网络环境对档案信息资源开发的影响

 1 网络环境的认识

(1 ) 网络环境的概念

所谓网络( Network ) 是通过互联通道进行相互通信, 从而实现数据和服务共享的一些分布的、智能的计算机所组成的集合。这里的关键词是“ 共享”, 是指对数据和服务进行的共享, 既涉及相互进行通信的数据和信息, 也涉及使用这些数据和信息的用户。共享的思想是网络的精髓, 没有共享, 就不成为网络。对于网络环境( Network Environment ) , 我们可以从网络的硬件和软件或网络的物质实体和精神实体两方面作全面的了解。即网络环境是指在电子计算机和通信技术相结合基础上构建起来的宽带、高速、综合、广域型数字式电信网络。同时, 网络环境还包括由于网络的渗透、扩张而引起的国家信息政策、信息管理体制、信息系统组织、用户信息行为和社会文化等方面的变化。网络环境的产生是网络化的结果, 网络化是一种进程, 与之相应的网络环境也应该是一种动态的发展的客观事实。

(2 ) 信息网络环境的特征

信息网络的基本特征是信息交流的全球网络化和信息开发利用的全程数字化。数字化信息资源不同于传统的文献资料, 主要有以下特点: 其一, 信息组织形式从顺序的、线性的方式转变为电子计算机的直接的网络的组织方式; 其二, 信息存储形式从单介质走向多媒体, 从模拟信号转变为数字信号, 使信息的存储、传递和查询更加方便; 其三, 信息的传播与利用主要是通过计算机网络进行的。随着计算机和网络通信技术的进步, 人们将更多地从网上检索、获取信息, 通过网络来共享全世界的信息资源。传统的开发利用模式将向网络化、数字化的信息资源开发管理、利用模式转变。

这一突破性变革, 无论是对信息资源本身, 还是对信息资源开发利用的有关主体都提出了新的挑战。

 2 网络环境对档案信息资源开发的影响

信息网络是在信息飞速增长, 人们对信息的需求日益高涨的背景下, 现代高新技术的产物。信息网络建设是档案信息资源开发利用的外动力, 对传统的档案信息资源开发利用工作提出了严重的挑战, 也为档案部门实现信息资源共享提供了可能。

(1 ) 网络环境为档案信息资源开发利用提供了有利的工具和手段档案信息资源开发, 从外延上就是发掘信息、开拓信息渠道、建立档案信息库、加速档案信息流动; 从内涵上就是不断重组和加工档案信息, 最终提供利用。信息网络集现代计算机技术、通信技术、多媒体技术与网络技术于一体, 其强大的信息处理能力将极大加快档案信息和档案信息产品生产的速度; 其巨大的信息传输能力将极大加速档案信息资源的交流与传递; 现代网络技术将促使档案信息源从馆藏主体向网络信息资源主体转移, 它内吸外取, 实现全国乃至全球网络互联, 从而便捷地实现全球范围内档案信息资源共享。总之, 局域网、地区网和远程网的建设已使整个世界连成一体, 为档案信息资源开发利用提供了有利条件, 特别是因特网的高速发展, 为人类获取社会信息资源开拓了广阔的前景。

(2 ) 网络环境改变了档案信息资源利用的方式, 使利用对象发生了变化

网络超越时空界限, 为异地提供利用创造了条件。千里之外万里之遥, 通过联网的计算机直接读取信息, 缩短了行程, 方便了利用, 节省了时间; 与此同时, 网络使社会化的信息资源共享成为可能。利用者不但是本地本国本行业, 而且是所有的有权用户。换言之, 交了费, 上了网, 只要需要, 网上的信息都可以查, 可以用。

(3 ) 网络环境打破了传统的档案整理方法, 使公文、档案、资源一体化速度加快在网络环境下, 文件与档案资料的区分变得不再明显, 传统意义上的立卷、归档方式要经受考验, 大量的文件、档案、资料将实现快速存档, 目前所遵循的鉴定、整理、立卷等工作规范也将随之产生变化。

档案信息的快速上网, 为社会提供信息资源, 特别是为决策层提供信息, 其社会效益和经济效益将明显展示出来, 档案信息的决策支持作用将更加显著和重要。

 3 档案信息资源开发利用面临的新的挑战与课题

(1 ) 档案信息的提供方式要与网络信息服务的特点相适应

网络化的信息服务在服务范围、服务对象、服务过程、服务内容、服务质量分别呈现出社会化、个人化、一体化、集成化、精品化的特点与发展趋势。服务社会化不仅指服务范围是整个社会人群, 服务的内容涉及社会生活的方方面面, 还表明网络环境下的信息服务具备规模性、产业化特点, 信息服务业已经成为信息产业的重要组成部分。服务个人化是指现化代信息技术已经具备满足个人化信息需求的能力, YA HOO 、PointCAST、《今日美国》均已推出个人化的网络新闻, 网络传递的快捷使信息服务的针对性更高。

服务过程一体化克服了传统信息服务咨询、检索、提供利用的时间空间限制, 利用信息网络的协作共建, 使利用者可以实现直接在网上查询信息目录、全文浏览、数据文件下载。集成化服务指在网络条件下, 可以通过多媒体技术满足用户对信息需求多样化的要求,并保证网络信息资源的全面性、整体性。网络信息服务在质量上体现出精品化趋势, 网络经营者越来越意识到规模效应已不再是吸引利用者上网的最主要原因, 用户关心的是如何能直接、迅速、准确地找到所需信息, 并保障有效利用。因此, 网络信息服务应视提高信息的可获得性及信息含量作为提高服务质量水平的关键。

