立卷文件的收集方法

立卷文件的收集就是具体管理部门将企业需要立卷的文件材料集中到一起。这是文书管理中一个很重要的环节。没有文书部门对立卷材料的集中，就没有档案。立卷材料的集中是根据文件的立卷范围来进行的。立卷文件材料的收集工作应从平时做起，注意及时收集，不要等到年终一起集中，那样容易散失，收集不全。收集工作可采取随时收集和定期收集相结合的办法，即文件随办随收集或者定期( 如一周一个月) 进行一次清理收集。建立与健全文书处理工作的各项制度是做好立卷材料收集工作的保证。

一、账内文件的收集

做好平时立卷材料的收集工作，首先要明确责任制度，把住收发文件关。

企业的发文要指定专人统一登记编号、送印、盖章，分发后，负责将原稿、印本及附件等收集齐全完整，随时向立卷环节集中。在收文工作上，要根据本企业的具体情况，建立收文登记制度。例如，大型企业，来往文件很多，可以按行文关系分类登记；中、小型企业，可以按收文的时间顺序进行登记，在登记标题处加盖“归档”印章，文件办完退回后，即在“归档”处划上“□”号，以示归卷。企业领导在阅件上批示的办理意见由承办、注办人员适时集中归卷。

二、会议文件的收集

企业召开会议所形成的文件材料是本企业文件材料的重要组成部分。要做好企业召开各种会议所形成的文件材料的集中工作，必须建立会议文件的集中制度。对于各种大型会议，企业行政办公部门可以派人参加会议或在参加会议的人员中指定专人负责会议材料的集中工作，会后按会议文件目录及时核对，齐全、完整地交给立卷人立卷归档；小型会议形成的文件材料( 包括原始记录、会议纪要、发文稿、会议讨论材料、录音、录像等) ，由会议记录人员收集齐全，定期交立卷人立卷归档。各种会议记录是反映会议情况的第一手材料，具有一定的实用价值、保存价值和保密性，是会议文件和其他文件形成的基础，因此，企业要建立、健全会议记录集中制度，明确专人负责，及时把会议记录集中起来。

三、账外文件的收集

账外立卷材料是指企业各职能部门在工作活动中自己形成的、未经文书处理或登记的一切有保存价值的文件材料。账外文件的收集要求。立卷人员与各部门保持密切联系，善于发现账外立卷材料的线索，不失时机地对没有经过文书处理的部门的文件进行集中。

四、往来文件的收集

企业的文书处理部门，应该建立文件的催办检查制度。凡收到对本企业的主送文件，都要及时送请企业主管领导批办，然后列入催办。在催办过程中，催办人员应及时集中注意办理，待整个事情办理完毕后，将来文、复文等需要归档的文件材料都集中在一起，交立卷人，暂时不能办理的事项，催办人员可将文书处理情况写一份说明，附在文后，交立卷人员备查。

以企业名义发出的各类文书材料的原稿、正件、附件和重要修改稿的收集方法为：正件，在发文时即可进行收集；原稿，一般向核稿人、打字室、印刷厂和校对人员收集；重要修改稿，一般可向核稿人收集。这是收集中比较容易的一项。

五、立卷文书材料收集的有效方法

有些企业的立卷文书材料一直都是比较齐全的，这是因为这些企业有一套收集文书材料的有效方法。概括起来，主要有以下几点­：

1. 主动收集

主动收集就是文书管理和文书立卷人员要充分发挥主观能动作用，不要等到年终再成堆收集，而是要坚持平日随时收集归卷，多听、多看、多问，闻风而上，及时地将应立卷的文书材料拿到手。这是保证应立卷文书材料齐全、完整的关键性环节。

2. 重点收集

重点，有两层意思，一是重点部门，即文书管理部门和综合部门；一是重点文件，即原稿和正件。只要能将这两个部门的两种文书材料及时地收集到手，那么应立卷的绝大部分文书材料也就齐全了。其中，收集原稿又尤为重要。