网络环境下档案信息资源开发的对策

面对信息网络化环境, 档案信息资源开发必须迎接挑战, 采取相应的措施和办法, 让档案信息资源在网络环境中发挥其应有的作用。

 1 宏观对策

(1 ) 统一规划、制定政策

由于网络环境下档案信息资源的开发是一个复杂的系统工程,因此, 防止重复建设非常必要, 这就要求有关部门统一规划, 按有关的政策规定协调档案信息网络的建设以及档案信息资源的共享,并由国家有关部门进行宏观调控, 制定出统一的规划和相关的政策来规范网络档案信息资源开发和建设活动。

(2 ) 强化意识、加大投入

档案信息网络化建设是时代对档案事业发展提出的新的要求,是档案工作在信息时代生存和发展的必经之路。网络化的根本目的在于拓宽信息渠道, 优化资源配置, 提高档案工作现代化水平和竞争能力。针对目前对档案信息网络化建设意识不强的现状, 必须强化网络化意识, 加强对档案信息网络化建设重要性和紧迫性的认识, 思想先行。

进行网络信息资源开发, 一方面国家各级管理部门要加大资金投入, 同时采用招标的方式来吸纳更多的资金; 另一方面也要监督资金的分配和使用。网络数据库是网络信息资源开发的主要内容,它比传统的数据库成本高, 出效益也快。

(3 ) 完善法规、健全标准

网络环境引发出一系列新的问题需要法律法规的调控和规范。如 , 如何确定上网档案的范围和界限。为此必须尽快制定档案信息资源开发的法律法规和条例, 对档案开放原则、开发档案信息资源的组织机构及其职责等做全面详细的规定, 以确保档案信息资源的开发能遵循统一的规定, 确保更多的档案信息依法向社会和公众开放, 确保档案信息资源建设的有效性。

对于网络环境来说, 离开标准化工作的任何信息或技术都会被拒之门外。网络环境下进行档案管理和资源开发的一个重要条件是建立标准化体系。由于种种历史原因, 档案工作标准化程度不高。从档案管理到目前各种软件开发, 缺乏统一的规范与标准。没有标准化体系, 就无法实现计算机管理, 而计算机管理是在网络环境下开发档案信息资源的技术手段和重要工具, 所以应该根据档案工作的特点进一步制定标准化体系。档案是一类特殊的信息资源, 它是社会各方面实践活动的历史记录, 其形成过程及内容涉及科技、经济、教学、实验、生产等领域, 其历史使命又决定了对它必须实行集中统一保管。所以, 在网络环境下档案工作的标准化问题便显得比其他类型的标准化工作更为特殊和重要。

(4 ) 调整机制、培养人才

发展信息产业的关键在于造就信息市场, 而信息市场的建立,首先要有信息需求。进行网络信息资源开发, 必须以市场信息需求为导向。目前因特网的部门用户中, 科研占44% , 商业占31% ,国防占10% , 教育占8% , 政府部门占7% , 如何满足这些部门人员的信息需求, 是网络信息资源开发的主要目标。实现这一切, 关键是在信息行业中建立相适应的市场驱动机制。

档案信息网络化建设需要一支专业技术素质较高的队伍, 而在档案信息机构内, 职能不明确、人才缺乏和流失的现象普遍, 因此要尽快建立一支能适应网络化建设的专业队伍。目前较为现实的办法是人才的补充和现有人才的再培训。教育培训设置的课程体系不能仅仅涉及计算机基础知识及计算机自动化管理, 应补充计算机信息网络、现代通信技术应用基础、人工智能及经济信息研究与咨询等类课程。

 2 微观措施

(1 ) 转变观念、迎接挑战

作为档案工作者要充分认识现代信息社会科技化进程的必然性, 以崭新的姿态迎接挑战。首先, 作为档案管理部门, 要有选择地投入, 逐步实现办公自动化( OA ) , 促进工作人员计算机操作技能的掌握和提高, 从人员上做好准备; 其次, 要形成档案信息网络层次化的观念, 增加执机人员上网访问的机会和条件, 同时防止网上信息阻塞或消失, 提高网上档案信息的利用率和使用率; 再次,进一步形成相关网络一体化, 这不仅要形成各级局馆站点、网页的互联, 还要尽可能与政府、图书、文化和教育等部门的网络连接,促进档案信息网络的社会效益和专业信息利用率的提高。

