档案综述法
一、档案综述的特点与种类
档案综述, 是从一定时期和一定数量的档案中, 选取可供利用者参考利用的材料, 经过综合加工编写而成的具有概述性或报道性的一种档案参考工具书。
(一) 档案综述的特点
档案综述不同于目录、索引等一般的检索工具, 它尽管也可以提供查找线索, 在一定程度上起到检索档案的作用, 但它没有检索标识, 不建立排检项目, 不能直接提供档案原始材料, 而是提供经过加工、组织了的档案信息; 档案综述不同于档案文摘,档案文摘是对某一份档案的信息内容的浓缩, 通过其著录事项可以顺利地查找到档案原文, 而档案综述是对一定范围的众多档案材料进行分析、研究、综合加工编写而成的系统材料, 它可以全面介绍某一全宗、某一专题、某一机构的档案信息, 是大量档案信息的集合体; 档案综述不同于汇编的档案文集, 它提供的不是档案原件的复制本或摘录, 而是根据一定目的对有关档案材料的内容进行加工而成的参考资料, 改变了档案的原始面貌; 档案综述也不同于一般的文献综述, 一般的文献综述是作为独立的论文或论著公开发表的, 对众多文献的观点、材料或信息进行综合性描述, 并一一注明其引文的科研成果, 其中往往表明了作者的见解, 具有较高的学术价值, 而档案综述忠实地记述了档案的内容, 不能掺杂个人的观点和看法, 一般只起提供素材的作用。
(二) 档案综述的种类
档案综述按其内容、形式和用途的不同, 分成两大类: 一类是档案指南, 又分全宗指南、专题指南、档案馆指南等。其特点是以某一全宗、某一专题或某一档案馆为单位, 综合介绍和报道档案内容与成分, 从某一侧面或全面反映馆藏情况, 从中可以很明显地看出档案整理体系, 间接地起到了检索工具的作用; 另一类是档案参考资料, 又分大事记、组织沿革、统计数字汇集、专题概要等。与档案指南不同, 档案参考资料不受档案整理体系的限制, 对档案信息内容进行了更深层次的加工和综合, 通过它可以直接获得系统的档案信息, 在某种程度上可以代替原始档案材料的作用, 扩大了档案的利用范围。
二、档案综述的结构及其编写步骤
(一) 档案综述的结构
1 . 标题
标题反映了档案综述的类型及其主题内容, 如《中共北京市委全宗指南》、《中国第一历史档案馆馆藏档案概述》、《舒兰县农业统计数字汇集》等。
2 . 序言
序言主要介绍撰写综述的目的、用途、综述的主要内容以及所选档案的范围与概况等。
3 . 正文
这是档案综述的主体部分, 不同种类的档案综述有不同的内容及编排体例。
4 . 注解
对某些不易被人们了解的专门名词、人物或史实作必要的解释和补充说明。
5 . 材料出处
注明所用档案材料的来源, 以便利用者在需要深入了解详细情况时查找档案原件。
6 . 辅助工具
索引、机关名称简称表、代码表等。
(二) 档案综述的编写步骤
1 . 定题
根据档案机构的任务、服务对象、利用要求以及馆藏特点和状况确定所要编写的档案综述的主题和取材范围。
2 . 选材
利用检索工具, 查找与综述主题有关的档案材料, 必要时还可从有关书刊资料中收集、补充材料。材料收集齐全后, 要对它们进行细致的分析、研究和筛选, 选取那些典型、真实、准确的材料, 力求不遗漏重要材料。
3 . 拟订编写提纲, 并作摘录
根据所编综述的类型以及作者思路, 拟订编写提纲, 形成档案综述的框架结构。并根据拟好的提纲从选好的材料中摘录所需资料。
4 . 撰写正文
根据编写提纲, 依照不同种类档案综述的特点撰写正文, 编写时应准确地概括原始档案材料的信息内容, 并按特定的体例加以编排。
