档案信息资源开发的措施

档案信息资源的开发原则告诉我们, 要想使开发档案信息资源产生更好的效益, 档案信息部门尤其是各级各类档案馆( 室) 必须采取各种有力的措施和切实可行的办法, 不同档案馆( 室) 还必须结合自身馆( 室) 藏特点, 不断挖掘和总结出各自的开发措施和办法。

1 各类档案馆的开发措施

(1 ) 综合档案馆的开发措施

随着市场经济的发展, 综合档案馆的服务范围越来越宽阔, 社会对综合档案馆的要求也越来越高。总结已有的经验, 综合档案馆的开发措施主要集中表现在拓宽服务途径、优化馆藏、优化检索手段、优化开发程序等四个方面。

① 拓宽服务途径。根据档案服务系统工作的基本要求, 从已经形成和开始扩展的服务方式来看, 综合档案馆拓宽服务途径应包括: 接收进馆前的指导服务; 接收进馆前的整理编目服务; 对档案部门专用物资组织代销服务; 接收档案管理和代管档案服务; 加工整理与安全保管服务; 鉴定与销毁服务; 保密与调密服务; 统计服务; 编制检索工具服务; 目录交流服务; 调卷服务; 送卷服务; 复制服务; 展览服务; 开架服务; 编纂出版服务; 报刊公布服务; 参与编史修志; 参与文艺创作或为繁荣文化生活服务; 国际交流服务等。

总之, 综合档案馆的服务项目繁多, 所有这些服务项目构成了一个有机联系的整体, 至于具体到某一综合档案馆在某一时期内应开展哪些项目的服务, 必须从实际出发, 可以有所侧重, 同时尽可能地兼容多项, 实行多目标服务。

② 优化馆藏。优化馆藏是优化综合档案馆开发档案信息资源这一服务工程的基本措施, 它的内容是由综合档案馆的性质、任务和范围来决定的, 包括:

第一, 确定进馆界限。就是根据不同级别、不同类型的综合馆来划定接收或集中档案进馆的范围。任何一级或任何一个综合档案馆都不是孤立存在的, 既有纵向联合的综合档案馆, 又有横向联合的专业档案馆, 如果界限不分清, 分工不明确, 就不可能发挥各自的优势, 不可能突出各自的馆藏重点, 同时也就不可避免地会陷入各自为政、各行其是的无政府状态, 在这种情况下, 既无法保持各档案馆档案的完整, 又不能真正体现各自的馆藏特色。同时, 确定进馆界与综合档案馆的合理布局密切相关。

第二, 馆藏档案数量充足。不论哪一级综合档案馆, 都必须根据其收集与集中的范围, 将所属部门或所属单位应进馆的档案及时接收进馆, 同时按照档案的形成周期定期定向地不断进行接收工作, 使应该进馆的档案都能如期进馆, 这样才能保证在分管范围内馆藏档案数量充足。

第三, 馆藏质量优良。馆藏质量是优化馆藏的核心内容。收集接收进馆的档案除残缺不全的历史档案无法达到完整齐全的要求外, 凡现行机关档案都必须做到完整齐全, 价值鉴定准确, 载体与字迹材料保持良好状态, 整理编目科学化、规范化、标准化。其中, 完整程度和整理编目质量又是优化馆藏的关键。无数事实证明, 只有在优质的基础上追求更多的数量, 做到质量与数量的统一, 才能真正达到优化馆藏的目的。

第四, 体现馆藏特色。各级综合档案馆的馆藏尽管在某些方面难免有相同之处, 但不能你有我也有, 你无我也无, 按照同一模式、千篇一律的内容来规划自己的馆藏, 必须根据各自的接收与进馆的范围, 以及所处的特定环境, 来确定不同的馆藏方式和馆藏内容, 以体现各自的馆藏特色。

③ 优化检索手段。所谓优化检索手段, 实质上就是优化档案检索工具, 以档案检索工具具备存储档案信息丰富, 检索档案信息迅速、准确、方便、实用为衡量其优化的标志。优化检索手段, 必须要求将手工检索方式逐步过渡到电子计算机检索, 将馆藏档案有计划、有步骤地按机检要求经过著录和标引, 并按规定顺序排列成数据库, 使用电子计算机等存储在磁带、磁盘、磁鼓以及缩微胶卷和胶片中, 形成档案自动化检索系统。在开发利用档案信息资源时,运用电子计算机, 按分类途径、主题途径, 或按全宗构成者、责任者、年代、地区等各种途径, 向利用者提供档案查找信息, 开展档案检索服务。运用机检手段, 可以建立区域性和全国性的检索网络, 进而还可以发展成国际联机检索, 从而高效能和大范围地开展检索服务。在尚无条件实施机检的综合档案馆, 也必须优化手工检索系统, 使手工检索现代化和标准化, 一方面为提高检索效率尽职, 另一方面为实施机检手段创造条件, 逐步做到手工检索与机械检索结合进行, 最后在条件成熟时以机检取代手工检索。

