档案信息利用效益

 1 档案信息利用效益的含义

效益是投入产出的对比关系, 或劳动消耗与劳动成果的比较关系。因此, 档案利用工作效益, 应是社会对档案工作的投资和档案部门对社会信息需求的有效满足程度这两者间的比较关系。在社会档案工作投资一定的条件下, 档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度越大, 则效益越高。许多事实证明, 开发档案信息资源是可以为社会带来效益的, 然而, 这种效益的测算却是困难的。这主要是由于:

● 社会对档案工作的投资在数量上十分清晰, 但提供档案为社会服务过程中给社会带来的效益却是模糊的。因而两者之间的比较关系难以量化计算。

● 利用档案为社会服务, 其效益并不直接体现在档案管理机构, 因而档案为社会服务的效果是不能从档案部门观察到的。

● 档案利用者的分布极为广泛, 这使得档案为社会服务所创造的效益的统计有一定的困难。

 2 档案信息利用效益的特点

尽管档案的利用效益无法精确测算, 但档案信息利用效益却是不可否认的, 它具有以下特点:

(1 ) 多维性

多维性是指一条档案信息可以具有多方面的作用。例如我们可以利用产品档案所提供的数据, 进行再生产, 也可以用于新产品开发和技术改良时的参考套用, 还可以投放技术市场进行技术转让和投资等。档案信息资源的可共享性是导致档案信息效果多维性的根本原因, 这种共享性使得档案利用效益的多维性和物质产品的多用途不同, 物质产品虽然可能具有多种用途, 但这些用途之间是难以并存的, 而档案信息在多方面的效益是可以并存, 可以同时实现的。

(2 ) 间接性

档案部门并不直接创造价值, 但档案信息资源却是社会各方面进行价值创造过程中的一种作用因素, 因而其效益具有间接性。例如通过企业的财务档案信息编制出企业的年度财务报告, 报告本身的效益并不明显, 但是企业的决策层据此财务报告制定出正确策略, 却可为企业带来巨大的效益。

(3 ) 长效性

凡是能够作为档案保存的, 都是具有永久、长期或短期保存价值的文件。保存档案的目的是为了应用, 因而, 只要档案在馆、室保存期内, 它就可以不断地、长时期地发挥作用, 给社会带来长久效益。

(4 ) 可扩散性

档案信息资源具有可共享性和利用效益的间接性, 使同一档案信息同时为多个利用者直接或间接利用, 从而导致了档案信息在空间上的可扩散性。

(5 ) 与总体效益的不可分性

档案信息利用效益包含在各项活动的总体效益中, 难以将档案信息利用效益从总体效益中分割出来。