档案信息交流

1 档案信息交流的条件和地位

(1 ) 档案信息交流的条件

档案信息交流实质上是档案信息在时间上和空间上的流动和转换。一般而言, 要实现信息交流, 必须满足一般信息系统模型中的三个基本要素, 即信息内容, 信息的传递者和接收者。但是对于档案信息而言, 这些条件有时具有特殊的表现。

作为交流对象的档案信息有多种形式, 主要的可分为档案原件信息和档案信息加工产品。档案原件提供给利用者查阅时, 传递的是其中隐含的和显在的内容, 通过阅读者的大脑吸收传递给利用者, 而档案信息的载体是需要保护和原样保存的。档案信息产品可以通过出售、复制的方式直接和间接地提供给利用者, 其价值不受任何损失。

对于档案原件阅读这种交流形式, 并不存在明确的信息传递者, 因为档案主要是自然形成的产物, 它不像图书、杂志, 不是人为制作和为交流而生产出来的。档案的保存者为了今后利用的需要或者说是为了交流的目的整理和提供档案, 他们只是信息的间接传递者, 而不是直接的传递者。档案信息产品同其他社会信息的传递一样, 因为存在信息的生产者, 所以存在着信息的明确的传递者。

在档案信息交流的先决条件存在的前提下, 档案信息交流还需要信息的表述、信息的载录和信息的传播活动才能实现。

档案信息的内容一定要通过相应的符号系统表述出来, 即通过语言、文字、符号表述出来。作为档案信息的传播者, 需要根据语言规则把信息内容组织成可供交流的客观形态; 作为信息的接收者, 也要根据同样的语言规则对接收的符号进行破译, 理解语言符号所表达的信息含义。如果交流双方不拥有共同理解的语言规则,就必须通过一个中介转换环节, 使双方沟通, 否则交流就无法进行。

档案信息对于物质载体有较强的依赖性, 档案信息不能脱离物质载体而存在, 同时档案信息还要借助于这些载体而传递。今天档案信息载体形式不断增多, 通常可将其分为两大类: 一类是声波、光波、电磁波等无形的物质载体; 另一类是纸张、胶卷、磁带、磁盘等有形的物质载体。不同的物质载体有其相应的载录程序和传输方法, 人类总是在不断地改善和发展各种信息传播媒介, 新技术、新手段、新方法的创造和应用使新型载体、载录技术和传输技术在不断发展变化。

档案信息得以表述并记载在一定的载体上, 只有通过档案信息传输的社会活动, 信息交流才能实现。比较而言, 在过去, 档案信息交流的社会活动形式是比较单一的。档案信息只有在保持其特点和性质的基础上, 通过了解社会、经济、政治、文化和精神方面对信息的需要, 参与信息社会复杂多样的信息交流活动, 档案信息交流才能到达一个新的层次。

(2 ) 档案信息交流的地位

档案信息交流是档案信息得以利用的前提, 然而, 在过去这一问题并未引起人们的足够重视, 更多的情况下, 人们更多的注重的是档案的保存。其实, 从根本上说, 档案保存的目的是为了利用,没有利用, 档案就失去了保存的价值。档案要利用就要注重档案信息交流。

档案信息交流总是在一定的信息环境下, 从信源通过传递渠道到达信宿的过程。因此, 在档案信息交流的问题上, 我们所要研究和关心的问题有: 档案信息源问题、档案信息交流渠道问题、档案信息环境问题、档案信息需求和信息接收问题以及档案信息系统问题。这些问题涉及到档案学许多的研究领域。

档案信息源问题要求研究档案信息的来源、接收、管理问题。档案信息源是否广泛和是否有充分的保障, 档案信息源是否被科学地管理并有效地提供利用, 这是档案信息交流的基础问题。

档案信息交流问题要研究档案信息的交流渠道问题。交流渠道是联系档案信息源和信息利用者的纽带, 它能使档案信息传递正常地进行。

档案信息环境问题要研究社会档案信息意识、国家信息基础结构、档案信息资源的开发利用等方面的问题。它是衡量国家档案信息提供利用水平高低的尺度。

档案信息需求和信息接收问题要研究档案信息利用和档案信息利用者方面的问题, 这是档案信息利用价值实现的一个重要方面。档案信息系统问题要研究档案信息的传统和现代管理体系、方法问题。档案信息系统使零散的档案信息变成有序的体系, 通过一切手段, 把档案信息源和档案信息利用者连接起来。它能告诉利用者何处能得到所需的档案信息, 并在利用者需要的期限内回答他们的问题, 提供利用者所需要的信息。

从档案信息交流所涉及的问题中, 我们可以看到: 档案信息交流应该是档案信息资源开发利用的重要研究领域, 也是档案学研究的一个新的课题。

2 档案信息交流的特点

档案信息交流同其他种类信息交流相比, 有其自身的特点, 主要表现为:

(1 ) 时限性

同其他社会信息不同, 档案信息在一定时期内不能自由交流。档案提供利用一向被认为是政策性很强的工作, 而且档案信息的利用者主要得通过档案管理部门正式渠道获得信息, 而不是信息利用者自己从非正式渠道获得信息。

(2 ) 受控性

一般而言, 信息交流的范围越广, 其效果越好, 而档案信息的交流总是涉及到交流范围的控制问题。只有那些在允许的范围内交流的档案信息, 才不会对国家、集体或个人带来某种危害, 其交流的效果才能保证。

