档案信息化概述
1.档案信息化建设的重要意义
20世纪末以来，信息技术的飞速发展和广泛应用，对国民经济和社会发展产生了深刻影响，同时对档案工作提出了更高的要求。信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇。广大档案工作者普遍认识到，加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。
档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。大力加强档案信息化建设，是发展先进生产力的现实需要，是发展社会主义先进文化的必然要求，是为最广大人民群众服务的重要举措。档案信息化建设对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》中提出：大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。党的十六大报告再次指出：信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。档案事业发展要按照这一总的要求，加快档案信息化步伐，否则我们就有落伍的危险，会犯历史性的错误。处在当今以信息技术为主要特征的知识经济时代，作为社会主义先进文化事业重要组成部分的档案事业，必须大力加强档案信息化建设，加快推动档案管理现代化进程，为社会提供高效优质的服务。归根到底，大力加强档案信息化建设，是贯彻落实“三个代表”重要思想的具体体现。
加强档案信息化建设，是档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择。国家档案局局长毛福民同志指出：信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战和压力，同时也为我们带来新的机遇。只要我们抓住这一机遇，努力学习和运用当代先进的科学知识与科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐，就能够推动档案信息化建设，就可以使档案事业和整个中国特色社会主义事业一起实现跨越式发展。
2.档案信息化建设的基本任务
跟上国家信息化建设的步伐，实现档案信息化建设与国家信息化建设同步发展，是档案部门的一项重要而紧迫的任务。各级档案部门要认真组织落实《全国档案信息化建设实施纲要》，开展档案信息化各项工作。
党的十六大明确要求“，进一步转变政府职能，改进管理方式，推行电子政务，提高行政效率，降低行政成本”。全国人大十届一次会议通过的《政府工作报告》也明确提出了“加快电子政务建设”的任务。档案信息化建设首先要适应电子政务、办公自动化等对档案事业发展的要求，全面贯彻落实国家信息化领导小组关于我国电子政务建设的统一部署，对电子政务条件下的档案工作进行深入的思考和实践。电子政务，关键在政务，即电子环境下的行政行为。电子政务的推行，旨在通过提高政府行政的效率和质量。档案工作归根结底属于机关工作的组成部分，这也是各级党委、政府机关档案部门存在的基础。公文是政府施政的重要手段。电子公文的产生、流转，以及办结后的留存和再用也是如此。所以，机关档案工作在电子政务环境下的当前要务，就是认真做好电子公文的归档留存、妥善保管以及在需要的时候提供二次利用。另一方面，作为保存历史档案（通常已办结10年以上）的档案馆，应在电子政务“三网一库”平台下建好档案文献资源库，并积极利用“三网”提供相应级别的档案信息服务（特别是公开档案），同时还应积极做好接收电子档案的准备。总括起来有三项任务：把电子公文完整、安全、规范地收进来；把档案文献信息库建起来；把数字化的公开档案信息在网络上推开来。三项工作，一是要加强，二是要加紧，三是要加速。
此外，各级档案部门特别是档案行政管理部门，还要积极参与和推行电子政务，充分利用网络手段传输公文（如上报和下发文件），开展网上业务项目（如档案出境展览审批、专业职称评审申报、公务员招录和公示、先进工作者评选等），网上发布标准规范等。
1）加强电子公文归档与管理
2002年8月，国务院在部署全国政府系统办公业务资源网建设工作时，明确提出了加强“电子公文的归档”的工作任务。 2003年年初，中共中央办公厅在部署党委系统信息化建设时也明确把“逐步实现公文办理和档案管理的规范化和一体化”作为业务应用系统建设的一项重要内容。
