档案信息资源的建设
档案馆的馆藏是一定地区政治、经济、科学、文化教育发展水平的综合反映。我国目前大多数档案馆馆藏内容单一、数量不足、种类不全、时间跨度短, 不能满足社会利用档案的需求。应该根据各档案馆的职责范围, 通过多种途径, 积极主动、广泛及时地加强档案馆馆藏资源建设, 建立科学合理的馆藏体系。
1 档案馆(室) 藏资源特点分析
(1 ) 档案室藏资源特点
档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部组织机构。保存在档案室的档案, 一般处于文件生命周期的半现行阶段, 与形成单位的职能活动有着密切的关系, 它们既是形成单位工作、生产和科研活动的真实记录, 又是这些单位继续开展活动的必要条件。档案室是国家档案事业组织系统的基层组织, 是档案馆工作的基础。档案室保存的档案资源是国家档案资源中新近生成的部分, 对现实的工作、生产和科研活动具有较强的利用价值。
① 管理上的过渡性。档案室的档案资源处于不断交替更新过程之中, 随着文件由半现行阶段转入非现行阶段, 这些资源中具有长远保存价值的部分将向档案馆移交。与此同时, 本单位新产生的半现行文件又补充进来, 开始新的管理过程。
② 利用上的内向性。档案室的档案资源利用从范围上讲主要是本单位的内部利用, 从性质上讲主要是现实利用。同时, 这些档案资源也具有潜在的历史文化价值。随着时间的推移, 它的现实效用不断减弱, 而它的历史文化价值的效用开始增强。
(2 ) 档案馆藏资源特点
档案馆是永久保存档案的基地, 是提供档案信息为社会服务的中心, 是科学文化事业机构。档案馆保存的档案, 与档案室保存的档案具有不同的性质, 它们已经进入非现行阶段, 成为国家各项事业的历史真实记录, 成为国家的历史文化财富。
档案馆藏资源特点主要表现为:
① 非现实性;
② 历史文化性;
③ 开放性。
2 档案馆藏建设与档案资源开发利用的关系
馆藏建设是指一个档案馆对其收藏的档案资源的种类、范围的确定以及对档案资源的收集、管理等一系列业务工作的统称。馆藏建设的指导思想是: 在维护党和国家历史真实面貌的前提下, 根据统一领导、分级管理的原则, 将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案, 完整齐全地收集进馆, 建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。
档案馆的馆藏建设是为档案信息资源的开发利用服务的, 因此它要服务并服从于档案利用这个档案工作的总目标; 而档案信息资源的开发利用则要以档案馆的馆藏建设为基础和条件, 实现馆藏结构与利用者需求结构的基本一致。这是处理馆藏建设与开发利用关系的基本原则。
3 建立合理的馆藏结构
所谓馆藏结构是指档案馆馆藏在内容、数量、种类、时间跨度等方面的配比。建立合理的馆藏结构, 首先要符合国家档案馆网布局和档案进馆流向的法规政策, 在其允许的范围内, 主动做好收集工作, 不断丰富馆藏, 为档案信息资源的开发利用奠定基础。建立合理的馆藏结构, 主要应明确以下几个问题:
(1 ) 建立合理馆藏结构的原则
① 完整。完整是指档案馆接收范围内的完整, 即将本馆接收范围内具有永久保存价值的档案完整地接收进馆, 以反映本地区(或本专业) 的历史面貌。
② 系统。系统是指馆藏档案是一个相互联系的有机体系。馆藏建设的系统性是由档案本身的系统性与利用者需求的系统性两要素组成的。为满足利用者的需要, 必须使馆藏档案的系统性与利用者需求的系统性相一致。
③ 实用。实用是指馆藏档案必须符合利用者的实际需要, 从社会现实与长远利用档案的需要出发, 选择、接收和组织馆藏。
④ 价值。价值是指进馆档案所具有的保存价值。将无保存价值的档案拒之门外, 对已进馆的档案, 凡失去继续保存价值的, 应及时鉴定并经批准销毁。
⑤ 特色。特色是指馆藏档案要反映出鲜明的个性。馆藏特色主要表现为行政区域特色、政治特色、历史特色、文化特色、经济特色、民族特色、事件和人物特色。
(2 ) 建立合理馆藏结构的实现途径
① 树立馆藏优化观念, 完善相关法规。近年来, 我国档案馆馆藏每年以10% 以上的速度增长。然而, 由于认识上的偏差, 不少人把丰富馆藏单纯理解为馆藏数量的增加, 忽视了馆藏质量的提高, 习惯于以馆藏数量的多少作为衡量档案馆地位高低和工作优劣的尺度。另外, 档案法规中的某些规定, 也加剧了这种观念上的偏差。如1985 年颁布的《地方各级档案馆人员编制标准》中明确规定按档案数量确定人员编制。地方财政划拨档案馆经费, 也是以档案数量为主要依据。过分追求馆藏档案数量的高速增长, 使得不少档案馆已经面临馆藏膨胀的压力, 档案馆有限的空间和人力、物力、财力不堪重负, 影响了档案效益的发挥。因此, 及时转变档案“多多益善” 的观念, 树立馆藏优化的思想, 正确处理好馆藏数量与质量的关系, 已成为馆藏建设中一个十分迫切和重要的问题。档案馆应在馆藏数量达到一定规模后, 把着眼点放在馆藏质量建设上来, 形成并强化优化意识。与此同时, 相应的法规也应作一定的修改和完善, 避免对实际工作的误导。
② 确定馆藏档案的合理结构比例。馆藏结构是馆藏档案按一定的比例、顺序和层次组合成的有机整体。优化馆藏要求馆藏的各个组成部分合理搭配, 排列有序。具体包括: 其一, 各种门类和载体的档案比例适当; 其二, 入藏资料与馆藏档案比例协调; 其三,馆藏档案层次分明。
③ 编造进馆全宗名册, 减少进馆档案的重复。馆藏档案的重复是难免的, 适当的重复也是必要的, 但过量的重复, 则会造成馆藏臃肿庞杂, 给档案的检索利用带来困难。因此, 应减少进馆档案不必要的重复。
为减少不必要的重复, 档案馆在接收档案前, 应会同档案室做好进馆档案的审核工作。进馆档案的主体要体现特殊性, 原则上只要求反映立档单位的主要职能和基本历史面貌, 不宜追求立档单位档案的小而全。各单位之间互相发送的文件材料, 一般只接收发文单位的重要文件进馆, 收文单位视为重要的文件可留在本单位保存而不必进馆。具体操作可通过编制进馆全宗名册来减少进馆档案的重复。同时, 应加强调查研究, 完善各种相关规章制度, 从立卷归档和进馆档案范围等方面逐步加以改进, 使进馆档案尽可能减少或避免重复。
④ 及时剔除失去保存价值的档案。档案的保存价值并非一成不变, 随着时间的推移, 档案的保存价值会发生变化, 有的甚至会失去保存价值。对于馆藏中那些价值不大或失去价值的档案, 若不及时剔除, 优化馆藏就会成为空谈。因此, 档案馆应结合档案鉴定工作的开展, 定期或不定期地进行档案的鉴定、销毁工作, 保证馆藏档案价值的精度。
