档案馆 (室) 藏资源的优势性分析

 1 各级各类档案馆藏资源的优势性

(1 ) 综合性档案馆藏资源的优势性

① 馆藏内容的综合性。综合性档案馆馆藏的综合性表现为部分综合性和在一定条件下的完全综合性两种并存的形式。凡记载和反映各个历史时期政治、经济、科学、技术、文化、教育、军事、外交等各种活动内容的馆藏档案属完全综合性的形式; 但是, 如果将记载和反映科技、生产、基建等活动内容的科技档案或记载与反映某些专业活动内容的专门档案另立门户, 另设科技档案馆或专业档案馆保管, 综合档案馆的馆藏就属于部分综合性的形式。

② 馆藏结构的多面性。如湖南省档案馆截至1992 年底, 收藏档案248 个全宗计39. 1 万卷, 排架长度3 293. 5 米, 另有各种资料26 715 卷( 册) 。这个综合性档案馆的馆藏, 既有清代档案一个全宗计689 卷, 也有民国时期档案11 万卷, 包括国民党政府、日伪政权机关档案, 湖南省各党派、民众团体、省政府各行政机构档案, 包括省银行和国民党政府中央各专业银行分支结构的业务、人事档案, 包括国民党政府湖南省教育厅和大中小学校档案、湖南省建设厅及其所辖单位档案, 国民党政府资源委员会在湖南所属机构档案; 既有1922 年至1949 年中国共产党地下组织和党领导下的群众团体以及湘鄂赣、湘鄂西、湘鄂川黔等革命根据地形成的革命历史档案, 也有中华人民共和国成立后中共湖南省委、省人民政府和各群众团体以及撤销机关档案, 其数量最多, 共计28 万多卷。一般省( 市、自治区) 级和大部分地、县级综合档案馆的馆藏结构都具有这种多面性的特点。

③ 馆藏管理的层次性。综合档案馆的馆藏在分工管理上是有层次性的。根据20 世纪80 年代末的统计数据, 中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆构成了我国综合档案馆在馆藏管理上的第一层次, 即最高层次; 30 个省( 市、自治区) 档案馆构成了我国综合档案馆在馆藏管理上的第二层次; 370 个地(市、州、盟) 区档案馆构成了我国综合档案馆在馆藏管理上的第三层次; 2 488 个县(市、区、旗) 档案馆构成了我国综合档案馆在馆藏管理上的第四层次。

④ 档案内容的连贯性。不论哪个层次的综合档案馆, 就接收与集中我国党和政府在解放后形成的各种需要长远保存的档案而论, 不是一次性完成的, 也不是在同一层次和同一全宗内可以任意接收或不接收, 可以任意集中或不集中, 而是根据档案的增殖规律, 必须从一个全宗的整体和不同层次之间的内容互相衔接出发,在接收和集中档案时, 考虑馆藏档案内容的连贯性特点。这种连贯性特点也就是保持档案的完整性和内在联系的具体化。不同层次的综合档案馆在接收和集中档案的范围和时间方面, 都必须按照本级党和政府以及所属单位和部门的职能分工, 按照已经规定的进馆时间表, 坚持承前启后, 首尾相接, 坚持一个全宗内的档案内容不可分散, 不能间断的原则。

⑤ 档案利用的中心性。据统计, 到1992 年底, 我国有各级各类档案馆3 585 个, 收藏档案已达9 000 多万卷, 其中各级综合档案馆2 890 个, 馆藏档案已达7 000 多万卷。仅就30 个省级综合档案馆的统计, 馆藏档案已超过1 184 万卷和300 万件。不论是从档案馆的数量来看, 还是从馆藏档案的数量来看, 综合档案馆都占档案馆总数的80% 左右。这说明, 在开发利用档案信息资源时, 综合档案馆的馆藏档案处于中心地位, 起着主渠道的作用。

