档案信息资源的配置

档案信息资源配置所解决的是档案的收集和布局问题, 它直接关系到能否充分利用档案信息资源, 发挥档案馆(室) 群体效益,以最小的投入获得最多的社会效益和经济效益。

 1 档案信息资源建设的发展进程

(1 ) 馆藏建设阶段

档案信息资源建设孕育于各馆( 室) 自发的馆藏建设及实践中。各档案馆( 室) 在收集、利用等工作中, 以自然发展的方式去服务和满足读者的需要。

(2 ) 地区协作阶段

随着文件数量的增长和利用需求的日益多样化。各馆( 室) 之间开始有了协调与合作。包括编制联合目录, 协调收集范围, 馆际互借等, 形成了地区范围的小规模配合, 大大提高了档案利用的满足程度。

(3 ) 国家布局阶段

面对档案数量的急剧增长和对档案信息的广泛、迫切需要, 国家通过各种手段, 如行政、经济、技术手段等在全国范围内统一规划, 加强协调, 对国家档案信息资源的收藏与分布进行宏观控制,从而形成一种多层次、多功能的档案信息资源保障体系。

(4 ) 国际协调阶段

随着计算机技术与现代通讯技术的飞速发展、网络化在信息领域得以广泛运用的这种大背景下, 各国档案界也着手探讨如何在全球范围内对档案信息资源进行合理布局和有效配置, 以实现档案信息资源共享, 取得最大的社会效益和经济效益。

从上述发展进程中, 我们可以看出档案信息资源建设是馆藏建设从微观走向宏观, 从局部纳入整体的必然结果, 同时也是社会信息化的必然要求。合理布局和有效配置作为档案信息资源保障系统的龙头部分, 是传递子系统和利用子系统的前提和基础。

 2 档案信息资源有效配置的基本内容

档案信息资源有效配置包括档案信息在时间、空间和数量三个

方面的配置。

(1 ) 时间配置

所谓档案信息资源的时间配置是指在不同的时态上对不同种类的档案信息资源进行合理的时效分布。目前在我国现存的档案馆网中, 网点之间的时间配置只有中央一级能真正做到, 如第一历史档案馆、第二历史档案馆就分别收集保管明清档案、民国档案和建国后档案。省市一级为避免馆( 室) 机构的设置过多过滥, 时间配置一般在各网点之间进行, 即对馆藏中不同历史时期形成的档案进行量的控制。

(2 ) 空间配置

空间配置是指档案信息资源在不同地区、不同行业之间的分布, 实质上是在不同使用方向上的分配。由于档案的形成机关具有一定的区域性和等级性, 档案不可避免地带有自然形成的区域性和等级性。因此, 对国家档案信息资源进行布局和配置时就应该充分利用和遵从这种特点, 各网点以区域和等级为基础, 收集保存本地区、本级的档案, 减少不必要的重复和浪费。我国档案信息资源的空间配置在网点之间, 具体表现为两个方面的结合, 即综合性档案馆以行政区划来划分, 专业档案馆则按行业系统来划分。

(3 ) 数量配置

档案信息资源的数量配置通常是与时间配置或空间配置相结合的, 即特定时间或特定空间内对档案信息进行量的控制和协调, 这种数量配置既包括总量配置, 也包括个量配置。总量配置, 如一定时期内, 对国家全部档案和档案机构进行计划、统计和控制工作。个量配置则是指各个网点机构之间, 对不同类型、不同时期以及不同保管期限的档案进行控制和协调。

 3 影响档案信息资源有效配置的主要因素

档案信息资源的配置是十分复杂的, 因为资源的配置不仅仅是档案信息本身的配置, 还包括与这些信息资源相配套的技术设备、人力、财力的配置。影响配置的因素是多方面的, 且各因素在影响的角度、程度上也不尽相同。概而言之, 这些因素主要包括在人文、经济和技术三个方面中。

