信息资源的特性与功能

1 信息资源的概念

目前, 国内外对信息资源概念的认识尚未达成共识。有两种观点具有代表性。一是狭义的理解, 认为信息资源是指人类社会活动中经过加工处理有序化并大量积累起来的有用信息的集合, 如科技信息、政策法规信息、市场信息、金融信息等, 都是信息资源的重要构成要素; 另一种观点是广义的理解, 认为信息资源是人类社会信息活动中积累起来的信息、信息生产者、信息技术等信息活动要素的集合。也就是说, 信息资源包括下述几个部分: 其一, 人类社会经济活动中经过加工处理有序化并大量积累起来的有用信息的集合; 其二, 为某种目的生产信息的信息生产者的集合; 其三, 加工、处理和传递信息的信息技术的集合; 其四, 其他信息活动要素(如信息设备、设施、信息活动经费等) 的集合。

狭义的信息资源是信息概念的下位类, 突出了信息活动中信息要素的核心地位; 而广义的信息资源概念外延则大于信息概念, 突出信息作为资源的条件性和集合性。正确理解和把握信息资源的概念, 应从不同的角度进行比较分析:

从信息来源分析, 信息资源包括一切信息的来源, 即一切信息源已经发出、正在发出和将要发出的所有信息, 其范畴包括已经保存下来的历史信息、现实信息和潜在信息。

从技术手段来分析, 信息技术、设备、设施等, 属于信息资源中的硬件资源或物质资源。这些资源都是用高技术武装起来的, 但是, 其功能并不是自然发挥出来的, 同样需要开发。

从信息-知识的角度分析, 它是指已经过加工, 并形成知识的高层次的信息资源。

2 信息资源的结构

信息资源的结构是指信息资源的构成或组成。信息资源的结构是同信息的分类相联系的, 同时它还受人们对信息认知程度的影响。正因为如此, 研究信息资源结构应以信息要素为基础, 同时应与信息生产者、信息技术等信息活动要素结合起来研究。

信息资源的构成类别并没有一成不变的划分标准, 它取决于人们分析问题的不同需要。如果从信息资源的存在方式出发, 信息资源由自然物质信息资源和社会信息资源构成; 如果从信息资源开发和利用的角度出发, 社会信息资源又由记录型信息资源、实物型信息资源、智力型信息资源、零次信息资源和电子信息资源构成。信息资源的构成如图1-1 所示:

(1 ) 记录型信息资源

记录型信息资源是由传统介质( 纸张) 和各种现代介质( 如磁盘、光盘、缩微胶片等) 记录和存储的知识信息资源, 如各种数据库、书籍、期刊等。这类信息资源也就是通常所说的文献信息资源, 其信息的存储、传递不受时间和空间的限制, 是正规的社会信息资源, 是人类社会所特有的。

(2 ) 实物型信息资源

实物型信息资源是指固化在实物中的信息资源, 属于物质信息资源范畴。在物质信息资源领域内, 除实物信息资源外, 还包括自然物质信息资源。实物信息资源与自然物质信息资源的区别在于,它是经过人的加工、生产或创造的产品, 是实物中所含的信息财富。实物信息资源是通过实物本身来存储和表现的知识信息, 如某种样机、样品, 它本身就代表一种技术信息。实物信息资源是人类活动的产物, 主要优势表现在: 其一, 真实可靠; 其二, 信息浓度高、内容丰富; 其三, 易于开发利用, 通过实物, 人们可以充分利用其信息, 进行仿制、改进或创新。实物信息资源也有其劣势, 主要表现在传递不方便, 流通渠道不如口头信息资源和文献信息资源广泛。同时, 实物信息资源不易于存储, 因而往往转换为其他形式信息资源为人们利用。这类信息资源是记录型信息资源的补充。

(3 ) 智力型信息资源

智力型信息资源主要表现为人脑存储的知识信息和经验, 它是由人的活劳动携带的, 并能为社会提供各种咨询服务。随着咨询业的崛起, 这类信息资源显得越来越重要。

(4 ) 零次信息资源

零次信息资源是指在信息流动的各种渠道中, 由人们口头携带和传播的信息资源, 是人们借以获取口头信息的资源, 其基本形式有演讲、交谈、会议讨论、报告、口头广告、信息发布以及与人通过其他直接接触方式所形成的信息资源。这类信息资源又称为交往信息资源。口头信息资源在利用上具有以下优势: 其一, 获取费时少, 交流速度快、及时; 其二, 具有高度的选择性和针对性; 其三, 信息反馈迅速、准确; 其四, 根据人们接触时的气氛、语气、手势、暗示等领会文献信息所不能包含的东西, 从而易于进行信息利用评价; 其五, 可以提供其他信息不包含的许多细节, 而这些细节往往更具有启发和借鉴作用。但是, 口头信息资源是有限的, 出现和传递都带有极大的偶然性, 人们接触机会的分布也不均衡, 同时对口头信息资源的利用难以实行有效的社会监督, 因而给管理带来很大的难度, 不易检验其可靠程度, 也不便进行加工和累积, 因而口头信息资源会随着时间的推移而失真和失效。