(2 ) 采集数据、丰富馆藏

各种数据的采集, 是建立计算机网络系统的一项基础工作。档案信息著录、原件扫描、光盘存储工作量相当大, 需要投入大量的人力、物力并加快数据采集速度, 否则, 实现网络化管理就无从谈起。因此, 各档案部门必须想方设法加快数据采集速度, 在现有条件下, 尽可能购置先进的技术设备, 提高档案原件的扫描速度和存储速度。同时, 通过调查分析, 优先选择那些价值比较大, 利用率高的档案资料作为数据采集的重点。

以现有馆藏为基础, 建立丰富的网络信息库。一是从计算机管理的技术出发, 按照计算机著录方式编研档案信息, 建立自己的网站, 下载编研的档案信息, 实现上网运行的可行性; 二是要统一著录的规则、项目的格式, 规范档案信息各站点的管理模式、工作程序、数据格式和网络规则, 实现档案信息网络的标准化运行; 三是加强档案信息的编研和开发, 使能公开上网的档案信息, 依照社会性、可用性、价值量和效益性原则, 尽可能多地开发上网, 保证每个局、馆站点信息的可读性和特殊性, 提高访问者进入档案信息网的兴趣和几率, 加大网络的利用效率; 四是在建成网络的基础上,加快网上信息的存储、更新的步伐, 保持档案信息网的生命力。

(3 ) 变更方式、建立数据库

网络环境极大地改变了信息利用者的思维方式、信息摄取方式和信息摄取手段。传统的档案信息组织方式已不能满足网络环境下档案信息资源开发利用的要求。因此, 必须对其加以改进。传统档案工作的信息组织大多是以人工方式进行的, 其中著录、标引等前期工作, 已是繁琐的手工劳动, 而分类表、词表编制和维护等更是如此。而现在网上信息数量的不断增加及其对时效性的要求不允许过多的中间环节和加工环节, 因此要求实现信息组织的自动化。再如过去的信息组织方法只适用于文本信息, 而在网络环境下还包含大量的声音、图形、图像等非文本信息, 而且全文信息的比重也在逐渐增大。这些信息不像文本信息那样易于格式化、规范化, 如何提示其内容, 如何对其开发利用, 已对传统信息组织方法提出了改革要求。另外, 在网络环境下, 档案利用者成分逐渐多样化、复杂化, 多数利用者缺乏必要的专业知识和技能, 因此要求档案信息组织透明化、易用化, 传统高度专业化的信息组织方式已不能满足需要。

建立数据库是网络信息资源组织的重要方式, 这种方式就是将要处理的数据经合理分类和规范化处理之后, 以记录的形式存储于计算机中。用数据库技术组织信息资源可极大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。数据库技术与网络技术的融合极地方便了信息资源的开发利用, 提高了效率。

档案部门目前应努力建设有自身特色的信息资源数据库, 并且本着资源共享的原则, 建立大协作分工, 避免低水平重复。如果档案信息资源数据库能不断建设和发展, 拥有某一方面的系统的档案信息将成为可能。档案部门可通过网络对某一专题提供广度和深度上的服务, 扩大利用者对档案资料的占有程度, 提高服务质量。档案信息数据库建设中要着重注意其内容质量。我国的数据库绝大部分是二次信息, 即文摘、索引、目录等, 全文数据库和图形图像数据库数量较少。诚然, 二次信息也能为利用者提供必要的服务, 但仅仅依靠二次信息是无法满足利用者需求的, 因此应注重加强一次信息的建设。

(4 ) 制订标准、保障安全

标准化问题是网络建设的一项基础性工作, 档案部门应通过吸收和借鉴国际国内成功的网络建设经验, 尽快着手制订和出台一批网络标准, 如代码标准、数据格式标准、设备标准、数据库标准、通信技术标准等。规章制度是网络正常运行的保证, 它规定了各个成员( 节点) 的职责和义务, 并使各成员之间的联系固定下来。这些都是我们应该重视和抓紧完成的基础性工作。

运用技术手段, 提高档案信息网络的安全性。一是开发电子文件的归档管理程序, 使上网信息及时、完整、安全地保存下来, 防止因网络本身故障或损毁可能造成的相关信息丢失; 二是有纸化和无纸化结合的信息库, 由编研局、馆归档保管, 解决受病毒感染或网络本身问题可能造成的信息毁灭; 三是在档案信息网络中建立加密网和开放网, 属于秘密性的档案信息严禁上开放网, 以防电脑黑客的袭击。