档案信息资源开发的原则与策略

档案信息资源是客观存在的, 只有通过开发利用, 其蕴藏的、潜在的价值才能发挥出来。为了更有效地开发利用档案信息资源,必须遵循一定的原则并采取一定的策略。

 1 档案信息资源开发的原则

(1 ) 优势性原则

我国的档案馆网主要由综合档案馆或国家档案馆、专门或专业档案馆、集体所有制和个体所有制的档案馆共同组成。不同级别、不同类型、不同所有制形式的档案馆各自有着自身的特点和优势。

因此, 在档案信息资源开发过程中必须因馆制宜、区分对待, 遵循优势性开发原则。

所谓优势性原则是指各级各类档案馆应根据各自特点, 因馆(室) 制宜、扬长避短、发挥优势, 做好开发利用工作。

优势性原则的实施是建立在充分分析和掌握各级各类档案馆(室) 优势性特点基础之上的, 遵循这一原则是实现档案信息资源开发效益的基础和前提, 是档案信息资源开发的有效切入点。

(2 ) 序化激活原则

序化激活原则是包括档案信息在内的文献信息资源开发的最基本也是最高的目标性原则。档案信息资源有序化的程序预示档案信息被利用的程序; 档案信息激活则体现档案信息资源被有效吸收、消化和利用继而产生新的知识的几率和程度。

具体地讲, 这一原则包括: ①将分散、杂乱的原始信息经过处理, 变成集中而有序的信息, 并随时准备为利用者输出; ② 与其他文献信息相比, 档案信息表现为不集中、不系统, 同一问题的信息可能被分割在不同的案卷, 甚至不同的全宗。激活原则就是要求档案信息开发部门不断提高开发层次, 尽可能地将有用信息揭示出来, 及时地提供给利用者。

(3 ) 扩大利用原则

扩大利用就是以实现更多的档案信息为更多的档案利用者服务为目标, 它是对档案信息资源开发在数量上的要求。这一原则的内容就是要求档案馆( 室) 能够找到更多的利用者, 同时, 利用者能够找到更多的档案信息。实现这一目标的具体途径有:

① 扩大档案信息对不同利用者的适应性。由于不同的利用者的知识结构、文化水平、心理素质以及社会实践活动各异, 对档案信息的需求不同, 因此, 档案信息资源的开发利用工作需要对档案信息进行多层次、多角度的揭示, 以适应不同利用者的需求, 从而扩大档案信息的利用。

② 增加利用者对不同档案信息的利用。档案工作者要注意相关信息的集中与揭示, 在利用者利用时向他们提出建议, 以避免利用者对有效信息的疏忽遗漏, 可以提高档案信息资源开发的质量和效益。

(4 ) 全面效益原则

所谓效益, 一般是指投入产出的比较关系。投入一定, 产出越大则效益越高; 或产出一定, 投入越少则效益越高。档案作为一种信息资源, 是党和国家的宝贵财富, 对于它的开发利用应讲究效益, 不讲效益的开发是不能持久的, 也不会得到社会的承认。因此, 档案信息的开发必须把提高效益放在重要位置。效益是多方面的, 从不同的角度可以区分为不同的效益: 从时间概念上来说有现实效益与长远效益之分; 从范围上讲有局部效益与整体效益之别;从价值上看有经济效益和社会效益。

① 现实效益和长远效益相统一。现实效益是指档案信息价值的现实发挥, 长远效益是指档案信息价值的未来发挥。现实效益与长远效益之间的发挥是有矛盾的。档案信息要发挥现实效益需通过开发利用来实现, 而这一过程必然会导致档案原件在一定程度上的磨损和散失, 使档案的完整与安全受到影响, 对档案信息长远效益的发挥造成损失; 而过分强调发挥档案信息的长远效益, 又易滑入“重管轻用” 的虚无怪圈。解决这一矛盾的方法是注重现在, 充分开发利用, 最大限度地发挥其现实作用, 同时采取有效措施( 如建立副本、加强编研出版、改善保管条件等) 维护档案的完整与安全, 保障长远利益的发挥。应当看到, 一切知识、信息都是为了用, 才对它积累、整理和保管的, 而无论何时用, 用于什么都是为了解决现实作用, 加速社会各项实践活动的步伐, 缩短获取知识、经验的周期, 加速知识循环, 推动人类社会发展。现实效益的发挥, 使档案工作富有生机活力, 推动档案事业的发展。