(3 ) 可靠性

档案信息的正式交流特点也保证了档案信息交流的可靠性。档案信息不同于其他信息, 来源于档案的信息比其他来源的信息更有说服力。

(4 ) 依附性

档案信息交流的依附性一方面表现为档案信息交流对档案载体的依附, 要求在获取档案信息时, 对来源载体要有严格的保护, 因为档案载体具有惟一性, 如有损坏会造成巨大的损失; 另一方面表现为档案信息交流的效果客观上取决于档案馆( 室) 所藏信息的数量和质量。

 3 档案信息交流的模式

模式是以简化而具体的方式来表现事物实体的方法, 是用简单方式对复杂现象的类比。由于档案信息交流现象是非常复杂的现象, 要对交流现象进行具体的、系统的、全面的考察, 就必须借助简化的形式再现交流现象, 设法找到一个简明、易懂的方式, 描述和解释交流过程。因此, 人们利用模式来阐释交流过程中的许多理论问题, 展示交流过程的特点、规律和制约因素。模式可以帮助人们了解交流的结构, 使人们从不同的结构的联系中得到整体印象,揭示系统内各要素以及它们的相互联系和制约关系, 并把握各要素与系统的关系, 预测交流过程和效果, 所以信息交流模式的研究是探讨信息交流规律的关键。通过合理的信息交流模式, 可以描述信息交流过程的特点和信息流的运动规律, 指导信息组织、加工整理、检索和传播。

在传统的信息科学研究中, 根据信息交流的特点, 信息交流可以划分为两种模式: 一种是正式交流模式, 一种是非正式交流模式。非正式交流模式也称直接交流, 是指信息的生产者和信息的利用者直接进行的信息交流, 它是历史上最早出现的一种交流模式,今天, 我们可以把凡是不通过文献系统和文献工作者的帮助完成的信息交流, 都称之为非正式交流。正式交流模式也称为间接交流,是指借助于文献和文献系统进行的交流。文献系统包括文献的编辑、印刷和发行系统、文献工作系统和文献传递系统等。信息的生产者和利用者通过文献系统这个中介进行联系, 达到信息间接交流的目的。

显然, 一般的信息是可以通过正式和非正式的信息交流模式来传递交流的, 而且交流的两种形式所起的作用都很大, 是不能以一种形式取代另一种形式的。而由于档案自然形成的特点使档案信息的原始生产者是不明确的, 所以, 几乎也就没有信息的生产者和利用者之间直接进行信息交流的非正式交流形式存在( 当然, 档案信息如果已经转化为其他种类的信息如图书、资料等类型, 档案信息的原始内容也可以通过非正式交流模式传递) , 这使档案信息在传递速度、反馈速度、选择性和针对性方面缺乏优势。但是, 由于档案原始信息只能通过正式的信息交流模式传递交流, 这使档案信息有社会监督体制的检验, 比其他信息源更为科学可靠。

4 档案信息交流的实现方式

档案信息交流传递要多形式进行, 具体交流的方式有:

● 提供档案阅览、外借, 直接传递信息;

● 编发目录、资料, 全面传递信息;

● 选送科技等资料, 主动传递信息;

● 利用各种会议, 及时传递信息;

● 出具档案证明, 发挥档案的凭证作用;

● 提供档案复制件, 方便档案的利用;

● 突出重点, 主动开展辅助决策信息保障;

● 公布出版档案史料, 扩大档案的利用范围;

● 举办档案展览, 提高档案的影响力;

● 建立档案信息市场经济实体, 推销档案信息产品;

● 利用现代化手段, 快速广泛传播档案电子信息。

随着信息技术的发展, 档案信息交流方式研究要特别注意形成档案信息交流网络和实行馆际协作。

(1 ) 档案信息交流网络

档案网络就是将全国各级各类档案馆、档案室, 从上而下, 从纵到横, 有计划地、科学地组成一个统一领导的、多形式的、多层次的、多功能的、布局合理的、相互协作的体系。档案网络可以包括三个层次: 首先是档案的组织网络, 其次是档案工作信息网络,再次是档案信息的传递网络。

形成档案工作信息网络必须建立综合性的、多层次的档案目录中心, 形成中央级、省级和地区级三级档案目录中心并连成网络,运用先进的技术装备, 形成档案信息一体化的通讯网络。

档案网络建设可以弥补地区间档案馆藏的差异, 有利于促进馆际间的信息交流, 满足社会在新时期对档案信息的需求。档案网络建设是社会发展对档案信息提供方式的要求, 档案网络的建设是社会发展的客观规律, 是档案事业发展的必然。

(2 ) 加强馆际协作

馆际协作是丰富馆藏的有效途径, 是满足利用者需求的有效办法 , 是提高档案馆工作水平的有效措施。馆际协作不仅有助于提高档案馆业务管理水平, 增强档案馆的收藏能力, 优化档案提供利用的条件, 而且有助于推动档案馆网络体系的建设, 促进档案信息资源的综合开发利用, 同时也有助于促进现代化技术的共同提高, 实现信息资源共享。

馆际协作的方式可以是: 馆际之间建立工作信息、组织参观学习、提供档案、交换档案复制件、举办档案陈列展览、举办各种学术报告会和研讨会等。