(5 ) 电子信息资源

电子信息是在计算机技术、通信技术和高密度存储技术迅速发展并在各个领域里得到广泛应用的背景下形成的一种信息学中的概念。当前主要包括以广播、电视、电视会议、图文电视、数据库、网络等为载体的信息资源。从信息载体的角度可划归记录型信息资源。但电子技术在信息的存储、传播和应用方面已经从根本上打破了长期以来由纸质载体存储和传播信息的一统天下, 代表了信息事业发展的方向。

3 信息资源的性质

信息资源属于第三资源, 与第一资源(动植物再生资源)、第二资源( 煤、矿等非再生资源) 有很多相似的共性, 也有很多不同的特性。它们的共性表现为:

(1 ) 生产性

人类从事经济活动离不开必要的生产要素( 即各种生产性资源) 的投入。传统的物质经济活动主要依赖于物质原料、劳动工具、劳动力等物质资源和能源资源的投入, 现代的信息经济活动则主要依赖于信息、信息技术、信息劳动力等信息资源的投入。人类之所以把信息资源当做一种生产要素来需求, 主要是因为各种媒体的信息不仅本身就是一种重要的生产要素, 可以通过生产使之增殖, 而且是一种重要的非信息生产要素“促进剂”, 可以通过与这些非信息生产要素的相互作用, 使其价值倍增。

(2 ) 稀缺性

稀缺性是经济资源最基本的特征。在既定的技术环境条件下,物质资源和能源资源都是有限的、不能自由取用的, 某人利用多了, 其他人就只能少利用甚至不利用。当然, 稀缺是相对的、动态的。

信息资源同样具有稀缺性, 其原因主要有两方面: 一是信息资源的开发需要相应的成本投入, 经济活动行为者要拥有信息资源,就必须付出相应的代价。因此, 在既定的时间、空间及其他条件约束下, 某一特定的经济活动行为者因其人力、物力、财力等方面的限制, 其信息资源拥有量总是有限的。如果信息资源具有经济意义, 但却不稀缺, 就不存在投入人力、物力、财力进行开发利用的问题。二是在既定的技术和资源条件下, 任何信息资源都有一定的不变的总效用( 即使用价值) , 当它每次被投入到经济活动中去时,资源使用者总可以得到总效用中的一部分(也可能是全部) , 并获得一定的利益。随着被使用次数的增多, 这个总数会逐渐衰减。当衰减到零时, 该信息资源就会被“ 磨损” 掉, 不再具有经济意义。

这一点与物质资源和能源资源因资源总量随着利用次数的增多而减少所表现出来的资源稀缺性相比, 虽然在表现形态上有所不同, 但在本质上却是非常相似的。

(3 ) 可选择性

信息资源与经济活动相结合, 使信息资源具有很强的渗透性,可以广泛地渗透到经济活动的方方面面。同一信息资源可以作用于不同的作用对象, 并产生多种不同的效果。经济活动行为者可以根据在这些不同的作用之下所产生的不同效果对信息资源的使用方向作出选择。信息资源的有效配置问题是由此特征决定的。

总之, 信息资源同其他资源一样具有商品的特征, 服从市场的规律。

信息资源与其他物质资源的不同之处在于:

(1 ) 共享性

物质资源和能源资源的利用表现为占有和消耗。当物质资源或能源资源量一定时, 各利用者在资源利用上总是存在着明显的竞争关系, 而信息资源的利用不存在上述的竞争关系。例如, 当计算机的应用软件包被开发出来后, 生产者可以将其制成拷贝转让给甲利用者, 甲利用者获得了组成软件包的信息, 而生产者失去的仅仅是存载这些信息内容的物质载体(如软盘) , 他仍然掌握着组成软件包的信息, 并且可以在这些信息的寿命周期内再次将其制成拷贝转让给乙, 如此可以反复多次。这里, 乙利用者利用软件包的信息并不以甲利用者少利用或不利用该信息为前提, 即两者在利用上不存在竞争关系, 可以在同等的环境条件下共享某信息资源。

