档案信息资源开发的方法

 1 档案信息的分析与研究

档案信息资源的开发要求对档案进行主动的分析、研究、加工, 从中发掘有价值的信息, 向外公布与传递, 以满足社会对档案信息的需求。当前对档案信息资源进行开发的主要手段是对档案信息进行分析、研究、加工和揭示, 以目录、索引、文稿、专题汇编、图集、统计数字汇集等形式, 为有关利用者提供二次、三次文献服务。其中首要的步骤就是对档案信息进行分析与研究。

(1 ) 档案信息系统研究

档案信息系统研究即按照一定的专题, 对一系列档案材料中所包含的相关信息进行分析、综合、加工, 为编写档案参考资料作好准备。包括对档案信息内容的综合研究, 对档案信息可靠性、真实性的考证以及对档案信息来源等方面的研究。

档案信息系统研究的步骤: 首先是选题。选题是对档案信息进行系统研究的决策过程, 选题是否得当, 能否满足实际需要, 往往决定着研究工作的成败。题目的来源有以下几种: 第一, 主管领导部门下达的课题; 第二, 有关部门或研究人员提出的课题; 第三,档案部门自己提出的课题。选题的好坏, 取决于是否具有针对性、实用性。应针对社会的实际需要, 在自身条件许可的情况下选择有现实意义的题目, 从而尽快获得效益。其次是收集材料。全面收集与题目有关的档案材料, 在收集的过程中, 可利用现有的案卷目录、分类目录等检索工具查阅有关材料。再次是分析、选择、取舍材料。对材料的真实性、可靠性、适用性进行鉴别、考证, 从中选取既全面系统又与题目确切相关的材料。最后是提取有价值的信息。根据一定的目的和要求, 对所摘选的材料进行综合, 从中提取有用的信息。

档案信息系统研究的方法: 整体分析法, 即在系统研究中不能孤立地分析某一份档案, 应将有关档案文献作为一个整体进行研究, 把档案信息放在事物发展的过程中进行研究; 系统分析法, 即要善于把零碎的档案信息联系起来, 拼织起来, 使所提取的信息具有系统性、典型性; 辩证分析法, 即要善于把不同类型的档案材料结合起来进行研究, 将点与面、虚与实、对立双方、公开与内幕、官方与私家等各方面材料结合起来进行研究。总之, 不能因研究者个人的偏见忽视某些方面有用的信息, 要全面地、客观地研究各方面的档案信息。

(2 ) 档案主题分析

所谓主题, 是指档案所研究和论述的具体对象或问题, 即文献的中心内容。主题分析即是对某份档案的主题内容进行分析, 确定该档案中实际含有哪些有参考价值的信息, 为准确标引提供前提。

主题分析的内容包括对主题类型、主题结构等方面的分析。档案主题分析的步骤: 首先是审读档案。浏览档案的标题、版头乃至正文, 对档案的内容作调查, 注意不能只凭标题判断档案的中心内容。其次是概念分析。对调查所得的情况作分析判断, 形成主题概念, 确定档案的主题。再次是对档案的主题类型及其结构进行分析。档案的主题类型按数量划分为单主题与多主题, 按结构划分为单元主题与复合主题。主题结构的分析主要是对复合主题中的主体因素及其他限定因素的分析。最后是主题的取舍。根据主题分析的目的与要求, 决定对档案信息内容的取舍, 舍去次要主题或与本单位需要关系不大的主题。一般来说, 从一份档案中分析出的主题数量不受限制, 主要取决于该档案对具体需要者的信息价值以及所采用的分析角度。

档案主题分析的要求: 客观性, 按照档案的本来面目分析其主题内容, 切忌主观猜测和随意褒贬; 确切性, 准确地判断档案论述的中心主题, 形成正确的主题概念, 保持与档案论述的中心内容在内涵和外延上的相一致; 全面性, 不遗漏任何有参考价值的信息;针对性, 针对利用者的需求选取档案中有用的信息。

由于档案内容十分繁杂, 因此主题分析是一项难度较大的工作, 宜根据档案的具体情况, 制订主题分析提纲, 作为主题分析的规范, 保证其周密性和一致性, 并可简化分析过程。

