[摘要]全宗理论是档案工作的基本理论，我国的全宗理论主要来源于前苏联的全宗原则。主要以全宗及全宗的补充形式为主体，涉及到国家档案全宗，档案馆内全宗等各个层次。由于信息时代的到来，全宗理论的各个层次都出现了新的情况和问题，需要对全宗理论进行适当的修改、补充和完善，以便适应新形势的发展。
[关键词]全宗 全宗理论 来源原则 事由原则
全宗理论是关于档案整理工作的一种理论，它的精髓是来源原则。全宗理论是档案管理实践的产物，随着档案实践的发展，全宗理论也必然随着实践的发展而发展，静止的观点、否认发展的观点都是错误的。
一、我国全宗理论的来源
我国档案学萌芽于20世纪20?30年代，当时的档案学著作以及后来台湾的档案学著作对全宗理论都未明确地加以详细阐述，只有秦翰才的《档案科学管理法》一书提到了“尊重全宗群”的思想，骆守常在《现代实用档案管理学》一书中对“宗”字也作了解释：“系指承办人处理之事件而言。例如一宗车祸，一宗案情等，文件办理归档后，视其发展多寡，一宗编为案，或数宗编为一案。”产生这种现象的原因主要是因为民国时期我国档案学刚刚起步，档案学当时的研究对象主要是机关档案室，档案馆没有出现，所以用于档案馆管理的全宗理论没有得到重视。在台湾，也只有档案室，没有档案馆，因此全宗理论也就无从发展。在这些民国时期的档案学著作中，对如何立案，如何分类，如何编目作了充分论述，从现代档案学的角度看，这实际上就是现行机关文书档案的案卷编目、整理，体现了全宗理论的合理内涵。
我国全宗理论主要来源于前苏联专家的介绍。前苏联的全宗原则在《苏联档案工作的理论与实践》中有具体阐述。它提出了国家档案全宗的概念，认为苏联国家档案全宗是归苏维埃国家所有的，具有政治、科学、经济、文化或其他意义的文件的总和，而不管这些文件的产生时间、制作方法和技术如何。建立国家档案全宗的目的，是为了对文件进行集中统一的统计和保管，进行全面的研究和利用。在此基础上前苏联的全宗原则又依据国家档案全宗的分类将档案分为三个级别：第一级是国家档案全宗的全部文件，第二级是一个具体档案馆的文件，第三级是每个档案全宗的文件。
20世纪50年代，苏联专家来我国讲学，带来了这些档案学的理论和思想，我国目前所公认的全宗理论在很大程度上源自于这些档案学著作和前苏联专家的影响。
二、我国全宗理论的含义
我国的全宗理论对前苏联的国家档案全宗概念做了充分肯定，认为：一个全宗就是一个立档单位职能活动中形成的全部档案的总和。全宗原则，就是同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不得混淆。全宗原则的实质在于：遵循档案的形成规律，以档案的来源为前提，以保持文件之间的历史联系为基础，通过对档案的实体整理管理，努力维护立档单位的历史面貌，便于档案的保管和利用。全宗的补充形式有：联合全宗、全宗汇集、档案汇集。
确定一个立档单位的条件，主要是看立档单位的行政权、财权、人事权。依据立档单位的这些条件就可以确定一个单位的档案是否可以构成一个全宗，在这里，对全宗进行划分所体现的标准就是来源原则。而全宗的补充形式联合全宗、全宗汇集、档案汇集，所体现的则基本是事由原则标准，全宗补充形式的目的就是为解决来源原则无法解决的具体问题。事由原则将档案按主题内容进行分类，而不是按来源机关和原由次序进行整理、分类。它的特点是以相关事由为依据建立文件之间的逻辑联系。从这种角度去理解，可以说我国的全宗理论长期以来遵循以来源原则为主，以事由原则为辅的分类理论。
然而，不管是来源原则，还是事由原则，在全宗的确立上都注意保持文件之间的有机联系；把一个全宗看作一个有机的整体，这是档案整理、保管的主要宗旨，也是全宗理论的要义。
三、对全宗理论一些问题的思考
(1)关于“国家档案全宗”概念的思考
《关于加强国家档案工作的决定》对国家全部档案概念的解释是：“国家的全部档案，包括中华人民共和国成立以来各机关、部队、团体、企业和事业单位的档案，中华人民共和国成立以前的革命历史档案和旧政权档案，都是我国社会政治生活中形成的文书材料，都是我们国家的历史财富。”根据这个解释，我们可以将“国家档案全宗”这一概念理解为“归国家所有、由国家统一管理的全部档案财富的总和”即国家的全部档案，也就是根据来源原则把国家看作一个大的立档单位。