5 . 修改审核
档案综述初稿写出后, 应反复修改, 并复核档案原件, 使之结构严密、文字精练、用材真实准确。
6 . 配置索引等检索工具。
三、档案指南
(一) 全宗指南
全宗指南是对一个全宗的档案的形成历史、内容范围、成分、数量、价值等各个方面以文章叙述的形式所作的全面介绍。可分为组织全宗指南、个人全宗指南、联合全宗指南等, 其中,组织全宗指南占绝大多数。
1 . 全宗指南的结构
全宗指南由立档单位和全宗历史概况、全宗内档案内容和成分介绍、辅助工具三部分组成。
(1 ) 立档单位和全宗历史概况。介绍立档单位和全宗的形成时间、经过、名称、性质、演变情况; 全宗内档案的来源、数量、所属年度、进馆时间、分类、完整程度、整理鉴定和被利用情况等。
(2 ) 全宗内档案内容和成分介绍。主要介绍档案来源( 责任者)、内容、形式( 种类、制成材料等)、形成时间、可靠程度、查考价值等。这是全宗指南的主体部分。
(3 ) 辅助工具。包括目次、机关简称表、人名索引、地名索引等。
2 . 编制方法
(1 ) 档案馆全宗数量很多, 价值各异, 不必为所有全宗编制指南, 而应根据全宗的特点和利用需要, 有选择地为具有实际利用价值的、经过系统整理和编目的全宗编写指南。
(2 ) 编写时应全面收集有关该全宗的历史材料以及说明档案内容和成分的材料, 查阅各种检索工具和档案材料本身, 必要时还应找有关人员调查, 使全宗指南的叙述有根有据。
(3 ) 根据全宗内档案材料的性质和特点, 在介绍的详略程度上, 分别采取简要介绍( 将各案卷综合介绍) , 详细介绍(将各案卷逐个介绍) , 重点与全面相结合介绍(一般案卷简要介绍、重要案卷详细介绍) 等形式, 将最有价值的档案材料突出介绍出来, 以达到宣传、报道的目的。
(4 ) 文字简练, 条理清晰, 内容准确, 不掺杂个人观点, 所引出处无误。
(5 ) 尽可能提供档案编号和出处, 适当配备辅助工具, 方便利用。
(二) 档案馆指南
档案馆指南是对一个档案馆的概况及其全部馆藏以文章叙述方式所作的概略介绍。它是档案馆对其收藏和服务情况进行宣传和报道的重要工具。
详细的档案馆指南包括序言、档案馆概况、馆藏档案情况介绍、馆藏资料情况介绍、索引、附录等组成部分。
1 . 序言
说明档案馆指南的编写目的、功用、结构体系、排列顺序、使用方法、编制过程等。
2 . 档案馆概况
(1 ) 档案馆沿革。档案馆成立时间及发展历史、历任馆长姓名、馆内组织机构、建筑、设备、馆址、电话号码等。
(2 ) 馆藏档案概况。馆藏档案的特点、种类、范围、数量、起止年度、来源、变化、整理、鉴定、保管利用情况。
(3 ) 档案馆服务方式及规章制度。开馆时间、利用手续和所需证件, 借阅程序和方法, 制发档案证明和复制本的规定, 查阅机密文件的审批手续, 收费标准等。
3 . 馆藏档案情况介绍
这是档案馆指南的主体部分, 是将馆藏全宗按性质分为若干部分, 分章节进行系统介绍。
对全宗的介绍, 可分为两种方式: 一是对一个全宗作单独介绍; 二是对若干全宗作综合介绍。采用哪种方式, 应依全宗性质、档案材料的利用价值以及档案的数量等因素而定。介绍的内容与全宗指南大体相同, 只是简略一些。
档案馆指南不必对每个全宗一一介绍, 可只重点介绍比较重要的全宗, 不太重要的只在序言中作概括交代即可。在介绍全宗内档案情况时, 对反映立档单位基本职能和主要工作活动的档案要作详细介绍; 对具有全国意义的重大事件、知名人物和具有地方特色的档案要作突出介绍; 一般档案作概略介绍即可; 涉及党和国家机密的档案不予介绍。
