档案信息利用评价

档案信息利用是档案工作的重要产出, 也是档案工作的最终目的, 它在整个档案工作中占有极其重要的地位。正因为如此, 我们不仅要研究档案信息利用活动的过程, 还要对档案信息利用结果进行评价, 以便更好地做好档案信息利用服务工作。

1 档案信息利用评价的概念

档案信息利用评价, 就是以档案信息利用工作的目的为指导,系统地收集与档案信息利用有关的数据, 利用科学评价理论与技术, 对档案信息利用的种种状况进行分析和判断, 为档案信息利用工作的决策提供依据。

档案信息利用评价从范围上看, 有广义和狭义之分。广义的档案信息利用评价, 是以档案信息利用活动全部领域为评价对象的,不仅包括对档案信息利用工作的评价, 还包括对档案信息利用者行为状况的评价。狭义的档案信息利用评价, 则以参与利用工作的档案工作者行为状况为评价对象。

档案信息利用评价从方式上看, 又有评定、评估、鉴定之分。评定是指用客观的测量方法, 对评价对象个体特征作出判断, 如利用率、查准率、查全率、利用效益等。评估是指对评价对象的内在潜力、以往状况和发展趋势等无法直接测量的对象, 根据间接条件、数据而作出推理和判断, 如档案工作者的素质、潜在利用者的状况、需求趋势等。鉴定是指档案信息利用工作系统以外的机构及社会组织对该系统状况是否达到某一标准进行检查、检验, 从而予以承认或认可的过程。

对档案信息利用中的档案工作者行为状况进行评价, 要以方便、准确、迅速地输出档案信息为基本依据; 对档案信息利用中的档案利用者行为状况进行评价, 要以实现档案信息的使用价值的状况为基本依据。档案信息利用评价的基本依据, 将贯穿于拟订评价标、评价标准及确定评价步骤和作出评价结论的全过程。

 2 档案信息利用评价的意义

档案信息利用评价, 主要是通过档案信息利用活动中的种种数据, 对档案信息利用状况进行价值判断, 以提高档案信息利用工作的水平。具体来看, 档案信息利用评价有如下几方面的意义。

(1 ) 有利于掌握档案信息利用活动的方向

档案信息利用是对档案信息进行加工、输出与接收、运用的过程, 其目的在于实现档案信息的使用价值。但是, 档案信息的加工、输出与接收、运用, 又是相分离的, 是由不同的主体来完成的, 并且, 档案信息使用价值的实现又直接取决于档案利用者行为。因此, 档案信息利用应坚持以社会需求为方向。

档案信息利用中片面追求检索工具与编研成果的数量的情况,与档案信息利用评价体系不科学、不全面有密切关系。因此, 必须根据档案信息利用的目的, 制订科学的、全面的评价标准, 建立系统的、严密的评价制度, 定期对档案信息利用各阶段的状态、水平、工作质量作出科学的判断, 做到档案信息利用的努力目标与评价目标一致, 充分发挥档案信息利用评价的作用。运用科学的评价标准和方法, 定期进行种种形式的评价, 及时了解自己工作目标的实现程度, 自觉进行调控, 改进自己的工作, 从而自始至终坚持以社会需要为方向, 为实现整体目标而共同努力。

(2 ) 有利于档案信息利用工作管理科学化

无论是档案信息利用工作的行政管理还是业务管理, 都必须运档案信息利用评价来评定档案信息开发水平的高低或档案信息开发效益的高低。只有这样, 才能把握档案信息开发利用的方向。在档案信息利用工作内部实行管理科学化, 同样也要运用档案信息利用评价, 以便组织好内部各环节和档案信息开发工作者, 也就是根据档案信息利用工作总目标, 分别制定各环节、各人员的工作目标即评价标准。定期根据评价标准进行评价, 使各环节和各工作人员都能及时了解自己工作的达标程度, 自觉改进自己的工作, 共同实现档案信息利用工作的总目标。由此可见, 档案信息利用评价是档案信息利用工作管理科学化的尺度, 具有导向、激励和规范作用。