在改革开放前，我国实行的是高度集中的计划经济，几乎所有的立档单位都是全民所有制或集体所有制，所以各单位的档案都可以看作是归国家所有，属于国家的全部档案。随着时代的发展，市场经济的介入和经济体制改革的全面开展，我国原有的许多全民所有制企业和集体企业纷纷改变了自己的所有制形式，出现了个体企业、私营企业、“三资”企业、外商独资企业等多种形式的企业。在这样的情况下，根据来源原则所确立的“国家档案全宗”在其组织形式上就发生了变化。
根据来源原则，传统的立档单位的条件可以概括为：人事权、财政权、行政权。个体企业、私营企业的行政权通常掌握在个人手中，这种行政权含义相对于前者的行政权含义已出现了很大的差别，传统立档单位行政权含义的变化体现在“三资”企业，外商独资企业的行政权中有相当一部分或者全部已不属于国家所有，因此其档案的归属也就发生了变化。应该说在这里“国家档案全宗”的概念在适用范围上已经发生了变化。随着数字时代的到来，如何全面表述“国家档案全宗”概念，使之更加科学，符合实际这就成为一个重要的研究课题。
(2)对档案馆内区分全宗的一些看法
按照全宗理论(以来源原则为主，事由原则为辅)档案室要移交档案到档案馆，对档案进行归档和保管。在档案馆中随着档案数量、门类的激增，内容的复杂，载体类型的增加，传统的全宗理论在档案馆管理实践中遇到了新问题。这就是科技大协作，跨县、跨省、跨国、跨学科的大工程出现，它所产生的档案使传统的全宗理论无法界定它的范围，新载体档案形式的出现，也使档案无法合理的界定全宗。
面对这种大型项目活动中形成的档案，在划分全宗时，是不是可以直接使用事由原则来区分应该值得思考。来源原则和事由原则是全宗理论的两个分支，在社会分工协作不庞大复杂的情况下，按照档案的来源划分全宗，即按产生档案的机关、社会组织或个人来组织文件，强调“形成者的来源”是正确的。而随着时代的发展，社会分工的复杂和庞大及社会协作的加强，根据社会实践活动中所形成的事物性质区分全宗，强调事物的内容性质将变得越来越突出。全宗划分的依据呈现多样化，包括用机构职能、活动事项或将几种标准综合运用来区分全宗已完全有必要和可能。
纵观全宗理论的演变发展史，我们看到来源原则与事由原则是在多次碰撞融合中推动着全宗理论的发展的。在机构分工不明确，档案文件数量少的情况下，全宗区分以事由为原则，事由原则占主导地位。随着机构分工的复杂，文件的增多，事由原则让位给来源原则，来源原则在很长一段历史时期内占据主导地位。但随着信息技术的发展，来源原则的主导地位又受到了事由原则的挑战。在相当长的一段历史时期中，档案工作局限于手工操作。手工操作要求整理的对象范围局限于简单的单位和机构，所产生的档案数量也不能太复杂。手工整理档案的目的是为手工检索服务，手工检索就是人工查寻档案资料。人工查寻档案资料的局限就是不能同时跨越不同的机构单位去搜集文献资料的线索和原文，即完成对一次文献的全面检索。而计算机的出现，则从根本上解决了这个问题。计算机可以从二次、三次文献直接查寻到跨越多个部门的一次文献。计算机的先进功能取代了人工查寻文献所不可能达到的功能，这就从根本上，对人工查寻所要求的人工整理档案的理论原则提出疑问。也就是机器查寻所需的整理基础与人工查寻所需的整理基础是完全不同的。当然机器查寻也需要人工的帮助，但在这里，人工整理的原则主要是服从于机器检索的存储原理，而不是人工检索的存储原理。人工存储为人工检索服务，机器存储为机器检索服务，这就从根本上对实体文件整理的标准提出了不一样的要求，即实体文件的整理也要为机器存储的原理服务，而不是为手工检索服务。那么全宗理论的来源原则和事由原则，在机器检索的环境下是不是完全失去了作用呢?其实，机器存储原理也包含有人为因素的，是指编制计算机的软件，除了遵循机器的存储原理，还包含有制作软件发明者的客观要求和目的。这其中就体现了人为因素，因而为人服务的机器也同样能同时完成人为检索的习惯与目的，因此作为人们检索习惯的区分全宗的来源原则、事由原则也在机器检索中得到体现。但在这里它们两者是平行并列的关系，不存在谁主导、谁辅助的问题。机器检索的进步，为档案整理的全宗理论提出了一个新的课题。