 2 档案信息的加工与揭示

档案信息资源十分丰富, 但这宝贵的信息资源大多处于比较原始的状态, 若不经过加工整理, 要想准确地找到所需要的信息, 犹如大海捞针。因此, 需采取一定的手段对档案中所包含的信息进行加工和揭示, 将原始的档案材料转换成信息密集的二次乃至三次文献, 使人们从中迅速、准确地获取有价值的档案信息。

对档案信息进行加工和揭示, 主要采取档案的著录与标引两种方法, 两者统称为档案前处理。

(1 ) 档案著录

① 档案著录的含义。档案著录是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录的内容包括档案的题名、责任者、文本、密级、保管期限、时间、载体形态、档号、分类号、主题词以及内容提要等方面。

档案著录的含义从不同角度有不同的理解。若从广义的角度看, 其著录是指记述档案信息资源状况的总和; 若从狭义的角度来看 , 其著录是指记述每份档案资料内容和形式特征而形成条目的过程; 若从信息论角度来看, 其著录是指形成档案二次信息的过程;若从档案学理论发展角度来看, 档案著录理论还可以理解为档案学的一个应用分支学科; 等等。

② 档案著录的意义。档案著录的意义, 主要体现在它是编制检索工具的基础和前提, 并直接影响档案信息检索效率。档案信息检索的全过程包括档案信息的存储和检索两个具体过程。存储是指将档案具有检索意义的特征( 内容、形式) 标识出来, 然后编制检索工具, 建立检索系统的过程; 检索是指利用检索工具和检索系统查找所需档案信息的过程。这两个具体过程是密切联系、不可分割的。存储是检索的前提, 没有存储就无法检索; 检索则是存储目的的实现, 没有检索, 存储也就失去了意义, 档案的著录是存储过程中的第一环节, 即入口环节, 只有通过著录, 档案的各种特征才能显示并可能进入检索系统, 成为档案信息资源检索所必需的数据。

档案的著录, 不管对于手工检索系统还是计算机检索系统, 都是必要的。从手工检索系统来说, 其基本工具是档案目录。而档案目录是由著录条目组成的。著录条目是对单份文件或案卷所作的一条记录, 它是组成档案目录的基本单元, 著录条目又是由著录项目组成的, 每一个著录项目都揭示了档案文件或案卷的内容或形式方面的一个特征。这就是说, 档案目录的基本内容归根到底是由著录项目提供的。根据对档案内容特征的著录, 可编制档案的分类目录和主题目录等。根据对档案形式特征的著录, 则可编制全宗目录、案卷目录、全宗文件目录等。在计算机检索系统中, 档案信息检索是通过对文档或数据库的搜寻实现的, 而文档的编制、数据库的建立, 都必须依赖于档案的著录项目的输入, 没有这种输入, 任何检索都无从谈起。因此, 著录被称为计算机检索档案信息的前处理工作。总之, 档案的著录对于档案信息检索的实现, 是必不可少的前提工作。

③ 档案著录的原则和要求。档案著录的原则。档案著录, 不管是传统著录还是标准著录, 都应遵循这样的原则: 用最简明的文字 , 按照统一的方法和规则进行著录, 做到著录项目一致, 著录符号一致, 著录格式一致。

档案著录的要求。档案著录由于馆藏档案的数量、价值、服务范围, 以及人力、物力等主客观条件的不同, 对其要求也有所区别。但总的来看, 应符合下列要求: 在内容方面, 要求有较高的科学性。所谓科学性就是依据著录原则, 正确地运用著录方法, 准确分析并记录档案资料的内容和外形特征。在形式方面, 著录的文字应与档案资料所用的文字一致, 并要求字体规范, 书写端正, 便于识别, 语言简明扼要, 通俗易懂。著录格式统一, 标识符号一致。