② 局部效益与整体效益相协调。局部效益是指档案信息仅对某一机构或个人有用, 能对其产生效益; 整体效益是指档案信息不仅对某一机构、某一个人有用, 而且对整个社会、整个国家都有用。在通常情况下, 局部效益与整体效益二者是统一的。因为局部效益的取得是构成整体效益的基础, 讲究整体效益是利用档案信息的最高目的。二者又是矛盾的, 过分地追求局部效益就有可能损害整体效益, 而为了保证整体上的高效益就有可能牺牲某种局部效益。解决矛盾的办法是局部效益服从整体效益, 分清主次、缓急,优先和重点开发能产生整体效益的档案信息。

③ 社会效益与经济效益相并重。所谓社会效益是指通过开发利用档案信息而在解决社会问题和促进社会进步等方面所起的作用。而经济效益是指档案信息资源开发利用的劳动耗费同其发挥作用之比。档案信息资源开发利用中产生的经济效益不可能像企业、生产单位那样直接表现为创造物质财富, 而是表现为节约时间、人力、物力、财力和避免重复浪费, 具有间接性和滞后性的特点。社会效益虽不能用具体数字表示, 但它的作用效果往往不亚于甚至会超过经济效益, 影响更为深远, 价值可能更大。当然社会效益中隐含有经济效益, 经济效益中融有社会效益, 二者相辅相成, 我们在强调经济效益的同时, 切不可忽视社会效益。

 2 档案信息资源开发的策略

档案信息资源开发的最终目标是为市场提供能够满足人们不断变化着的需求的新产品并获得效益。为此, 档案信息产品的开发必须选准目标市场、保证高智力投入、紧跟技术进步、确立竞争优势、实现规模经营、争创名牌产品, 这些观念和措施也就是档案信息产品开发的策略。

(1 ) 市场定位策略

选准目标市场是档案信息产品开发的首要问题, 即市场定位策略。与原始型档案信息产品相比, 再生型档案信息产品的市场定位有如下特点: 其一, 影响市场细分的主要因素是文化程度、职业、收入和兴趣等, 如大学教师、科研人员、决策者、政府机关工作人员、各类管理人员等都是再生型档案信息产品的主要用户; 其二,再生型档案信息产品的目标市场容量一般不大, 开发者应多选择差异性市场营销策略, 也就是说, 需要根据不同细分市场的需求差异, 有针对性地生产多品种、系列化的产品, 并采取有区别的促销手段; 其三, 在目标市场中, 再生型档案信息产品利用者最关心的产品属性主要是档案信息量、质量、档次、针对性、连续性、时效性、服务和价格等, 这些因素构成一个多维空间, 某一具体产品在这一多维空间中一定有一点与之对应, 这一点就是产品的市场定位点。市场定位策略要求档案信息资源开发者根据利用者对产品不同属性的重视程度, 有力地塑造产品鲜明的、与众不同的个性和形象, 从而使产品在市场中确立自己的位置, 这是产品开发的第一步, 也是最为关键的一步。

(2 ) 高智力投入策略

保证高智力投入是确保档案信息产品质量和档次的重要前提。再生型档案信息产品的生命周期相对比较短, 利用者层次又比较高, 需求批量也比较小, 这就要求开发者必须注重速度和时效, 提高产品的档次, 尽可能地预测利用者将要产生的新的需求并为之服务, 要实现这些目标, 就必须聚集一流的开发人才和管理人才, 组织力量联合攻关。可以说, 开发人员的智力水平就是档案信息产品开发的内在机制。

(3 ) 采用新技术策略

紧跟技术进步是提高产品开发效率的重要举措。信息资源管理领域是现代信息技术高速渗透和普遍应用的领域, 先进的信息技术不仅可以提高信息产品的开发效率, 而且从根本上说还是信息产品更新换代的重要原因。譬如, 因特网的迅速发展及家用电脑的普及激发了人们对各类机读版目录、数据库的需求, 而这些需求又极大地提高了各种专题目录、综述和预测类信息产品的开发速度。展望未来, 网络信息资源开发将是热点, 而相关的再生型档案信息产品的形成将需要更多的技术投入。

