档案信息的含义、特征与功能

1 档案信息的含义

所谓档案信息, 广义上, 是指来源于档案的能消除人们不确定性的, 反映已经发生的各种事物运动状态、方式及其规律的征象或知识。它包含三层内容: 其一, 档案载体信息( 包括制成材料、规格等) ; 其二, 档案内容信息; 其三, 档案目录、索引、指南、论述、述评等档案再生信息。狭义上, 档案信息是指依托于载体但又不包括载体的知识内容。档案信息属于文献信息的范畴。

 2 档案信息与档案

档案信息与档案是两个既有区别又有联系的概念。首先, 档案是档案信息的来源, 无论档案信息依附于何种载体, 其信息内容追根溯源一定是来源于档案。其次, 档案强调载体和内容的统一, 档案信息则强调档案的信息功能, 而不拘泥于载体和内容的统一, 信息功能可以通过载体来体现, 也可以通过内容来体现; 档案强调原始性、原载体, 离开了原载体而被转移的信息是档案信息而非档案。再次, 档案的原生性决定了档案的凭证作用的先天性和无条件性 , 档案信息的凭证作用是相对的、有条件的、间接的、第二性的。

3 档案信息的基本特征

档案信息属于文献信息, 具有文献信息乃至信息共同的基本特征:

(1 ) 对载体的依附性

档案信息不能单独存在于某种物质外壳之外, 必须依附一定的载体。语言、文字、图像、符号、电子信号等是档案信息的第一载体, 而存储第一载体的物质, 包括磁带、纸张、胶片、计算机存储器等则是档案信息的第二载体。档案信息本身是看不见的, 它只能附着在载体上, 与载体分离的档案信息是不存在的。

(2 ) 可累积性( 可扩充性)

随着时间的推移, 档案信息将随档案数量的增加而不断地得到扩充。由于人们的各种活动总是在不断地继续, 因此而形成的档案信息也就不断地增加和积累。

(3 ) 可识别性

信息可通过感官直接识别, 也可通过各种探测工具间接识别,不同的信息源有不同的识别方式。例如, 人们用肉眼看到春草发芽、柳树吐絮, 就获知大地回春的信息; 用鼻子闻到某种气味也可获知某种信息。档案信息一般不能通过鼻、舌等来识别, 一般能通过眼、大脑或借助其他工具来识别。

(4 ) 可转换性和可塑性

为便于进行加工、存储和传输, 信息可以压缩、扩充和叠加。同时, 它可以从一种形态转换为另一种形态, 具有可变换性。

(5 ) 可存储性

人脑存储信息叫做记忆, 计算机用内存储器和外存储器来存储信息。档案信息非常广泛, 有时暂时不使用, 可以存储起来。

(6 ) 可传递性

任何信息只要通过一定的传递通道, 就能传递到信宿接收并进行处理和应用, 档案信息也不例外。信息的传递与载体有关。近半个世纪以来, 由于电子技术的发展, 使信息的传递速度日益提高。由于信息可以瞬时地、大量地传输, 现代社会对变化作出反应的时间已大大缩短。同时, 由于信息的交换比物质的交换更容易、方便, 因此也就更难遏制, 反映在国际政治、经济、军事、文化等活动中, 有所谓“信息无国界” 之说, 即信息跨国界的流动很难阻挡。

(7 ) 共享性

信息可被无穷多个使用者免费( 或只付很少费用) 共享。或者换句话说, 信息的生产成本不取决于使用的规模。信息的这一性质与物质商品是不同的。在物质商品的交换中, 卖方失去商品, 获得与商品价值相等的等价物, 而买方则获得商品, 双方的交换是对称的。而在信息的交换中, 卖方并不失去信息, 如果交换双方没有设定限制, 卖方仍然可以使用这一信息, 仍然可以与其他买方进行交换。在此, 交换是不对称的。信息的共享性使信息资源易于扩散,使信息资源得到比物质资源更广泛的开发利用。但同时也容易带来一些消极影响, 例如信息的失真和滥用。

4 档案信息的固有特征

档案信息除具备上述文献信息的基本特征外, 还具有以下固有特征:

(1 ) 本源性

档案是人类社会生产、生活等各项活动的真实原始记录, 而不是人们事后为某种目的而有意收集、加工而来的资料, 是最原始的记录, 具有鲜明的本源性。来源于档案的档案信息就具有不同于其他信息的本源性特征。由此, 档案信息在社会信息系统中拥有特有地位和作用。