在传统的文书档案、纸质档案中，我们完全可以将事由原则看作来源原则的一个子集，也就是说来源原则所突出的是“形成者的来源”，它包括机构来源和事由来源，事由原则就包含在来源原则中，在这里两者是从属关系。在科技进步的条件下，科技档案增多、电子档案逐渐占据主导地位，在这时以事由原则作为划分全宗的依据，事由原则与来源原则的关系就由传统的从属关系转变成并列的关系，甚至由来源原则占主导地位，转变为事由原则占主导地位就可能出现。这种角色关系的转换是时代进步、科技发展的结果。不管全宗划分的标准如何转换，全宗理论所强调的是保持文件之间的有机联系。无论是来源原则的历史联系，还是事由原则的客观联系都是有机联系的一种，所以以事由原则作为主导的划分标准并不违背全宗理论的宗旨。
在来源原则和事由原则划分全宗标准处于并列关系时期，来源原则的确立、立档单位的划分标准也应该发生变化。来源原则划分全宗的立档单位标准是必须具有人事权、财政权和行政权。而在这时，立档单位以主管单位为主，各具体单位虽具有传统立档单位的“三权”，但已不再是传统意义上的立档单位。主管单位的人事权已经被弱化，具体的招聘用人，主管单位巳经不过问。具体单位虽有聘任用人的权力，但它已不再是传统的立档单位。立档单位的财政权也不再局限于单位独立核算，主管单位负责资金的统一划拨，对资金使用进行监督，各具体单位也还具有独立核算的权力，但它们只是具体的使用单位，而不再是独立的立档单位。对于行政权，传统的立档单位在行政上有决策执行能力，而在此，各个项目具体单位是具体行动的决策和执行者，项目的主办单位只是宏观协调，政策控制，行使行政权由微观控制转变为宏观控制。因此，以传统的来源原则、立档单位的条件来区分这些大工程项目的档案，它已失去了存在的意义，而以事由原则作为划分全宗的标准则有其存在的基础和空间。
在事由原则中，事由的划分是主要的。事由有大有小，事由过小则使全宗过于复杂；事由过大，则使全宗过于庞大。资料过多过大，虽然可以由计算机给予检索和存储，但资料最终是要给人查阅的。在计算机管理中，虽然可以以一个国家、一个省、一个县作为一个全宗进行整理存储，但如果一个国家、一个地区的整体资料全部抽出阅读，阅读利用者也不能在短时间内完成阅读任务，因此界定一个具体工程项目作为一个全宗档案进行整理也还是要适中为宜。在这个前提下，继承就是一个很好的解决办法。也就是说，全宗划分的标准虽然发生了变化，但传统的划分全宗标准还是有很多可以继承发展的。例如，确立一个立档单位的人事权、财政权、行政权，其中就有很多可沿袭使用的。划分一个全宗，我们既要看到划分事由的项目标准，也要看到项目主办单位的人事权、财政权、行政权，把两者结合起来，从而确立立档单位的立档条件，也就是划分全宗的条件。在电子文件时代区分的档案全宗应该是：事由可以是一个或几个相同的项目，工程、建设项目可以由多个立档单位共同承担。全宗的范围划分不要太大，也不要太小，既适合人们习惯上的检索目的，也适用于计算机的存储条件。
对于档案的全宗的划分，当然还要具体问题具体分析。怎样将来源原则与事由原则紧密结合，协调好二者的关系，使之相辅相成，是今后继续需要进一步探讨的问题。但是不论如何划分全宗，目的都是为了更好的利用档案，以便获得准确翔实的档案信息。
总之，全宗理论是档案整理工作的基本原则，同时它又是一个正在发展变化的理论，我们不能僵化地加以理解和应用，要根据社会的发展和档案工作的实践，适时地加以修改、补充和完善，以满足档案工作的前提，更好地获取档案信息并利用。只有这样，我们的档案事业才能不断发展。
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（牛角、树人摘自《档案学》2005年第4期）
