档案利用实践中涉及的基本关系

档案利用实践的目的是为了更好地实现档案作用价值。但档案作用价值的真正实现却是一个较为复杂的问题, 它既由社会的总体文明程度、社会的档案意识水平、社会对档案总体意义上的利用需求状况因素决定, 又由档案管理工作的状况和水平、档案管理工作能够满足社会利用需求的条件程度所决定。这些因素相辅相成、相互制约, 构成档案利用活动系统。这个系统功能的有效发挥, 必须正确处理好下述三种关系。

 1 档案利用与档案信息开发

档案提供利用工作, 是档案保管部门以所收藏的档案文化财富为依据, 通过一定的方式和方法, 直接为用户提供档案信息服务的一项业务工作。其基本任务则在于及时、准确、全面、有效地为档案用户提供所需的档案信息材料, 档案的作用也就在档案用户利用档案信息资源的过程中产生了。但由于社会用户利用目的、动机和方法的不同, 档案的具体作用的发挥往往呈现出一定的倾向性和局限性, 有好与坏、积极与消极之分。

档案信息开发工作, 就是档案管理部门根据社会需要, 采用专业方法和现代技术, 从所收藏的档案中发掘有用的信息材料, 进行选择编目或制成档案加工品, 主动为社会各界及用户个人提供信息服务。

提供利用与信息开发工作虽然工作任务与内容不同, 主动性不同, 但活动宗旨是一致的, 都是为了发挥档案的作用, 实现档案的使用价值, 为社会创造财富。两者应是同一社会活动过程的两个相互关联的环节, 缺一不可, “开发” 为“提供利用” 创造了良好的条件, “提供利用” 的成效体现着“ 开发” 的结果。由于各方面原因, 长期以来我国档案界呈现一种“ 重藏轻用” 的状态, 为保护好档案, 一般仅在较小的范围内被动地提供利用。随着社会的进步、发展, 这一状况逐渐发生变化。改革开放以来, 档案工作切入社会生活, 解决档案工作与社会生活, 特别是经济生活的结合问题, 一直是档案工作者不断探索的课题。从“以利用为纲”, 到向社会开放服务; 从“ 社会实践发展到哪里, 档案工作就延伸到哪里”, 到档案工作与生产、管理、科研“ 三同步”, 总的方向是明确的。但是, 结合与服务的方式, 效益与贡献率, 都与时代的发展进步不相适应。面对知识经济时代, 又当如何解决这一差异呢?

开发利用档案信息并使其在社会生活中真正发挥作用, 实现其价值, 不仅是档案管理工作的根本目的, 而且应该成为推动档案管理工作发展进步的内在动力。开发档案信息资源, 需要具备一些必要的物质条件和社会条件, 就是说要有一个适宜的档案信息环境,包括开发的物质条件———丰富的档案信息资源, 开发的专业人员,开发的物质设备与技术和国家的档案政策等, 而人是信息环境的中心, 人是否具有信息意识和信息开发能力, 仍是开发工作的关键问题。

随着计算机的普及和网络技术的发展, 大多数单位的大多数活动形成的大多数文件( 包括文字、图表、音像) 已经或即将由计算机产生, 并在网上运行。计算机技术将赋予档案工作更新的形式和内容, 技术的日新月异不仅便于形成和保管文件, 也改变了对档案工作的传统认识, 档案工作将超越传统的管理模式, 像现代社会各行各业一样, 建立起更加依赖计算机技术的后保管模式。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的办法来管理, 而是控制有关文件信息及其利用的方法来确保它们的保存、处置和利用。同时, 科技造就了掌握信息技术的新一代利用者, 他们希望得到方便、快捷的“ 即时信息”, 知识经济的发展同样造就了这种信息利用新理念。1971 年, 在第十三次国际档案圆桌会议上, 秘书长鲍梯埃强调, 现在是确定档案部门应用计算机政策的时候了, 否则各行政机关的电脑室将自行保管现代文献资料, 各研究中心和各大学也将设置新型检索机构, 取代档案部门。“如果档案人员对技术的发展漠然置之, 将会导致档案职业的衰败”。我们现在已不缺乏信息技术, 缺乏的是勇气、新观念和行动。为此, 档案部门的职能应从保管基地转变到控制信息、开发信息基地上来, 工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘, 及时在网上提供利用, 以其快速的信息传递速度和丰富的信息资源赢得社会的青睐,为用户提供一种全新的服务方式和服务手段, 这是档案工作进入信息时代发展的必然结果。

