档案信息资源开发的含义、意义及现状  

1 档案信息资源开发的含义

档案信息作为一种资源已成为共识, 开发档案信息资源服务社会主义精神文明和物质文明的建设已成为档案工作的一个中心课题。这是信息时代的要求, 也是档案事业发展的必然结果。然而对档案信息资源开发, 国内外有不同解释。在国外, 主要有两种见解: 前民主德国档案学者认为, 开发档案信息资源就是“ 对档案文件及其所含信息进行整理和编目”; 荷兰档案学者认为, “ 开发要以编制检索工具为先决条件”, “ 开发还包括提供咨询服务”, “ 促进档案可利用也属于开发的范畴”。在我国, 先后出现了五种有代表性的观点: 其一, “所谓开发档案信息资源, 就是要广泛地、主动地、迅速地、准确地以多种形式、多种渠道提供高质量的、系统的档案信息” , 对此可以有两种理解, 即广义上理解为: 从收集、整理、保管到利用, 都是开发; 狭义上理解为只是包括编目、索引等。其二, 开发“ 是指开发档案这一信息载体中所包含的内容”, “ 尽量把有利用价值的信息挖掘出来”, 它“包括信息的收集、整理、贮存、检索、传输等一系列工作内容” 。其三, 开发“ 是对档案承载的信息进行采集、加工、存储和输出的整个过程”, 是一个关键性的工作系统, 它“ 由档案信息加工和档案信息输出两部分工作构成,在两部分下又分若干工作环节” 。其四, 开发“是指尽可能地挖掘潜在的档案信息, 以满足利用需要的不同于一般档案工作环节的、高层次的、有特殊意义的劳动过程” 。其五, 开发“ 就是档案部门将蕴藏于档案中的各种信息挖掘出来, 并通过利用者对其利用进而实现档案的全部价值的过程” 。

从上述各种观点看, 在开发的对象( 客体) 和任务与目的的认识上基本一致, 但对开发的主体则有不同的认识。关于开发工作的具体内容, 各持论者意见分歧较大, 主要有两种意见: 一种认为开发包括档案业务工作的许多环节( 收集、整理、编目、鉴定、编研、利用等) ; 另一种认为开发包括档案信息加工和输出两部分(即编目、编研和提供利用、咨询服务等) 。还有一种意见认为:“开发属于档案利用工作系统”, 开发是“提供利用工作向更高层次的发展和演变”。这些认识和说法大都把开发与利用工作混为一谈。

开发档案信息资源就是要在维护党和国家根本利益的前提下,将潜在的档案信息尽可能地挖掘出来、传递出去, 发挥其应有的作用。具体地讲, 档案信息资源开发是指对档案信息进行加工、整理并将蕴藏于档案中有价值的、适应社会发展需要的各种知识、信息挖掘出来, 最大限度地为广大利用者所利用, 以提高档案信息利用效率的一种知识信息整序和传递过程。或者说, 是对档案承载的信息进行采集、加工、存储和输出的整个过程, 是将档案承载的信息由静态激活为动态, 为利用者所接收的过程, 是实现档案价值, 充分发挥档案信息作用, 为社会实践活动服务的关键性的工作系统。

档案信息资源开发就是将静态的档案信息经过采集、加工、存储进而转换成动态的信息, 最快和最大限度地为利用者所利用的过程。

这一概念可以从以下几个方面理解:

第一, 它的开发对象是馆藏档案中隐含的信息。这里的馆藏档案是集中了的, 经过加工整序的, 处于日常保管状态下的档案。这需要实体管理提供相应的保障。当然, 这也是档案信息资源开发区别于其他开发的根本标志。

第二, 它的开发任务是对静态的档案信息进行加工、处理和相应的信息输出, 直接满足利用者的需要。

第三, 它的开发性质表现为一种高层次的智力劳动过程。

第四, 档案信息资源开发系统的整体功能是缩短档案信息的传递时间, 广泛、迅速、准确地将档案信息传递给利用者, 从而最大限度地发挥档案信息的经济效益和社会效益。

 2 档案信息资源开发的意义

(1 ) 开发档案信息资源是社会体制改革的需要

无论是政治体制还是科学技术体制的改革, 其根本目的就是要解放生产力。档案作为研究过去、开发未来的主要依据显得特别重要。这就要求档案工作不能只停留在过去的收集、整理、保管、借阅等一般性工作上, 而是要通过馆藏档案运用现代化管理手段进行深加工, 变成能够迅速、准确地提供社会利用的信息资源, 以保证改革的健康深入进行, 推动社会各项事业的持续快速发展。

(2 ) 开发档案信息资源是档案事业发展的需要

21 世纪是信息时代, 档案事业要跟上时代潮流, 要在社会发展和进步中有所作为, 必须重视档案信息资源的开发利用, 加大对档案信息资源的开发力度, 激活档案, 充分发挥档案的价值。只有“活化” 的档案, 才能转化为物质形态的生产力。档案信息资源的开发就是推动生产力发展的一种催化剂, 档案事业的活力也就充分显示出来了。