④ 优化开发程序。所谓优化开发程序, 主要是指在一定时期内对于确立开发目标、建立开发组织、开展开发分析、制定开发方案、实施开发计划、总结开发经验等一般程序, 不仅在思想上要给予足够的重视, 而且在人力、物力上要保证这些工作程序的顺利进行和互相衔接、协调运转。

(2 ) 专业性档案馆的开发措施

专业性档案馆与综合性档案馆之间的根本区别在于分管档案的范围不同。专业档案馆的档案, 往往是以纵向为主, 来源于一个专业系统的各个单位。其档案的内容, 往往又是记述和反映一个特殊专业的性质。由于社会发展、社会分工愈来愈细, 社会的各行各业日趋复杂化, 这就决定了专业档案馆的种类繁多, 而且每一个专业档案馆, 一般隶属于国家一个专业主管部门领导, 同时又接受国家档案局领导或各级档案行政机关领导。由于专业性档案馆在档案内容、服务范围和服务对象上与综合性档案馆相比有着明显的不同,这就要求各级各类专业档案馆, 在开发利用档案信息资源上, 除采取一般措施外, 还必须根据自身特点, 利用自己的优势, 采取各种行之有效的措施, 以充分开发利用专业档案信息资源, 为社会主义现代化事业服务。

① 开放型开发。所谓开放型开发, 就是指专业档案馆要根据《中华人民共和国档案法》和国家的有关规定, 逐步扩大专业档案的开放范围, 乃至向全社会开放, 充分开发专业档案信息, 面向社会, 为全社会公众服务。专业性档案馆, 就其档案内容或性质而言, 涉及到政治、军事、外交、司法、经济、科学、技术、文化、艺术等诸多方面。不可否认, 外交、军事、公安、高科技、涉外经济等方面的专业档案馆, 其档案是党和国家的重要机密, 在开发与利用时, 必须严格按保密制度的规定进行。但是, 也应该充分看到, 许多专业档案馆的档案, 尤其是涉及到经济、科学、技术、文化、艺术方面的专业档案, 与国家经济建设、科学研究、技术开发、社会生活的关系十分密切, 相对地说, 这些专业档案机密程度比较低, 有的甚至没有什么机要性质, 按照档案法第19 条规定,向社会开放的期限可以少于30 年。

专业档案馆应当积极地采取开放型措施, 以充分地开发专业档案信息资源, 逐步实现社会公众对专业档案信息共享。具体要求是: 第一, 更新观念, 增强开放意识; 第二, 处理好控制与开放的关系, 不断扩大档案开放的范围; 第三, 对开放的档案, 实行开放式的管理方法。总之, 专业性档案馆, 要为开发利用和开放档案信息创造一切有利条件, 更好地为经济建设、科学研究、技术开发和市场竞争服务。

② 网络型开发。专业档案馆是专业档案资料储存、利用、服务的中心。开发专业档案信息是专业档案馆的基本任务之一。专业档案馆的服务范围和对象, 主要是全国本专业系统各个单位及其本专业的专家学者、科技人员、艺术工作者和普通公民。而建立检索工具体系, 又是开发专业档案信息的关键。因此, 专业档案馆应根据本专业档案的性质和利用特点, 建立检索工具体系。在建立和完善手工检索工具的基础上, 进一步建立计算机检索系统, 并逐步向联机化、网络化过渡, 为广大利用者利用一个地区以至全国不同数据库中的专业档案信息服务。

建立以计算机为主体的档案检索系统, 可以做到档案信息一次输入, 多样化输出。这种系统, 对内能为档案管理人员进行各种编目、统计、库房管理、借阅管理等服务, 以改善劳动条件, 提高工作效率, 加强科学管理; 对外能为利用者完成多种单途径检索、组合检索及逐件筛选检索服务, 并能根据利用者的需要, 自动进行分类目录、主题目录、专题目录等检索工具的编制, 而且能在终端上显示或打印出来, 同时又能够为逐步实现联机检索打下基础。各级各类专业档案馆的档案信息, 如果能逐步实现联机检索, 就能更充分地开发专业档案信息资源, 达到利用者对不同专业档案馆中数据库档案信息共享的目的。

