档案信息网络的发展
档案信息网络是档案计算机信息组织与检索发展的高级阶段, 它是由多个计算机档案信息系统通过通信线路连接起来的复合系统。
在计算机信息网络阶段, 各信息系统的主机彼此相连, 每个大型档案机构的计算机成为网络中的节点, 每个节点又连接许多终端, 各节点之间通过通信线路连接起来, 形成纵横交错, 一通百通的计算机信息网络, 从而实现资源共享。
目前, 我国图书情报领域网络化发展较快, 已建成或正在建设的信息网络主要有上海地区科技情报计算机检索网络、成都地区高校图书馆计算机系统网络、北京中关村地区文献情报网络、国家科技信息网络( STINET ) 等。
由于各因素的限制, 档案信息网络的发展较之一般文献信息网络而言落后得多, 大多由其他信息网络带动入网。现有的网络一般是微机局域网, 资源共享的程度较低, 这是由档案的特点和档案信息检索工作现状所决定的。
一、档案信息网络的发展条件
(一) 标准化
这是网络化的前提条件, 只有在机读数据库建设、软件开发、硬件配置等方面实行统一的标准, 才能将单个的计算机档案检索系统连成网络, 使档案资源得以共享。
(二) 设备更新
信息网络对设备的要求较高, 须具有主处理机、各种终端设备和通信传输设备。档案机构普遍应用的微机难以满足需要, 须及时进行设备的更新。
(三) 技术保障
网络化技术包括信息处理技术、自动化技术、通信技术各个方面。目前, 我国档案信息组织与检索的自动化程度较低, 网络化技术的应用尚处于初级阶段, 缺乏大批掌握先进技术的专业人员, 技术力量急需加强。
(四) 通信网络的支持
档案信息网络的建立必须依靠通信网络的支持, 目前我国可用于联机远程通信的网络包括公用电话网和数据通信网。数据通信网又包括用户电报网、数据专用网、分组交换数据网。其中,分组交换数据网( SPN) 是目前国际联机服务系统的主要数据通信网络, 是当前国际通信网络发展的主流。近年来, 我国通信条件有了较大改善, 邮电部建立了国家公用分组交换数据网, 覆盖全国所有省会城市, 全国长途自动电话骨干网已经形成, 并建成国际国内合一的用户电报网, 可进行低速数据传输。除此之外,我国目前有较大的专用通信网30 多个, 地区性网2000 多个。由国家计委支持建设的我国第一个信息高速公路示范工程———中关村地区教育与科研计算机通讯网已正式开通, 网络应用涉及教育、科研、管理各方面。从以上情况看, 我国已具备建立档案信息网络的必要的通信条件。
二、档案信息网络建设
(一) 档案信息网络的发展目标及其规划
档案信息网络建设是一项长期性的艰巨任务, 应统一规划,根据当前实际确定其总体目标和各阶段发展目标。
档案信息网络的总体目标是实现档案信息的交流与共享。阶段性目标如下:
(1 ) 制订档案信息资源的共享制度, 建立档案目录中心;
(2 ) 配置容量适当的计算机设备和通信传输设备;
(3 ) 建立各种档案数据库和信息库;
(4 ) 设计一系列档案信息网络系统应用软件及有关标准;
(5 ) 建立一整套网络管理体制及各种规章制度;
(6 ) 建立通用的联机信息查询系统, 满足社会利用档案信息的需要。
根据上述目标进行档案信息网络的规划设计, 规划的内容包括网络模式与功能的确定、硬软件的配置、资源建设与数据准备、人员培训、核心系统建设、收费制度的制定、网络互连, 等等。
(二) 档案信息网络的结构模式
网络结构模式分为集中式与分布式两种。集中式网络是由中央主机统一控制整个网络的一种网络形式, 其优点是网络资源、人员、设备可集中管理和使用, 比较经济; 缺点是如果中央主机和通信线路出现故障, 则整个网络的功能都会受到影响, 故网络的可靠性不高。分布式网络没有统管整个网络的中央主机, 而由各个节点分散控制, 其优点是网络可靠性高, 资源共享能力强;缺点是网络控制软件复杂, 费用高, 网络的可控性、协调性较差。
由于集中式网络和分布式网络各有优缺点, 结合我国档案工作实际, 可采用集中式网络和分布式网络相结合的模式, 即在集中式网络的基础上, 设置同中心节点( 中央主机) 具有类似功能的二级中心节点, 再增加部分非中心节点之间的链路和联系, 以减轻中心节点的负荷。这种结构模式吸收了集中式网络和分布式网络的优点, 摒弃了二者的不足, 由于二级中心节点分担了中心节点的调控功能, 非中心节点之间存在链路, 中心节点出故障时不至于中止或严重影响网络的运行, 网络的变化及信息流的传递也相对灵活, 并易于扩展, 具有较高的实用价值。
(三) 档案信息网络资源建设
档案信息网络的资源建设包括档案数据库建设以及计算机硬件、软件的配置等。档案目录数据库是现阶段数据库生产的主体, 在网络化阶段, 建库以联合编目等社会化生产手段为主, 应采用标准化建库方法, 采用统一的信息代码、著录项目和格式、用户界面、数据库接口等, 以实现信息资源共享。
档案信息网络所要处理的信息量十分巨大, 这就对计算机硬件设备提出了较高要求, 须配置容量大、功能强的中型机和大型机。与此同时, 须考虑兼容性和通用性要求, 网络成员间采用的计算机机型应系列化, 以便将来更新换代。
网络软件比较复杂, 开发难度大, 需要较高的技术水平。网络软件的研制和配置要达到通用性要求, 为此, 须尽快制定系列软件标准, 进行标准软件的开发工作, 尽可能减少人力、物力、财力的浪费。
(四) 档案信息网络的组织管理
建立档案信息网络的关键是各部门的协作, 合作者一致同意并遵守的约定和协议是网络建设的前提。网络中的合作关系纵横交错, 错综复杂, 常常跨系统、跨行业、跨地区, 须有高效管理手段和快速联系通道的支持, 否则难以取得好的成效。为此, 需建立权威性的领导机构, 统一协调, 使有限的资金和人力充分发挥效用, 使网络建设有计划、有步骤地进行。
