档案信息服务的概念、意义与发展

档案信息资源的开发与利用离不开档案信息服务的发展, 档案信息服务作为档案信息提供利用的重要一面在档案信息利用活动中起着举足轻重的作用。档案信息服务随时代的发展有着十分广泛的研究内容。明确档案信息服务的概念, 了解其意义及发展历史和发展趋势对提高档案信息服务思想观念是十分必要的。

 1 档案信息服务的概念

(1 ) 档案信息服务的含义

① 广义而言, 档案信息服务是指档案信息机构的整个业务工作。即所有为促进档案信息的流通, 加快档案信息的传播, 提高档案信息的利用率, 便于利用者获取档案信息所进行的各项活动。由于档案信息活动机构是一个服务性的机构, 档案信息业务工作的各个环节相互联系、密不可分, 为社会提供档案信息, 离不开档案信息的收集、整理和编研, 因此, 将档案信息机构的所有工作都称之为档案信息服务是有一定道理的, 但毕竟过于宽泛, 不便抓住重点。

② 狭义而言, 档案信息服务单指档案信息机构接待利用者,直接为利用者提供档案信息的工作。

③ 一般地说, 档案信息服务是指档案馆( 室) 工作人员根据利用者的档案信息需求, 组织利用者获取和利用档案信息的工作。

(2 ) 档案信息服务系统的构成要素档案信息服务系统是一个由以下五个要素相互联系、相互作用而形成的有机整体。

① 档案信息服务对象———利用者。档案信息服务对象即档案信息利用者。他们是档案信息服务的接受者即客体。没有档案信息服务对象, 就不会有档案信息服务活动。

② 档案信息服务人员———档案工作者。档案信息服务人员是指在档案馆( 室) 从事档案信息服务工作的业务人员和管理人员。他们是档案信息服务的主体, 是档案信息服务必不可少的一个要素。

③ 档案信息服务设施。档案信息服务设施是指开展档案信息服务所必需的设备和场所。设备包括外借出纳台、阅览桌椅、目录柜、缩微阅读器、收录机、复印机、计算机等。档案信息服务场所包括外借处、目录厅、阅览室、咨询处等。档案信息服务设施是档案信息服务的物质条件。

④ 档案信息服务方法。档案信息服务方法是指开展档案信息服务的各种方式、程序、技巧等。它是档案信息服务得以实现的前提。没有丰富多样而高效的档案信息服务方法, 就无法充分而有效地满足档案信息利用者的档案信息需求。

⑤ 档案信息资源。档案信息资源是指档案信息机构收集、整理的多种档案信息的总和。它是档案信息服务的工作对象, 是档案信息服务区别于其他信息服务的主要标志之一。档案信息服务的实质就是档案信息服务人员利用档案信息服务设施, 采用档案信息服务方法, 从档案信息资源中开发出有用的档案信息并将其提供给档案信息利用者。

(3 ) 档案信息服务的内容

一般意义上的档案信息服务, 其内容主要包括以下三个方面:

① 档案信息服务对象研究工作。档案信息服务对象研究工作就是调查档案信息利用者的工作。要为利用者提供有针对性的档案信息 , 必须要研究利用者, 了解利用者, 掌握利用者的档案信息需求心理和需求规律以及利用者获取和利用档案信息的行为规律。因此, 调查、分析和发现利用者的档案信息需求, 档案信息的获取行为和利用行为规律是档案信息服务工作的重要组成部分。我们将列专章进行讨论。

② 直接为利用者提供档案信息的工作。直接为利用者提供档案信息的工作就是将档案馆( 室) 的档案信息以不同的方式提供给利用者利用, 直接为利用者服务的工作。这是档案信息服务的主要方面, 其具体内容包括档案信息宣传报道服务、档案外借服务、阅览服务、复制服务、档案信息咨询服务及定向服务、推送服务等。

③ 档案信息服务的组织管理工作。档案信息服务的组织管理工作就是对档案信息服务的各个方面进行计划、组织、指挥和调控的工作。为使直接为利用者提供档案信息的工作顺利而有效地进行,必须加强对档案信息服务的组织管理。具体来说, 档案信息服务的组织管理包括档案信息服务对象管理、档案信息服务人员管理、档案信息服务设施管理、档案信息服务时间管理、档案信息服务统计等。

以上三个方面的工作相互作用、相互制约, 缺一不可。其中,直接为利用者提供档案信息的工作是档案信息服务工作的主体, 档案信息利用者研究工作是直接为利用者提供档案信息工作的前提,档案信息服务的组织管理工作是搞好直接为利用者提供档案信息服务工作的保证。

(4 ) 档案信息服务的种类

档案信息服务的种类因其划分标准不同而异。

① 按其服务设施和方式的不同, 档案信息服务可分为档案信息宣传报道服务、档案外借服务、档案阅览服务、档案复制服务、档案信息咨询服务、定题信息服务、定点信息服务、档案信息推送服务等。

