档案信息资源的形成规律

档案信息资源是不断变化发展的, 它是经过各个历史时期逐渐积累而形成的, 同时也是经过若干工作程序的不断完善而形成的。其形成毫无疑问是具有一定的规律的。这一规律我们可以从档案信息资源的结构、范围、来源等方面来进行认识。

1 档案信息资源的结构

档案信息资源的结构是指档案信息资源在其构成中的档案资源

种类的分布状况。如图3-1 所示。

档案信息资源是一个泛指的动态性概念。古代档案有其本身内在的结构, 近现代档案也具有符合新技术发展的结构层次。这些结构都是随着社会的不断发展而发展的。档案信息资源的逐渐形成过程, 也就是档案信息资源结构的逐渐发展过程。

档案信息资源结构的逐渐发展过程, 是由简单到复杂的过程。古代的“ 馆藏” 从甲骨档案逐渐发展到纸质档案; 近现代档案信息资源状况的结构, 则由各种传统型和非传统型档案信息资源组成。

它们是从古代纸质档案信息资源逐步发展分化而来的。对档案信息资源来说, 所有这些组成部分都是一种相互补充的关系, 而不是相互排斥的关系; 是在已有组成部分的基础上增加新的组成部分, 而绝不是以新代旧。

传统型档案信息资源是机关或个人在活动中形成的管理性档案和个人档案, 它以纸张为主要载体。这种档案信息资源一般都按全宗进行管理。而非传统型档案信息资源同样也是机关或个人在活动中形成的档案, 只不过其载体是特种材料, 并且是按事由(主题)组成的档案信息资源综合体。这样, 随着档案信息资源的结构逐渐由简单到复杂, 档案信息资源也由种类单一逐渐过渡到种类繁多。

既然档案信息资源有自己的结构及其变化发展规律, 档案工作者在熟悉馆藏的实践中, 就应顺应这个规律并运用各种方式、方法及手段对其进行了解和熟悉。

2 档案信息资源的范围

馆藏档案信息资源的范围, 实质上是指保存哪些方面的档案。随着社会的不断发展变化, 人类的物质活动和精神活动不断丰富, 社会的分工越来越细, 这样, 档案信息资源的范围势必受到影响, 即不断增加, 不断扩展。这是档案信息资源的范围变化规律之一。

自古以来, 任何国家和朝代及其部门保存档案都是为了利用。档案信息资源要能得到合理利用, 关键的一点就是确定不同档案保管部门的保管范围, 即给每个档案保管部门划定一个区别于其他档案保管部门的收藏范围( 可以从时间、地区、内容等特点来区分其馆藏范围)。由于时代不同, 社会面貌不同, 人们的认识水平不一样等, 这些都会使档案保管部门收藏档案信息资源的范围产生人为的变化。这是档案信息资源的范围变化规律之二。

馆藏档案信息资源的范围, 其发展变化从纵向来说, 不断拓展; 从横向来说, 各部分不断互相渗透交融。纵向发展是由于社会分工越来越细, 新的分支不断出现, 横向联系是因为随着社会的发展, 新的科学技术不断出现, 不同科学方法及手段的运用促使相近的档案内容分别附着在不同载体之上。这是档案信息资源的范围变化规律之三。

 3 档案信息资源的来源

馆藏档案信息资源来源于各机关、团体、个人等所保存下来的档案资料。其具体表现为档案资料的接收、征集、交换、复制、购买、接受转让、捐赠和寄存等几种形式。

档案信息资源的来源也是变化发展的, 这表现在两个方面: 一方面, 从纵向方面来说, 最初, 档案信息资源的来源只是表现为档案资料的接收形式。随着社会的发展, 随着信息社会的到来, 档案信息资源的来源就逐步表现为档案资料的接收、征集、交换、复制、购买等几种形式共同存在。档案信息资源的来源由单一渠道逐步变化为多种渠道。另一方面, 从横向方面来说, 档案信息资源的种种来源形式, 除接收形式比较稳定之外, 其他形式非常不稳定,一是受客观条件制约, 二是受档案工作者的主观努力程度制约。所以, 档案信息资源的种种来源是经常变动的, 不稳定的。

档案信息资源的各种来源, 除按正规渠道接收各种档案资料外, 其余如征集、交换、复制、购买等种种来源形式, 都是对馆藏档案信息资源内容状况的补充。它们所网罗的档案资料, 一般具有零散性。

档案信息资源来源的这种变化规律, 要求档案工作者在熟悉馆藏档案信息资源状况的过程中, 用动态的观点来对待档案信息资源的不同来源, 并且采取不同的处理方法和手段。