行政信息收集方法

信息的收集是企业信息处理程序的首要环节，是做好企业信息工作的基础。信息收集的情况如何，直接关系到信息处理的质量。要做好这一项工作，必须了解信息的种类，明确信息收集的目标及范围，掌握收集信息的途径和方法。

一、明确收集的目标

企业行政办公人员要收集的信息，原则上是领导所指定的，并应对它进行充分的研究、理解，这是收集信息的首要工作，然后以自己的眼光，培养收集信息情报的能力，用这样的努力，无论对领导或对自己，都会收集到有用的信息。当前的信息丰富而繁杂，行政办公人员收集信息时要先确立明确的目标，下定强大的决心，时刻努力觉察它的迹象。这样，从一般人注意不到的地方着手，就能收集到一些有用的信息。下面所列的事项，是收集信息时应注意的重点。

1. 目标明确化并阶段化，建立每十年、五年、一年、半年、一个月、一周的目标，并努力达到每一阶段的目标。

2. 要深入考虑自己拥有的时间，无论在上班的交通车上还是在洗手间，都要盯住自己所要达到的目标，考虑如何弥补不足的时间。

3. 要重视目标，将其书写在日历上等自己认为醒目的地方，经常提醒自己，处处注意自己的目标，注入潜在意识。

只要目标明确，那么越努力奋斗，就越能提高信息的着眼力。在收集信息时，一定要明确自己想做什么，而不是能做什么，再加上努力，自然就能收集到信息。

二、决定收集的范围

许多企业行政办公人员总认为别人的工作很平常，而且并不困难。如果以这种心情来面对自己的工作，那么对自己的工作领域、范围就会感到靠不住。如果持这种想法，不论到什么时候都得不到工作的充实感，为了避免这种遗憾发生，必须考虑以下的事：

1. 首先要决定自己的领域，如现在的工作、周围的事情等。

2. 要留心自己领域的情报，即在报纸上或书上去寻找自己领域的情报。

3. 以坚定的信心，割舍别人的领域，即要注意远离别人的领域，全心投入自己的领域。

4. 以旺盛的好奇心，收集大量信息。能贮存同行业的资料、报纸、便条等都是好办法。

三、行政信息收集方法

从信息资料涉及企业经营管理的范围看，在全局性和局部性的信息资料之间，以全局性信息资料为重点；从信息资料与本企业经营管理的相关程度看，越直接、越密切，则越应该成为收集的重点；从信息资料反映的企业经营管理动态的程度看，在掌握稳定信息的同时，应以收集流动信息为重点；从信息资料的时效价值角度看，应以决策急需的信息为收集的重点。常用的信息收集方法主要有：

1. 索取

企业行政办公人员可以向有业务来往的企业、部门或有关人员索取有关的信息资料，如公共服务行业的部门、有业务来往的代理机构等，他们往往会免费提供一些资料。参加一些会议也可获得免费资料。另外，还可以通过传送到本企业办公室的各种文件、信函、其他资料等来检索其中有价值的信息。

2. 交流

企业行政办公人员在信息市场上或在某些社交场合，通过自由洽谈、聊天等，搜集各种信息，或者通过信息网络、信息交流会议或建立起信息刊物交流制度，使不同的企业、部门间可以定期或不定期地进行信息资料的交流。这是一种互惠互利而简便易行的收集资料的方式。

3. 抄录、摘记

对于书籍、杂志、篇幅较长的文件、简报等，可以选取有利用价值的部分抄录或摘记成资料卡片，然后分类存，放以便利用。

4. 剪贴

对于报刊文章，如可以剪裁，则应在剪下之后分专题或分类贴在信息资料册上并注明出处，这样使用起来也颇为方便。

5. 复印

对于不能剪裁、文字量又比较大的信息资料，则可用复印的方法加以收集和积累。但复印件不能永久保存，时间长了或摩擦后容易褪色而变得字迹模糊，这是它的不利于保存的弱点。

6. 记录

对于通过会议或个别交换等方式获得的口头信息，如有利用价值，秘书应及时加以记录，使之成为书面文字形式，这样才能长期保存和利用。在记录的过程中应力求准确，符合原意，还可以找信息提供者核对或与正式文件核对，以确保其可靠性。

7. 录音、录像、摄影

由此可以收集、积累录音带、录像带和照片等类的信息资料。

8. 调查

即通过调查研究的方法，获得关于调查对象的口头或文字的资料。调查的具体类型很多，分别适用于不同情况，并可获得相关的信息资料。

9. 实地观察

直接深入到现场、工地，凭自己的视觉和感觉器官或借助一定的科学仪器，掌握第一手情况，为领导提供最直接可靠的情况。

无论何时、何地，自己的身边都有收集信息的机会。这就要求企业行政办公人员掌握一些复合式收集信息的方法，以便能高效地为领导服务、为企业做出最大贡献。

( 1) 早晨的洗脸、进餐等时间可以用来听广播、读书看报、看电视，发现重要的事件，听到重要的消息，用便条记下来。

( 2) 上班时在路上阅读报纸、书、杂志。

( 3) 在办公室可核对同行业的文件，设法得到成绩好的同事的电话，以寒暄的方式获悉企业内的讯息联络法( 指在走出企业的工作中) ；举行会议时察言观色，事先核对各人的评价，以便汇集会议的情报；午餐时进行闲谈，拓广情报。