③ 智能型开发。专业档案馆的档案信息专业性强、利用面广,因而那种单纯地接待查阅、提供复制件或出具档案证明的被动服务方式, 已经难以满足各个方面利用者的需求。专业档案馆人员必须走出馆门, 深入生产、科研第一线, 了解需要, 掌握市场信息动态, 以便在开发中体现针对性、系统性和实用性。

从各级各类专业档案馆开发经验中可以看出, 专业档案馆应把重点放在智能型开发上。所谓智能型开发, 就是指专业档案馆对专业馆藏档案实体经过加工整理后所进行的高层次和具有深度的档案信息资源的开发过程。开展智能型开发, 一方面是进行三次性文献开发, 即通过对档案文献的加工、整理, 编出档案参考资料, 为利用者提供比较系统而精练的档案信息; 另一方面是进行更深层次的开发, 即对馆藏档案信息进行分析、研究后而撰写出与馆藏档案资料有关的文章与著作, 为社会各部门直接提供全面而系统的知识,并为科学决策、工程设计、产品更新、影片摄制、技术开发、文艺创作等方面提供定题参考服务。

④ 技术型开发。所谓技术型开发, 主要是指有计划、有步骤地运用各种现代化技术设备和手段来开发专业档案信息资源, 具体地表现在如下几个方面: 第一, 电子计算机、光盘技术以及现代通信技术的应用, 将改变专业档案馆传统的手工操作技术, 极大地提高档案信息的传递效率; 第二, 电脑打印技术、静电复印技术、声像技术、缩微技术的应用, 将大大地方便利用者, 从而提高专业档案信息的利用率; 第三, 应用电子计算机, 建立计算机检索体系, 并实现计算机联网检索服务, 有利于档案利用者全面系统利用所需要的档案信息, 充分发挥档案信息的社会效益和经济效益。总之, 实行技术型开发, 是专业档案馆开发档案信息的一项长期措施, 决非权宜之计, 同时在实行技术型开发上, 各个专业档案馆都必须量力而行。

⑤ 转换型开发。在各级各类专业档案馆中, 有相当一部分属于科技性专业档案馆, 如地质、测绘、气象、交通、机械、航天、城建等专业档案馆就是如此。随着社会主义市场经济的发展, 技术商品化和技术市场日益兴起, 这就为科技性专业档案馆开发专业档案信息资源向产业化发展, 开辟了一条新的途径。实现转换型开发, 就成为专业档案馆开发的一种有效措施。所谓转换型开发, 就是指专业档案馆自身或者配合科技部门, 将专业档案信息投入技术交易市场, 使一些可供转让的科技成果或先进工艺转让给利用者,直接转换为生产力。专业档案馆实现科技档案信息转换型开发, 还要配合高新技术产业开发, 而高新技术要形成产业, 必须要建立科技信息、技术市场、专利转让等科技服务体系, 这些都是与专业档案馆科技档案信息转换型开发密不可分的。

 2 各类档案室的开发措施

(1 ) 机关档案室的开发措施

机关档案室是党政机关统一管理本单位档案的专门机构, 主要为本机关领导决策和业务工作服务, 也为国家档案馆积累重要档案, 并为国家各项工作服务的部门。机关档案室的室藏, 一般以文书档案为主, 而且具有过渡性和机要性的特点。为了充分地开发利用档案信息资源, 机关档案室应该采取的具体措施是:

① 抓信息存储, 建设高质量的档案信息库。要开发档案信息,首先要抓好室藏档案信息的输入与存储工作。因为, 增加档案信息的存储量, 确保档案信息的质量, 是建设档案信息库的物质基础。

