档案索引法
档案索引法是深入揭示档案的内容特征和形式特征, 注明其来源出处, 并按一定规律加以编排的方法。索引对分散在各个全宗、案卷中的档案信息内容分门别类地进行揭示, 提供查找档案的线索, 具有灵活、简洁、直观、使用方便等特点。与目录相比, 索引揭示档案内容更为深入、细致。索引深入反映了档案某一方面的特征, 如人名、地名等, 而目录揭示的是完整的档案单元, 如一个全宗、一个案卷、一份文件等。目录是对档案内容和形式特征进行全面系统的记录, 著录项目比较详细、完整, 而索引的款目却比较简略, 一般只有标目和档案出处等项。不少目录的正文后面, 往往附有辅助索引, 将档案目录的有关著录项目,根据不同需要, 按与目录正文不同的排检方式重新组织起来, 为利用者从多种途径检索档案提供了方便, 目录的使用价值也随之提高。
一、档案索引的分类
(一) 按内容分, 可分为分类索引、主题索引、人名索引、地名索引等
分类索引是以分类号为标目及检索入口的索引, 按分类号的顺序排列。例如, 为档案主题目录配置的分类索引, 可以同主题目录一起同时提供分类、主题两条检索途径。
主题索引是以主题词为标目及检索入口的索引, 按主题词的字顺排列。例如, 为档案分类目录配置的主题索引, 可以提高分类目录的使用价值, 提供按主题查找档案的途径。
人名索引是以档案中涉及的人名为标目及检索入口的索引,按人名字顺排列。
地名索引是以档案中涉及的地名为标目及检索入口的索引,按地名字顺排列。
(二) 按载体分, 可分为书本式索引、卡片式索引、缩微式索引、机读式索引等
书本式索引是以纸张为载体, 通过印刷方式编制并装订成册的索引。
卡片式索引是以纸质卡片为载体, 用手工书写或机器印刷方式编制和生产的索引。
缩微式索引是以缩微平片和缩微胶卷为载体的索引。
机读式索引是以磁带、磁盘为载体的索引, 它是索引生产自动化的产物。
(三) 按编制方式分, 可分为手工索引和机编索引等
手工索引是人工编制的索引, 这是传统的索引形式。
机编索引是用计算机编制、生产的索引, 又可分为机助索引和全自动索引。机助索引是用计算机辅助人工编制的索引; 全自动索引是全部由计算机生成的索引。机编索引有取代手工索引的趋势。
(四) 按排序方法分, 可分为字顺索引、序号索引、编年索引等
字顺索引是按照索引标目的字顺排列的索引;
序号索引是按号码顺序排列的索引;
编年索引是按编年次序排列的索引。
(五) 按索引所处位置和形态分, 可分为附录式索引、单卷式索引和期刊式索引等
附录式索引是附于档案目录、文摘、参考资料等之后的索引; 单卷式索引是单独出版的索引;
期刊式索引是相隔一段时期连续出版的索引。目前最常见的档案索引为附录式索引。
总而言之, 索引的种类繁多, 各档案机构应根据自身的条件和利用者的需求来选择所要编制的索引的类型。
二、档案索引的结构与功能
(一) 档案索引的结构
索引由正文和附属结构两大部分组成。索引正文包括索引款目和参照系统等; 附属结构有使用说明、代码表、检字表、缩略语表等。简单的档案索引常常只有索引款目一项。
1. 索引款目
索引款目是索引的基本组成要素, 是构成索引正文的基础。其功能是指引利用者查找档案中包含的某一方面信息, 并指明其出处。包括标目和出处两项。
(1 ) 索引标目。索引标目是索引款目的排检入口, 它决定了款目在索引中的排检位置, 是用户查找索引的出发点。各种档案特征, 只要具有检索意义的, 都可作标目, 如档案分类号、主题词、人名、地名、文号, 等等。索引标目决定了索引的性质和类型。
(2 ) 出处。出处项指明索引揭示的档案信息在馆藏体系中的位置, 亦即档号。
除了标目和出处两个基本项目外, 有些索引款目中还有注释和其他附加信息如题名等, 对标目起补充说明的作用。
索引款目结构如图4-9 所示。
2. 参照系统
参照系统是反映索引款目之间相互关系的一种关系网络。它能提供更多的检索入口, 帮助用户更全面、更迅速、更准确地查到所需的档案信息, 起提示和指引的作用。目前不少档案索引未配置参照系统, 大大影响了其功能。