(3 ) 有利于档案信息利用工作的改革

随着社会的发展, 档案信息利用工作需要不断地进行改革。改革不仅要总结历史的和现实的经验, 还要借鉴国外档案信息利用工作的成功经验。但是, 对这些经验, 都要经过评价, 以取其精华,过实践而推陈出新。

在档案信息利用工作的改革过程中, 应坚持积极改革, 定期评价, 讲求实效, 使改革建立在科学的基础上, 防止主观随意性。对档案信息利用改革的每一项目或每一阶段, 既要在改革过程中进行形成性评价, 积极创造条件达到改革目标, 又要在改革完成时进行总结性评价, 以检验改革的成败得失。

(4 ) 有利于全面提高档案信息利用活动的质量

档案信息利用活动的质量和数量, 是辩证统一的。我们既要发展档案信息利用规模, 又应注意提高档案信息利用的质量。档案信息利用的周期较长, 最佳档案信息利用质量的取得, 是广大档案工作者日积月累的集体劳动的成果。

档案信息利用评价, 能够有组织、有计划地评价和指导每一个档案工作者, 能够促使档案工作中的每一个环节都力求达到质量标准要求。如此, 将有利于全面提高档案信息利用质量。

3 档案信息利用评价的要求

档案信息利用评价, 实质上是结果状态的评价。在评价过程中, 要以档案信息利用的目的为出发点和归宿点, 按照档案信息利用的规律进行评价。具体来说, 档案信息利用评价应遵循以下基本要求:

(1 ) 方向性

开展档案信息利用评价, 应当将档案信息利用工作目标与评价目标辩证地统一起来, 使评价目标真正全面地体现“ 以最大限度满足社会需要”。只有这样, 评价目标才能真正成为功能性目标, 指引评价者与被评价者始终沿着评价目标的方向, 及时进行自评或他评, 建立形成评价与终结评价相结合的反馈, 以便进行调控, 使之全面实现档案信息利用工作的目标。

(2 ) 科学性

档案信息利用评价, 必须实事求是, 这是确保评价科学性的关键。用做评价的数据要绝对可靠, 不能有丝毫的虚假或臆断; 评价的内容要力求标准化和规范化; 在判断过程中要认真听取和分析群众的意见。在实事求是的基础上, 还要运用有关科学理论和技术,进行分析与综合, 作出准确的判断。这样, 不仅可以提高档案信息利用评价的科学水平, 而且能够提高档案信息利用工作的水平。

(3 ) 可行性

档案信息利用评价的对象, 主要是各种结果状态。目前, 尚无简单的方法直接测量, 只能运用间接的条件作出判断。而采用间接条件进行评价时, 就要从实际出发, 既要坚持全面统一的档案信息利用工作目标, 又要做到切实可行, 将现实性和可能性结合起来。

一要做到评价适度, 使档案信息利用评价有一个客观的、能达到的标准, 起到鼓励和鞭策的作用; 二要做到定性与定量评价相结合,区分不同情况, 采取不同方法, 因事制宜, 作出科学判断; 三要做到不断总结、改进, 各种评价对象都处于不断运动变化的过程中,档案信息利用评价标准也应该适应它们的发展规律, 在评价实践中不断完善, 在动态中保持相对的稳定。

(4 ) 可比性

档案信息利用评价, 不管是单因素或多因素评价, 都必须以具有可比性的数据作为评价基础。如评价一个因素是否发展了, 就既要掌握该因素过去的有关数据, 即纵向可比材料, 又要掌握该因素在同一系统中所处的状况, 即横向可比材料, 只有这样, 才会使档案信息利用评价工作具有客观基础, 才能作出正确的判断。要进行比较, 就必须有统一的标准作衡量的尺度, 才能保证评价结果的可信度。

 4 档案信息利用评价的指标体系

档案信息利用评价制度的核心, 是建立科学的、全面的评价指标体系。目前, 档案信息利用评价还没有一个系统的、全面的、科学的指标体系, 通常人们用档案利用人次、档案利用卷次、档案利用率、拒绝率等作为档案信息利用的评价指标。由于档案信息利用效果的复杂性和隐含性, 其评价指标也应是多方位的。鉴于此, 我们必须加强档案信息利用评价指标体系的理论研究, 并结合档案信息利用的实际情况, 拟订更为科学、全面、合理的评价指标体系。