(3 ) 开发档案信息资源是提高经济效益, 更好地为经济建设服务的需要

档案是生产建设的重要依据, 反映了各行各业生产建设活动的状况, 能为以经济建设为中心的现代化建设提供决策和参考信息,对制定经济计划, 检查和总结生产状况, 推广先进的生产技术和管理经验, 以及防止自然灾害, 起着十分重要的作用。因此, 充分利用档案, 开发档案信息资源, 对加强经济管理, 促进生产建设的发展, 提高经济效益具有重要意义。

(4 ) 开发档案信息资源是加强社会主义精神文明建设的需要档案作为各项历史活动的记录, 翔实地记录了一个国家、一个民族、一个地区历史的曲折历程和自强不息的奋斗足迹, 记录了新中国社会主义革命和建设所取得的巨大成就, 记录了改革开放以来建设有中国特色社会主义事业取得的丰硕成果。档案部门从档案文件中挖掘出的具有宣传价值的史料, 可以帮助人们特别是青少年了解中华民族的悠久历史和灿烂文化, 可以使他们了解历史轨迹, 掌握时代发展的脉搏, 可以使他们自觉宣传党的光辉历史和英雄人物事迹, 进行革命传统、爱国主义、集体主义和社会主义教育。

 3 档案信息资源开发利用的现状

(1 ) 新中国成立以来档案信息资源开发利用工作成绩显著

自1949 年新中国成立以来, 尤其是自党的十一届三中全会以来, 我国不仅建立起全国规模的档案事业, 而且包括档案信息资源开发利用在内的各个方面都取得了举世瞩目的成就。这些成就主要表现在以下几个方面:

① 形成了档案信息资源开发利用的基础。我国档案事业管理体制的基本结构包括国家各级档案行政管理机关, 国家各专业主管部门, 档案业务管理机关和国家各级各类档案馆、档案室。这些行政管理机关或业务管理机关在各级政府领导下, 统一地、分级分专业地掌握全国及本地区、本系统的档案事务, 为档案事业的发展提供了可靠的政策和组织保证, 促进了档案工作的全面发展。在组织、指导档案理论与技术的研究方面, 在参加档案工作的国际会议和国际活动方面, 在组织档案的宣传和出版工作及各级档案机构设置、人员编制、人才培养、岗位培训、加强馆库建设、资金投入、加强馆( 室) 业务建设和丰富馆藏等各个方面都取得了明显的进步。特别值得提出的是, 根据我国档案事业管理体制, 从中央到地方已经分层建立起综合性档案馆、专业性档案馆或部门档案馆, 企事业档案馆也正处在发展之中, 基本上形成了国家各级各类档案馆网络系统。所有这些都是开发利用档案信息资源的重要基础。

② 确立了档案信息资源开发利用的方针政策。1980 年5 月,国家档案局为使档案信息更好地为社会服务, 提出了“ 开放历史档案” 的方针; 1984 年9 月, 邓小平同志题词“ 开发信息资源、服务四化建设”, 档案界以此为契机, 把大力开发利用档案信息, 为社会提供服务作为档案工作的一项重要任务来抓; 1985 年, 国家档案局召开全国档案馆工作会议, 提出“ 解放思想、加快步伐、积极创造条件, 开放一切应该开放的历史档案, 使开放历史档案工作向深度和广度发展, 大力开发档案信息资源, 为社会主义各项建设事业服务” 的档案工作的指导思想和方针; 1987 年, 我国颁布档案法, 明确规定: 国家档案馆保管的档案, 一般应当自形成之日起满30 年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限可少于30 年。从此, 开发利用档案上升到了执法、守法的高度。

③ 促进了档案信息资源开发利用活动的日趋活跃。

第一, 从档案基础工作完善看, 各级各类档案馆( 室) 不但完备了档案目录体系, 而且规范和完善了档案检索工具体系, 建立了地区性目录中心, 使档案信息资源处在一个有序的待用状态, 为档案信息资源的共享奠定了基础。

第二, 从开发成果的取得看, 各级各类档案馆( 室) 基本上都编辑出版了档案馆指南、全宗介绍、史料汇辑和文件汇集等大量的开发性文献。仅中国第一历史档案馆在1979～1995 年就出版史料约 166 种, 399 265 万字, 为国家各项建设和科研事业提供了详实可靠的原始资料。

第三, 从接待利用者人次看, 据统计, 早在1991 年, 全国各级各类档案馆共接待利用档案资料者即达到8 993 367 人次。其中, 国家综合档案馆接待利用者为2 926 823 人次, 占总利用人次的32. 5% ; 同年, 机关档案室接待利用档案信息资料者共达到13 218 102人次, 其中企业档案室接待9 060 510 人次, 占总利用人次的68. 5%。

第四, 从利用档案、资料的数量看, 1991 年, 各级各类档案馆提供利用档案总数为1 357 701 卷、件次, 提供利用资料总数为1 872 284 册次。

第五, 从利用的目的内容看, 各级各类综合档案馆为编史修志提供档案占利用总数的45. 6% , 为工作查考和经济建设提供档案分别占利用总数的26. 6%和14. 4%。

