中外档案利用比较

 1 中外档案开放利用比较

档案利用工作古已有之, 中外皆同。但是, 作为民主思想和社会进步产物的档案开放利用则是在近现代才出现的。对此, 中外存在一些差异, 首先表现在时间上。

从世界范围来看, 真正意义上的档案开放利用始于1789 年法国大革命后。1790 年法国成立了世界上第一个近现代意义的向公众开放的国家档案馆, 又于1794 年6 月25 日颁布了世界上第一部专门的档案法。从此拉开了档案利用从封闭向开放、由少数人的特权向公众权利转变的序幕。

在19 世纪, 欧洲许多国家纷纷依照法国的做法进行档案工作改革和开放档案, 特别是在20 世纪60 年代后期, 档案的开放利用更成为一种国际性潮流, 空前发展。

中国档案利用工作历史悠久, 但是在漫长的封建专制统治社会里, 历史档案部门一直处于封闭状态, 利用档案只是少数人的特权, 根本没有档案开放的条件可言。新中国成立后, 档案工作得到了迅速的发展。但是, 由于政治原因和极左思想的影响, 过分强调档案是政治斗争和阶级斗争的工具, 过分强调档案工作的机要性,致使档案的开放利用工作未被提上议事日程, 档案部门仍处于封闭或半封闭状态。党的十一届三中全会后, 随着改革开放和社会各界对档案利用的强烈要求, 档案馆封闭的大门才逐渐打开。1980 年,党中央、国务院作出了开放历史档案的重大决策, 1987 年, 《中华人民共和国档案法》又以法律条文的形式作出开放档案的明确规定。

中外档案开放利用工作, 虽然都经历了由封闭向开放的过程,但中国真正意义上的档案开放利用历史不过20 多年, 同欧美发达国家相比, 要晚许多年。这就决定了我国档案开放利用工作还不发达 , 在档案开放意识、开放利用的法规政策建设、开放利用的范围和对象以及服务形式和手段等多方面还不同程度地存在着一定的差距。

 2 中外档案利用限制比较

档案的利用限制即档案保密问题, 是伴随着档案开放原则的提出和实施而出现的一个概念, 其实质在于对不同内容和性质的档案由国家规定在一定的时间范围内拒绝或限制向社会公众提供利用。当今, 只要实行了档案开放原则的国家的档案馆, 其所藏档案都划分为开放利用部分和限制利用部分。而哪些向社会开放, 哪些限制利用, 则是由每个国家根据自己的国情、政治制度、民主制度等因素来决定的, 档案馆是这些规定的执行者。在这点上, 中外的做法是基本相同的。

国外档案部门对档案的限制利用, 主要采取了两项措施: 一是实行了封闭期制度, 二是实行保密制度。大多数国家对一般性档案采用了25～30 年的一般封闭期, 而对特殊档案采用了比一般封闭期长得多的特殊封闭期。如法国的公务员人事档案、户口登记册、医疗档案等必须在公民死后100 年才开放, 而遗传病档案要150 年才开放。

我国也实行了档案封闭期制度, 如档案法规定, 已满30 年的档案可以向社会开放。这与国际惯例是一致的。不同的是, 我国档案书籍和档案法规中并未使用过“ 封闭期制度” 这一术语。此外,我国确定的档案封闭期年限过于笼统、单一。

保密制度同封闭期制度一样, 也是一项限制档案利用的重要措施。不过, 保密制度的历史源远流长, 中外皆是如此。

虽然中外都强调档案要保密、要有条件地开放利用, 但是在具体做法上仍有差异。不少国家比较明确地规定了档案限制利用的范围。尽管这些范围不尽相同, 但比较一致的有六类。它们是: ①与国家安全和社会秩序相关的文件; ②与私人相关的文件; ③受法律保护和有时效性的文件; ④私人档案馆中的文件; ⑤国家领导人和公众领袖人物的文件; ⑥出于保护档案实体而限制利用的文件。

我国在1980 年颁发的《档案馆开放档案暂行办法》, 对档案的控制使用范围也作了规定, 同样是六类: ① 党、政机关的会议记录, 涉及党内有争议、尚未作出结论的重大问题及重大历史事件不宜公开的档案; ②党和国家领导人, 以及县( 团) 级以上领导干部和社会著名人物的不宜公开的有关政治历史和评述方面的档案; ③不利于党内团结、不利于民族团结、不利于国家统一、不利于统战工作的档案; ④有关我党秘密工作的组织关系、工作方法、策略手段、情报来源以及肃反等政治运动不宜公开的档案; ⑤有关我党和外国党及其领导人的关系, 以及有关国际共运机密等的档案; ⑥有关国家军事、外事、经济、技术秘密、领土边界、重要资源以及中外产权、债权等档案。虽然从种类和数量上来看, 中外并无太大差异, 但从内容上来看, 我国控制使用档案的范围, 实际上基本属于国外的第一大类, 即与国家安全和社会秩序有关的文件。而对于国外其余几类控制使用的文件, 我国的规定不明确、不具体, 尤其是对涉及公民隐私权方面的档案文件, 未作明确的限制, 这点与国外的差距较大。随着我国民主法制建设的进一步完善, 以及非公有档案的急剧增加, 如何加强对涉及公民隐私权的档案的保护和控制利用, 是摆在我国档案部门面前的一个新课题, 国外的做法值得我国借鉴。

