档案文摘法
一、档案文摘的功能及其种类
档案文摘是以提供档案内容梗概为目的, 不加评论和解释,简明确切地记述档案重要内容的短文。
(一) 档案文摘的功能
档案文摘与档案目录和索引不同, 档案目录和索引揭示档案的内容和形式特征, 并指明出处, 其主要作用是提供检索线索,一般不直接报道档案内容。而档案文摘是对档案信息内容的浓缩, 它虽说也具有某种检索手段, 但其主要作用不是提供检索途径, 而是报道档案内容, 甚至可以代替阅读原文。具体来说, 档案文摘的功能如下:
(1 ) 信息报道功能。档案文摘忠实而准确地反映和报道了档案原文中的信息, 它可供利用者在不查阅原文的情况下, 真实地了解档案的内容。在档案数量急剧增长的今天, 人们不可能一一阅读档案原文, 而目录、索引等检索工具提供的信息量又不足以代替原文, 文摘的信息报道功能此时就显得尤其重要, 它是人们及时、系统获取大量档案信息的重要途径。
(2 ) 检索功能。当利用者需要查阅档案原文时, 文摘可以提供档案的线索。文摘的检索功能主要是通过文摘的著录事项, 如原文出处、标题、责任者等来实现的。另外, 文摘的索引系统也加强了其检索功能。
(3 ) 信息传播功能。文摘提供的是精练的档案信息, 有利于档案信息的传递和交流, 扩大了档案信息的传播范围, 可以提高档案的利用率, 并在客观上起到了一定的宣传作用, 有利于档案信息的开发利用。
(二) 档案文摘的种类
按不同的标准, 档案文摘可以划分成不同的种类。
1 . 按所含信息量的多少, 文摘分为报道性文摘、指示性文摘和报道指示性文摘
报道性文摘是直接地、完整地反映档案原文中所含定量和定性信息的文摘。它是信息含量最大的文摘, 它将原文中的主要论点、性质、方法、结论等事实数据比较全面地反映出来, 在一定情况下可以起到代替原文的作用。
指示性文摘是简要地描述档案原文的主要内容供利用者判断是否需要阅读原文的一种简短的文摘。指示性文摘不直接反映档案原文的事实性信息, 只指明原文的主题和内容梗概。
报道指示性文摘是介于上述两者之间的一种文摘, 对原文中的重要内容或信息采用报道性文摘的写作方法, 对其他内容则采用指示性文摘的写法。
2 . 按文摘的编写者分, 分为作者文摘和文摘员文摘
作者文摘是由档案原文责任者自己编写的文摘。这种文摘一般与原文同时产生, 能及时准确地传递原文的信息, 具有显著的报道功能。
文摘员文摘, 也称第三者文摘, 是由专职或兼职的文摘员编写的文摘, 是档案责任者以外的人员编写的文摘。这种文摘要求文摘员具有较高的专业水平, 并按照一定的规范编写, 以保证文摘的质量。
3 . 按文摘的内容分, 分为综合性文摘和专业性文摘
综合性文摘是指汇集了不同学科、不同主题档案内容的文摘。这种文摘全面反映各个学科、专业的档案内容, 一般没有特定的利用对象。
专业性文摘是只针对某一专业或某一主题档案内容编写的文摘。这种文摘一般只针对某一特定的利用对象, 只反映档案原文中特定内容信息。
4 . 按文摘所在位置分, 分为同址文摘和异址文摘
同址文摘指与原文刊登在一起的文摘。这种文摘一般为作者文摘, 常刊登在原文之前。
异址文摘指与原文分开刊登的文摘。这种文摘与其原文不在同一媒介上出现, 而刊载在专门的检索刊物上。
由于文摘在一定程度上可以代替原文阅读, 能够及时提供大量信息, 与目录、索引相比, 其时效性更强。然而, 绝大多数档案馆和档案室并未把编写文摘提上议事日程。档案文摘中常见的形式是公文文摘, 也就是在现行文件阶段, 由文件作者或文书人员以及其他人员撰写的文摘, 这种文摘往往与处理完毕的文件一起移交给档案室, 供日常工作查考之用, 它更多地起到的是参考资料的作用, 而非检索工具的作用。另外, 档案文摘较之一般的文摘具有特殊性, 它不能像其他文献资料文摘一样公开刊行, 不能让人任意查阅, 这是由档案的特点所决定的。