(2 ) 专业性档案馆藏资源的优势性

专业性档案馆, 是指为国家专门管理某一方面、某一特殊专业或某一种载体形式的档案而设置的档案馆。我国的专业性档案馆,包括中央一级的和地方一级的部门性或专门性档案馆。由于专业性档案馆基本上是按档案所属不同专业或部门建立的, 因此, 不仅专业性档案馆所收藏的档案内容、数量、载体形式及其效用与综合性档案馆是不相同的, 而且不同专业性档案馆之间也是不完全相同的。为此, 我们必须认真研究专业性档案馆馆藏的特点及其利用覆盖面, 从而采取相应的开发措施, 以充分发挥专业性档案馆档案信息资源在社会主义现代化建设中的作用。

① 专业性与科技性。按照国家机关职能任务的分工, 每一专业部门负责主管并行使某一专业职能任务。而任何一个专业性档案馆, 则只能是负责集中统一管理本部门或本系统形成的专业档案。

因此, 各个专业性档案馆的馆藏档案, 分别来源于各自的专业活动领域。所以, 无论是专业性的还是部门性的专业档案馆, 从其馆藏档案信息内容上看, 就必须具备鲜明的专业性。每一个专业性档案馆的馆藏档案, 便是该专业信息的记录与反映。例如, 中央外交部档案馆, 既是专门性档案馆, 又是部门性档案馆。馆藏的外交档案是属于国防政治性的专业档案。再如国家气象局气象档案馆, 据统计, 到1992 年底止, 馆藏有各种气象记录报表、天气图等近12 万册( 卷) , 磁带近8 000 多盘, 缩微平片5 万多张, 胶卷2 500 多卷。其内容主要是新中国成立以来全国各省、地、市、县气象台站逐年、逐月、逐日积累起来的气象原始记录报表。专业性档案馆馆藏另一个重要特点是科技性质的档案多。按照我国综合性档案馆与专业性档案馆的馆藏结构实际来分析, 一般是国家综合档案馆的馆藏, 往往是以文书档案为主, 其他档案为辅; 而专业性档案馆中,以黄河档案馆为例, 到1985 年底, 该馆馆藏档案141 561 卷( 册) , 图纸184 291 张, 其中科技档案103 274 卷(册) , 占整个馆藏档案的73% , 文书档案10 660 卷, 占8% , 会计档案27 627 本,占19%。

② 历史性与现实性。任何一项专门事业的发展, 都离不开原有的基础, 总是在原有的基础上不断地向前发展。正因为如此, 专业性档案馆馆藏的又一个重要特点是, 既收集有历史性的档案, 又收集和接收了新中国成立以来各个历史时期的现实性档案。专门性档案馆将本专业的历史档案和现行档案集中保管在一起, 形成一个有机的整体。这样, 使其馆藏档案就能够比较全面、系统地反映本专业事业形成与发展的全部面貌, 也就为更好地开发利用某一专业档案信息资源奠定了基础。已经设置的中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、国家测绘档案资料馆、中国电影资料馆、国家气象局气象档案馆的馆藏档案, 都具有历史性与现实性相结合的特点。

③ 全国性与地方性。由于专业性档案馆的馆藏档案, 绝大部分来自本部门或本专业系统, 加之有的专业性档案馆又是按中央与地方分级设置的, 因此专业性档案馆馆藏档案利用的覆盖面, 既有全国性的特点, 又有浓厚的地方特色。或者说, 中央级的专业档案馆与部门档案馆的馆藏中, 反映某一专业的宏观信息多; 而地方级的专业档案馆馆藏中, 反映某一专业的微观信息多。这在城建档案馆的馆藏中特别明显。从一个专业角度来说, 从中央到地方的专业档案馆, 按照统一领导、分级管理的原则, 建立起一个从宏观馆藏到微观馆藏的专业信息系统, 这就有利于开发某一专业的档案信息资源, 既为地方又为全国的专业发展与经济建设服务。