4 . 馆藏资料情况介绍
各档案馆都收藏有一定数量的馆藏资料, 它可以补充档案之不足, 可在档案馆指南中专辟一章作介绍。内容包括馆藏资料的来源、种类、数量、分类、整理及检索工具等。
5 . 索引
索引是档案馆指南的辅助工具, 可给利用者使用指南提供方便。一般包括人名索引、地名索引、机关名索引、主题索引等,可以是综合索引, 也可以是专门索引。
6 . 附录
包括本馆检索工具一览表及其使用说明, 馆藏全宗目录, 利用档案的规章制度等。
(三) 专题指南
专题指南是以文章叙述的方式, 按一定专题对档案机构收藏的有关该专题的全部档案材料所作的综合介绍。专题指南在选题选材上与专题目录相同, 在档案内容成分的介绍方式上类似全宗指南。
专题指南一般由序言、目次、档案材料内容简介、索引、附录等部分组成, 其中, 档案材料内容介绍是专题指南的主体部分。该部分的写作, 要求按专题的具体情况分若干章节, 以简练、准确的文字, 系统介绍本专题有哪些方面的材料, 这些材料反映或涉及哪些主要问题、重大事件、重要人物及其时间、地点, 有何利用价值, 并指明档案材料的种类、数量、可靠程度、起止日期、全宗名称等。对几个档案机构合编的专题指南, 还应注明档案的收藏处所。
四、档案参考资料
(一) 大事记
大事记是按时间顺序简要记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考材料。大事记可以揭示重要事件和活动的发生、发展过程, 可以提供了解某一事件的历史梗概, 便于研究史实的演变及其规律性, 对实际工作和历史研究的查考都很有价值。它能帮助回忆过去的工作, 了解本地区、本单位工作活动的历史发展状况, 便于总结、研究工作时参考, 对研究国家和地方历史、编修方志等都是很重要的参考材料。
1. 大事记的种类
大事记的种类包括:
(1 ) 机关工作大事记。记述机关在一定时期内的重要活动;
(2 ) 国家或地区大事记。记载全国或地区在一定时期内的重大事件;
(3 ) 专题大事记。按一定专题记载国家或一定地区、机关在一定时期内某一方面的重大事件, 如《浙江省1919—1963 年行政区划大事记》;
(4 ) 个人生平大事记。记载某些重要人物生平重要活动, 通常称年谱, 如《孙中山生平活动》。
2. 大事记的编写形式
大事记的编写形式多为条列式的文字叙述, 也可采用表格式。通常一条一事, 包括大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等, 须用简练的文字表达出来。其编排方法有三:
(1 ) 将大事按时间顺序排。
(2 ) 先分时期, 将每一时期内的大事归纳为几个问题分别记述。
(3 ) 先分几个大问题, 在每个大问题下再分时期记述大事。
3. 大事记的内容
大事记的内容由大事时间、大事记述两部分组成。
(1 ) 大事时间。一般要求记载准确的日期, 按大事发生的时间顺序写明年、月、日, 有时须写明时、分、秒。对某些历史事件除写明公元年号外, 应同时标明当时的朝代年号。
如果档案中没注明时间或时间不确切的, 应加考证。
(2 ) 大事记述。为大事记的主要组成部分。要求选择反映事物本质的事件, 并照顾事件之间的联系, 形成一有机体系, 通过许多重大历史事件的记述, 展示历史发展的概貌和规律。
应选用确属重大事件的材料, 避免事无巨细地罗列材料和片面摘取割裂材料。