(2 ) 档案标引

① 档案标引的含义。档案标引是根据档案分类法和主题法将档案的主题概念转换为档案标识的过程, 其目的是为了揭示档案的主题内容, 提供从内容方面查找档案的途径。

② 档案标引的程序。

● 分析标题。档案标题是文件作者和立卷人员对档案中心内容的概括, 是对档案主题进行分析的主要依据。

● 浏览正文。通过正文了解档案的具体内容, 从而确定档案的主题。

● 查阅文件版头和附加标记。通过文件作者、收发机关、文件字号、时间、密级等内容, 进一步明确档案的内容、使用范围及参考价值等。

● 分析主题的类型和结构。对多主题档案分解成几个单主题, 并明确各主题之间的关系。

● 查表转换。将主题概念转换成为分类标识或主题标识, 标出分类号和主题词。

● 做出标引记录。对标引结果及标引中所处理的一些问题进行记载。

● 校对审核。复核标引是否正确, 标引记录有无差错等。

③ 档案标引的一般规则。

● 具体性。档案标引的内容必须是档案中比较具体地记述的 , 有一定参考价值, 可以成为检索对象的。

● 客观性。档案标引必须客观地、直接地反映档案记述或涉及的事物、问题, 不应掺杂标引人员的臆测和褒贬。

● 规范性。必须依据档案分类表或主题词表及其使用规则进行标引, 辨明标识的确切含义, 应根据标识的语言环境及其注释来选择最恰切的标识。

● 专指性。必须符合专指性的要求, 选用最切合档案内容的标识, 只有当分类表或词表中无专指标识时, 才能进行组配标引、相关标引及增词标引。

● 实效性。每份档案的标引深度, 应以能准确、完整地表达档案主题内容及检索系统的处理能力为依据。

● 一致性。标引结果应与表中标识一致, 不得随意更改或省略。

● 新颖性。标引中要注意反映档案中的新问题、新政策、新技术、新成果, 尽量向利用者提供新的信息。

④ 档案标引的方式。

● 整体标引。它是对文献的整体主题用一个标识进行概括式标引。

● 全面标引。它是对一篇文献的各个局部主题或主题因素分别标引, 必要时还可同时对整体主题作概括式标引。

● 分析标引。它也称补充标引, 除了对整体主题进行概括性标引外, 再选择个别重要的局部主题或主题因素作单独标引。

● 重点标引。即只选择一篇文献中对本单位服务对象有情报价值的个别局部主题的标引。

重点标引主要用于专业性档案机构, 针对本单位的具体需要进行标引, 对于综合性档案机构不尽适宜。

目前, 我国档案部门用得较多的标引方式是整体标引, 这是一种浅标引方式, 一般只需依据档案标题标出整体主题即可。由于标引深度太小, 不能满足档案检索的需要, 同时由于档案内容繁杂,标题往往难以全面概括档案文件主题, 容易造成分析误差和检索误差。

全面标引是一种深标引方式, 标引深度大, 能达到较高的检全率和检准率, 但相应地标引工作量大大增加, 还可能因同一案卷内文件主题相同或相近造成一定的重复, 导致同一主题文献的分散。由此看来, 上述三种标引方式都难以达到适度标引的要求, 很难满足档案标引的实际需要, 所以在目前情况下分析标引似乎是一种较为合适的标引方式。目前著录标引工作量非常大, 为了提高标引速度, 可以以案卷为单位来进行分析标引, 即先依据案卷标题进行概括性标引, 再根据卷内文件标题有选择、有重点地进行深入标引。由于档案具有情报性的特点, 即档案标题一般能全面、准确地反映档案文献的主题, 因此依据案卷和文件标题进行标引其深度是比较适当的, 同时又大大减少了标引工作量, 当然这要以档案标题的规范以及是否能准确反映其所包含的主题概念为前提。

档案信息的加工与揭示是开发档案信息资源的重要步骤, 也是建立档案信息检索体系的关键。由于我国的档案著录标引工作开展较晚, 历史遗留下来的大批档案未作加工处理, 新的档案又不断涌现, 形成积重难返的局面, 大批档案不能及时转化为二次文献进入检索系统提供档案信息, 严重地影响了档案信息资源的开发利用,因此要充分重视档案文献的前处理工作, 加快著录标引的速度。目前这项工作主要由档案馆承担, 但由于工作量浩大, 档案馆缺乏足够的人力, 著录标引的速度赶不上馆藏量的增长速度, 未经加工的档案越积越多。在此情况下, 有人提出化整为零的工作方案, 即由档案馆( 室) 负责各自积存的档案, 现行文件由机关立卷人员或文件撰稿人负责。这样新归档接收的档案就成为已经初步加工的档案, 减轻了档案馆( 室) 的压力, 加快了著录标引的速度, 同时也能提高工作质量, 因为立卷人员和文件撰稿人能更好地把握文件主题。此外, 在对档案信息的加工和揭示中, 目前正处于试验阶段的自动标引似乎是一种有效解决问题的方法。

 3 档案信息的报道与传递

档案信息的报道与传递是指通过编辑、加工、研究、宣传等手段, 使档案中的信息以更适于利用者利用的形式, 定题或定向输出的服务方式。报道和传递档案信息的方式是多种多样的, 主要包括以下几种:

(1 ) 原始档案信息的公布

① 汇编档案史料和文集公开出版。档案汇编大体分为两类:一类是为史学研究和其他学术活动以及各方面工作提供史料的档案史料汇编, 其选编对象多为新中国成立前形成的历史档案; 另一类是为各方面工作提供依据、提供参考和学习材料的档案文件汇编,其选编对象多为现行机关档案, 又可分为政策法规汇编、重要文件汇编、会议文件汇编、参考文件汇编等。档案史料和文集汇编是为了满足特定的需要, 从某一专题出发对档案信息进行鉴别和组织的结果, 能够集中、系统地向社会范围传递某一方面的档案信息, 满足学术界大量系统利用档案信息的需求。

② 在报刊上有计划、有目的地公布档案史料。可分为两种,一种是在普通报刊, 如党报、党刊、新闻性报刊、学术理论性和资料性刊物上发表档案文献; 一种是在专门期刊如《历史档案》、《民国档案》等上发表档案文献。其特点相对于档案汇编来说出版较及时、发行面广, 能够在较大的范围内迅速传递档案信息, 但同时存在的档案信息大多较零散, 不系统, 只能作为档案史料和文集汇编的辅助方式。

档案史料和文集汇编与报刊公布档案史料两者有一共同的特点, 就是它们传递和提供的都是原始的档案信息, 是未经加工的档案原文, 是第一手资料。通过档案编撰工作, 将精选的档案原始信息汇集起来, 大大减少了利用者搜寻资料的劳苦, 同时为广泛、系统地利用档案信息创造了条件。

(2 ) 档案信息的报道

档案信息的报道与前述方式的区别在于它提供的是经过加工的档案信息, 并以档案文摘、参考资料与工具书等形式报道出来, 供利用者参考。

① 档案文摘。它是档案文献的摘要, 能够忠实地报道档案的重要信息, 能在一定程度上起到档案原文的作用, 但又不同于原文的节录, 它是以相对独立的结构完整地将档案文献的主题内容以简练方式表述的短文。它具有以下功能: 其一, 提供档案信息。档案文摘是一种二次文献, 它可使利用者在不阅读原文的情况下, 快速地获取档案中所包含的信息。其二, 检索档案原文。文摘上一般都注有档案出处, 并按一定的方式组织起来, 实际上也是一种检索工具, 据此能检索到档案原文。其三, 有利于档案信息交流。文摘文字简短、内容实在, 能够快速及时的传递档案信息, 便于档案信息的交流。

档案文摘可分为指示性文摘和报道性文摘两种。指示性文摘不详细报道档案具体内容, 只简要描述档案基本特征, 供利用者判断是否需要阅读原文; 报道性文摘比较详细报道档案原文的信息内容, 利用者不阅读原文就能获知其基本内容, 并可作为原始资料加以应用。报道性文摘信息含量十分丰富, 利用率也高。

② 档案参考资料。它是根据一定的题目, 对档案内容进行分析、加工编写的一种材料, 其种类包括大事记、组织沿革、统计数字汇编和专题概要等。

大事记: 是按时间顺序简要记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。有工作大事记、国家或地区大事记、专题大事记、个人生平大事记几种。

组织沿革: 是系统记载以机关、地区或专业系统的组织机构和人员编制等变革情况的一种参考资料。主要提供档案来源方面的信息。有机关组织沿革、地区组织沿革、专业系统组织沿革几种。

统计数字汇编: 是以数字形式反映一定地区或某一方面的基本情况的参考资料, 它根据一定的需要将分散的统计数字集中起来,汇集成系统的数据。有综合性和专题性统计数字汇编两种。

专题概要: 是用文章叙述形式, 简要说明和反映某一方面工作、生产或其他社会、自然现象产生、发展变化的一种参考资料。

档案参考资料中一般也注明了材料的出处, 在某种程度上可起查找档案的作用, 但它与档案检索工具是不同的, 它的主要作用是提供经过加工的档案信息而不是提供查找手段。

档案参考资料也不同于档案文摘, 档案文摘忠实地记录了档案原文的信息内容, 在一定程度上可当做档案原文使用, 而参考资料尽管也强调材料的真实性, 提供档案素材, 但它在形式上大大改变了档案的原始面貌, 也可以说, 它对档案信息的加工程度比档案文摘大。