(2 ) 回溯性

档案信息记录和反映的是已经发生的活动、事件及其过程, 是一种历史的记录, 具有典型的回溯性。档案信息作为回溯性信息,是人类社会发展的见证, 是人类的共同记忆, 代表了人类社会文化遗产的部分, 是人类极其珍贵的共同财富。与此同时, 档案信息作为回溯性信息, 是一种历史记录, 一种过时信息, 缺乏时效性。与瞬息万变的现代社会人们对信息时效性的普遍需求不符, 影响人们利用档案的兴趣和热情, 因此, 要求档案工作者应采取各种措施对档案信息进行加工处理, 从中再生出能为人们的各项工作服务的现时性和预测性信息, 尽量减少回溯性带来的负面效应, 提高档案信息开发的程度和水平。

(3 ) 联系性

档案是以文件单体的形式陆续形成的, 而以文件组合体的形式持久地存在和运动, 因此, 档案信息具有明显的联系性, 其表现是多方面的: 第一, 表现为文件来源方面的联系; 第二, 表现为文件时间方面的联系; 第三, 表现为文件内容方面的联系; 第四, 表现为文件形式方面的联系。档案信息的这种联系性, 使档案信息为人们历史地、全面地研究事物发展的规律性、以及为多方面的信息需求提供了优越的条件。在开发利用档案信息资源时, 我们应遵循联系性的内在要求, 努力保持文件之间的固有的历史联系, 客观地反映人们从事社会活动的真实面貌。

(4 ) 分散性

与档案信息的联系性特点相对的是档案信息的非系统性、分散性, 这表现在: 宏观上, 档案形成者数量众多、类型多样、层次不一、职能和活动的内容千差万别, 档案形成者的这种广泛性和分散性决定了档案内容的广泛性和分散性; 微观上, 由于档案形成者的社会活动的过程性、阶段性特点, 有关形成者某一活动的档案在时间上被分割, 在内容上被分散, 在整体上变得零散、杂乱。另外,由于文件数量急剧增长, 导致文件数量失控、质量下降, 档案中掺杂了大量的没有价值或价值很小的文件, 从而加剧了档案信息的分散性。

(5 ) 社会性

档案是人类社会的产物, 具有广泛的社会性, 主要表现在: 首先, 档案的形成者具有广泛性; 其次, 档案的内容具有广泛性; 再次, 档案对整个社会具有长远的历史价值; 最后, 档案管理系统受社会大环境的影响和制约, 同时也反作用于社会大环境。档案信息的这种社会性使得档案工作具有广泛、坚实的社会基础, 既有巨大的社会力量来源, 又能产生巨大的社会效应。

(6 ) 内向性

在表现出社会性优势的同时, 档案信息又显示出内向性的劣势, 其表现为: 档案是形成者在各自社会活动中形成的, 反映形成者自身的活动。而且, 档案形成之后, 首先由形成者自己保存, 并在一定时间内主要为形成者自身服务。这种以自我为中心的形成、保管和利  用过程, 是档案所具有内向性特点所在。

档案信息的固有特征既是区别于其他非档案信息的标志, 又是由档案的本质特性所派生的。

5 档案信息的功能

档案信息作为信息家族中的一员, 在信息家族中占据着其他信息无可比拟和替代的位置, 并显示出其特有的功能。

(1 ) 凭证功能

档案信息的凭证功能是由其档案的凭证性特点所决定的。如科技成果档案信息内容决定科技发明人及发明时间等重要事项。

(2 ) 贮存、传递知识功能

档案是人类活动的产物, 档案信息内容更是人类智慧、经验和知识的表现。档案信息可以被贮存( 通过各种方式) , 从而起到储备知识的作用, 这种储备为软件储备, 较之硬件储备( 如具体物质) 更有意义。档案信息可以通过各种形式进行纵向、横向传播,使得人类文明得以继承和发展。

(3 ) 决策功能

档案信息不断地贮存和传递着各种方针政策和知识, 任何单位和个人在进行决策时必须根据已知的事实进行。决策的过程实际上是一个处理信息的过程。依据档案信息作出正确的决策可以产生巨大的经济效益和社会效益。

(4 ) 协调、控制功能

人们对生产、建设工作全过程指挥、控制都必须通过信息进行。如各种规定、指令、符号、图表、数据、计算、规章制度等都是档案信息的表现形式。离开这些, 要么渠道不畅通, 工作、生产就会失控; 要么工作、生产建设中出现问题难以反馈到指挥中心,无法及时纠正而造成损失。

(5 ) 辐射、增殖功能

通过档案信息的再生, 传递以及立体传播, 可以使其信息得到更加广泛的利用, 使其信息量和价值量增加。

(6 ) 预测功能

通过分析不同行业、不同时间档案信息的特点和规律, 可以预测事物发展的未来状况。如气象档案信息对未来天气的预测功能是显而易见的。

(7 ) 回溯功能

档案信息是人类活动的历史的再现, 是研究社会发展、编史修志的重要依据。