一般来说, 凡是涉及全面性的事件、重要活动、典型事件、对工作和历史发展有重要影响的事件等, 都应列为大事。在具体选择和确定大事时, 要把握一定的时期范围, 事件的特点及其相互关系。编写大事记时, 档案是材料的主要来源, 必要时可辅以报刊、资料、调查访问材料等, 以扩大取材范围。
(二) 组织沿革
组织沿革是系统记载机关、地区或专业系统的组织机构、体制、人员编制等变化情况的一种参考资料。
1. 组织沿革的内容
组织沿革的内容包括: 地区概况、行政区划、建制变更、机构名称改变、地址迁移、成立或合并及撤销时间、职权范围、隶属关系、性质和任务、领导任免、编制的扩大与缩小、内部组织机构设置与变化等。
2. 组织沿革的作用
组织沿革的作用在于: 便于查考和研究本地区、本机关、本系统的机构和人员发展变化情况, 为研究国家机关史、地方史、革命史、专业史提供必要的参考资料, 为档案机构编写立档单位历史考证、全宗指南等提供系统材料, 对档案整理、鉴定、利用工作都有一定的参考作用。
3. 组织沿革的类型
(1 ) 机关组织沿革。记载一机关单位的工作、发展及其内部组织机构和人员演变情况;
(2 ) 地区组织沿革。记载一地区内( 省、市、县等) 所属党、政、群各级组织的设置和发展变化情况;
(3 ) 专业系统组织沿革。记载一专业系统( 工、商、文、教、卫生系统等) 所属组织的设置和变化情况。
4. 组织沿革的体例和形式
可采用文字叙述或图表形式, 也可图文并用。其编排方法包括下列三种:
(1 ) 编年法。即将材料按年度分开, 逐年列出机构设置与人员任免情况, 适用于组织机构时常变化的单位。
(2 ) 系列法。以组织机构为主线, 将每个机构及其主要领导成员的变化作为一个系列来编写。这种方法能较清楚地反映一单位的整个组织体系和每一机构及其主要领导成员变化的历史线索, 适用于机构较稳定的单位。
(3 ) 阶段法。根据单位本身的重大变革, 划分为若干阶段,在每一阶段内划分为若干系列进行编写。这种编排体例能较完整地反映单位内部机构、人员编制、领导成员及主要职能、隶属关系的沿袭和变革的历史线索, 能系统反映各阶段内的组织沿革,符合各单位阶段性发展特点。
(三) 专题概要与统计数字汇集
1. 专题概要
专题概要是按照某一专题, 记述和反映某一方面工作、生产情况或其他社会现象、自然现象概况的一种档案综述。
专题概要的专题范围及其内容没有统一规定, 可以灵活掌握, 其作用是向利用者集中提供某一方面工作、生产或其他方面的系统材料。
2. 统计数字汇集
统计数字汇集又称基础数字汇集、基本情况统计等, 是以数字形式反映一定地区或某一方面的基本情况的参考资料。它可以综合原有的各种统计结果, 根据一定的需要将分散的统计数字集中起来, 汇集成系统的材料提供利用。
(1 ) 统计数字汇集的特点
统计数字汇集的特点是内容集中, 简单明了, 形式灵活, 利用方便。
(2 ) 统计数字汇集的作用
统计数字汇集是掌握情况、研究问题、总结经验的重要参考材料, 其系统的数据成为制定计划、指导工作的依据和参考, 可充当展览、报告会等宣传教育的典型材料, 也是一种宝贵的历史资料。
(3 ) 统计数字汇集的种类
① 综合性的统计数字汇集: 记载和反映某一地区、系统、机关单位全面情况的数字汇集。其包罗范围很广, 如土地面积、人口、工农业产量、文化教育设施等。
② 专题性的统计数字汇集: 记载反映某一方面基本情况的数字汇集, 如《舒兰县农业基础数字汇编》。其专题范围可大可小。
(4 ) 统计数字汇集的编制要求
统计数字汇集所用的材料、数据须准确可靠。