③ 工具书。档案部门报道档案信息还可通过工具书的形式进行, 这种工具书是在对档案进行定性分析研究的基础上, 按一定的专题编写的, 其作用与档案参考资料相似, 只不过以工具书的形式出现。如中国第二历史档案馆编的《民国时期中外使领年表》、《中华民国职官年表》等。这些工具书提供了比较翔实的第一手史料,可供社会各界参考。

(3 ) 档案展览

举办档案展览是为了配合各项工作的开展, 按一定的专题, 系统解释和介绍馆藏档案信息内容的一种方式。档案展览展出的是经过选择和组织的典型档案材料, 利用者可以从中获取比较集中、系统的档案信息, 还可以发现从未见过或难以找到的档案材料及其线索, 也是对档案信息进行传递和提供利用的一种有效手段。

(4 ) 档案信息宣传报道体系

为能多角度、多方位积极宣传、报道、传递档案信息, 建立一种有效的宣传报道体系无疑是非常重要的。档案信息宣传报道体系可选择、采用图5-1 所示的体系。

4 档案编研

档案编研是通过各种手段编纂、浓缩和加工提炼档案资料, 是积极、主动、系统地开发档案信息资源的主要方法之一, 是对档案信息资源进行高层次和深度开发的有效方式。档案编研成品是社会广泛流传和应用的系统、精练、可靠的新型档案信息源, 与档案原件相比, 它具有灵活方便的特点, 有利于全社会范围内的档案信息共享。第一, 它能从空间上更加广泛地提供档案信息; 第二, 它能从时间上更加长久地提供档案信息; 第三, 它能从深层次上满足利用者的档案信息需求; 第四, 它还可以帮助利用者克服档案信息本身的障碍。可见, 档案编研成品可以从根本上改变档案信息传播功能弱的缺点, 大大强化其传播功能。

(1 ) 档案编研的性质

档案编研是一项针对社会需要的研究性的服务工作。深刻理解档案编研的性质, 是做好这项工作的重要条件。

① 开发性。档案编研属于信息再加工、再创造的一项工作,具有突出的信息开发性质。面对社会各个方面的多种利用需求, 档案作为一种信息素材, 其状态是相对分散和原始的。档案编研的开展, 可以根据实际的需要使相关的档案信息进一步系统化, 提高信息的密度和精度, 促使档案信息增殖, 加快档案信息的传播速度,实现档案信息的集约化。

② 研究性。档案编研是以档案文献的分析、研究、整编为主要内容的, 在档案管理的各项业务环节中, 表现出较强的科学研究性。首先, 对档案文献的研究, 其重点就在于判断和选择与实际需求相符合的编研主题和与主题相吻合的准确而完整的档案材料。这是建立在科学的实践观和方法论基础上的, 并经过对档案状况和档案内容进行长期而深入的调查、分析, 才能获得理想结果的探索性工作。其次, 对所选档案材料进行编辑、加工, 其重点在于必须运用科学、适用的信息转换方法与技术, 遵循严格的档案信息编辑加工原则和标准, 使得编研成果更能满足利用者的档案信息需求。就档案编研的总体过程而言, 研究和编辑是关于科学性统一体的两个侧面, 离开了科学的研究就谈不上科学的编辑; 离开了科学的编辑加工, 就无法体现科学研究的最终成果。科研性贯穿于档案编研的始终。

③ 条件性。编研的条件性有两方面的含义。一方面, 它是以提供档案信息资料为社会其他各项工作服务的一项条件性工作。档案部门编制出版各种编研成果, 目的不是为了档案部门自己利用,更不是为了编研而编研, 主要是为了科学研究、经济建设、社会发展等方面利用档案的需要。因此, 编什么、怎么编, 都应以客观需要为依据。另一方面, 由于档案文件是一种特殊的文献, 因此, 对它们的选编和公布都受一定条件的制约。首先是所存档案的限制,不具备丰富的档案材料的基础条件, 编研工作就难为无米之炊。其次是档案使用范围和公布权限的限制, 以及知识产权、保密规定、涉外政策的制约。

