行政信息贮存方法

企业信息的贮存是指把有备用价值的信息保存和积累起来，建成有自己特色的信息库。信息的贮存，不同于原始形态的信息收集，它主要是贮存那些经过利用的或暂时用不着的有价值的信息资料，以备今后查找和利用。常用的信息贮存方法有以下几种：

一、登记

信息贮存的最初环节是登记，以建立完整的信息记录。信息资料的登记可以分为总括登记和个别登记两类。总括登记应反映一个信息库内贮存的信息资料的全貌，一般只登记贮存的册数、种类及总额等；个别登记是对每一类、每一份、每一册的信息资料的详细记录，以便于掌握各类信息资料的具体情况。

二、编码

对登记贮存的信息资料要进行科学的编码。信息资料的编码结构应表示出资料的组成方式及其相互关系，一般由字符( 字母或数字) 组成基本数码，再由基本数码结合成基本数据。编码有许多方法，最常用的是分组码( 区间编码) ，即按后继数字来分别大小类，进行单独的编码，从左向右分类，左大右小，左边数码表示大类，而一个向右排标的后继数码标志着更细的小类。如：

1000 某地区市场信息资料

1100 某地区市场纺织品信息资料

1110 某地区市场化纤织品信息资料

1111 某地区市场纯涤纶织品销售信息资料

1112 某地区市场混纺织品销售信息资料

当然，信息资料的贮存还可以采取顺序编码法，即按信息发生的先后顺序或规定一个统一的标准编码。这种方法简单明确、用途广泛，追加新号方便，可用于不太重要或无需分类的信息资料的贮存。

三、排列

经过科学编码的信息资料，还必须有序地存放排列，这样一旦需要时，才容易查找。常用的排列法有三种：

1. 登记号排列法，这是一种按信息登记号的先后顺序进行排列的方法。这种方法简便易行，也不需要倒架，适用于信息资料不多、服务对象比较单纯的企业。

2. 来源排列法，即按信息资料来源的单位和部门( 结合时间顺序) 依次排列。

3. 内容排列法，即按信息资料所反映的内容分类排列。

从目前来看，信息贮存的方式主要有案卷贮存和计算机贮存，但是，不论采用哪种方式，信息贮存都应该遵循以下原则：便于查找、提取和利用、更新；企业应有统一的信息分类方法，各部门贮存的信息资料可以共享；将集中贮存与平时散存结合起来，定期集中，形成制度；能按不同的要求和用途实现精确、快速的检索。

四、信息贮存注意事项

传递信息的目的在于应用。但是，有些信息的传递时机不适宜，需暂时贮存备用；有的信息已经用过了，但也要储存起来，以备将来用。

为此，处理企业信息还需要做到如下两点：

1. 有效贮存，妥善保管

( 1) 收集来的信息都要保存。信息资料有近期价值、远期价值、潜在价值等。不能因为暂时用不着或者已经用过了就丢弃。为此，应坚持“宁存不弃”的原则。

( 2) 信息资料的分类必须合理、方便。

( 3) 力保安全。

2. 学会使用电脑

电脑是人脑的外延，但有人脑难以比拟的强大的传递和贮存功能。如一个藏书100 万册、每册约有20 万字的图书馆，其全部信息可以贮存在一个火柴盒大小的“数据库”的介质中。目前利用互联网，只要用几秒钟到几分钟，就可以获悉世界各地行情的变化。用几分钟，可查询本国与各国进出口货物的品种、规格等资料，可以查询和调查国内一万多个公司的当年或前20 年的经营及生产情况。