建立统一案卷归档制度的方法

案卷的归档是把企业一年内形成的所有案卷移交企业档案室集中保管，其目的是保证企业的档案完整，以便于查找和利用。

为了保证企业档案的齐全、完整、系统，符合质量标准，必须建立统一的归档制度，以便对本企业的全部档案实行集中、统一管理。归档制度包括归档范围、归档要求。

一、归档范围

归档范围是指办理完毕的企业文件应当归档和不归档的范围。归档范围是企业文件归档制度的核心内容。确定企业文件归档范围的标准是文件本身是否具有继续保存的价值。一般而言，凡是反映企业主要生产和经营活动、具有查考利用价值的文件，都属于归档范围，包括本企业主要生产经营活动中生成的文件、上级部门发来的需要贯彻执行的文件和其他机构涉及重要问题的文件等；凡是相互抄送、无需办理归档和为参考利用而收集来的文件、重复文件以及其他一些不再具有查考利用价值的事务性、临时性文件，均不属归档范围。确定企业文件归档范围的基本方法主要有：

1. 研究和分析企业生产经营的范围和性质，从而掌握企业所形成文件的种类和成分，确定归档范围中应该包括哪些方面的文件。

2. 掌握企业基本职能活动的内容和范围，把在这些活动中形成的文件作为归档范围的主体。

3. 针对不同种类的企业文件的形成特点和利用价值，分门别类地确定不同文件的归档范围。

4. 站在历史的高度，确定企业文件的归档范围。有一些文件虽然对企业的生产经营活动没有直接的作用，但对未来的史学研究具有参考作用，也应列入归档范围。

二、归档要求

归档要求是指企业文件的归档工作应当满足的要求。具体包括两方面内容：归档工作的责任要求和归档案卷的质量要求。具体内容如下：

1. 归档工作由企业务职能部门承担，企业档案部门要对归档工作进行协助、指导和监督。因为由文件形成部门负责归档，减轻了档案人员的劳动，提高了工作效率。档案部门的协助、指导和监督是从档案管理的角度提出要求，加强了文件归档工作的系统管理。

2. 归档文件要选用优质的制成材料，如不用铅笔等书写材料，以免造成字迹不清。

3. 归档文件必须经过系统整理。企业文件收集齐全后，需经过核，准然后进行组织立卷、排列案卷、编制案卷目录等项工作，之后才能移交给档案部门。

4. 对科技文件的归档实行科技文件归档审批表制度。审批表的内容包括：归档文件的项目名称、项目代号、归档文件的形成时间、项目负责人的姓名、归档文件的完整情况评价、审批人签字和日期等。

三、案卷移交前的检查验收

在归档移交前，必须经过档案部门的检查验收。应检查归档文件是否齐全完整，有无重复；是否遵循文书立卷原则进行立卷；文件和电报是否坚持内容联系的原则进行合并整理、统一立卷；绝密文电是否在案卷封面上盖有“绝密字样”的专用章；保管期限是否准确；永久、长期、短期保管的文件是否分开立卷，等等。另外，归档案卷的数量和移交目录也应检查验收。应检查向档案部门移交的归档案卷是否备有案卷目录和编制的检索目录；移交部门是否按规定的份数同时移交；案卷总数和移交案卷目录是否相符；卷内文件张数与案卷封面书写张数是否相符等。

四、案卷移交、归档时间

归档时间是指向档案部门移交案卷的时间。规定归档时间主要考虑文书处理部门在当年形成和办理的文件的类型。对管理文件而言，一般在形成的第二年的上半年内向档案部门移交归档。有的文件还要经常使用，因此，在文书处理部门保存一段时间也是必要的。另外，立卷人员对文件材料的集中、整理、立卷、编目等工作也要有一段时间。适时地移交上一年度的案卷，有利于立卷人员集中精力管好下一年的归档工作。

五、办理移交手续

办理案卷移交手续有以下几点要求：第一，对移交归档的全部案卷，必须经过接收企业档案人员的检查验收。立卷人和立卷检查人在全部案卷备考表上签字后，方能办理交接手续。第二，移交归档案卷时，应连同案卷目录、检索目录一起移交。第三，移交归档案卷时，交接双方应按照案卷目录，当面清点、核对案卷。经过清点、核对无误后，交接双方经手人应在移交归档案卷清单上签字并加盖交接企业公章。

总之，案卷经过上述步骤归档后，企业行政办公室就完成了文件材料的立卷归档任务，文件材料就转化为档案，档案部门从此就开始了它的一系列管理工作。