④ 取得了明显的社会效益和经济效益。各级各类档案馆通过各种形式开发档案信息资源, 为社会各方面提供利用, 使档案信息资源在社会各项事业中发挥了重大作用, 取得了显著的社会效益和经济效益。档案在落实政策、平反冤假错案方面, 根据历史事实开展思想教育方面, 利用档案繁荣文艺创作、解决行政管理问题、编史修志和学术研究等方面所取得的效益是无法估算的。

各种专门档案、科技档案等在社会各项建设事业中为提高经济效益所发挥的作用是巨大的。据有关部门对沈阳市291 户大型工业企业统计, 1991 年1～10 月开发利用档案信息资源创经济效益1 939. 83万元; 莱芜钢铁总厂仅1990 年利用档案创造经济效益1 000余万元; 内蒙第一机床厂仅产品更新换代就利用档案497 107份, 直接经济效益363 550 元, 他们向友好国家提供援助, 利用档案328 998份, 获软件费1 950 万元; 上海市在20 世纪80 年代前期, 仅利用科技档案信息就为国家节约和增产5. 6 亿多万元。据有关部门不完全统计, “七五” 期间, 我国开发利用档案信息资源直接创造经济效益以及节约资金达20 亿元以上。

(2 ) 我国档案信息资源开发利用中存在的问题

① 认识不足、重视不够、社会档案意识淡薄。当今世界, 已经将信息同能源、材料并列为三大资源, 然而, 在我国不少人对档案作为一种重要的信息资源认识不足, 对档案信息的依赖程度不高, 对档案信息资源的开发利用并不了解, 靠拍脑袋决策; 重视广告而不重视利用档案信息的现象越来越普遍; 在普通人的生活中,更没有达到像需要空气那样需要档案信息的程度, 社会的档案意识尚未普遍形成。

正因为如此, 档案馆作为一个重要的社会信息机构, 其利用工作还没有引起社会各界足够的重视, 这就必然影响对档案开发利用工作的整体需求; 同时, 一个围绕利用者需求的信息服务系统还没有普遍在档案馆内建立起来, 档案馆的开发利用工作无论从人力、财力、物力的投入, 还是各项制度的建立健全及利用的效果等方面都存在一些薄弱环节。

② 档案管理体制不完全适应开发利用的要求。主要表现在两个方面: 第一, 馆际关系不顺。目前, 全国地市级以上的城市一般都设有四种不同性质、互不联系的档案馆, 即市( 或省) 级综合性档案馆, 归地方党委和政府领导; 市城建档案馆, 归市建委领导;专业档案馆, 归各直属主管部门领导; 企事业档案馆, 归各企事业领导。由于领导不统一, 馆际间没有形成一个档案信息交流与服务中心, 各自为战, 一定程度上影响了馆际间业务工作的协调开展。

第二, 有些单位档案机构设置不健全。按档案法规定, 一个单位的档案工作, 可以设立专门机构, 也可以设专( 兼) 职人员。有些机关规模大, 内部机构多, 也只在办公室内设档案员; 有的系统主管机关, 档案室也设在办公室内。这两种情况都难以独立开展档案专业管理和承担所属机构档案工作的监督、指导, 不利于档案工作的全面展开, 尤其不利于档案信息资源的开发利用。

③ 开发利用服务的手段落后, 提供利用的层次较低。档案馆作为传递档案信息的主渠道, 其提供档案信息的方式单一, 透明度低。档案开放十几年来, 档案馆的服务方式没有根本性的变化,“你来我查” 的馆内阅览服务仍是主要形式, 档案信息的提供仍以“内向” 为主, 基础工作如编目等虽然做得不少, 但还没有很好地与利用有机地结合起来, 检索工具种类少, 标引质量差, 且一般都是内部使用, 或利用者上门使用, 没有通过一定形式在较大范围内予以公布交流, 因而使用范围较窄, 功能较差。除此之外, 多数档案馆( 室) 的编研工作没有提到突出地位, 档案部门提供的档案信息仍然存在分散、凌乱、缺乏系统性的问题, 经过系统加工的公开出版发行的档案信息产品数量极其有限, 还不能更多地将档案信息转变为图书形式在社会广为传播, 或者较多地通过报刊、广播、电视等媒介向社会主动地输出和传递档案信息。

④ 开发利用人才严重不足, 理论研究滞后。档案信息资源的开发利用工作属于档案馆( 室) 高层次的业务工作, 对工作人员的水平、素质、能力有一定高度的要求, 否则难以适应这一工作。目前, 各馆( 室) 的开发利用人才严重不足, 工作人员大多应付日常基础工作, 开发层次不够深, 开发项目单一等问题亟待解决。另外, 随着开发利用实践的不断开展, 其理论研究远远落后于开发利用实际。加强开发利用理论的研究, 用理论指导实践并在实践中进一步完善和发展, 形成开发利用工作的良性循环也是当务之急。造成上述问题的原因是多方面的, 既有档案部门业务建设、管理体制、人员素质等主观原因, 也有资金、技术、人才投入不足,社会档案意识淡薄等客观原因。要走出低谷, 改变现状, 首先必须从档案部门内部建设入手, 挖掘内部潜力, 同时, 也需要整个社会的关怀和支持。