② 按其提供档案信息的加工深度不同, 档案信息服务可分为一次档案信息服务、二次档案信息服务、三次档案信息服务。一次档案信息服务即为利用提供未经加工的原始档案信息的服务, 如外借、阅览、复制服务等。二次档案信息服务即为利用者提供对原始档案信息进行加工整理后的二次档案信息的服务, 如目录、文摘、索引编发服务, 借阅服务, 检索服务等。三次档案信息服务即为利用者提供对一次、二次档案信息进行综合、浓缩加工而形成的三次档案信息的服务, 如研究性档案信息咨询服务、档案参考资料编发服务等。

③ 按档案信息服务人员的主动和参与程度不同, 档案信息服务可分为被动式服务、主动式服务和参与式服务。档案信息服务人员应利用者的要求而为其提供档案信息的服务为被动式档案信息服务。档案信息服务机构的外借服务、阅览服务、复制服务、咨询服务一般是被动式的。档案信息服务人员自己选择服务对象或服务课题, 主动地为利用者提供档案信息的服务为主动式档案信息服务。档案信息宣传报道服务、定题服务、推送服务等一般属主动式服务。档案信息服务人员不仅主动地为利用者提供档案信息, 而且还参与利用者的部分工作的服务为参与式档案信息服务。档案信息定点服务和定题服务一般是参与式的。

④ 按其是否直接向利用者收取服务费用, 档案信息服务可划分为有偿服务和无偿服务。不直接向利用者收费的服务为无偿服务, 而直接向服务对象收费的服务为有偿服务。

 2 档案信息服务的意义

档案信息服务在整个档案工作中占有重要的位置, 起着重要作用, 对档案工作尤其是档案信息资源开发利用工作的顺利进行和迅速发展有着重要的意义。

(1 ) 档案信息服务是档案信息管理的重要环节

档案信息管理是由档案信息的收集、整理、研究和服务等环节组成的。档案信息服务处于档案信息工作的第一线, 是档案信息管理系统与社会发生联系的主要通道, 是直接面对利用者的工作。如果没有档案信息服务, 档案信息的收集、整理、保管等也就失去了意义。可以说, 档案信息工作的其他环节是为了搞好档案信息服务而开展的, 是档案信息服务的基础。随着时代的发展, 档案信息服务越来越成为档案信息机构的工作重心。那种重藏轻用, 重管理轻服务的观念将逐步得到矫正, 各级各类档案信息机构都将大力发展档案信息服务工作, 扩大档案信息服务对象的范围, 创新档案信息服务方式, 扩大档案信息服务人员的比例, 加强档案信息服务的组织管理。

(2 ) 档案信息服务是衡量档案信息管理工作质量的主要标志档案信息管理工作的质量、效益和发展涉及到档案信息管理工作的方方面面, 但主要是通过档案信息服务来衡量的。由于利用者不直接接触档案信息收集、整理工作, 档案信息机构的收集、整理工作做得再好, 如果没有档案信息服务, 利用者也体会不到。一般来说, 利用者对档案信息管理工作质量和效益的评价主要以档案信息服务工作的好坏为标准。从档案信息管理工作各环节的相互联系来看, 档案信息服务工作做好了, 档案信息的基础工作也不会差,对一个国家的档案信息事业发展水平而言, 档案信息服务也是一个决定性的因素。如果一个国家的档案信息服务工作受到了普遍重视, 得到了迅速发展, 那么, 这个国家的档案信息事业也就发展到了一个新的阶段。

(3 ) 档案信息服务是体现档案馆( 室) 性质和职能的主要方面档案馆( 室) 是一种社会性、服务性和学术性的机构。档案馆(室) 具有保存文化遗产、传递科技情报信息、开展社会教育、丰富文化生活的职能。档案馆( 室) 的全部性质和大部分职能都能通过档案信息服务直接体现出来。档案信息服务是档案馆( 室) 服务性最直接的体现。通过档案信息服务, 档案馆( 室) 可与社会各行各业建立密切的相互联系, 并对社会的政治、经济、科技、文化和教育产生广泛的效果, 从而体现出档案馆( 室) 的社会性。档案信息服务并非简单的借借还还, 也有很强的学术性。除保存文化遗产这一职能外, 档案馆( 室) 的其他职能都必须通过档案信息服务来实现。

 3 档案信息服务的发展

(1 ) 我国档案信息服务的发展历程

伴随着档案工作的发展, 档案信息服务的发展大致经历了三个阶段:

① 初创建设阶段( 1949～1966 年)