四、国外经济信息的收集方法

国际市场的瞬息万变和错综复杂性，决定了信息的多样性和广泛性，也带来了搜集信息的艰难性。对于这一点，每一位企业行政办公人员应有足够的认识。因此，要及时、准确地提供足量的信息为领导决策服务，必须采取多渠道、多层次的方式进行搜集，一般地说，有以下几种方法。

1. 订阅国内外的主要电讯和有关的报刊资料

联合国各经济组织收集和发布的各种经济资料，国外权威性的或有影响的报纸、杂志、图书所披露的资料，国外出版的公司手册，世界各大通讯社、电视、广播发布的经济、贸易新闻综述、每日金融贸易电讯以及国外经济家、企业家、金融界决策人士和国际组织机构的权威人士的演讲、活动、发表的文章等，是涉外信息的重要资料来源。因而，对于一个企业来说，国外通讯社的电讯和重要报刊需每天阅读，有些重要报刊应争取航寄。凡有条件的，可收听国际经贸消息广播，同驻外机构保持密切联系，以及时掌握国际市场动向，尽快获得各种信息。此外，外贸高等院校以及高等院校有关的外贸专业和外贸科研机构搜集、发表的各种情报资料及科研论文，也是一个资料来源。总之，广泛搜集各种有关书籍，购买有关的工具书，包括年鉴、年报、统计、海关册、词典、字典等，借助于这些资料从事各种专题研究，可以大大压缩掌握信息的时间、精力和费用。采取这种方法时应注意：要善于在广泛的资料中去伪存真、由粗及精，逐步培养敏锐的判断力；要重视动态的资料，尤其是反馈信息，摸索出每一市场的特殊规律；要注意与其他掌握市场信息的方法有机配合，取长补短。

2. 委托现有信息业或代理机构

当代信息业务的迅速发展，已使大多数市场调研成为一种独立的产业。它能为企业提供专门知识，具有现成的经验和专门设备，专业化分工的成本比企业自行搜集、处理信息的成本要低。同时，独立的代理机构能比较客观、冷静地分析情况。企业如果需要掌握某种商品在某个市场的有关信息，就可委托这样的专门代理机构去调研、去搜集，采取这种方法掌握信息，对于涉及出口业务不久或准备搞出口业务的外向型企业来说，比较容易上手，既方便又经济。但这样做应注意：要极其谨慎地选择一个最适合于所要求的具体工作的代理机构；委托合同要明确调查的范围和研究方法、适当的支付条件、可靠的工作人员、最后的期限、最终报告的性质等条款；与代理机构在合同期内保持定期联系以掌握进度，保证所需市场信息的质量。

3. 在国外建立推销网络的同时，组建信息网络

在国外市场推销产品，除本身的派出机构外，更重要的是充分利用当地客户，建立庞大的推销网。企业可以选择有经营能力的代理和经销客户，为本企业定期提供国外市场信息以及对本企业产品的反映。这一内容可列入协议，作为代理和经销的重要任务之一。

同时，可同国外的信息机构和商会建立密切的关系，定期交换资料，必要时，支付一定的费用，这也是信息网的一部分。

4. 通过各种业务活动。有目的地搜集第一手“活资料”

( 1) 业务函电。与客户来往的业务函电，其中可反映出不少情况，企业行政办公人员应主动收集、积累资料，以便于研究、分析、比较。

( 2) 展销会。在国外举办展销会，直接与厂家和消费者见面，这不仅是为了展览产品和进行推销，而且应该通过展销活动，建立客户关系，进一步了解当地的市场情况，从而系统地进行调查研究。

( 3) 出口商品交易会、小型交易会和洽谈会。这类交易会云集了国内外的众多客户，国内外贸公司和厂家也参加会议，因此，它是对国际市场进行调查研究的较好场所。企业行政办公人员可带着问题有目的地同客户洽谈，进一步了解情况，听取反映和意见；也可以组织专题座谈会，邀请有关客户介绍情况和进行座谈；对业务谈判和成交进行认真分析，也可反映出许多问题。

( 4) 出口推销小组、进口订货小组。这类小组主要是完成出口( 或进口) 任务。他们在完成出口( 进口) 任务的同时，也了解了有关商品的国际市场情况，企业行政办公人员可主动找他们了解这方面的情况。

通过上述渠道直接搜集到的资料往往是比较生动、具体和现实的。此外，国外来华参观访问的学者、友好人士，与中国比较友好的贸易促进团体，也可以提供一部分有关的资料。这些第一手的“活”资料，经过加工、整理、分析并同历史资料结合，就可得到较全面的概念和认识，从而更好地指导对外业务的开展。

5. 充分利用驻外机构，广泛了解国际市场信息

( 1) 通过外经部的业务机构、市场研究机构以及各外贸公司，系统地搜集与本行业有关的各种材料，如国际市场的最新变化，国外厂商的资本数目、经营能力、信用程度、经营范围、执行合同等情况。

( 2) 通过中国银行及其各国的分支机构，系统地搜集市场情报和经济情报，尤其是金融、外汇方面的情报以及有关厂商的经营情况等。

( 3) 通过中国驻各国大使馆、领事馆的商务处，系统地搜集各国的有关材料，如经济发展情况、市场上对某种产品的供求变化情况、市场的竞争状况、金融市场的最新动态等。

总之，上述这些机构都配有熟悉业务的专家，同当地企业有着广泛的接触和联系。在企业本身力量有限的情况下，应充分利用这些机构，为企业提供信息服务。