《机关档案工作条例》
1 《机关档案工作条例》概述
《机关档案工作条例》( 以下简称《条例》) 由国家档案局制定, 1983 年4 月28 日由中共中央办公厅, 国务院办公厅印发。
文书档案工作、机关档案工作一直以来都受到我党的重视, 从最初由领导人亲自保管到最终以法规形式确定的《条例》, 经历了一个渐进发展的过程, 具体体现为两点:
( 1 ) 管理机构的变化
在我党建立初期, 由于条件简陋, 机构设置、人员配置都不齐全, 加上文书档案在革命时期的极端重要性, 它的安危甚至在某种程度上与我党生存息息相关, 党的领导人都十分重视, 因而档案由他们亲自来管理。后来由设立的中共中央秘书处总揽全党文件的拟写、传递以及档案的保管、处理、保密等各项业务工作。到了1941 年, 中共中央办公厅秘书处、机要处( 局) 下设有负责文书处理、档案管理等工作的内部机构; 各抗日根据地, 许多机关都建立了文书档案工作。中华人民共和国成立后, 档案工作在各级机关迅速建立和开展起来, 中央机关, 一些大区、省、直辖市等党政机关相继设立档案工作机构, 并配备了档案人员。到现在, 我国已建成各级、各类为数众多的档案馆和数量庞大的基层档案室, 管理着我国的所有档案。
( 2 ) 有关规章制度的变化
在《机关档案工作条例》发布之前, 党和国家制定了一些关于机关档案工作的规章制度, 这些规章制度在当时的条件下对机关档案工作起到了积极的作用, 随着社会的发展, 它们逐渐被发展、代替, 从而形成了现在较为完善的《机关档案工作条例》。
早在1931 年, 党中央就制定了《文件处置办法》, 这个关于文件与档案管理的指导性文件对中央各种档案文件的收集、分类、整理、编目、保管、销毁等都作了明确的规定, 特别强调要“ 努力收集” 和做好分类整理。1951 年4 月, 新中国成立后全国第一个关于文书和档案工作法则———《公文处理暂行办法》的制定和颁布, 统一了机关文书、档案工作的基本原则和做法。同时, 还加强了国家机关档案工作, 国家档案局于1954 年制定了《国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则》。同年12 月, 在党的第一次全国档案工作会议上, 通过了《中国共产党中央和省( 市) 级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》( 简称《暂行条例》) , 规定了档案工作的基本原则、工作任务和具体方法, 党中央于1955年1 月批准了这个《暂行条例》。1956 年4 月召开的党的第二次全国档案工作会议上, 又制定了《中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法》。1959 年1 月, 党中央发布《关于统一管理党、政档案工作的通知》, 由此, 使得以前制定的机关档案工作的规章制度有了不适应的情况。因此, 1960 年11 月, 国家机关档案室工作会议通过了由国家档案局领导制定的《机关档案室工作通则》。后来, 就产生了《机关档案工作条例》。
2 《机关档案工作条例》的主要内容
《条例》共六章, 30 条。
第一章: 总则, 共5 条( 1 ～5 条) 。阐明了制定《条例》的目的是“ 加强各级党、政、军机关和人民团体( 以下统称机关)档案的科学管理, 更好地为机关工作服务”。规定机关档案工作的性质是机关工作的组成部分, 是提高机关工作效率和工作质量的必要条件, 是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。规定机关形成的全部档案必须由本机关档案部门集中统一管理。规定机关档案部门的基本任务是, 指导、监督本机关文书部门或业务部门对文件资料的归档工作; 管理本机关全部档案, 积极提供利用, 并为党和国家积累档案史料; 专业主管机关负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查。机关档案部门要确保档案和档案机密的安全。
第二章: 机关档案工作体制、机构和干部, 共5 条( 6 ～10条) 。规定机关必须建立档案, 成立相应的档案工作机构或配备专职、兼职的档案人员。机关档案部门受办公厅( 室) 领导, 业务工作受同级和上级档案业务管理机关的指导、监督和检查。驻在地方的上级直属单位的档案工作, 实行以专业主管机关为主, 地方档案管理机关为辅的管理体制。档案工作人员应具备一定的政治素质、文化水平和专业知识, 档案干部应相对稳定。
第三章: 档案的接收, 共3 条( 11 ～13 条) 。规定机关应建立、健全文件材料的归档制度, 文书、业务部门要把办理完毕的文件整理、立卷, 一般于第二年上半年向档案部门移交, 并编制移交目录, 交接双方履行签字手续。机关档案部门接收档案要坚持质量标准; 最主要的是应归档的文件材料要齐全、完整; 保持文件之间的历史联系, 便于管理和利用; 区分保存价值; 案卷标题简明确切。
第四章: 档案的管理和提供利用, 共11 条( 14 ～24 条) 。要求机关档案部门做好档案的整理、统计、鉴定、保管和提供利用等各项工作, 即在原立卷基础上进行加工整理, 建立档案统计制度;编制“ 档案材料保管期限表”; 定期对已超过保管期限的档案进行鉴定; 对确无保存价值的档案登记造册, 组织监销; 档案库房应该坚固并有保护档案的设施, 对破损、变质档案做各种技术处理; 建立档案的借阅制度, 编制必要的检索工具, 编辑档案文件汇集和参考资料, 积极主动地开展档案利用工作( 主要供本机关和上级主管机关使用) ; 采用先进技术设备, 逐步实现档案管理的科学化、现代化。
第五章: 档案的移交, 共3 条( 25 ～27 条) 。规定省级以上机关应当将永久保存的档案在本机关保存20 年左右, 省辖市( 州、盟) 和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右, 保存期满应连同有关的检索工具、参考材料, 一并向有关的档案馆移交。机关撤销或合并必须把全部档案认真整理, 妥善保管, 不得分散。
第六章: 附则, 共3 条( 28 ～30 条) 。规定机关可根据具体情况, 制定具体实施办法。