档案部门要积极参与电子政务建设，把电子公文归档管理作为电子政务建设的重要环节纳入其功能总体设计框架中，探索利用统一的网络平台整合档案信息资源、最大限度地实现信息资源共享的有效途径。配合全国政府系统办公业务资源网电子公文传输系统的开通，国家档案局正在加紧制定一系列有关电子公文归档、电子档案管理的规范性文件和标准。各级档案行政管理部门也要认真研究电子政务建设给档案工作带来的影响，加强对机关电子公文归档、电子档案管理的监督和指导工作。
2）加紧建设国家档案文献资源库
2003年初，中央办公厅明确提出要“建设档案数据库”，并且作为信息资源体系建设的重要任务之一。整合档案信息资源，是中央交给档案部门的任务。
加快馆藏档案的目录数据库和必要的全文数据库建设进程。各级国家档案馆要从提高档案管理现代化水平、方便利用者出发，首先做好馆藏档案文件级目录数据库建设工作，在此基础上积极创造条件，有计划、有步骤地开展对重要、珍贵、易损、利用频率高的档案的数字化工作，建立这类档案的全文数据库，以加强对档案原件的保护，提高利用工作效率。同时要把档案数字化工作与档案资源建设结合起来，主动与档案移交部门进行协调，根据需要和可能，解决好进馆档案数字化问题。
3）加速构建国家档案工作信息网
当前，档案工作者面临的并不主要是社会档案意识不强的问题，而是档案部门应当着力于不断增强社会意识的问题。只有切切实实地为社会提供更多更广的服务，并且不断提高为社会服务的效率和质量，档案工作才能真正融入社会，才能真正得到社会的认同，才会真正获得自己的发展空间。正因为如此，国家档案局毛福民局长一再强调，档案部门要认真“探索利用统一的网络平台整合档案信息资源、最大限度实现信息资源共享的有效途径”。
京城有一个档案馆，过去其档案阅览大厅虽说并非门可罗雀，但与同属信息服务行业的图书馆、博物馆相比确实还存在较大的差距。而该馆开通网站并且提供开放档案目录查询服务项目以后，点击率一路攀升到每月万余人次。有的档案馆还开展了现行文件在线查询阅览服务，在社会上引起了非常好的反响。档案馆的作用得到了社会更加广泛的认知和认同。无庸置疑，档案部门通过各级网络开展档案信息服务，是档案部门提高服务水平的一条重要渠道，也是档案信息化建设最根本的目的所在。
加强档案网站建设，是提高档案信息服务水平和质量的一个重要途径。网站建设是提供档案信息利用服务的新手段，同时也是档案宣传工作的新方式。网站建设投入少、见效快，档案信息化建设起步比较晚的单位可以把网站建设当作突破口，以建立和维护档案网站带动档案信息化建设其它各项工作。网站的作用一方面是向社会广泛宣传党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规，介绍档案和档案工作的作用，展示我国档案事业取得的成就，另一方面是为提高档案信息利用服务水平提供新的途径和手段。各级档案部门要进一步抓好这项工作，已经建立网站的要不断加以完善，还没有建立网站的要尽快建立，大家共同努力，争取早日建成方便快捷、四通八达的国家档案工作信息网，进一步密切档案部门与人民群众的联系。
3.档案信息化建设的发展思路
1）努力使档案信息化建设与本地区信息化建设同步发展。
档案工作要紧紧围绕当地经济和社会发展的中心任务，及时调整档案工作的发展方向和总体思路，适应时代发展的要求。党的十六大报告中提出“大力推进信息化，加快建设现代化”“，推进电子政务”，“互联网站要成为传播先进文化的重要阵地”，强调“ 21世纪头二十年，对我国来说，是一个必须紧紧抓住并且可以大有作为的重要战略机遇期”。各地档案部门要把握档案信息化建设的总体要求，与当地经济和社会发展以及信息化建设的具体情况相结合，抓住机遇，逐步提高档案信息化建设的水平，努力使档案信息化建设与本地区信息化建设同步发展。
2）把信息化作为档案基础业务建设的重点内容。
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础业务建设的重心向档案信息化建设转移。党的十六大再次强调，信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。我们要把跟上国家信息化建设的步伐，实现档案信息化建设的同步发展，作为档案部门的一项重要而紧迫的任务。要认真组织落实《全国档案信息化建设实施纲要》，把档案信息化建设作为一项基础业务工作来抓。一方面，档案基础工作如整理、编目等要抓紧进行，为档案信息化建设奠定坚实的基础；另一方面，档案信息化建设作为一项常抓不懈的工作，成为新时期档案工作的一项重要内容。