(2 ) 档案编研的原则

为了保证档案编研成品的质量并使编研工作能顺利、有效地进行, 开展档案编研工作应遵循一定的基本原则。

① 存真性原则。存真性原则是指档案编研工作要坚持档案工作的基本原则, 保证编研材料的真实性和可靠性。档案工作是要维护党和国家历史真实面貌的, 编研工作是档案工作的组成部分, 只有坚持存真性原则, 才能维护历史的真实面貌, 这是档案工作的共性要求。同时, 编研成品所反映的档案信息是否真实可靠, 对其作用的发挥具有重大的影响。如果编研材料失真, 就会以讹传讹, 贻患无穷。

在编研工作中坚持存真性原则, 最根本的就是要坚持实事求是的科学态度。在任何情况下都不准以任何借口歪曲、篡改档案原文。同时, 编辑过程中, 每一细节都要有根有据, 避免任何主观随意性。

② 实用性原则。实用性原则是指档案编研成品必须适合社会各方面工作的客观需要。实用性原则应当贯穿于编研工作的全过程。从编研课题的选定、选材范围与标准、编研材料的加工方式到印制数量、发放、交流范围等, 都应当在了解实际需求的基础上进行 , 切合实际需要, 注重实用性, 既包括当前的实际需要, 也包括长远的客观需要, 既包括社会需要, 也包括经济需要, 应当正确处理好这些关系。

③ 可行性原则。可行性原则是指档案编研工作必须在依托档案馆( 室) 藏的实际状况和必须遵守相关法规的前提下进行。馆(室) 藏档案是进行编研工作的物质基础, 任何编研课题的选定,除了根据实际需要外, 只有在馆( 室) 藏档案内容所覆盖的范围内才是可行的。此外, 即使是馆( 室) 藏内容许可, 由于受到档案法规制度的限制, 凡属不符合开放利用规定范围内的档案, 都是不可选用的。因此, 档案编研工作的开展必须在馆( 室) 藏档案的基础上, 在遵守法规制度的前提下进行。

(3 ) 档案编研成品的分类

① 根据不同的表达方式, 编研成品可分为文字式、图表式和音像式等类型。

文字式, 即以文字叙述为主要方式揭示档案内容的编研成品,如文件汇编、专题综述等文字式编研成品, 这类编研成品一般具有内容详细、全面系统等特点。

图表式, 即以图形、表格为主要方式揭示档案内容的编研成品, 如图集、名优成品统计表等。其特点是简明直观、条理性强、信息集中等。

音像式, 即以声音和影像的形式再现档案信息的编研成品, 如档案电影片、档案电视片等。其特点是生动、形象、存储信息密度高等。

② 根据不同的载体形态, 编研成品可分为印刷型和非印刷型两种类型。

印刷型, 即以纸张为载体, 通过印刷方式进行传播的编研成品, 它是一种传统的也是基本的编研成品形式。

非印刷型, 即以非印刷方式形成的编研成品, 例如电影、电视光盘等, 它可以通过屏幕显示、播放等方式进行传播。

③ 根据不同的内容结构, 编研成品可分为综合性、专题性和系列性等类型。

综合性编研成品是指比较全面地反映某单位各项活动或某一学科领域的编研成品, 如厂史、年鉴等。

专题性编研成品是指集中反映某一方面的工作、生产、现象的档案内容的编研成品, 如专题汇编或选编等。

系列性的编研成品是指由若干个独立主题的编研成品组成的,具有一定的内容或专业的联系, 或者各自从不同侧面反映同一主题与对象的编研成品丛书。

④ 根据不同的加工深度, 可分为一次档案文献、二次档案文献和三次档案文献等编研成品。

一次档案文献编研成品, 即在保持档案原文内容不变的前提下, 根据一定的题目, 将相关档案材料加以汇编所得的成品。如档案史料汇编、法令制度汇编以及样本图册等。其特点是注重向利用者提供档案文献原文, 维护档案内容的原始面貌。

二次档案文献编研成品, 即通过对档案的内容和形式特征进行筛选、提炼、综合、归纳等加工编写而成的编研成品, 如目录、索引、简介、大事记、统计数字汇集等。其特点是具有较强的系统性、浓缩性、精练性和指引性, 使用频率高等。

三次档案文献编研成品, 即在对档案文献内容进行深入、系统研究的基础上编写的评述性、预见性、建议性的论文或专著, 如对产品的质量分析和建议、人物传记、方志、科技发展史等。

