档案信息资源网络的建设与发展

 1 档案信息资源网络的含义与构成

网络一般是指纵横交错而成的组织或系统。档案信息资源网络是指将处于不同地理位置、存储于不同档案机构中的档案信息, 通过不同方式连接起来并加以利用, 以实现网络中档案信息资源共享的系统。网络为档案事业的发展提供了新的环境。档案信息资源网络包括档案机构实体网和档案信息因特网。

(1 ) 档案机构实体网

档案机构实体网是由相互间具有某种联系的若干档案信息机构构成的具有特定功能的统一整体。档案机构实体网由低级到高级分为三个层次: 档案机构组织网、档案机构协作网和档案机构信息资源网。这三种实体网络相辅相成。

① 档案机构组织网。它是由各级各类档案机构按一定的结构形成的档案机构群体, 是建立现代档案事业网络的基础, 是档案机构协作网和档案机构信息资源网建立的前提。建立档案机构组织网就是要合理地设置档案信息机构, 安排好档案馆( 室) 的布局, 这是档案机构实体网建设的基本任务。它直接关系到国家的全部档案资源这一特定文化遗产的安全保管, 以及最大限度地开发利用档案信息资源, 为国家建设和发展服务。

② 档案机构协作网。它是为促进组织网络中实体间的联系而建成的实体协作组织和协作关系, 是对实体组织网功能的完善和发展, 也是档案机构信息资源共享的一种形式。档案机构协作网络的建立和健全是档案机构网络建设的一个重要方面。协作网络的建立, 可弥补档案机构组织网络中各机构之间没有直接联系与交流的不足, 建立和加强各档案机构之间的联系, 使档案机构实体网络真正发展成为一个紧密联系的有机整体。

③ 档案机构信息资源网。它是将处于不同地理位置、存储于不同档案机构中的档案信息, 通过不同方式连接起来并加以利用,以实现网络中档案信息资源共享的系统, 是建设档案信息资源网络的最终目的。档案信息资源网以档案实体组织网为基础又不受实体系统的限制, 它集中于对档案信息资源本身的开发利用, 向利用者提供一次、二次和三次文献, 满足利用者的不同需求。

(2 ) 档案信息因特网

因特网又称信息高速公路, 是指数字化大容量光纤通信网络。档案信息因特网是指将档案信息资源网与因特网相联, 实现档案信息资源最大限度共享的计算机网络系统。

档案机构实体网与档案信息因特网结合起来共同构成档案信息资源网络。以因特网高效、集中、方便的特殊传递功能来完成档案机构实体网之间的信息联结, 业务合作以及馆藏的互补、传送与共享, 因此赋予档案机构实体网以新的意义。由于因特网技术基于现代化的数字通信技术, 这就使得档案信息实体机构之间的那种组织、层次、协作、互补和共享关系以数字化的形式出现, 以网络链接的方式体现出来, 使各档案实体机构成为因特网上的一个个节点, 这样就突破了传统的面对面的服务模式。信息用户可以拨号上网访问网上档案馆( 室) 的网站或网页, 通过浏览器查询, 从而实现档案信息的网络共享。

 2 我国档案信息网站建设

随着我国信息化程度的提高, 搭建信息网络平台, 开展档案网上服务, 在许多省市已初步具备必要的外部环境。近年来, 一批省市地方政府大力建设信息高速公路, 铺设城市高速宽带网络, 大中城市的光纤覆盖率达70% 以上, 其中上海地区已达90% 以上。

与此同时, 省市政府积极推动上网工程, 继政府上网、高校上网、企业上网之后, 家庭上网工程也开始启动。档案信息网络化进程加快, 档案信息网站建设也粗具规模。

(1 ) 我国档案信息网站建设的现状

通过基于超文本传输协议H TTP 的Inte rnet 信息检索和浏览对网上档案信息资源进行搜索, 在各大型搜索引擎上获得相应的检索结果为: 国内( 主要是大陆地区) 可以直接通过中国通用计算机互联网查询到的各门户网站档案馆网站的平均数量是19. 7 个, 比1999 年增长了64. 2%。另外, 全国档案信息网站类型主要包括两大类, 即各级综合档案馆网站和各类大学档案馆网站。综观各档案信息网站的实际情况, 我们可以对目前我国档案信息网站建设的状况分析如下:

① 网站建设粗具规模, 数量增加, 但网站类型单一、信息质量不高。通过搜索调查, 我国一些档案馆网站已经形成了自己的规模, 许多省级和直辖市档案馆的网站服务系统相当完备, 如北京档案馆网站、上海档案馆网站。然而, 许多档案馆都还没有自己独立的域名, 即仍然附属于其他网站, 没有自己独立的服务器和管理系统。网上档案信息资源内容单一、陈旧, 甚至有遗漏和失真的现象。例如, 有些网站除了馆藏简介和目录外, 几乎没有别的信息;提供的相关链接经常是无法连接到相应的目的地; 各类档案信息自上网后几乎没有或很少更新等。所有这些都严重影响了档案信息网站的服务质量, 是值得思考和改进的问题。

② 档案信息网站(页) 设计单调、页面结构简陋, 难以吸引访问者。网站页面的美观程度是网站能否吸引访问者的首要问题。

在当前商业型网站以各种形式和手段参与激烈竞争的事实面前, 档案信息网站作为服务性网站, 虽没有在商业运作中被淘汰的危险,但也应该特别注重其外观形象设计和制作, 以求吸引更多的访问者, 实现网站建设的目标和自身的社会价值。

档案信息网站应该特别注意其外观新颖独特主要是由其信息传输的方式决定的。网络传输信息的方式很多, 包括文字、图形、符号、声频、视频等, 主要涉及到视觉和听觉。由于当前全国范围内的宽带建设的瓶颈问题, 我们不可能很多地传输图文声并茂的多媒体信息, 所以大量网上信息暂时只能通过视觉传输给用户。视觉效果的好坏, 会直接影响访问者的心理情绪和访问兴趣。

③ 档案信息网站技术支持薄弱, 服务形式单一。档案信息网站的技术支持和服务特点是相互制约的, 服务以技术为基础条件,技术以服务为根本目的。没有过硬的技术作后盾, 高质量的服务是不可能实现的; 而只有通过实施多种形式的服务, 并通过利用者的信息反馈及时调整服务策略, 才能促进技术的改进和革新。大多数档案信息网站的IP 都集中在B 类、C 类地址中。目前,档案信息网站的访问量很小, 日访问量超过千人的网站几乎没有。

除了当前人们的档案利用意识不高外, 网络技术的落后和服务形式的单一, 是造成档案信息利用率低的主要原因。各档案信息网站一般只提供信息浏览服务(WWW)、电子邮件服务( E-mail ) 和少量的信息咨询服务。很少有网站提供远程登录( Telnet )、文件传输( FTP) 、电子公告牌(BBS) 等服务。

(2 ) 我国档案信息网站建设的发展

档案信息网站建设是一项系统工程, 涉及各地档案部门和诸多业务环节, 其建设发展必须首先研究确定总体规划, 明确建设目标, 遵从基本原则。

① 总体目标。以档案社会化、信息化利用为导向, 积极采用现代计算机技术和通信手段, 逐步建立以中央档案馆为核心, 省市级综合档案馆为基础, 连接全国各地各类档案馆的档案信息资源网, 为经济建设和社会发展提供网上服务。其基本内容为: 构筑网络平台, 面向社会服务。

② 建设原则。

统筹规划, 联合建设。各级档案行政管理机关要加强对档案信息网站建设的统一指导, 组织制定规划, 明确上网目标、联网方式、功能要求。然后由各单位筹措资金, 组织信息, 开发网站或网页。

互联互通, 资源共享。在网络化服务建设过程中, 各有关档案部门一定要充分发挥网络技术和网络环境的优势, 积极进行本网站(页) 与其他档案网站(页) 的链接, 并与有关综合、新闻、政务、文化等社会网站勾链, 甚至可以与一些国外档案网站互作超链接,以扩大影响和利用, 共享信息资源。

统一规范, 科学管理。各档案部门在互联网舞台上面向大众,共演档案服务一出戏, 必然要求协调网络技术, 共商服务项目, 统一数据标准, 规范档案用语, 严守保密规定, 实行科学管理。

丰富内容, 发挥特色。档案网络服务有无生命力, 关键在于有无适合社会需要的丰富的档案信息, 能否提供满足社会需求的服务功能, 是否具有网络服务的档案特色。因此, 档案部门应当研究网上利用者的需求及网络服务的特点, 不断充实上网信息, 拓展服务功能, 发挥档案特色, 努力把档案网络服务培养为信息时代档案事业发展的一个新的“ 增殖” 点。

严格管理, 保障安全。各上网单位要加强对档案网站( 页) 的系统管理, 设置防火墙, 安装监测工具, 做好系统及数据备份, 制定应急方案, 严格管理制度。为确保安全, 各上网系统在物理上必须与本单位内部的涉密系统完全断开。