档案信息, 离不开档案实体。因此, 抓好档案信息的存储, 实质上就是要抓好档案室的基础工作。

为此, 机关档案室在抓好档案信息输入与存储的过程中, 要做好几项具体工作: 一是要监督和指导机关文书部门做好各种文件材料的归档工作, 以确保档案信息量。机关档案室指导和监督机关文书部门必须严格按照《机关文件材料归档和不归档的范围》的要求, 将本机关各个部门应当归档的文件材料全部完整地收集起来,不仅要把记述和反映机关主要职能活动历史面貌的文书档案、科技档案、专门档案收集集中起来, 而且要把那些与本机关档案有关的资料作为档案的补充内容加以收集, 做到机关档案室的室藏档案门类齐全、结构完整、内容丰富。二是要监督和指导文书人员做好归档文件材料的整理立卷工作, 以确保档案信息的质量。机关档案室档案实体的基本保管单位是案卷, 文书部门立卷质量的高低, 直接影响档案室档案质量和档案信息的开发。为此, 机关档案室工作人员必须具体地指导和监督文书人员, 对归档文件材料进行初步鉴定, 科学分类, 并按立卷的原则和方法进行组卷, 确保案卷的质量, 使整理的案卷既便于保管、移交, 又便于开发利用。但是, 必须注意, 为了各司其责, 档案人员不宜包办文书部门的立卷工作。

② 抓文献加工, 直接或间接地开发档案信息。机关档案室的室藏档案, 基本上是一种原始的历史文献信息, 同时, 档案信息资源是处于静态之中的。要开发档案信息资源, 就必须使其处于动态之中, 才能发挥它的使用价值。为此, 机关档案室要对档案文献进行加工、分析、研究、综合, 达到直接或间接地开发档案信息资源的目的。第一, 是向利用者直接提供一次性文献, 即档案原件。这是机关档案室的一种传统服务方式, 而且从机关工作的实际情况来看, 也是一种经常的、必不可少的服务方式。第二, 是向利用者提供二次文献。即档案原始信息进行分析、加工、整理之后, 综合而成的档案信息的二次性文献。通过它向利用者进行报道, 并为利用者及时准确查找系统的一次文献线索。机关档案室开发二次文献,主要是通过对档案文献的著录和标引把分散而无组织的一次文献加工整理成集中系统的二次文献, 即组织成各种目录与简介、专题资料等。第三, 是向利用者直接地提供三次性文献, 即档案参考资料。这是机关档案室开发档案信息资源的更高一级形式。机关档案室编撰的档案参考资料主要有: 大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、专题概要、会议情况简介等。

③ 抓信息保密与解密, 从有限开发到充分开发档案信息资源。由于机关档案室的室藏档案的机要性和过渡性, 机关档案室在开发档案信息资源时, 一定要处理好保守机密与开发利用的关系, 决不能顾此失彼, 以免对党的工作带来不可弥补的损失。然而, 档案的机密性是有时间性的。因为, 过了一定的时期, 档案的机密性将会逐渐降低, 乃至于消失。为此, 机关档案室通过抓保密与抓解密,正确处理保密与开发之间的关系, 也是开发档案信息资源的重要措施之一。

(2 ) 综合档案室的开发措施

综合档案室, 是企业、事业单位集中统一管理单位的各类档案 , 主要为本单位领导科学决策、行政管理、生产管理、经营管理、科研管理、技术管理服务的综合档案部门。综合档案室的室藏档案, 具有综合性与多功能性的特点。因此, 应采取各种措施来开发档案信息为本单位的各项工作服务。

① 转变观念、参与竞争、服务竞争。社会主义建设的全面发展, 要求档案部门广泛、大量储备和迅速、系统提供档案信息为其服务。企业、事业单位的档案部门如何适应这个新形势, 在改革开放中求生存、求发展呢? 首要的问题是档案人员要进一步解放思想, 更新观念, 转变脑筋, 以跟上时代发展的步伐。当前, 档案人员在思想认识上的差距, 集中表现在安于现状, 墨守成规, 经济意识淡薄, 竞争意识不强, 缺乏积极主动精神。由于思想上受传统观念的束缚, 在开发上措施无力, 在服务上总是处于被动状态, 更不是迅速、主动、系统地提供档案信息服务。要开发档案信息, 首先要转变观念, 树立新观念如开放观念、竞争观念、时间观念、效益观念等。也就是说, 综合档案室工作要按照社会主义市场经济规律办事, 参与竞争、服务竞争, 结合开发档案信息为生产、工作和科研服务。

② 建立集成系统, 增强综合开发功能。档案是开发档案信息的物质基础。综合档案室是一个现行机关或单位全部档案的集中管理基地。因此, 综合档案室一定要把本单位形成的各种门类、各种载体的档案集中统一地管理起来, 否则就难以发挥综合档案室的综合开发功能。而要增强综合开发功能, 就必须从本单位的各个领域、不同侧面, 即全方位、多角度、多层次地收集档案, 实行一体化管理。综合档案室, 只有从收集档案环节入手, 广泛大量地收集各种信息, 建立完整的档案信息集成系统, 才能更有效地综合开发档案信息为本单位的生产、工作、科研和管理服务。