二、档案文摘的结构、要素与详简度
(一) 档案文摘的结构与要素
档案文摘一般由档案著录事项和文摘正文两部分组成。
档案著录事项包括:
(1 ) 档号、文摘号与计算机备检号;
(2 ) 档案题名;
(3 ) 档案作者与立档单位;
(4 ) 档案所在案卷标题及其起讫页码;
(5 ) 档案存放处所及其编号;
(6 ) 关键词。
著录事项的详略依文摘的类型与阅读对象而定, 它直接影响到文摘的检索功能。
文摘正文一般由下列要素组成:
(1 ) 目的: 档案的主题范围, 所要达到的目的、对象等;
(2 ) 事由: 所要解决的问题, 采用的方法、手段等;
(3 ) 结论: 观察与研究的结果、数据, 今后的课题、启发、建议、预测等;
(4 ) 其他有情报价值的信息。
(二) 档案文摘的详简度
档案文摘的详简度应根据档案的类型、内容、信息量、篇幅和实际需要确定, 其中档案内容是决定性因素。GB6447-86 《文摘编写规则》中规定: 报道性文摘和报道指示性文摘一般以400字左右为宜; 指示性文摘一般以200 字左右为宜。
一般来说, 宜写成报道性文摘的档案材料有: 工作报告、调查报告、总结、情况反映以及3 000 字以上的文件; 宜写成指示性文摘的有: 命令、指示、标准、技术图纸、工作章程、合同、协约、判决书、法规、3 000 字以内的文件材料等。
需要指出的是, 文摘的篇幅并不取决于原文的长短, 而取决于它的内容。但在大多数情况下, 原文的篇幅可以反映其所含信息量的多少, 因此, 有人提出了文摘的缩写系数, 即文摘字数与原文字数之比。文摘缩写系数又称浓缩率, 反映了文摘对档案原文信息量的浓缩程度, 缩写系数的高低是评价文摘质量的一个标准。实际操作中, 应根据原文信息量的大小来选择文摘的类型,确定文摘的详简程度, 力求用最精练的文字达到与原文等同或近似的信息量。
三、档案文摘的编写步骤与方法
(一) 档案文摘的编写步骤
1 . 进行主题分析
正确把握原文的内容, 明确其主题, 确定编写文摘的要点。
2 . 撰写正文
根据国家标准《文摘编写规则》的要求, 按规范的文摘结构和要素, 编写文摘正文。
3 . 进行著录。根据文摘的类型和利用者的需要作详尽无误的著录, 著录事项如前所述。其中, 档案原文题名、作者及出处是必不可少的项目。
(二) 档案文摘编写的一般方法
(1 ) 要忠实于原文, 客观、准确地表达原文的内容, 切不可任意添加原文没有的内容或文摘编写者的主观见解、解释、评论等。
(2 ) 合理安排文摘的结构, 根据文摘要素在各有关部分表达特定的内容。
(3 ) 用第三人称叙述或介绍原文内容, 避免用第一人称写作。
(4 ) 如实反映原文作者的思路和表达方式, 保持原文的层次结构和叙述顺序, 不应任意颠倒原文的语句顺序。
(5 ) 采用规范化的名词术语( 包括地名、人名、机构名等) ,用最精练的文字概括原文的内容。
(6 ) 进行简明而合乎规范的著录。
(7 ) 书写要合乎语法规范, 行文结构要严谨, 表达要简明,语义要确切, 一般不分段落。还要注意正确使用简化字和标点符号。
下面是一条指示性文摘示例:
关于资源、综合利用项目与新建和扩建工程实行“ 三同时” 的若干规定/ 国家计委/ 1—3—4—12/ 要求新建、扩建、改建项目和技术改造项目, 以及一切可能对环境造成污染和破坏的工程建设和自然开发项目, 必须严格实行防治污染和生态破坏的措施与主体工程同时设计、施工、投产, 并对坚持“ 三同时”, 推动资源综合利用, 促进企业合理利用资源,增加社会财富, 有效地保护环境等作了具体规定。