 3 中外档案服务方式比较

档案服务方式是实现档案价值的必要手段。中外档案部门提供服务的方式基本相同, 一般有: 档案借阅服务、咨询服务、复制服务、展览服务和出版档案汇集等。但是, 相比较而言, 我国档案部门的服务方式以档案阅览为主, 其他服务方式开展得还不够。下面仅就咨询服务和展览服务作一比较。

咨询服务是以开发档案信息资源为核心而开展的一种智力型高层次服务方式。国外档案部门开展咨询服务的形式主要有: 口头咨询、书面咨询、电话咨询、主动向潜在利用者报道馆藏信息等。不少国家对档案咨询服务方式很重视并取得了显著成绩。美国国家档案馆在1981 年财政年度共计答复查询56 万多次。俄罗斯档案部门主动与有关机关、单位和组织等潜在利用者建立联系, 按它们的需要提供档案信息。其提供档案信息的方式主要有: 编制和发送情报通讯、咨询目录单、专题目录单、参考目录单等。档案馆利用这些资料迅速而有针对性地为各类利用者服务。

档案展览服务在国外开展得很普遍, 形式也多样化。有长期的, 也有临时的; 有固定的, 也有巡回的; 有本国独立举办的, 也有与其他国家联合举办的。档案展览服务是一种多功能的服务, 欧美许多国家都很重视发展档案展览服务的教育和宣传功能, 如美国、法国、前苏联、加拿大等国把这种服务称之为教育的第二课堂, 由档案馆和教师合作在档案馆内开辟实物教学课堂, 以弥补学校教学课堂的不足。显然, 我国档案部门尚未开展这些服务, 而且所举办的档案展览多以短暂的、临时性的、配合组织宣传为主。

 4 中外档案利用服务收费比较

档案利用服务是否应该收费, 一直是中外档案部门争论不休的问题。国外档案利用服务一般是要收取服务费的。服务费通常由复制费、咨询费和借阅( 研究) 费组成。但大多数国家现在仍然只收取复制费和咨询费, 少数国家收取借阅费。

复制费主要由邮费、运费、验证费和缩微复制品的费用组成。咨询费一般包括: 函电咨询费、专题资料查询费和编辑费。一般来馆咨询免费。借阅费是指利用者在阅览室内查用档案所收取的费用。

我国档案部门提供利用服务也要收费, 其项目主要有: 复制费、证明费、咨询服务费。查阅档案不收费。这与国际上的做法基本上是一致的, 只不过收费标准因国情不同而有所差异。

 5 中外档案服务异同比较

如果将中外档案利用活动作横向对比, 可以清楚地发现: 开发档案信息, 提供档案利用, 在今天已经成为中外档案界的共识和普遍行动。具体表现在: ①将档案利用放到阶级社会这一历史范畴中进行考察, 中外档案利用具有鲜明的阶级性。在漫长的阶级社会里 , 档案一直为统治阶级所有和利用, 被统治阶级是不能占有和利用档案的。古罗马贵族为了不让俗人接近档案, 将档案收藏在丘比特神庙里, 同金库保存在一起。到后来的封建社会和资本主义社会, 档案利用都是以不触动统治者和其所代表的阶级利益为前提。②档案利用纳入了法制轨道。这也是中外档案利用工作的共同特点。翻开一些国家的档案章程、档案条例、档案规则或档案法, 都设有档案利用专门的条款。它为利用者利用档案提供了法律保障,使利用档案的权利不受侵犯。③为利用者提供检索工具、优化利用环境、进行咨询服务, 也是中外档案界的普遍做法。④最重要的一个相同之点就是, 时代进入到今天, 各国都把档案看成一种文化积淀, 视为整个世界文化遗产的重要的组成部分。因而档案信息资源共享的意识在世界范围内愈来愈浓。

同样地, 中外档案利用的差异也客观存在, 主要表现为:

① 在档案利用的领域里。新中国建立后有很长一段时间, 由于“ 左” 的思潮影响, 利用工作过分强调为阶级斗争服务, 为政治运动服务, 较少考虑为经济建设服务。直到党的十一届三中全会确定了以经济建设为工作重点, 档案利用才转到为经济建设服务上来。而在国外, 早在20 世纪五六十年代就强调了服务于经济建设和科学研究。

