档案信息的构成

任何事物都是由一定的要素构成的。认识和了解档案信息的构成是掌握档案信息运动规律的前提。档案信息的构成可以从静态(相对) 及动态两个方面来全面分析。

1 档案信息的静态构成

档案信息的静态构成, 反映出档案信息在相对静止状态下的组成特征。主要由档案信息载体和档案信息量两个因素表述。

(1 ) 档案信息载体

档案信息是一种固化的信息, 其固化的物质条件即为档案信息载体。档案是档案信息的来源, 虽然, 档案信息具有与其载体的可分离性, 并能从一种载体转移到另一种载体, 但是无论如何转移,档案信息终究要依附某种载体而存在。随着社会的不断发展, 科技的不断进步, 档案信息载体的种类和质量不断提高。研究档案信息载体对于采用新材料、新技术, 服务于档案信息的保管、利用有重要意义。

(2 ) 档案信息量———档案信息的度量

档案信息量可以理解为利用者在使用档案信息之前的不确定性减去利用后的不确定性之差。档案信息量的大小一方面取决于档案信息内容的针对性、有效性, 另一方面更加取决于档案信息的使用情况。显然, 档案信息量具有潜在性, 其数值是建立在档案信息的利用基础之上的, 没有档案信息的利用, 就没有档案信息量的大小。档案信息量的含义将有助于我们在注重档案信息资源的开发和利用上尤为下力, 只有这样, 才能实现档案信息的度量, 才能发挥档案信息资源的潜在价值。

2 档案信息的动态构成

所谓档案信息的动态构成就是揭示档案信息传递运动的动态特征要素。档案信息如同其他社会信息的传递一样, 一般由六个基本因素所组成, 其中, 信源、信宿、信道为基本要素, 编码、解码、信息反馈为功能要素。图2-1 为一般信息系统模型图:

(1 ) 档案信息源

档案信息源即为档案信息的来源。档案信息来源于档案。档案形成于社会各机构、组织和个人的各项活动之后, 最初以文件材料的形式表现出来, 在一定条件下转化为档案。档案信息源是一种经过加工的特殊学习信息源, 具有多样性、本原性和有序性, 是最便于人类索取信息、传播知识、直接利用和系统保存的学习信息源之一, 是人们从事各项工作、生产、科研等活动的系统记录。

(2 ) 信道

信道即信息传递的通道。信道可以是某种物质或具体的物理设施, 如电线、电缆、激光通信中的光导纤维, 也可以是其他形式,如生物神经系统的神经元。在社会系统中, 上层决策机构常以下层部门机构为中介进行社会信息的上传下达。档案信息的传递和交流既可以通过具体的物理设施信道, 也可以通过其他社会系统中部门机构中介。如何疏通信道, 减少和排除干扰, 有效传递档案信息是一个有价值的研究课题。信道传递和贮存多少信息量称为信道容量, 它直接关系到通信的效率和可靠性。

C = Q·Ii

式中: ———信道容量

Q———常数

Ii———单位时间内传递的信息量

(3 ) 信宿

信宿是信息的接收方, 同信源一样, 信宿可以是多样的。既可以是人, 也可以是机器或自然界的生命体或非生命体。信源发出信息的效用与信宿的素质紧密相关。在档案信息的动态构成中的信宿即为档案信息利用者, 因此对利用者的研究是提高档案信息利用效益的需要。