(1 ) 利用规模评价指标

档案信息利用规模评价, 是指对档案信息机构开展利用活动的范围及利用活动的影响面的大小进行评价。其评价指标主要有:

① 接待人次与利用卷次。这是反映档案信息利用活动总量及利用活动频度的评价指标。

② 输出率。它是指对外输出档案信息总量与馆( 室) 藏档案信息总量的比率。一方面, 它反映社会档案信息需求状况, 另一方面, 也反映档案信息机构开展利用活动能力的大小。

③ 利用率。利用率是指在一定时期内, 档案的利用数量( 卷次) 与馆( 室) 藏档案总量之比。既反映社会对档案信息利用的需求状况, 也反映档案信息利用的效率。

④ 馆藏档案动用率。所谓“动用”, 是对具体卷、册而言, 如果在一定时间内不用, 为无动用, 在一定时间内利用一次以上者,即为动用。动用率即为在一定时间内, 动用档案的数量与馆( 室)藏档案总量的比率。档案动用率表示的实际上是馆藏档案的使用面, 而不是使用次数( 卷次) 相对于馆藏的比例。

(2 ) 服务水平与服务效果评价指标

服务水平与服务效果评价, 是指对档案信息利用工作的服务质量及服务结果进行评价。其评价指标主要有:

① 误检率。误检率是指误检出的目标占应检索出的全部目标的百分比。

误检率=误检的目标/应检出的全部目标×100%

② 漏检率。漏检率是指漏检的目标占应检索出的全部目标的百分比。

漏检率= 漏检的目标/应检出的全部目标×100%

③ 拒绝率。拒绝率是指一定时间未能满足合理需求的档案卷次与一定时间利用者所提合理需求的总卷次之比。

拒绝率= 一定时间未能满足合理需求的档案卷次/一定时间利用者所提合理需求的总卷次×100%

(3 ) 利用效果评价指标

利用效果评价, 是指对档案利用效益进行评价。它能反映档案信息利用活动的效果。其主要指标有:

① 吸收量。吸收量是指档案利用者通过接收档案信息而产生的知识增加量。它能反映档案信息利用的有效程度。

② 产出与投入比。档案信息利用产出与投入比, 反映了档案信息利用的效益。档案信息利用产出有经济效益, 也有社会效益。

社会效益无法用具体数字表示, 经济效益则可以用数据表示, 但是有关的数据来源和计算都比较复杂。为简便起见, 档案信息利用的产出, 可用档案利用卷次表示。这样, 产出与投入比, 可归结为利用卷次与投入金额的比例关系。

档案信息利用产出与投入比= 档案利用卷次/档案利用投入金额

档案利用的投入低, 利用卷次多, 效益就高; 反之, 投入高,利用卷次少, 效益就低。据统计计算, 我国档案馆每卷次的档案利用约投入21. 6 元。

档案信息利用评价, 每一个具体指标都只能反映某一局部或某一方面的状况, 这是因为档案信息利用受许多因素影响。在对档案信息利用进行评价时, 为了能作出全面、科学的判断, 就应系统地拟定评价指标。

 5 档案信息利用评价的方法

档案信息利用评价的方法, 可分为定性评价和定量评价两种。对可测量的定量指标进行定量分析, 对不能直接测量而只能定性的指标进行定性评价。

对于定量评价, 只需根据具体公式, 代入相应数据计算即可。

对于定性评价, 则要复杂得多。要进行比较精确的评价, 一般采取二次量化法, 即先定性再定量, 使评价定性指标有量的概念,再以量为基础, 在量化的基础上作定性描述。模糊数字综合评价法就是用得最多的一种二次量化法, 这种方法比较全面、客观, 但工作量较大。不过, 只要事前用专家调查法作出评价细则, 并运用计算机处理, 它还是一种比较可靠的评价方法。