(1 ) 人文因素

一切社会活动最终都是人的实践活动, 作为活动中主体因素的人总是起着至关重要的作用。影响档案信息资源有效配置的人文因素主要包括两方面: 一是活动主体档案管理者及其所创造的管理环境。科学的管理体制是进行信息资源有效配置不可缺少的手段。档案信息资源的科学管理就是运用现代化管理方法来研究档案信息资源在社会实践活动中被利用的规律, 对档案信息资源配置过程中的种种矛盾进行统筹规划和组织协调, 以求得最优化的经济效益和社会效益, 同时还在充分掌握档案信息资源形成和利用规律的基础上, 加强档案信息资源的整体化建设, 并通过横向联合加强馆(室) 联系, 建立起全国性或区域性的档案信息资源管理网络, 并充分发挥整体优势, 实现档案信息资源共享, 从而减少不必要的内耗, 提高配置效率。二是档案利用者的情况。利用者的职业状况决定了他们对某一档案信息资源的需求程度和使用能力的不同, 这种不同必然会反映到利用效果实现程度的不同。利用者受教育的程度也决定了他们在表达需求上的差异。因此在档案信息资源配置过程中应加强对档案利用者和档案工作者的管理和服务, 注重体现对他们应有的人文关怀。

(2 ) 经济因素

资源配置的主要手段之一就是市场。但是由于档案部门不是社会财富的直接创造者, 因此受市场机制的影响较其他信息资源要小。但这并不等于档案信息资源的配置完全不受市场机制的作用影响。档案的种类和范围十分广泛, 其中有些部分如科技档案是可以进入信息市场的, 并通过市场和价格体系实现科技档案信息资源的最适度配置。

(3 ) 技术条件

影响档案信息资源有效配置的技术因素主要有两方面: 一是现代网络化技术。网络化是档案信息资源实现共享的必要条件和物质基础, 也是它的最终发展目标。而档案信息资源的有效配置与共享是一个问题的两个方面。随着电子计算机和通讯技术在档案部门的广泛运用, 各种数据高密度的存储和远距离传输, 使档案事业发生了深刻的变化。二是档案信息转移技术。同书本式图书馆应与电子图书馆、数字图书馆与虚拟图书馆并存一样, 传统的档案馆之间的传统合作也将继续存在。以网络技术为基础的共享网络并不能解决档案部门内的一切问题, 不能完全替代传统的服务。所以在拓展共享网络, 缩减传统合作的同时, 应保持一定的传统档案机构之间的合作。在档案管理中, 信息转移技术正是为适应传统传递方式对非网络信息进行载体转移的一种手段, 常用的方法有静电复印技术、缩微复制技术、光盘技术三种。档案信息转移技术利用专门的设备将档案信息从一个载体转移到另一个载体上, 既便于档案的保护,又便于档案信息的传递交流和利用, 从而更有利于人们对非网络档案信息资源的布局和配置。

 4 档案馆网布局

所谓档案馆网布局是指反映不同级别、不同类型的档案馆的设置分布格局。档案馆网布局和档案进馆流向是国家档案资源配置的中心问题。一个适应社会主义市场经济体制、布局科学合理的档案馆网络, 是实现国家档案资源存储合理化、管理科学化、利用社会化的基础和条件。

在现行的档案馆网络中, 主要有两种类型的档案馆, 即综合性档案馆和专业性档案馆。综合性档案馆指馆藏档案来源于机关或单位, 档案内容涉及政治、经济、军事、科学、文化等各方面的档案馆。专业性档案馆指专门收藏某一方面、某一专业或某种特殊载体档案的档案馆。随着社会主义市场经济体制的建立和档案事业的发展, 我国现行的档案馆网布局还要进行某些改革和调整, 其主要任务是协调综合、专业两类档案馆的职能和布局, 控制档案室档案的进馆流向, 以实现国家档案资源的合理配置, 便于对档案资源的管理和利用。

根据《全国档案馆设置原则和布局方案》, 全国档案馆的总体布局由各级国家综合档案馆、各级国家专门档案馆、部门档案馆、企事业单位档案馆组成。各级、各类档案馆既分工明确, 又相互协调, 共同组成一个有机的档案馆网络整体, 为档案信息资源的开发利用提供丰富的信息资源。