⑤ 根据不同的功能, 编研成品可分为参考性、介绍性和检索性等类型。

参考性编研成品是指通过对档案内容进行摘录、汇总、编排,并为利用者提供系统的参考材料和历史线索的编研成品, 如大事记、年鉴、组织沿革等。

介绍性编研成品是指着重向利用者介绍和报道馆( 室) 藏档案情况, 以及某项具体事物或活动的大致情况的编研成品, 如会议简介、全宗介绍等。

检索性编研成品是指根据一定的标示类目, 列举档案的题名、责任者、文号、主题词、分类号等, 为利用者利用档案提供查找线索的编研成品, 如各种目录、索引等。

总之, 档案编研成品可从不同的角度, 依据不同的标准划分为不同的类型。档案部门应根据不同的社会需求以及不同的档案类型, 编制出不同的编研成品。

(4 ) 档案编研程序

① 选定编研主题。选题是编研工作的首要环节。选题合适与否, 将直接关系到编研成品的使用价值。选定题目的基本依据是社会活动的客观需要, 以及馆藏档案的现实基础。题目的来源有以下几种途径: 第一, 主管领导部门下达的课题; 第二, 有关部门或研究人员提出的课题; 第三, 档案部门自己提出的课题。选题的好坏, 取决于是否具有针对性和实用性。应针对社会的需要, 在馆藏档案许可的前提下, 选择有现实意义的题目, 从而尽快获得效益。

② 拟制编研方案。编研方案是组织和协调整个编研工作, 使编研工作有节奏、有计划进行的一种计划纲要。拟定好一个比较周全的编研方案, 是保证编研工作顺利进行的重要一环。

编研方案的内容包括: 编研成品的主题、内容; 编研的目的和要求; 编研成品的结构和体例形式; 选取档案材料的范围; 参加编研工作人员的组织分工; 编研进程的时间安排和工作步骤; 编研质量保证的具体措施等。

编研方案应由参加编研工作的全体人员讨论, 每一环节及步骤都应尽量设计得周到、细致和严密, 并征求有关领导和业务人员的意见, 从而保证编研计划的可操作性。

③ 收集编研材料。根据编研方案, 紧紧围绕编研成品的主题收集档案材料, 是编研工作的一项重要内容。

首先要注意档案材料的广泛性、联系性和真实性。广泛性, 是指符合编研成品主题内容的材料应尽量多予收集, 广采博取, 力求完整; 联系性, 是指要保持档案材料来龙去脉的前后衔接关系, 不要割断档案材料历史的、专业的或结构的联系; 真实性, 是指选择的档案材料应是真实可靠的, 为此要对相关材料进行鉴别、核实,去伪存真, 筛选出不必要的材料。

其次是要注意选准档案材料, 即所选材料与编研成品的题目相切近, 与编研成品的目的相适应, 与编研成品的要求相一致。

与此同时, 还应当考虑编研成品的发放范围、使用对象和有关的权益问题。根据这些不同的要求, 选准档案编研所需要的材料。

④ 加工与编排。加工与编排是指对所选的档案材料作必要的加工和有序的编排, 是直接关系编研成品质量的一项工作内容。加工, 是在对档案材料分析研究的基础上进行的, 包括选录、摘抄( 或复印)、绘制图表、内容校核, 以及文字、标点、图例、符号的考订和标准化审查等工作内容。其要求主要是做到精确、细致, 忠实于档案原件, 并在此基础上, 根据不同的情况, 作一些必要的删节、简化、修改或补充。

编排, 是按照拟定的体例形式, 对选择的档案材料进行顺序排列。编排的体例形式多种多样, 其中有按时间先后进行编排的, 如年鉴、史料、大事记等; 有按地区进行编排的, 如资源考察、市场状况分析等内容的参考资料; 有按专业性质、重要程度等不同类别进行编排的, 如科研成果简介等; 有按系列、规格、性能进行编排的, 如图册和图集等; 有按生产能力或建设规模大小进行编排的,如数据统计等。

⑤ 审校与批准。审校, 分初审和终审。初审是在对档案材料进行选录、摘抄、绘制图表等加工工作时结合进行的, 可以由参加编研工作的人员自行审校; 终审是对编研成品初稿的全面审查和校核, 包括选材内容是否恰当, 图样、报表是否准确, 编排体例是否严密, 文字、标点、图例、符号有无错误, 等等。

经过初审和终审后的编研成品初稿, 应报请有关领导审定批准。定稿后, 编研成品的印刷方式、印发方式、印发范围、印刷数量、发行方式等, 也需经过批准。