档案信息化的规划和组织管理

1 档案信息化规划

档案信息化规划分宏观规划和微观规划两个方面：宏观规划是指档案行政管理部门对全国或一个地区、一个行业的档案信息化建设未来几年所要完成的任务和达到的目标进行部署；微观规划是指一个档案馆局或一个机关、企事业单位对本单位未来几年档案信息化工作作出总体安排。由于档案信息化建设的进程与整个国家和社会的信息化进程密切相关，甚至受制于一个单位本身的信息化发展水平，因此，档案信息化的规划时效一般不应超过 5年。

1.制定规划的重要性

信息化是一个长期的发展过程，档案信息化的实施必须在国家、地方以及相关行业信息化的总体规划下，制订与社会需求、档案事业发展相适应的总体规划。规划对档案信息化的实施和正确有序发展起着重要的引导和指导作用。一个科学的规划对档案信息化建设适应档案事业发展的需要、保证档案信息资源共享、减少盲目建设和重复建设、促进档案信息化水平的提高具有十分重要的意义。

2.制定规划的主要阶段

（1）组建机构。档案信息化规划和建设都要确定领导队伍和建立管理机构，成立由单位主要领导、信息化管理人员、相关技术人员、档案管理人员等参加的规划起草小组。起草小组组建后，还应由专家对所有成员进行有关总体规划知识的培训，使大家都明白总体规划的重要意义，掌握制定规划的基本理论与方法。

（2）开展调研。调研主要包括两个方面内容：一是对国家、地方、行业信息化的发展战略、发展规划、发展水平进行全面的了解，并研究其对档案信息化的影响和需采取的相应措施；二是对档案部门的信息化发展水平进行调研，了解其硬件、软件、档案资源建设、人员和制度等方面的基本状况、存在的问题、相关要求等。

（3）研究制定规划的初稿。在广泛调研的基础上，研究提出规划的初稿。

（4）组织论证。完成初稿后，应该组织专家进行科学性、可行性等方面的论证，并广泛征求基层单位的意见。

（5）发布规划。征求各方面意见、报领导审批后，就可以正式发布实施。

3.制定规划的原则

（1）科学性和先进性。档案信息化建设是为了应对信息技术对档案工作的影响，是利用信息技术提高档案现代化管理水平，因此，在制定规划时，必须要考虑到先进科学技术的发展趋势，要体现科学性和先进性的原则。

（2）实用性和可行性。档案信息化建设的最终目的是应用信息技术提高档案管理和利用水平，在研究制定规划时，一定要注重实用性的原则；档案信息化建设又是一个长期的过程，由于各地区、各部门、各单位的硬件条件、人员素质、档案管理水平等存在较大差异，规划一定要根据大多数单位的实际情况，充分考虑到实施的可行性。

（3）管理性和可扩展性。档案信息化建设虽然与计算机技术等密切相关，但是因为计算机等信息技术，特别是硬件设施等更新换代非常快，在制定规划时，不宜对硬件设施和应采用的信息技术等提出具体的或过高的要求，而应该侧重于档案管理功能、档案资源建设、法规标准化等方面提出管理性的要求。要充分考虑到档案信息化对档案工作的影响和要求，规划要具有灵活性和可扩展性。

4.规划的内容

规划一般由指导思想、建设原则、总体目标、具体目标、措施等内容组成。

（1）目标。总体目标是适应信息技术发展对档案工作的影响和要求，加强档案信息资源建设，实现档案信息资源共享。

总体目标可以分解为具体实施的多个具体目标进行，总体目标的确定要与国家、地区和行业的信息化整体水平相适应，处理好长远性和现实性、先进性和可行性等关系。

从当前档案信息化建设的情况看，档案信息化建设有两个主要目标：一是应用信息技术加快档案资源信息化进程，提高档案信息化管理和利用水平，实现档案资源信息共享；二是应对信息技术对档案工作的影响，做好电子文件归档和电子档案管理工作。

（2）措施。措施主要包括法规标准的研究制定、人员培养、经费投入、组织机构保障等。

2 档案信息化组织管理

1.加强领导，建立管理机构。

为了在全国或不同省市、不同行业之间在档案信息化建设过程中能够实现信息资源共享，需要加强对档案信息化建设的组织和指导。

档案信息化建设还应该是“一把手工程”，只有档案部门的主要领导对信息化建设的意义有了清晰的认识，才能最终推动信息化建设。成立地区或部门主要领导挂帅的档案信息化领导小组是一个保证档案信息化建设顺利进行的根本手段。

要明确档案信息化工作管理机构和相关人员，加强档案信息化建设的指导和协调工作。

2.明确本地区、本部门的总体指导思想。

我国信息化建设的指导方针是“：统筹规划，国家主导；统一标准，联合建设；互连互通，资源共享”。

《全国档案信息化实施纲要》提出“，十五”期间，全国档案信息化建设的指导思想是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。

各地区、各部门应该以国家信息化和全国档案信息化建设的指导方针和指导思想为依据，结合各自的实际情况，明确本地区、本部门档案信息化建设的指导思想。

3.在总体规划指导下，分步实施，先易后难。

首先要做好统筹规划工作，制定本地区、本部门、本单位档案信息化建设的实施方案。实施方案既要体现自身的特点，又要与全国档案信息化建设实施纲要全面衔接。通过总体规划方面的衔接，真正做到档案信息资源共享，全国档案信息化建设的整体协调一致，实现全国档案信息化建设的总体目标。

分步实施就是将本地区、本部门的档案信息化建设的总体目标，分解成不同时期、不同阶段的发展目标，一步一步地实施。档案信息化建设各项目标的实现需要遵循先易后难、急用先行的策略。由于我国档案信息化建设的基础相对薄弱、水平参差不齐、经费投入又相对较少，必须先易后难、急用先行。比如可以先开展档案网站的建设和维护工作，投入少见效快。有些急需开展的工作如电子文件归档管理工作也可以先行。

4.稳扎稳打，先试点后推广。

档案信息化建设是一项长期的工作，涉及面广、投入大，许多方面也是一个不断建设不断完善的过程，需要我们采取稳扎稳打的策略。

为减低档案信息化建设中一些难度大、技术要求高、投入经费多项目的风险，应该加强科研工作，先试点、再示范、再推广。可以选择一些基础相对较好、应用需求迫切的单位进行相关试点，试点成功后再全面推广。

5.突出应用，合理制定各阶段目标。

档案信息化建设的关键是应用，要使每个阶段的工作都能在实际中发挥作用、产生效益，这样才能得到领导支持、群众拥护，才有生命力。档案信息化建设要根据实际应用的需要，合理制定每个阶段的目标，不要盲目在设备性能上追求高新尖，造成不必要的浪费。