档案服务与档案利用

目前我国档案利用理论, 仍存在着基本概念不准确的问题, 如档案利用与档案提供利用工作, 档案利用与利用档案以及档案利用与档案服务等概念间相互交叉, 相互混淆。明确概念的准确含义不仅是理论上必须解决的问题, 而且是档案利用工作实践的需要。

 1 档案利用与档案服务的概念

所谓档案利用, 我们既可以把它理解为对档案的利用, 即档案利用者有目的地利用档案; 也可把它理解为对档案利用所做的工作, 即档案部门、档案工作者围绕利用档案开展的各种活动。因此 , 档案利用的完整概念应该是: 档案利用者为着一定的目的实际使用档案, 以及档案部门、档案工作者为着利用者有效地使用档案进行的全部工作活动。

所谓档案服务, 则是专指档案部门、档案工作者以加快档案信息的传播, 提高档案的利用率, 便于利用者获取档案信息为出发点和根本目的所进行的各项工作活动。由此可见, 档案利用与档案服务是互有联系而又不尽相同的两个概念。

 2 档案利用与档案服务的区别

档案利用与档案服务的区别, 首先在于它们所针对的主体对象不同。档案利用从利用档案的角度看, 主要是针对利用者而言的;而档案服务则是专门针对档案部门和档案工作者而言的。其次, 它们所包含的内容不同。档案利用的内容包括: 档案因何能被利用(档案的潜在价值) , 怎样才能被利用(档案价值实现的条件) , 以及档案利用的方式方法、利用者研究、利用效果的反馈评估、利用理论的形成和发展等; 档案服务的内容则包括: 服务思想的确立、服务的对象、服务的方式方法以及服务质量标准的研究等。再次,它们在档案工作中的地位与作用不同。档案利用既是整个档案工作的目的, 又是实现档案潜在价值的具体活动和评价档案工作优势的标准, 同时也是增强社会档案意识, 提高档案工作社会地位的有效途径; 档案服务既是档案工作中的一个具体环节, 又是贯穿于整个档案工作的指导思想, 它属于一个更高、更深的层次。

 3 档案利用与档案服务的联系

档案利用与档案服务既有区别, 又有不可分割的联系。其一,档案利用需要是档案服务产生、发展的前提和动力。有了档案, 就有利用档案的需要, 而有了利用档案的需要, 就必然对档案服务有所要求, 从而促进档案服务的产生与发展。其二, 档案服务质量是决定档案利用效果的基础和条件。毫无疑问, 积极主动、灵活多样的优质服务, 必然促进档案的有效利用, 反之, 则将有碍于档案的有效利用。其三, 档案利用效果又是检验档案服务质量的标准尺度。档案服务质量的高低, 虽然离不开档案部门所做的工作, 但又不能惟以其工作质量作判断。衡量或评价档案服务质量的根本标准应是档案利用效果, 因为档案利用效果是档案工作质量的综合反映。其四, 档案利用和档案服务都是档案工作与外界联系的窗口,是整个档案工作的反馈渠道。社会的利用需求信息, 是决定档案服务方向和方式方法的主要依据。其五, 档案利用者, 既是档案利用的主体, 也是档案服务的具体对象。档案利用工作离不开对利用者的研究, 档案服务在着重强调服务者主观能动性的同时, 也离不开对利用者的研究。