制订各种档案工作条例、决定, 明确档案的利用服务问题。1954 年12 月, 我国在档案工作基本原则中明确指出“集中统一地管理机关档案, 维护档案的完整与安全, 便利机关工作, 反对分散保存”。要实现这一基本原则要求的便利机关工作, 必须以搞好档案服务为前提。1956 年3 月国务院《关于加强国家档案工作的决定》中指出: “在统一管理国家档案的原则下, 建立国家档案制度,科学地管理这些档案, 以便于国家机关和科学研究工作的利用。”1958 年, 档案界提出“ 以利用为纲” 的档案工作方针。所有这些方针、政策的确立都要求建立和发展档案信息服务工作。

② 遭受挫折和破坏阶段( 1966～1976 年)

②    恢复和全面发展阶段( 1977 年以后)

粉碎“ 四人帮” 以后, 我国档案事业得以全面恢复和发展。国家重申档案工作“ 以利用为纲”, 开放历史档案; 加强档案信息服务理论上的研究, 确立了档案信息服务是档案信息工作的指导思想; 加强档案信息服务的主动性和多样性。与此同时, 随时代的发展, 建设档案信息服务现代化的呼声愈来愈高, 档案信息服务进入了一个全新的发展时期。

(2 ) 档案信息服务的发展趋势

随着利用者档案信息需求的扩展和深化及档案信息事业的发展, 我国的档案信息服务呈现出以下发展趋势:

①   档案信息服务内容综合化

以前, 我国档案信息服务给利用者提供的档案信息内容主要是历史档案信息、文书档案信息。现在, 档案信息服务所提供的档案信息内容正由文书型向综合型转变, 大量的科技档案信息、城建档案信息及其他门类的档案信息成为档案信息服务内容的重点。所有这些都是由社会发展的综合化和利用者需求多样化决定的。

②   档案信息服务深度多层化

从档案信息服务所提供的档案信息的深度来看, 档案信息服务呈现出由单纯提供档案原件的一次档案信息的浅层次服务转向提供二次、三次档案信息的多层次服务的趋势。

档案信息来源于档案, 由于档案馆( 室) 对档案信息的加工程度不高、揭示不深, 蕴藏在档案中的知识常常得不到充分的提炼和开发, 加之档案馆( 室) 对事实、数据等信息的搜集、整理和开发重视不够, 因而难以提供高层次的档案信息服务。

随着档案信息服务方向的转变和服务内容的拓宽, 档案信息机构必须为利用者提供大量的科技、经济和管理信息, 同时利用者也已不满足于那些花费大量时间来阅读和摄取的原始档案及其复制件, 而需要那些可以直接利用和吸收的知识单元、事实和数据。近年来, 档案馆( 室) 编制各种索引、文摘, 举办信息发布会, 开展事实、数据咨询服务都是深层次的档案信息服务。

③   档案信息服务方式多样化

为了满足利用者对档案信息多层次、多样化的需求, 各类档案馆( 室) 都在继续搞好外借、阅览、报道服务的同时, 开创新的服务方式。新型的档案信息服务方式包括信息咨询服务、查新论证服务、定点信息服务、定题信息服务、信息中介服务等。许多档案信息机构在举办科技信息交流交易会、信息发布会、中介服务、咨询论证服务的基础上, 探讨并实践了“ 信息提供———产品开发———生产———市场” 一条龙服务, 取得了良好的社会效益和经济效益。

④   档案信息服务范围社会化

从档案信息服务的范围来看, 档案信息服务呈现出由为本单位、本系统、本专业、本地区服务转向为全社会服务的趋势。档案信息资源是人类社会共有的财富, 应该为全社会共享。随着改革开放的深入, 档案信息机构也开放门户, 面向社会, 拓宽服务范围, 为全社会提供档案信息服务。这样, 不仅可以提高档案信息资源的利用率, 较好地满足档案信息利用者的需求, 而且可以增强档案信息机构的活力, 促进档案信息网络的建设与完善。

⑤   档案信息服务手段现代化

以往的档案信息服务几乎都是由人工来完成的, 劳动强度大,服务效率低。现代信息技术的发展给档案信息服务带来了新的生机 , 使档案信息服务呈现出由手工服务向机械化、自动化服务转变的趋势。现代化的档案信息服务不仅减少了档案服务人员的劳动强度, 提高了服务的工作效率, 而且提高了服务质量, 节约了利用者获取和利用档案信息的时间。

档案信息服务现代化主要是在档案信息服务过程中广泛采用计算机技术、复制技术、声像技术和现代通讯技术, 具体表现为: 其一是计算机检索服务; 其二是静电复印服务; 其三是缩微复制还原阅读服务; 其四是声像信息服务。

⑥   档案信息服务产品商品化

以往, 档案信息服务产品作为一种福利品, 档案信息机构作为一种事业单位, 利用者利用档案信息服务产品不需支付任何费用。改革开放以来, 人们逐步认识到了档案信息也是商品, 档案信息服务产品具有商品属性, 档案信息服务产品商品化已成为档案信息服务的一种必然趋势。