3）坚持档案信息化建设发展、服务、安全三项基本原则。
1.坚持把档案信息资源建设作为档案信息化建设的基础工程和核心任务。
档案信息化建设包含的内容很多，而且会随着时代的发展而不断丰富和变化。档案信息化建设有很多方面的工作要做，也面临着种种困难和条件制约。我们不能急于求成，也不能无所作为，应当把档案信息资源建设作为基础工程和核心任务，实现重点突破，以此带动档案信息化建设的整体跃升。
档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心。当今社会，信息已成为重要战略资源。档案信息作为一种原生信息，正发挥着越来越重要的作用。把国家档案信息资源建设好，是档案信息化建设的基础和核心。主要包含三个方面的任务：一是要加快现有馆藏档案文件级目录数据库和部分全文数据库建设，以满足快速检索利用的需要，要加快现有馆藏档案目录的整理、著录和建库工作，逐步实现馆藏档案文件级目录机检；二是有条件的档案部门，要积极推进对那些重要的、容易受损的、利用频率高的档案的数字化进程，加强珍贵、重要档案的保护，提高档案利用效率；三是对新产生的电子形式文件、档案，要采取科学的管理方法和技术手段，收集好，管理好。随着信息技术和电子政务的发展，电子文件将是未来数字档案信息新的主要来源。管理好、利用好电子文件，是档案工作一项至关重要的任务。电子文件的大量产生并由此带来的电子文件归档管理问题，是信息时代档案工作面临的重大课题，各级档案部门要积极介入本地区、本部门电子文件的产生运行过程，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证归档电子文件真实、完整、有效。要研究探索电子档案接收、保管、利用的技术方法，为电子档案接收进馆做好各项准备。
2.坚持把实现档案信息资源共享、提高档案信息利用服务水平作为档案信息化建设的根本目的。
档案工作是一项服务性工作，为国家建设和社会发展提供可靠有效的信息服务是档案工作的根本任务。在新世纪新阶段，档案工作为全面建设小康社会做好服务，要努力争取做到：经济建设发展到哪里，档案工作就延伸到哪里；政治建设发展到什么阶段，档案工作就服务到那个阶段；文化建设发展到什么水平，档案工作服务就提高到相应水平；党的建设对档案工作提出什么要求，档案工作就提供什么服务。各级档案部门在推进档案信息化建设过程中，必须注重效益，努力实现信息资源共享，提高档案信息服务水平。
3.坚持把建立和完善档案信息安全保障体系作为档案信息化建设的关键环节。
信息技术为档案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法，能够最大限度地发挥档案信息资源的效益。同时，管理方式的非直观性、管理技术的复杂性等也给档案管理带来了新的较大的安全隐患。这是档案信息化建设不可回避和必须重视的问题。各级档案部门在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密现象的发生。信息安全一要靠先进的技术手段。在档案网络系统建设中，必须充分应用信息安全保密技术，解决好档案信息传输的保密和存储的安全问题。档案部门的内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离。二要靠完善的规章制度。各级档案部门在信息化建设过程中必须制订针对性更强、操作性更好的档案信息安全保密规定，确保档案信息安全万无一失。三要靠严格的管理措施。各级档案部门要加强档案著录标引、数字化转换、网站档案信息公布等过程中的安全管理，实行安全责任制。非公开的档案信息一律不得上外网；在网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采取安全防护措施，确保档案信息和系统安全。
在档案安全上，必须警钟长鸣，任何时候都不能有丝毫懈怠，越是在信息化程度日益提高的情况下，越要全面兼顾档案的实体安全和信息安全。要认真执行档案安全保管的各项责任制度，杜绝一切事故隐患；严把档案利用审查关，不该提供利用的档案坚决不能提供利用；要严格执行“三网”隔离制度，采取可靠的防范技术和措施，确保档案部门网络信息安全；对面向公众的上网信息进行严格审查，确保都是可以公开的信息。