(4 ) 确立竞争优势策略

确立竞争的优势是档案信息产品开发制胜的法宝。档案信息部门之间如何展开竞争取决于如何确立自己的竞争优势。档案部门的竞争优势主要来源于: ①自身的、独有的、丰富的、动态的档案信息资源贮藏; ②不同档案信息机构拥有相对稳定的利用者群体, 档案信息资源开发可以从这个利用者群体的多层次需求出发开发系列再生型档案信息产品, 然后再逐渐扩展到其他潜在的利用者群体,形成多圈层、多品种的产品结构并从而确立自己的竞争优势。

(5 ) 创造名牌产品策略

创造名牌产品是信息产品融入更广的信息市场乃至国际信息市场的基本策略。名牌产品的创立决非一朝一夕之功, 它往往是一代人甚至是几代人努力的结晶。要创造名牌, 开发者必须拥有“ 利用者意识”、“ 质量意识”、“ 第一意识”、“ 创新意识”、“ 形象意识” 和“战略意识”, 必须十分注重爱惜和维护自己的产品。

档案信息产品的开发是一个复杂而充满风险的领域, 开发本身只是一个方面, 而最终实现档案信息产品的经济效益和社会效益,开发者还必须运用适当的广告宣传策略和价格策略, 这将是更为艰巨的挑战。

 3 档案信息资源开发的方式

档案信息资源开发的方式多种多样, 应根据具体情况加以选择、运用。这些形式主要有:

(1 ) 特色开发

我国拥有各级各类的档案馆、室, 应该认真分析社会各界的需求状况, 针对自己的馆藏特点, 形成档案信息资源开发的特色。如综合性档案馆藏内容以党政档案为主, 档案信息开发的重点可以面向各级领导和领导机关, 结合社会各种动态, 为科学决策提供有效服务。专业性档案馆应立足于本行业, 注意本行业工作重点的变化而引起的档案信息需求的变化, 结合当前的工作任务, 有针对性地开发档案信息产品。企业档案机构应把握企业的原材料供应、产品生产、技术革新、节约销售过程, 开发档案信息产品。

(2 ) 针对开发

档案信息的开发者必须密切注视和分析社会动态, 通过会议、新闻媒体、上级文件等各种方式, 把握社会热点, 掌握和预测服务对象的情况, 了解一定时期他们的工作重点、工作要求、工作特点, 并有针对性地开发社会需要的档案信息产品。这不仅是提高档案信息产品社会效益和经济效益的办法, 也是提高档案信息工作社会影响的机会。

(3 ) 跟踪开发

档案信息开发必须紧紧围绕信息利用者的科研、生产、经营、文化等活动, 随时根据档案信息利用者在工作过程中提出的要求,以最快的速度加工处理档案信息, 提供高质量的信息产品。在这些工作中, 必须有经营观念, 及时推销档案信息产品。

(4 ) 规模开发

档案信息的开发不能停留在小规模、零散的、单项的开发上,虽然这种开发能在一定程度上满足小范围利用者的需要。如果不形成规模, 使各个层次、各个环节的开发集中起来, 成为档案信息资源开发系统的有机组成部分, 便不能满足档案信息利用者的广泛的、复杂的档案信息需求。档案信息资源开发工作只有形成规模、连成整体, 才能使档案工作的服务水平达到一个新的高度。

(5 ) 重点开发

档案馆拥有众多的档案资源, 全国各级各类综合档案馆拥有数万卷( 册) 至几十万卷( 册) 的档案, 而且随着档案的接收和征集工作的开展, 档案的数量和类型还将不断增加。在档案信息开发的过程中, 我们应该兼顾各个门类, 围绕着为经济建设服务的重点,全面地开发馆藏。但是不同性质的档案馆, 在不同的时期应该根据社会的需要和服务对象的特点, 确定各个时期档案信息开发的方向和重点。

(6 ) 层次开发

开发档案信息资源时, 档案馆首先要对自己的馆藏内容和成分有全面的了解。根据社会的需要, 根据自己的实力, 制定切实可行的档案信息开发计划, 按照轻重缓急, 进行分层次开发。

(7 ) 合作开发

档案信息的合作开发是发挥资源优势互补的主要途径。其合作可以分为四个层次: 一是档案部门间的合作开发, 二是档案部门与图书、情报部门的合作开发, 三是档案部门与社会各界的合作开发, 四是档案信息开发的国际合作。