档案信息检索的一般过程
一、档案信息检索的基本步骤
(1 ) 明确检索要求, 确定所要查找的档案信息在时间、类型、内容等方面的限定范围;
(2 ) 根据所在档案机构检索工具和检索系统的设置情况, 选择有效的检索途径, 确定需查找的档案检索工具或数据库;
(3 ) 对检索课题进行主题分析, 并依据档案分类表或词表将档案检索课题的主题概念转换成档案检索标识;
(4 ) 从档案检索工具或检索系统中进行查检, 将档案检索标识与表达档案主题概念的档案文献标识进行匹配( 相符性比较) ,检出相关档案;
(5 ) 对检索结果进行分析, 若与检索要求不符, 则根据需要扩大、缩小或改变检索范围, 直到获得满意的检索结果为止。
二、手工检索过程
(一) 手工检索的优点
检索过程, 是依靠检索人员的手翻、眼看、脑子判断来进行的。手工检索作为传统的检索方式, 在今天仍处于主导地位, 它与计算机检索方式相比, 有其独特的优点:
(1 ) 它不需要专门的检索机具, 在各种时间、地点和条件下都可进行, 具有广泛的适应性与方便性。
(2 ) 省去了购置和维护检索机具的费用, 对检索环境没有太高要求。
(3 ) 可以随时获取反馈信息, 及时调整检索重点和范围, 减少漏检和误检的产生。
(4 ) 不必受到时间、收费等因素的压力, 可以从容地进行检索。
由于上述几点, 使得手工检索方法相对比较简单, 特别适合缺乏检索经验的人员, 但手工检索过程一般较长, 检索速度较慢, 效率低, 对任务紧迫、难度大、较为复杂的检索课题往往难以满足要求。
(二) 手工检索的具体过程
(1 ) 了解本馆(室) 所设置的检索工具的种类、收录范围、编排方式、功能等, 弄清本机构可提供什么样的检索途径, 为查找某方面的档案选择恰当的检索方式。
(2 ) 明确检索要求。针对某一具体的检索课题, 弄清检索的真实目的, 所要求的检索角度、深度与广度。由于各种原因, 利用者在提出检索要求时, 常常是不够确切的, 对检索要求含糊不清的表达常常掩盖了利用者真正的情报需求, 致使检索效果受到影响。因而需要检索人员反复了解、征询, 以确定检索的真实要求。
(3 ) 根据检索要求, 选择必要的检索途径。选择什么样的检索途径要看利用者对所要查找的档案线索的掌握程度, 如已知文号, 可查文号目录; 已知责任者, 可查责任者目录; 若没掌握什么线索, 则可通过分析检索课题的主题, 选择内容检索途径, 查找分类目录和主题目录等。在手工检索中, 明确了检索途径, 也就基本上确定了所要使用的检索工具。
(4 ) 如果选择的是分类和主题检索途径, 在检索过程中就须将检索课题的主题概念转换成检索标识。由于概念转换须借助档案分类表和主题词表, 而检索人员对分类表、词表的结构、功能和使用方法不一定很熟悉, 再加上分类标引和主题标引有一定的难度, 因此, 概念转换是手工检索过程中较为困难也是比较关键的步骤。
(5 ) 根据检索标识在各种卡片式、书本式的检索工具中进行查检。这是手工检索的实际操作阶段, 在检索过程中应根据检索要求随时调整检索范围。检索范围的调整包括扩大、缩小或改变检索范围几方面, 可利用分类表的等级体系或词表的参照系统、范畴索引来实现。
(6 ) 获得与检索课题相关的档案线索后, 就可根据检索工具提供的出处提取档案, 进行甄别、筛选或利用。
(7 ) 如果一次检索达不到较高的检全率、检准率, 不能完全满足检索要求, 可另外选择检索途径, 重新进行查检, 直到获得满意的结果为止。
三、计算机检索过程
机检索的基本步骤与手工检索并无多大区别, 但因采用了现代化技术和设备, 其检索方式与手工检索方式有根本不同,计算机检索的具体过程也有很大差异。
机检索是在构造和执行检索策略的过程中进行的, 检索策略也就是根据检索要求和检索系统的具体情况制订的检索方案, 是在分析情报提问的基础上, 对检索途径、检索用词和查检步骤所作的科学安排, 它是由计算机能够理解和处理的书面的提问表达式表现出来的。实际上, 手工检索中也有个检索策略问题, 但在手工检索过程中, 对检索途径、检索用词和查检步骤的选择和安排往往只存放在检索人员的脑子里, 不必写成书面的表达语句, 并且可以边查边看边考虑, 灵活改变检索方案。而在计算机检索中, 由于检索标识与文献标识之间的对比匹配工作是由机器进行的, 必须把情报提问转化成计算机可以识别的形式, 这就需要事先拟订周密的检索策略, 以使检索能够顺利进行。
计算机检索的具体过程如下:
(1 ) 明确检索要求和检索目的, 确定大致的检索范围;
(2 ) 根据检索要求选择数据库( 或文档) , 并确定检索途径;
(3 ) 对用户提问进行概念分析, 依据检索词表将分析出的主题概念转换成检索标识;
(4 ) 运用布尔逻辑算符构造检索提问表达式;
(5 ) 输入提问表达式, 由计算机对文档进行查找, 检出相关文献;
(6 ) 分析检索结果, 若不符要求, 则对提问表达式进行修改并且重复第5 步, 直到满意为止。
