档案信息服务与社会档案意识
1 档案信息服务的特性
档案信息服务的特性是由档案信息机构的工作特性所决定的。档案信息机构的主体是各级各类档案馆。档案馆工作的特性概括起来有: 社会性、科学文化性、历史性、信息性、机要性、服务性和教育性等。由此, 我们可以将档案信息服务的特性归纳为以下三:
(1 ) 社会性
档案信息服务是一项社会性的工作, 必须面向社会, 面向利用者。只有面向社会, 档案信息服务才有根基, 才能不断拓展服务范围, 取得服务效益。档案信息产生于社会的方方面面, 同时又作用于社会的方方面面, 档案信息服务因而具有广泛的社会基础。从一般意义上看, 档案信息服务是档案信息管理诸多环节中的重要一环, 是档案信息管理系统与社会发生联系的重要接口之一, 应通过档案信息服务的实现进而实现档案信息机构的社会功能。
(2 ) 丰富性
档案信息服务的丰富性表现为服务方式的多样性、提供信息内容的丰富性及服务对象的复杂性。
(3 ) 双向性
系统理论认为, 任何系统都可以看做是一个更大系统的组成部分, 系统的运行必须在一定的环境下, 它要与外部环境发生信息、能量和物质的交流。档案信息服务系统是构成档案信息管理系统的一个子系统。一方面, 档案信息服务系统向环境传递信息, 另一方面又从环境反馈利用者或档案信息管理环境的信息, 从而调整、优化档案信息服务系统的结构。
2 档案意识与社会意识
社会各界对档案需求的认识共同构成社会的档案意识。社会的档案意识作为一种观念存在, 反映了整个社会对档案的认识和态度, 表现出社会对档案的重视程度, 是社会现实的经济、文化发展水平的反映。社会的档案意识同时也受到国家方针政策及档案工作自身发展水平的影响。档案意识的内涵是关于档案的知识观念、意向观念和决策观念。强烈的档案意识可以促进档案事业的发展, 而淡薄的档案意识则阻碍、延缓这种发展。
目前不少地方社会各界档案意识薄弱, 对档案材料的积累、管理、利用都表现出不同程度的忽视; 也不了解档案工作, 缺乏档案是一种历史文化财富、一种宝贵的信息资源的档案意识。同时, 档案界本身的社会意识亦不够, 并直接影响了社会各界公众的档案意识。
社会意识, 可以表现为对社会强烈的责任感和服务意识。档案管理工作在以往长期的封闭、半封闭传统中, 形成了与社会各界相对隔绝的状态, 档案界不真正了解社会对档案的真实需求。档案工作人员的社会意识非常低下。工作局面的改变, 首先是思想观念上的改变。
改变外界的档案意识, 首先得从改变档案界的社会意识开始。档案管理工作从总体而言, 本身就是一种社会性的信息服务行业,做好服务工作, 首先要做好基础工作, 丰富馆藏并改善档案信息资源的结构, 建立档案信息资源保障体系; 改进和更新档案利用的方法与技术, 加强检索工具体系建设。同时要正视现实, 转变观念,确立全新的服务观念。档案信息资源开发的目的是满足用户的档案信息需求, 要研究分析用户的档案信息需求类型、需求的影响性因素、需求的满足方式等, 辅导用户科学地利用档案信息。这样做一方面有利于促进档案作用价值的真正实现; 另一方面, 这本身就是一种强有力的宣传, 可以扩大档案界的社会影响, 塑造档案界新的良好社会形象。
档案事业的发展, 离不开社会这个大环境, 档案界的社会意识, 就是要有社会的责任感和竞争意识。现阶段档案工作的主要矛盾, 是市场经济的发展对档案信息需求的不断增长和档案工作与之不相适应的矛盾。这就要求档案工作者重新审视服务工作的作风,改变固有的策略方法, 拓宽服务领域, 探求档案工作为市场经济服务的结合点, 建立起与市场经济机制相适应的档案工作运行机制。利用网络为档案服务是档案利用工作的新领域, 要求档案工作者和社会利用者树立新的档案利用理念, 对于档案界及其工作人员来说重点在于利用方式的改变、利用范围的扩大、利用对象的拓展以及努力提高信息对社会发展的贡献率等方面观念的建立和意识的强化。对于社会利用者而言是建立实现自身的民主权利, 利用国家开放档案, 享用社会信息财富, 提高工作和生活质量等观念。
3 档案信息服务与社会档案意识的关系
(1 ) 档案信息服务工作是社会档案意识产生和强化的前提档案意识是人们对档案和档案工作的能动反映形式。社会档案意识是指在一定历史条件和社会状况下为社会成员所共同形成的对档案和档案工作的看法、观点和意见。无论是档案意识还是社会档案意识, 都是档案和档案工作这一客观事物在人们头脑中的反映。
而档案信息服务则是最能体现和代表档案和档案工作的性质的具体形式和环节。人们通过接受档案信息服务而了解、认识档案信息的价值、档案工作的基本内容和作用以及在社会主义各项工作中的地位和功能。优质高效的档案信息服务无疑能增强社会的档案意识,反之, 则只会给本就薄弱的社会档案意识“ 雪上加霜”。由此看来,档案信息服务开展的好坏直接关系到社会档案意识的高低, 要提高社会档案意识必须加强和改善档案信息服务。
(2 ) 社会档案意识是影响档案信息服务质量高低的重要因素马克思主义认为, 意识对物质的反映是能动的。社会档案意识的形成很大程度上依赖于档案信息服务的开展, 但同时又对档案服务具有强大的反作用。主要表现在两个方面: 一方面, 社会档案意识的增强, 意味着档案及档案工作的重要性在人们头脑中形成了共识, 人们就会积极参与、广泛利用档案信息, 推动档案信息服务部门工作的活跃开展, 提高档案信息服务的地位, 充分调动档案信息服务人员的积极性和创造性, 使档案信息服务工作再上新的台阶;另一方面, 如果社会档案意识薄弱, 人们对档案信息服务及档案工作的重要性缺乏认识, 利用档案、接受档案信息服务的热情和动力不足, 势必会阻碍档案信息服务工作的有效开展。认识档案信息服务与社会档案意识的关系有助于深入发掘档案信息服务的动因, 充分认识档案信息服务在整个档案工作中的重要性, 不断提高服务质量和水平, 创造出良好的社会档案意识氛围,最大限度地发挥档案信息资源的作用。