信息资源的共享性是一种天然特性(或称本质特性) , 这种天然特性是指对信息资源的利用不受人为干扰而言的。在现代市场经济条件下, 由于政府作用的存在和不断增强, 这种天然的共享性已在相当程度上增添了人为色彩。其典型例子是专利信息资源的利用。随着各国专利制度的建立和健全, 人们对于技术发明之类的专利信息资源不再像以前那样可以随意“共享”, 而是要为之付出相应的代价。此时, 所谓的共享实质上是相对的。这种相对共享性也说明了信息资源的稀缺性这一基本事实。

(2 ) 时效性

信息资源比其他任何资源都更具有时效性。一条及时的信息可能价值连城, 一条过时的信息则可能一文不值。

信息资源具有时效性并不意味着开发出来的信息资源越早投入利用就越好。早投入利用固然可能易于实现其使用价值, 但相反的情况也屡见不鲜。随着时间的推移, 某些信息资源是可以像陈年老酒一样不断增殖的。所以, 信息资源的时效性并不等于及时性, 更突出表现为开发利用它的时机性。这就要求信息资源的利用者要善于把握时机。

(3 ) 不可分性

首先, 作为一种资源的信息在生产中是不可分的, 信息生产者为一个用户生产一组信息与为许多用户生产同一组信息比起来, 两者所花费的努力几乎没有什么差别。从这种角度上说, 作为一种资源的信息生产在理论上具有潜在的、无限大的经济规模。

其次, 作为一种资源的信息在使用中也具有不可分性, 即信息资源不能像多少吨煤或多少吨水泥那样任意地计量。例如, 虽然一半数量的钛合金是一种可用的资源, 但制造该合金的配方的一半却没有直接的使用价值(相对于该合金的制造这一具体目标而言)。

有时, 即使信息在交换中是可分的, 某一组信息的一部分也具有市场价值, 但对于特定的具体目标而言, 如果整个信息集合都是必需的、不能任意缺少的, 则只有整个的信息集合都付诸使用, 其使用价值才能得到最直接的发挥。

以计算机信息检索为例, 对于一个信息检索系统来说, 数据库是进行计算机信息检索的先导和基础, 而信息检索软件则是一种必不可少的“ 驱动力”。没有信息检索软件, 即使最完善的数据库资源也是一堆“ 死” 资源, 它是没有直接使用价值的。但在实际交换中, 数据库和信息检索软件往往又分属于不同的生产厂家, 它们从各自不同的生产厂家出发, 经各自不同的流通渠道传递到信息市场并进行交易, 因而具有各自不同的分市场价值。然而, 但就计算机信息检索而言, 只有当它们汇聚于某一信息检索系统经营者手中并以完整的信息集合形式付诸使用时, 其使用价值才能得到最直接的发挥。

(4 ) 不同质性

作为一种资源的信息必定是完全不同质的。仍以钛合金为例来说明这个问题。对于给定种类的钛合金, 当我们提出需要更多的钛合金时, 意味着需要更多数量而种类、质量、化学组成都相同的同一钛合金资源。但对信息资源而言, 当我们提出需要更多的钛合金配方信息时, 则意味着需要更详细的、不同的信息。因此, 对于既定的信息资源而言, 它必定是不同内容的信息的集合, 集合中的每一个信息都具有独特的性质。

(5 ) 驾驭性

信息资源具有开发和驾驭其他资源的能力, 不论是物质资源还是能源资源, 其开发利用都有赖于信息的支持。人的认识和实践过程基本上是信息过程, 在这个过程中, 虽然每一个环节都离不开物资和能量, 但是始终贯穿全过程、统帅全局和支配一切的却是信息。实际上, 具体的物资和能量的形式都只是支持信息过程的手段, 只有信息才是主导的、不可取代的。

一般来说, 人类利用信息资源开发和驾驭其他资源的能力受科技发展水平和社会信息化程度的影响。科技越发展, 社会信息化程度越高, 人类利用信息资源开发和驾驭其他资源的能力就越强。信息资源同其他物质资源相比还有许多特点, 正确地运用信息资源作用于社会各项活动, 能更好地开发自然资源, 创造出更多的物质财富。

4 信息资源的主要功能

信息资源的功能, 主要是指信息在社会经济活动中的功效和作用。根据信息资源在社会经济活动中利用的过程和发挥作用的特点, 我们可以把信息资源的主要功能归纳如下:

(1 ) 经济功能

信息作为重要的经济资源, 它本身就具有经济功能。信息资源的经济功能表现在多个方面, 在经济活动中发挥着不同的作用, 其中最重要的是它对社会生产力系统的作用功能。

现代理论认为, 除了劳动者、劳动工具和劳动对象这三个要素外, 信息也是社会生产力的重要构成要素。信息要素的注入有助于提高生产力系统中劳动者的素质, 缩短劳动主体对客体的认识及熟练过程, 使各生产要素以较快、较佳的状态进入生产运行体系, 从生产过程的时效性上表现与发挥其生产力功能。信息要素通过与生产力系统中不同决策管理层的相互作用, 可以实现生产要素的最佳组合, 增强管理层与管理对象之间的可知度和透明度, 提高生产力系统运行的有序度, 从而提高生产力。信息要素的投入还有助于引发对生产过程、生产工具、操作方法和工艺技术等的革新与创造,提高生产力系统的质量与效率。

信息资源还具有直接创造财富、实现经济效益放大的功能。信息不但本身就是财富的象征和源泉, 而且可以通过流通和利用直接创造财富。其主要途径可以归纳为: ①运用信息可以使非资源转化为资源创造财富; ②利用信息取代劳动力、资金、材料等资源创造财富, 实现经济效益倍增; ③直接让信息作为商品在市场流通中创造财富; ④通过现代信息技术缩短信息流动时间来实现财富增殖;⑤通过运用信息资源扩大财富增殖空间创造财富; ⑥通过信息自身的积累、增殖创造财富; ⑦通过信息进行科学决策、减少失误创造财富。

(2 ) 管理与协调功能

信息是对物质客观存在方式及其运动状态的反映, 信息流反映物质和能源的运动。社会正是借助于信息流来控制和管理物质能源流的运动, 左右其运动方向, 进行合理配置, 发挥最大效益的。

具体到一个企业, 信息的管理与协调功能主要表现为协调和控制企业的五种基本资源以实现企业的目标。这五种资源包括人、财、物、设备和管理方法( 即所谓的“5M”) , 它们都是通过有关这些资源的信息来协调和控制的。例如, 在企业活动中, 伴随着材料和能源的输入( 即物质流和能源流的定向运动) , 反映上述“5M”资源的信息流就会以相互联系的方式扩散和运动, 并最终作用于物质流和能源流协调和控制其运动, 从而导致优质、高产或服务输出。由此可见, 信息的管理与协调功能在企业活动中的作用主要体现在: ①传递整个企业系统的运行目的, 有效管理“5M” 资源; ②调节和控制物质流和能源流的数量、方向和速度; ③传递外界对系统的作用, 保持企业系统的内部环境稳定。

(3 ) 选择与决策功能

选择与决策是人类最基本、最普遍的活动。信息的选择与决策功能体现在两个方面: 没有信息就没有任何选择和决策可言; 没有信息的反馈, 选择和决策就无优化可言。

一个典型的选择或决策遵循这样的程序: 针对某一目标, 考虑所受的条件限制和其他约束, 从几种可能的方案中作出一种选择。选择单元中的目标、限制条件、多种方案都必须依赖信息的支持。而当一次选择成功之后, 还必须依赖反馈信息不断修正, 才能达到选择与决策结果的优化。

信息在人类的选择与决策活动中还发挥预见性功能。信息是人类认识未来环境的依据, 是人类适应未来环境的手段, 是通向未来的桥梁, 人类的选择与决策活动实际上就是处在不断利用信息并对未来进行预测之中的。预测不是先知先觉, 更不是胡思乱想, 而是在深入调查、周密研究、系统占有信息的基础上, 对客观事物发展规律的认识。信息反映了事物演变的历史和现状, 隐含着事物的发展趋势。因此, 充分利用信息, 结合人们的经验, 运用科学方法,经过推理和逻辑判断, 可以把被研究对象的不确定性极小化, 从而对未来发展的必然趋势和可能性作出预计、推断和设想。

(4 ) 研究和开发功能

所谓研究和开发功能, 即是指在人类科学研究和技术创新活动中, 信息所具有的活化知识、生产新知识的功能。

科学研究和技术开发, 是在前人已经取得相应成果的基础上进行的, 因此, 在人类从事科学研究和技术开发的各个阶段, 都需要获取和利用相关信息, 掌握方向、开阔视野、启迪思维, 生产出新知识、新技术和新产品。发挥这一功能的信息基本上是科学技术信息。

以上仅仅是信息资源的基本功能, 在不同的场合, 这些功能有不同的表现形式和实现方式, 并发挥着不同的作用, 因此给人的印象是信息的功能千差万别、变化无常。其实, 它们都是信息的基本功能在不同情况下的具体表现形式, 只是人们从不同角度采用了不同的提法而已。