确认是否被修改。此种方式的管理其严密性相对较强，但对数字签名的管理将非常重要，然而其问题仍然是相关单位接收后的有效验证问题，涉及到全社会的电子签名及验证的标准统一。
(4)第三方认证。第三方认证是利用互联网，当双方交换资料信息时,通过第三方的安全认证系统保证信息发出方与接收方的真实性或原始文件的有效性。这种方式已在电子商务等上得到了较好应用，但要将其用于工程资料的档案管理，还有很大的难度。
上述这些是目前常用的几种对电子文件的安全保证措施。可以看出上述各种方法都存在法律有效性问题。
接下来我们再来看另一个难点，数据标准化问题。
档案管理有一个明显特征，那就是对于档案资料的使用可能会发生在5年、10年、20年甚至更长的时间之后，电子文件资料具有很强的环境依赖性。表现在对计算机硬件操作系统、应用系统、数据格式、版本、语种、字库、外部参考等的环境敏感上。这就造成随着时间的推移，计算机环境发生变化，或企业间交换资料时，因系统环境不一样等而无法保证数据的可读性、准确性和完整性。
因此我们认为法律有效性和数据标准问题是阻碍将电子文件资料完全代替纸质文件资料的重要且主要原因。
解决途径
为了解决上述这些问题，本文提出了具体的解决办法供探讨。
对于电子文件资料的法律有效性问题，我们可以采取直接在光盘表面签署的办法解决。
现在所用的纸质文件资料，是利用纸作为信息载体，在上面记录文字、图形等资料信息的同时，记录了相关人员的签署信息，其签署信息与资料信息在同一张(本)纸面上，具有不可分割性，从而保证了其法律有效性。
如果我们改用只读光盘以电子数字化式记录资料信息，同时在同一张光盘的非读取面上，让涉及光盘内信息产生的相关人员(如：设计人、各级审核人等)进行签署，也就达到了在同一媒介上同时记录资料信息与签署信息的目的。下表为两者的比较。
接下来再看一看数据标准问题：
我们认为数据标准问题的关健是数据格式的选择问题，我们必须选择满足如下要求的数据格式作为档案管理的数据格式标准：
(1)数据格式具有一定的稳定性，能长期存在；
(2)绝大多数硬件平台及应用软件都能生成的数据格式，保持系统间的兼容性；
(3)使用、浏览的成本低廉，普及性好，保证具有很好的资料传递性；
(4)能最大程度保留原信息(板式、色彩、层、辅助信息等)的不丢失和失真。
如JPG格式，其稳定性、兼容性和普及性均较好，缺点是不能保留“层”等辅助信息。较好的数据格式是PDF格式，这是ADOBE公司发明的用于出版的一种数据格式，在二维中可以保留原应用系统产生的资料的不失真，甚至可以保留DWG格式的“层”的信息，绝大多数应用软件都可生成PDF格式，而其浏览器是免费的，保证了其较好的传递性。PDF格式是最接近满足上述要求的数据格式。
上述选择数据格式仅是从满足档案管理的特性要求而言的，如果为了更好地重复利用已有的电子文件开展新的设计等工作，还是使用原格式的文件最好，因为转成其他文件格式，总要丢失一定的信息。为此原文件可以作为档案管理的辅助资料进行管理，对其管理，特别要注意同时保存字库、符号库、数据字典、外部参考等保持数据资料完整性的环境资料，对于较特殊或专业的软件生成的资料，还要保留其应用软件甚至于更多的软硬件系统环境。
结论
通过上述论述，我们可以确定用电子文件资料代替纸质文件资料归档是完全有可能性的，在实现这个目标之前，我们必须完成下面三项任务：
首先是要研究、选择、制定统一的电子档案资料的数据格式，使其具有经济性、稳定性、兼容性、易普及性。
其次是光盘封面标准，在《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》中已对光盘信息存储方式进行了规范，如果像其中对标题栏等进行规范一样，增加对光盘表面标识及签署(标题栏)的标准规范，企业可以印制有自己特征的光盘表面标题栏帖纸，有条件的可以直接定制自有光盘标题栏表面的刻录光盘。
最后就是期待一种经济的、企业可以独立配置的光盘复印设备，特别是能完成光盘表面标题栏的复印。使不但能复制光盘内容，还能复制光盘表面的签署信息，就像我们对纸质图纸的晒印一样。
上述这些任务是解决用电子文件资料代替纸质文件资料归档的关键。在目前的条件下，只要解放思想，通过一定的变通，我们认为在企业内部实现电子文件资料代替纸质文件资料归档已完全可行了，从而可以在档案管理中为我们节省大量的人力、时间及存放空间，降低企业成本。
（郭红解、李军摘自《中国档案》2004年第3期）