参照系统由见参照、参见参照、说明参照等组成:
(1 ) 见参照。由非正式标目( 不带出处项) 指向正式标目的参照。例如:
毛润之见 毛泽东
(2 ) 参见参照。指明标目之间相关关系的参照。例如:
孙中山参见辛亥革命
(3 ) 说明参照。又称一般参照, 说明索引的使用方法的参照。例如:
档案馆
参见各种类型档案馆, 如综合性档案馆、专业档案馆、企事业单位档案馆等。
3. 附属结构
(1 ) 使用说明。包括索引的用途、收录档案的范围、排列方法、使用方法的说明等。
使用说明应简明扼要, 放在索引正文之前。
(2 ) 代码表。包括档案及档案馆类型代码表、机构名称代码表、地区代码表等。可根据需要决定是否附上代码表或哪种代码表。
(3 ) 检字表。根据索引款目的排列方法附上检字表, 如汉语拼音检字表、笔画笔顺检字表、四角号码检字表等, 以方便查找。
(二) 档案索引的功能
随着档案数量的增多, 索引的作用也越来越重要, 其功能可概括如下:
1. 深入揭示档案信息内容
与目录相比, 索引能从更深层次揭示档案的具体内容, 如某一事件、某一概念、某一语词、某一人名或地名等。它能全面、详尽地将档案中包含的各种信息揭示出来并加以组织, 是导引查找档案中特定内容的有效工具, 能使档案的作用得到更大的发挥。
2. 提供简便的查找途径
索引通过提供档案出处及其收藏地址, 可以指引利用者迅速、准确地在大量的档案材料中找到所需要的档案信息, 节省利用者的时间和精力, 免除了他们一一翻检之劳。因此, 从检索功能来看, 索引是大大优于文摘、指南、目录等其他检索工具的。
3. 提高其他检索工具的检索功能和利用价值
在档案目录、指南、文摘等检索工具后往往配备有各种索引, 以提供不同于这些检索工具的另外的检索途径, 从另一种角度来揭示档案信息, 如档案分类目录的主题索引、主题目录的分类索引等。这种附录式的索引可以大大提高这些检索工具的检索功能及其利用价值, 使它们的结构和功能更加完善, 其利用率也得以提高。
三、档案索引的编制方法
(一) 档案索引的编制程序
1. 总体设计
确定档案索引的编制目的、规模, 收录档案的范围, 索引的类型, 编制方式等。
2. 标引
分析档案的内容, 从中选择所需的索引标目, 如人名、地名、机构名、事物名等。假如要编的是分类索引或主题索引, 则需依据档案分类法或主题法进行分类标引或主题标引。分类标引和主题标引的方法如本章第一节所述。标目的选取应考虑用户的检索习惯及其需求, 只选取具有检索意义的档案内容特征或形式特征作标目。
3. 编制索引款目
将从档案材料中择取的标目, 连同其出处、注释以及某些附加信息等项, 按照一定的格式编成一条条索引款目。
4. 配置参照
结构较复杂的索引一般都应设置参照, 以显示索引标目之间的相互关系。分类索引和主题索引的参照可以参考档案分类表和主题词表编制, 其他索引的参照一般也要参考一些工具书编配。
5. 排序
将全部索引款目和参照按一定的次序统一排列。排序的方法应根据索引的类型而定, 分别采用分类、字顺、序号等排列方式。
6. 编辑加工与排印
经审核校对、编辑后, 按预先设计的版面格式附上编制说明及必要的代码表、检字表等排版印刷出版。
如果是应用计算机编制索引, 则在标引完成后, 将索引款目和参照系统等数据输入到计算机内, 由计算机自动完成款目拼接、排序、编辑、打印等工作。利用计算机编制档案索引可使大量繁琐的事务性劳动由机器来完成, 节省了人力, 加快了索引编制速度, 并使索引的质量大大提高。
(二) 索引款目的编制方法
1. 索引标目的选择
索引标目可以从题名、正文、摘要中直接抽取, 也可通过分类表、词表标引所得。不管是采用自然语言还是规范语言, 索引标目都应符合下列要求:
(1 ) 专指性。用作标目的人名、地名、机构名、事物名等应与档案的内容确切相关。
