档案信息利用效益分析
1 社会效益分析
(1 ) 社会效益的含义
社会效益是指人类的科技、生产、基建、管理、经贸、教育、文化、军事、政治等各种活动中创造出来的劳动成果为社会所共同享用, 或推动社会的发展和进步, 造福于社会, 使社会受益的一种衡量劳动效果的概念。档案利用的社会效益是指从社会总体利益出发来衡量档案利用工作的效果与收益。
(2 ) 社会效益的体现
档案利用工作的社会效益, 从广义上理解, 它强调的不是个别利益, 而是社会总体利益, 它包括了档案利用工作的经济效益、政治效益、思想文化效益等。从狭义上理解, 档案工作的社会效益是相对于经济效益而言的, 即把档案利用工作的一切非经济效益都理解为社会效益, 这样档案利用工作的社会效益的范围就缩小了, 它只包括政治效益、思想文化效益等。例如, 利用档案维护党和国家的根本利益, 维护国家统一、领土完整、民族团结, 为党和国家的重大决策, 为改革开放, 建立社会主义市场经济体制服务; 利用档案维护社会的稳定, 落实党的各项政策, 为解决土地、房屋等产权纠纷以及划定地界等提供凭证; 利用档案维护公民和法人单位的合法权益, 利用档案为公民提供个人出生、婚姻、财产、学历、工龄等方面的公证材料, 为监督合同、契约、协议的执行提供依据; 利用档案为社会主义精神文明服务, 利用档案出版物、档案展览等形式向各界群众, 尤其是青少年进行爱国主义、革命传统教育, 为历史研究、学术研究和发展科学文化事业提供档案信息服务等。
2 经济效益的测算
(1 ) 经济效益的含义
一般意义上的经济效益, 是劳动消耗与劳动成果之比, 档案工作并不直接创造价值, 但档案信息资源却是社会各方面用来创造价值的中间体。对于档案利用的经济效益评价, 必须强调从社会需要出发对其活动实效进行评价。
(2 ) 经济效益的体现
一般说来, 档案利用工作的经济效益包含三重意义: 一是, 由于利用了档案信息, 节约了利用者的成本投入; 二是, 由于利用了档案信息, 使利用者不仅节约了投入, 而且增加了产出; 三是, 由于利用了档案信息, 利用者生产出的“ 产品” 满足了市场需要, 或开辟了新的市场等。因而, 利用档案信息资源所创造的经济效益,往往体现在以下方面:
利用档案减少了劳动消耗, 降低产品成本, 节省生产费用。
利用档案为企业挖潜、革新、改造、提高产品质量作出了贡献, 有助于产品的更新换代。
利用档案为新产品、新技术的推广服务, 建立了技术市场, 为社会创造了财富。
利用档案信息, 寻找、开拓了市场, 改善了经营、促进了销售, 从而为个人和团体创造了效益。
(3 ) 经济效益的测算
要准确计算档案利用的经济效益是困难的, 但近年来, 有关部门和一些学者提出了以下一些计算方式, 可供参考。
计算方式一:
1994 年8 月, 国家档案局发布了《开发利用科技档案所创经济效益的计算方法的规定》(试行) 。这个规定为统一全国利用科技档案所创经济效益的计算方法创造了条件。
按照规定, 档案利用经济效益计算的通用公式可表示为:
J =αS – C
或J =αΔS – C
式中: ———档案利用经济效益;
α———档案利用作用系数;
S———某项活动获得的全部经济效益;
ΔS———某项活动利用档案后所提高的经济效益;
C———提供档案利用服务过程中的劳动消耗(即成本费用)。
通用公式一般不直接使用, 不同行业档案利用所创经济效益的计算须依据其生产经营的性质和特点加以转换。上述规定中列出了九个具体的计算公式, 此外, 还介绍了确定作用系数α值的三种方法, 并给出了α值的取值范围表。
计算方式二:
① 比率评价法
DX =LC/LX
式中: X———档案工作的效益
LC———劳动成果
LX———劳动消耗
② 差额评价法
DX = LC – LX
以上任何一个公式, 都是难以精确量化地评测出档案利用工作所创造的经济价值的, 除了难以全面收集到相关数据外, 更重要的是以上许多指标本身就难以准确量化, 更难以“ 钱币” 化。
应当指出的是, 利用档案信息资源所产生的经济效益与社会效益是相互关联的, 即存在交叉与包含关系, 如社会效益包括着经济效益。因为, 对档案利用所产生的经济效益的评价, 我们强调的是从社会需要出发对其活动实效进行评价, 因而社会对档案利用工作的满意程度是档案利用工作所产生经济效益内涵的核心, 这使得档案利用工作的经济效益与社会上其他工作的经济效益有所不同。