 2 档案利用与档案保密

档案的作用是在档案用户利用档案信息资源的过程中产生的,它反映了档案用户需求与特定的档案功能之间的相互关系, 档案的利用率正是衡量档案信息服务水平的重要标志。档案作为信息的一种存在形式, 已被越来越多的人们所认识, 利用档案不再是少数人的一种特权, 它已逐步确立为全体公民受法律保护的基本权利,《中华人民共和国档案法》第四章“档案的利用和公布”, 将公民对档案的利用与档案开放以法律的形式固定下来, 在我国历史上公民利用档案第一次成为受法律保护的基本权利。

保密只是相对地把档案文件的使用限制在一定的范围内, 控制档案利用对象及范围的一种限制性措施, 具有较强的政策性。处于封闭期中的档案, 是不允许提供给社会公民利用的。实行档案保密封闭的目的, 是维护国家的机密安全及公民、集体的合法权益, 防止和避免因使用有关档案而给国家、集体或个人带来消极影响, 保护珍贵的及易损档案的物质安全。

从根本上讲, 档案的提供利用和保密是一致的, 都是为了更好地发挥档案对人类社会的积极作用。随着社会的发展和环境条件的变化, 档案保密的等级、范围、对象等也在不断地发展变化, 哪些档案应当保密, 哪些需要开放利用, 如果处理不当, 会人为地造成档案提供利用与保密之间的矛盾。开放是主要的, 占主导地位; 保密则是对开放的一种必要限制。

让每个公民都能接触、利用档案, 是法律赋予每个公民的信息权利。“信息权利”作为一种法律概念是在第二次世界大战以后提出的。1984 年联合国颁布的《世界人权宣言》中第一次提到“ 公民有不分国界收集和传播信息的权利”。这个概念不仅把档案利用看成是进行科学研究的需要, 而更重要的是把它看成是公民行使“民主权利” 的一种形式。历史进入21 世纪, 面临“ 信息权利” 的挑战, 对档案工作者提出了怎样做才能满足利用者获得瞬间的档案信息并且使利用者享有的“ 信息权利” 得到充分尊重的新课题。美国1966 年颁布的《信息自由权法令》( 1974～1975 年修正案) 中说“ 民主形成的最好标志是人民掌握国家安全允许的全部信息”。实现档案利用法制化, 规定公众有权查阅利用档案, 对于哪些档案可以公开, 以及档案的解密期是多久, 国家档案行政部门都应给予相应的立法规定, 而且要具体化, 便于操作。规范档案利用制度,不仅要规定档案不当利用的责任后果, 还应规定档案未能被利用的责任后果, 像美国的《在阳光下的政府法》就严格规定了应该开放的档案未被开放的法律责任。我国至今尚未形成一个系统、完整的政策法规体系, 对档案信息的管理也缺少协调和沟通, 致使档案信息传播的各分系统职责不清, 各行其是, 随意开放或限制利用或受客观条件限制而延误开放。不仅在中国, 世界其他国家也有此类问题。有些国家还因为行政当局试图让人们忘记一些事实或试图掩盖事实真相, 而限制某些档案信息的利用, 严重侵犯公民的“ 信息权利”。

进入新的世纪, 有必要从政策上、法律上明确国家档案信息传播系统的模式, 明确有关档案信息传播中的经济利益和知识产权规定, 明确我国档案机构如何与国际档案界交流档案信息并保证国家档案机密的安全等。特别重要的是, 要修正并完善我国现有的档案利用工作法规体系, 为我国档案信息传播利用工作提供必要的法规保障, 形成开发利用档案信息资源的良好社会环境。

 3 档案利用与权益保护

(1 ) 档案利用与知情权

知情权, 又称为知的权利、知悉权、了解权。其基本含义是公民有权知道他应该知道的事情。国家应最大限度地确认和保障公民知悉、获取信息的权利, 尤其是档案信息的权利。可见, 知情权最初主要强调的是政治利益。

在我国, 由于历史及体制诸方面的原因, 有关知情权的理论并不多见。普遍认为, 知情权有广狭两义。广义的知情权泛指公民知悉、获取信息的自由和权利; 狭义的知情权仅指公民知悉、获取官方信息的自由和权利。知情权概念的主要贡献在于, 它以简约、明了的形式及时地表达了现代社会成员对信息资源的一种普遍的利益要求和权利意识, 从而为当代国家的公民权利建设展示了一个重要的、不容回避的认识主题。