档案信息资源开发对利用者而言, 有两个评价指标: 信息的可获知能力和信息的可获得能力。信息的可获知能力是指用户对信息的存在与否、信息存在地点的知晓能力。具体到档案信息, 即指它的检索体系、检索途径、目录开发程度与二次文献网络化的水平。档案信息的可获知能力取决于获知途径的多少与网络化水平的高低。信息的可获得能力是指提供可利用信息的整体水平。它专指用户直接利用信息内容的程度, 因此, 其水平高低既取决于档案收藏的整体保障能力(馆藏数量、质量、结构) , 又取决于实际获得信息的途径。

档案信息网络利用服务, 不仅要做到信息的可获得性, 而且要提高信息的可获得性。目前, 档案信息在公共网络上的服务方式主要以馆藏介绍、目录查询为主。馆藏档案全文上网, 实现档案信息的网络利用在国内的档案馆网站上还未见到。而作为保存有大量珍贵档案历史文献的美国国会图书馆, 却利用网络技术, 把其馆藏大事材料转换成了容易下载的记录、图像、文本。这说明我国目前档案信息网络服务还停留在可获得性服务阶段, 通过揭示档案信息的外部特征为档案信息内容与利用者之间搭起沟通的桥梁。这与网络信息服务的总体特征以及利用者利用过程的“ 就近、省力” 原则还存在明显差距。因此, 档案信息网络开发利用的重点是普及信息可获得性, 尽快实现档案信息全文上网为利用者充分共享。

(2 ) 档案信息进入公共网络的安全问题

Internet 作为一个开放的平台, 对档案信息的安全、可靠性构成了威胁。当前网络环境下, 影响档案信息安全的最主要因素有三: 操作系统因素、硬件设备因素、网络黑客因素。操作系统是计算机运行最基本的要求。目前应用最广泛的Windows 操作系统的安全性遭到众多质疑, 其安全性难以保证。档案信息全文上网的实现, 首先要解决操作系统的安全性问题。有识之士认识到发展我国自主的操作系统已是当务之急。硬件设备对档案信息安全的影响主要来自其核心CPU 芯片的安全性。我国使用的计算机其CPU 芯片主要由因特尔公司生产。1999 年1 月, 因特尔公司宣布为了增强网上电子商务的安全, 将在奔腾Ⅲ处理器中设置用以识别用户身份的序列码。但是, 序列码却给别人提供了窥探自己机内信息的可乘之机, 对含有保密性质的档案信息的安全性影响极大。我国信息产业部就英特尔公司奔腾Ⅲ处理器序列号问题提出的意见之一就是, “安装了奔腾Ⅲ 处理器的PC 机政府不得直接连互联网。各级政府机关, 包括关键部门和行业如电信、银行、军事和其他要害部门, 购买装有奔腾Ⅲ处理器的计算机时, 必须把序列号关闭”。网络黑客是指那些编写网上传播病毒和攻击特定网站的人。他们的破坏行为借助网络的传播, 对档案信息资源的安全危害范围扩大。一方面, 各种电脑病毒的大规模破坏已是时有发生, 存储在联网的计算机中的重要档案信息会因病毒的侵袭而严重损毁; 另一方面, 无孔不入的黑客也让档案部门对档案信息上网畏缩不前。

网络环境对档案信息安全的威胁的确存在, 但是档案工作者应迎难而上。网络环境下, 档案保护工作要从信息、网络的特点着手, 与计算机工作人员共同探索保护网上信息资源安全、可靠的问题。目前, 美国国家档案馆的电子文件中心已在Internet 上开通主页, 用户可从网上检索到电子文件中心的电子文件。但是检索电子文件信息要受到美国信息自由法案的约束, 对有违信息自由法案的检索, 在检索过程中就会被检索机扣留, 以维护国家安全和公民的隐私权。

(3 ) 档案信息资源共建工作依赖计算机网络管理

档案部门在实施资源共建共享时, 不能单凭一个馆的力量, 要相关单位协作协调, 依靠群体的人、财、物优势才能顺利进行。我国档案网络化管理的推行已经有从中央到地方完整的档案馆体系作为实体基础, 在此基础上进行网络管理, 可以克服目前档案部门现代化工作中各自为政、自成体系的局面。为解决因追求收藏档案全宗的完整齐全而引起的各馆间档案原件的归属权纠纷, 各馆多采取利用副本或档案复制件的做法, 在网络档案信息共建过程中, 将通过各档案部门间的协作, 建立网上共享档案信息形式的“ 虚拟档案馆”, 实现网上档案信息体系的齐全完整。

在档案网络建设中, 标准化是共建共享的技术前提。档案信息资源共享的系列标准包括信息加工标准、信息记录标准、信息检索标准、信息处理和控制标准等。档案资源共建将在这些标准的制约下, 以统一、规范的形式实现网上信息交流。档案信息网络管理的数据库建立, 要在统一的标准模式下进行。在档案管理中, 数据库管理系统主要应具有数据操作、数据库操作、检索、打印、统计功能及其他方便用户的功能。档案机读目录数据库的标准化和规范化是档案信息共享的“瓶颈” 问题。美国档案界研制成功并使用的MARC AMC (机读目录档案和手稿控制) 系统, 为档案目录的标准化问题提供了解决的方案。在档案信息资源共享的数据库建设中, 发展我国自己的MARC 系统势在必行。