平时立卷与归卷的方法

平时立卷是指文件立卷人员在日常工作中，依据已编好的案卷类目，将本企业工作中形成的办理完毕的文件材料，随时收集齐全、整理登记、分类( 初分) 归入有关案卷类目内( 到年终复查调整后，再正式组成案卷) ，也就是把平时能够做的立卷工作尽量做好，不要等到年终时搞突击立卷。

坚持平时立卷便于立卷人员对办理完毕的材料及时进行集中整理，保证应当归档文件的齐全、完整。可以按照文件的形成规律和彼此间的相互联系把文件集中到一块，便于企业对文件进行查找利用；可以避免零散的文件材料因长时间积压而造成破损或发生失泄密问题；可避免年终突击整理立卷而影响案卷质量。总之，平时立卷是把立卷工作化整为零、化难为易的一种好办法，应当坚持，它也是有效管理的必要手段。

一、平时立卷装具的选择

在企业归档文件案卷类目制定以后，就要准备平时立卷用的卷柜、卷盒、卷夹等，以便将随时集中的文件材料按类分开。

一般较大的企业，每年的形成文件面广、量大，最好特制一个平时归卷的文件柜。根据类目和条款数，将卷柜分成若干个格子。将案卷类目简明扼要地写在一张纸上，贴在立卷文件卷柜的门扇里。为了醒目，类号与条款号可以用不同颜色的笔书写，并将类号写出一套，依次贴在卷柜的每个格子上，文件办理完毕以后，随时归入其所属的条款格内。

中型企业可以做些卷盒，把类目条款条一条地写在小卡片上，然后依次插到卷盒上。卷盒统一排列在卷柜内，文件办理完毕后，随时放入盒内。

较小的企业，每年形成文件不多，可以准备一些卷夹，将条款号写在卷夹上，将卷夹依次排好备用即可。

二、平时归卷的具体技巧

平时归卷就是将集中起来的文件材料，按照案卷类目的条款，及时归入卷柜格或卷盒、卷夹之内。其作用是能使企业形成并办理完毕的文件材料在立卷之前有一个归宿。

在平时归卷工作中，有时会出现一份文件可归入甲条款，但归入乙条款也行的情况，这就要遵循根据文件材料的形成规律，最大限度地保持文件之间的历史联系的要求，予以甄别。如果担心将其放入甲条款后，查找利用时又可能到乙条款去找，那么就要用白纸做一“互见卡”， 即把该文件的文号、标题、成文时间及存放条款等写在纸上，将这张“互见卡”放在乙条款内，以便平时查找利用。如果在平时立卷工作中，发现一份文件没有所属的条款，说明在拟写案卷类目时没有考虑到会形成这类文件。因此，要根据这一实际情况对案卷类目做适当的修改、补充。

在平时立卷工作中，对归卷文件材料要不定期地进行核查。发现归卷不准确的，要及时进行调整；发现借阅时间过长的，要适时催还；发现归卷材料不齐全、不完整的，要及时进行收集；发现某一条款内文件过多、卷柜格内或盒内放不下时，可将该条款分成两格或两盒存放，卷号可分甲乙或在此条款内再列项目；发现一个文件已经结案，或一次会议已经结束，文件材料已经集中齐全、完整的，即可进行系统立卷工作，立卷后单独保管起来，待年终统一排卷。

不是所有立卷的文件都必须在年终统一装订成卷。在日常工作中，根据文件的性质、文件形成数量的多少，按照立卷的要求，有一些卷是可以做到平时装订成卷的。例如，会议文件在会议结束后，经核对，已经收集齐全、完整的，就可以装订成卷；定期出版的《简报》、《情况反映》等刊物，够立成一卷的，都可以按期成卷。总之，就是平时能够装订成卷的文件，一定要在平时装订成卷，防止年终突击立卷，那样会由于工作忙乱而影响案卷的质量。