④ 档案与资料的并重性。专业性档案馆, 特别注重收集和保管与本馆馆藏专业档案有关的各种资料, 因此资料也成为专业性档案馆馆藏的重要组成部分。有的专业性档案馆馆藏资料极为丰富,甚至与馆藏档案并驾齐驱。档案与资料并重的原因在于: 首先, 专业性档案馆馆藏档案需要纵向的和横向的、国内的和国外的相关资料作补充。某些专业性档案馆所藏的档案, 通常就是集中反映某一专业的珍贵史料, 由于历史或人为的原因, 往往出现某一时期的专业档案十分短缺, 甚至是一个空白。其次, 专业性档案馆的档案,专业性和科技性都比较强, 无论是进行一项工程的设计与施工, 还是研究一个科研课题, 或者是开发一项新产品以及进行地质勘探,除了必须利用有关的专业档案外, 还必须要利用相关的专业资料作参考。所以, 对于专业档案馆来说, 注意收集与馆藏档案有关的专业资料, 就显得格外重要。

 2 各类档案室藏资源的优势性

各类档案室的室藏, 除了具有完整性、系统性、服务性的共同特点之外, 还分别具有各自的特点。

(1 ) 机关档案室

① 单一性。所谓单一性, 是指室藏结构单一, 主要是文书档案多, 其他门类档案少。

② 机要性。所谓机要性, 是指室藏档案的内容, 许多涉及党和国家的机密, 即使是由机密文件归档转化为档案后, 有的仍然不能解密, 泄露出去将会使国家的安全和利益遭受严重损害。

③ 定期性。所谓定期性, 是指室藏的重要档案仅仅是在机关档案室保存一定时期。按《机关档案工作条例》规定, 省、地、县级机关永久保存的档案, 在本机关保存20 年或10 年以后, 应分别移交国家档案馆。

(2 ) 综合档案室

① 综合性。综合档案室内, 不仅集中统一管理了本单位党、政、工、团各组织机构和部门形成的文书档案, 而且还集中管理了生产、基建、科研、技术等部门形成的科技档案, 有的甚至连人事、会计、经营等专门档案, 也在综合档案室集中管理。

② 多功能性。由于综合档案室室藏档案门类多, 综合开发档案信息资源, 可以为本单位的生产、建设、科研及管理等各个方面的工作服务, 取得较大的经济效益和社会效益。

③ 长期性。各企业、事业单位的各类档案, 一般都长期保存在本单位综合档案室, 而不向当地国家综合档案馆移交。所以综合档案室的室藏档案保存时间具有长期性。

(3 ) 科技档案室

②   科技性。所谓科技性是指室藏档案都是科技性质内容的文件材料。

② 实用性。指室藏科技档案信息对于现行科研课题的研究,科研项目规划、设计或工程项目的施工、管理、维护、扩建, 改建及生产技术工作的管理等科技生产活动, 都具有直接的指导价值和参与使用价值。

(4 ) 专业档案室

① 专业性。指室藏档案总是反映了一定的专业内容, 具有鲜明的专业性质。专门档案是在各种不同专业范围内生产的, 都有比较稳定的文件名称、格式和形成规律, 有各自的整理和管理方法。

② 形成特殊性。指室藏中承载档案信息的载体比较特殊, 一般除纸质载体的文字、图表、簿册材料之外, 大量的是磁带、胶片、光盘等声像载体材料。

③ 部分专门档案机密性。如人事档案、诉讼档案、纪检档案、会计档案、统计档案、审计档案等, 尤其是人事档案室的室藏, 其机密性最为突出。

综上所述, 各级各类档案馆( 室) 藏有着各自不同或相同的特点, 有着各自的形成规律。分析这些不同或相同的特点, 其出发点就在于进一步明确档案馆( 室) 的服务范围, 发挥优势, 确定开发利用档案信息的措施。