② 在档案利用的形式上。将档案汇编成册, 这是大多数国家普遍采用的一种形式。而我国除此之外, 利用档案编史修志则颇具特色, 而且持续了数千年之久。这种做法其意义已远远超出了档案界, 它不仅对档案工作产生了积极的作用, 而且对我国文化学术的发展同样有不可估量的深远的影响。我国古代自唐朝以后, 每一个新建朝代, 都照例要设编修机构, 为前朝修志。围绕编史修志出现的利用档案热, 在我国20 世纪80 年代初、中期达到了高潮。编史修志, 这是我国在档案利用上区别于其他国家的一个最显著的特点。

③ 在档案利用的服务对象上。我国认为国家机构是档案馆的主要用户, 档案馆的大门通常也是为党政机关打开的。实行改革开放政策后, 公民也可以到档案馆利用档案。西方国家则既把政府机关看成是它们的服务对象, 也把社会各个成员看成是服务对象, 把公民看做是它们的主要用户。这一点, 美国尤为突出。

④ 在考虑档案利用效果问题上。外国更多的考虑是间接作用,而我国追求的往往是直接作用, 用特定的档案帮助人们解决特殊的问题。

⑤ 在利用档案史料进行学术研究问题上。我国在档案馆内部有专门的编研机构, 配备了专门的研究人员, 并由他们编辑出版档案汇编或选编, 这是档案工作者的一个重要职责。而在有的国家,档案工作人员就只是管好档案、接待利用者, 并没有配备专门的编研人员, 不把编辑研究看成是档案工作者的一项工作任务, 大部分情况下, 是由利用者公布档案内容。

⑥ 在与档案利用相关的档案文件解密问题上。法国等国很早就提出了档案开放的原则, 对档案文件进行公布。我国一般情况下采用了30 年的封闭制度, 特别是新中国成立后较长一段时间一直不提或者很少提公布档案的问题。另外, 对开放档案的利用, 美国有一个版权的限制, 我国至今尚没有这种机制, 有待于建立。

⑦ 在档案利用的服务手段上。现代信息技术已开始引入到西方国家的档案部门。如美国近五年来已有200 多个档案馆开始进入网络, 并推介自己的馆藏, 吸引境内外更多人士来利用。有的档案馆还开始采用条码技术管理和借阅档案。在我国, 由于条件限制,全国性的档案馆网络尚未形成。虽说档案部门近年已在计算机方面有所普及, 但也仅仅限于内部的编目和检索阶段。同时由于各单位编目格式不同与图书信息格式不同, 加之国内现在没有经济实用的网络, 离联机检索尚有较大的距离。

 6 中外档案利用发展前景

(1 ) 档案利用范围扩大化趋势

目前各国对档案利用的需求发生了重大变化, 一是利用需求时间逐渐向近现代甚至当代转移, 利用者的兴趣越来越涉及当代的重要人物和重大事件; 二是利用档案范围进一步拓宽。像我国, 20世纪80 年代初期利用档案主要是编史修志和落实政策、平反冤假错案。而现在档案利用工作向经济建设主战场倾斜, 并逐渐渗透到科学研究和高新技术等领域。同时, 档案与情报工作发生了密切关系, 各国都把档案作为最重要的情报来源之一。可以预料, 今后档案利用在这些领域里将大有作为。

(2 ) 档案利用活动联合化趋势

在我国, 不少省市档案馆与有关部门定期举办档案展览, 使档案馆成为开展爱国主义和革命传统教育的一大基地。广东、上海、辽宁、南京等档案部门同当地广播电台和电视台开办档案话题的直播节目, 通过电波将档案送进千家万户。法国国家档案馆经常接待青少年到档案馆参观学习, 他们认为不要小看这些孩子, 他们将来会成为我们档案馆的用户, 让他们从小体会一下档案馆的文化氛围, 会有益于他们将来对档案的利用———这是多么远大的目光。

(3 ) 档案利用工作全球化趋势

档案已不再是一个国家的财富, 而是整个世界文化遗产的一个组成部分, 是一种重要的信息资源。档案在世界范围内开始交流与合作。随着改革开放的深入, 我国上海市档案馆从1988 年到1995年接待了来自美国、英国、德国、法国、日本、韩国等十余个国家的研究人员数百批, 共1 087 人次, 提供利用档案14 205 卷次。北京、南京、辽宁等档案馆所珍藏的大量珍贵档案, 正日益向一切需要它的世人开放。新加坡政府经常派员去印度、荷兰、英国、中国等地寻找和收集有关新加坡历史的档案材料。另外, 随着现代科学技术的发展, 提供档案利用的手段将大大改善, 并极大地提高档案的利用率。档案利用工作将在全球范围内更加有效地展开, 档案信息资源将在更大的范围内得到共享。