③ 利用综合优势, 进行多层次开发。综合档案室, 应当抓住综合管理本单位全部档案信息资源这个整体优势, 进行多层次开发, 实行超前、多样、高效的服务。综合档案室最基本层次的档案信息开发, 就是根据企业、事业单位管理科学化现代化的需要, 为各门类档案编制一些最基本的、最实用的检索工具。在一般层次开发的基础上, 根据本单位各项工作的需要, 进行档案信息的深层次开发。具体说来, 主要可以从三个方面来开展: 一是根据客观需要, 编写针对性强, 具有综合性、实用性的数据资料和企业、事业单位年鉴、专业史、科技发展史及其他专题资料。二是根据技术商品化和外向型经济发展的需要, 通过对室藏档案信息进行综合分析研究, 将本单位可供转让的技术成果和先进工艺用见解、概要、摘编等二次文献形式报道出去, 促使技术成果转让和推动技术出口,使本单位取得最佳的经济效益。三是根据需要和可能, 参与经济和科研活动, 进行内外信息的综合分析研究, 写出有现实参考价值的论著资料, 为本单位领导和各有关方面的管理人员在进行生产、经营或科研决策时, 提供参考依据。

④ 加强领导和增加投入。综合档案室作为一个单位的服务部门, 往往容易被单位领导忽视。然而综合档案室的工作涉及到本单位的各个部门, 尤其是要综合开发档案信息资源为本单位的工作、生产和科研服务, 没有领导的高度重视与支持是非常困难的。要进行高层次档案信息的开发利用工作, 除了要有高质量的档案人才之外, 还必须逐步采用现代化手段管理、传递档案信息。这就要求投入资金添置设备和增加必要的编制经费等。所有这些问题的解决,都有赖于单位领导的重视和支持, 都应有适当的投入。

(3 ) 科技档案室的开发措施

科技档案室是管理本单位形成的科技档案与科技资料的档案部门, 它主要为本单位生产、科研和基本建设服务, 同时在确保国家科学技术机密的前提下, 组织开展科技情报交流, 对外实行有偿服务, 为技术转让、开发技术市场提供科技档案信息服务。其开发措施有:

① 内部系统开发。科技档案室开发档案信息, 主要是为本单位的生产、科研和基本建设服务, 因此其开发应该以内部系统开发为主, 结合对外开发。因为, 在本单位的产品更新、技术改造、科研立项的过程中, 既离不开利用某些零散的或单项的档案信息, 更少不了利用一些成套的、系统的综合档案信息。所以, 科技档案室应发挥占有全部科技档案信息的优势, 通过对科技档案信息的分析、比较、筛选、综合, 编写一些文摘、简介和分析、预测材料,力争用简洁的图像、符号、数据、文字, 把系统信息的内容简明地表达出来, 供本单位领导或主管工程技术人员吸收并应用到生产经营和科技开发的决策中去。

② 参与市场开发。所谓参与市场开发, 就是指科技档案室将科技档案信息直接投入技术市场, 使其转化为商品, 取得一定的经济效益。科技档案室在严守国家科技机密的前提下, 可以将科技档案资料中蕴藏的可供转让的科技成果与先进工艺挖掘出来, 进行信息的编辑、加工、综合之后, 直接地投入科学技术市场, 使科学技术尽快转化为生产力, 以取得经济效益。

③ 制定合理的信息开发政策。科技档案室要参与科技市场,积极组织技术成果转让, 就必须研究和制定一些相应的政策, 才能有效地开发和利用科技档案信息并为经济建设和发展市场经济服务。最基本的是要在国家有关政策的指导下, 制定科技档案信息进入技术市场的范围和要求, 制定科技成果转让费标准、中介收费标准, 还要处理好科技保密、知识产权与档案信息开发利用的关系。

除上述机关档案室、综合档案室、科技档案室所采取的各项开发措施之外, 还有专门档案室、联合档案室和一些小型企业事业单位监管档案的部门, 都应将档案信息资源的形成、积累和开发利用纳入领导和管理工作的议事日程, 都必须根据当前和长远的需要,采取各种有效措施进行各种形式的开发利用, 使档案信息资源在发展市场经济的过程中发挥应有的作用。