文件收集后的整理与配套方法

企业需要立卷的文件材料在集中以后，要适时地进行整理配套，以确保集中的文件材料齐全、完整，从而在组卷时不会因某些文件缺页、少件等而影响立卷工作的正常进行。

整理配套的最终目的是便于立卷。因此，对集中的立卷材料进行整理配套的原则与立卷原则在内容上是一致的，即保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。

集中文件材料整理配套的方法主要表现在以下几个方面：

一、企业的正式发文

按文件字号分别依次进行系统排列，定期按发文号进行核对，检查发文原稿、印本是否齐全，送批手续是否完备，正件与附件是否配套等。

二、会议文件

将企业召开的各种会议的文件依次进行排列，一般可按时间、会议届次进行系统排列。对每次会议形成的文件材料，要耐心、细致地进行整理、配套，使其齐全、完整。

三、账外文件

账外文件在集中时应与当事人核对清楚，手续不完备的要及时补上，如企业某领导的讲话，在接收时就应该搞清楚领导的职务以及讲话的时间、地点、内容，只有把这些具体情节都写清楚，才便于日后立卷。对企业领导外出参加会议或视察工作时所形成的一些照片，如属归档范围的，要在每张照片下面附上领导人的职务、姓名、时间、地点、视察内容等说明，这样才便于日后查考、立卷。

在集中文件材料的整理配套中，应注意严格按照归档范围办事，要有重点，分清主次，进行系统整理。要注意文件之间的内在联系，在整理配套时一定要认真阅读文件，找出文件之间内在的联系，把先后集中起来的、相互有密切联系的文件分门别类地整理到一起，以备调用和立卷。适时进行整理配套，不要一味地积压和拖延时间，否则就会失去对文件材料进行补救的时机。