知情权为档案公开利用提供了重要的理论支持。为了满足公民知情权的需要, 要求信息供应方向权利人公开信息, 使权利人知情, 并且使得档案信息公开在一定的原则下, 达到一定的透明状态。为此, 满足权利人知情权需要应着力创造如下条件: ①在宪法和相关法律中明确规定知情权, 这是解决知情权问题的首要和关键条件; ②作为档案信息的供应方应当依法主动或依申请提供所有应当提供的档案信息; ③相关权利人可以轻易地发现或鉴别相关信息; ④信息清楚、有条理, 并为权利人所知晓; ⑤ 信息不应被隐藏, 不被人操纵, 也不应提供虚假信息; ⑥信息内容应便于权利人理解。

(2 ) 档案利用与隐私权

隐私权的概念和理论产生于美国。布兰蒂斯和华伦两位美国法学家将之解释为: “保护个人的著作以及其他智慧或情感的产物之原则。” 日本学者前田雄二认为: “ 所谓隐私权可以说是保护个人私生活秘密的权利。” 在我国, 对隐私权的理论研究则是20 世纪80年代以后的事情。有学者认为: 构成隐私有两个要件, 一为“ 私”,二为“ 隐”。前者指纯粹是个人的, 与公共利益、群体利益无关的事情, 这是隐私的本质所在; 后者则指某个事情、某个信息不为人知的事实状态。隐私有三种状态: 一是个人信息, 为无形的隐私;二是个人私事, 为动态的隐私; 三是个人领域, 为有形的隐私。在我国的立法及司法实践中, 作为基本法之一的《中华人民共和国民法通则》没有对隐私权作出明确的规定, 而是与名誉权、肖像权、姓名权等混同在一起, 这是一个有待改进的问题。档案信息公开利用过程中保护公民的隐私权, 其在理论层面上就是平衡知情权与隐私权的关系。档案信息利用中保护公民个人隐私是一个基本要求, 但是应当确立以下两项原则对公民的隐私权进行公平、合理和必要的限制, 以平衡保障必要的信息知情权的实现。其一是社会公共利益需要原则。比如, 一般公民的桃色事件可以作为隐私权的保护对象不被披露, 但媒体披露一位官员或政界要人过去或现在的桃色事件则不能认为其隐私权受到侵犯。其二是人格尊严限度原则。比如披露社会不良现象, 或者对某人进行批评教育, 必要时可能涉及某些个人隐私, 只要不超过限度, 不伤害其人格尊严, 应予认同。

对于档案利用中是否侵犯公民隐私权的认定应同时具备以下几个条件: 一是有隐私事实存在。即受侵犯的对象必须属于隐私的内容, 且处于秘密状态。如果所涉事实已被公开或令人一见就知悉的, 就失去了认定侵犯隐私权的前提。二是存在侵害行为。即在推行档案信息公开过程中公开了依法不应公开的公民个人隐私。三是造成损害事实。即公民个人确因隐私被公开而受到损害, 包括造成的物质损害和精神损害。四是侵害行为与损害结果之间存在必然的因果关系。五是侵犯隐私权的主观方面不是以满足社会公共利益而涉及公民隐私。

(3 ) 档案利用与著作权

档案利用必然涉及著作权的问题。实施著作权法, 保护知识产权, 为公众合理地获取档案信息创造了条件。档案利用活动中涉及的著作权益主体主要有: 档案信息形成者、档案信息传播者和档案信息利用者。档案在形成过程中不可避免地涉及到他人或社会作品信息的选择和使用, 这其中, 对他人作品信息的利用, 应尊重他人的著作权, 避免侵犯他人权利; 档案信息利用服务机构作为档案信息资源的重要传播者、加工者、提供者和创造者, 在开展各种档案信息利用服务活动中, 要求开发出具有创造性的信息产品( 如各种档案信息的检索工具等) , 这种智力性劳动成果由于具有独创性,理应受到知识产权法的保护; 对于档案信息的利用者, 既要注重对其档案信息资源自由阅览、下载、复制、转摘的合法权利的保护,同时也要强调对其非法利用行为的控制。

有效地解决档案利用中著作权保护问题, 必须做到: 首先, 增强著作权保护意识。档案信息利用服务机构及其工作人员作为信息资源的组织者和知识导航员, 在开发和提供文档信息资源共享的过程中, 应树立强烈的法律意识, 既注重对档案利用者合法权利的保护, 又注重对档案形成者和档案信息提供者自身权利的保护。其次, 利用著作权法处理好档案利用与知识产权的保护。再次, 通过技术手段防止未经授权非法使用受著作权保护的档案形成者的档案信息资源, 保护档案信息形成者的权利, 如采用加密技术、数字签名技术、访问控制技术、信息智能识别技术等, 控制非法的信息利用行为。与此同时, 必须防止任何个人或组织为谋取私利, 借保护知识产权的名义, 行信息资源垄断之实, 无限度地扩展知识产权保护的范围, 阻碍档案信息资源的公开共享。