行政信息传递方法

信息的传递是有一定途径的，健康企业组织的信息通路多是与正式组织关系相一致、相吻合、有一定规则的网络。如果将结构视为企业组织的骨骼系统，那么信息网络就是企业组织的神经系统，企业组织通过神经系统的调节，来实现企业组织的协调一致，发挥企业组织的整体功能。而神经系统的内涵，是一定信息的传递。因此，信息传递系统是企业组织的基本系统之一。

企业行政部门传递信息，要始终明确是为企业领导的决策提供依据和有效服务，要始终围绕决策活动进行。在决策的酝酿、准备阶段，应该有预测信息，以作为决策的依据；在决策的实施过程中，应该有动态信息，及时反映实施进程、成绩、问题等，以便进行协调或修正决策；在完成某项工作、解决某个问题的决策后，应该有反馈信息；为进一步提高决策水平，总结经验教训，应有专题信息或综合信息。

不同的信息资料具有不同作用的投向，因此，信息的传递，必须区别不同情况，把握信息流向。信息的基本流向有三种，即单向、相向和反馈。

一、信息的基本流向

1. 单向传递，这是指由信息的发出者将信息传递给需要者，直接满足接收者的要求，消除接收者对事物认识的不肯定性。这是专门为领导或有关部门的特殊需要而提供的信息。

2. 相向传递，这是指接收者和传递者都向对方发出信息，共同参与传递过程。在这种传递方式中，传递者是接收者，而接收者也是传递者，如各种交流会、讨论会、座谈会等，都是这种传递方式。这种传递方式的特点是：能在很大程度上打破传递者与接收者之间的时空界限，可以使信息反复传递，这样信息则更容易被接收。

3. 反馈传递，这是指传递者根据接收者提出的意见，有针对性地选择信息内容进行反馈传递。如当决策信息发出之后，各部门关于决策的执行情况以及存在的问题和意见，就会形成反馈信息传递给领导。领导接收到反馈信息后，对原来的决策进行修正或补充，产生新的信息，然后再反馈给有关部门。这种反复进行的反馈传递，使传递的信息具有较强的针对性，有用程度高，能避免出现无的放矢的情况。

二、信息传递的方法

目前，企业常用的信息传递方法主要有口头传递、文书传递和电讯传递三种：

1. 口头传递是一种直接而简便的信息传递方式，由于信息发出者与信息接收者距离近，信息内容相对来说比较简单，因此没有必要采取文书传递或电讯传递方式。口头传递多用于组织内部传递信息，具体形式有汇报式、传达式和开会式三种。这种传递方式速度快，但对信息接收者来说，信息较难贮存。

2. 文书传递是传统的信息传递方式，至今仍然是企业传递信息的主要手段。这种方式既可以避免信息失真，又可以远距离多次传递，还便于利用和贮存。文书传递的具体途径有普通邮寄、特快专递、机要通信等。

3. 电讯传递就是以电为媒介的传递方式，信息通过电报、电话、广播、电视、传真、计算机互联网络和通信卫星，被快速地传递到世界各地。它是科学技术进步的产物，是目前最先进的传递手段，正在被越来越广泛地运用于各个领域，在企业的信息传递中起着越来越重要的作用。

一般来讲，信息的时效性是通过及时传递来显现的，但是，信息的传递并不是越早越好。信息传递过早，会因该项工作尚未提到日程而使信息接受者缺乏紧迫感，容易造成忽视或遗忘，因此信息的传递要不早不晚，恰到火候。

信息传递要适度，即企业行政人员向领导及各部门传递的信息既不要过多，使其形成负担，影响消化吸收，也不要过少，使其得不到必需的信息资料。要做到传递信息适度，企业行政人员必须熟悉传递对象的承受能力和当时工作任务的多少，要善于在传递对象的工作任务重的情况下，为其浓缩信息以减少传递对象阅读信息资料的时间。