(2 ) 有效性。应将具有检索意义和情报价值的档案信息选作标目, 避免将无利用价值的档案特征用作标目。
(3 ) 规范性。标目应准确地表达档案的特征, 尽量选用科学、规范的语词或号码作标目。
(4 ) 简明性。索引标目应简短明了, 易读易记, 易于排检。
2. 索引深度的控制
索引深度指的是档案索引揭示档案信息的详略程度。它依被索引档案的特点及检索要求而定, 决定了索引的规模、成本及其使用价值。一般来说, 索引深度越大, 它所提供的信息量就越大, 但这并不是说索引深度越大越好。因为随着索引款目的增多, 索引的篇幅和成本也就随之增大, 用户检索时所费精力也会增多。因此, 索引深度应加以控制, 控制在既能提供足够的档案信息, 又不增加太多的篇幅和成本的限度内。索引深度的控制可通过下述途径进行:
(1 ) 控制索引的收录范围
一般来说, 一种索引不大可能网罗全部馆藏, 它往往是针对某一特定范围的档案编制的, 如某一专题、某一时间跨度的档案等。应根据索引的类型和目的来确定其收录范围, 将价值不大,不在该索引的时间范围或专题范围以内的档案材料排除在外。
(2 ) 控制标引深度
标引深度指从一份档案中选取标目的数量。标引深度越大,对档案的揭示就越全面, 提供的检索途径就越多, 但将无多大情报价值的档案特征加以揭示的可能性也就增大。因此, 标引深度过大反而会降低检索效率, 这就需要明确规定每份档案的平均标引深度, 只将有重要价值的档案信息标引出来, 而对档案中仅仅一带而过、未详细论述的内容, 假设性和比喻性的内容以及某些常识性的东西则无须标引。
(3 ) 控制索引款目的信息量
索引款目项目应尽可能简单, 不到十分必要时不要随便提供附加信息。正常情况下, 索引款目包含的信息是少于目录和文摘的, 后两者直接向用户提供经压缩的档案信息, 而索引只是提供档案线索, 指引用户去查找所需要的信息。所以, 对于普通的档案索引来说, 只要标目和出处两项即可。
3. 索引款目的排版
索引款目的排版形式大致有三种:
(1 ) 分行式。将主标目、副标目、注释、出处等项目分行列出。这种形式美观醒目, 易于查检, 但所占篇幅较大。
(2 ) 表格式。按事先印好的表格逐项登记各项目。这种形式整齐划一, 清晰易检, 但表格固定, 不够灵活, 有时填不满, 有时填不下, 空间利用率较低。
(3 ) 密集式。将各项目连续编排, 中间用分号隔开。这种形式排版紧凑, 所占篇幅最少, 但主副标目、注释、出处等不分层次, 混杂在一起, 不便查找。
除了采用不同格式外, 还可根据需要, 用不同字体、字号及标识符号来区分索引款目的不同部分, 以达到醒目、易检的目的。
(三) 计算机在索引编制中的应用
1. 应用范围
计算机主要在以下方面应用于索引的编制:
(1 ) 自动标引。利用专用软件, 进行自动分词、句法分析、自动聚类、自动抽词、词频统计等工作。由于标引是索引编制过程中所费人力最多、难度较大的一项工作, 所以自动标引技术的应用对于提高索引的编制速度, 节约人力、物力有着十分重要的作用。
(2 ) 自动生成索引款目。向计算机输入各种索引数据后, 采用专用软件可用于索引款目的拼接、参照的编配, 并自动排序和轮排, 生成各种索引款目。
(3 ) 辅助编辑排版。可通过计算机控制版面格式、变换字体与字号、添加助检标志、输出打印稿等。
(4 ) 用于索引的管理。可利用计算机进行索引的统计工作,检查索引中存在的错误和遗漏, 并对其进行必要的修订。
2. 意义
计算机在索引编制中的应用使得大量繁琐的手工劳动由机器代替, 索引编制水平大大提高, 具体表现在下面几个方面:
(1 ) 提高了索引工作的效率, 加快了索引的编制速度。计算机可实现一次输入、多次输出, 根据需要自动生成不同载体、不同格式、不同范围的各种索引产品, 大大节省了人的手工劳动,提高了索引编制的效率和速度。
(2 ) 提高了索引的质量。索引编制中有大量的事务性劳动,如抄卡片、配参照、排序等, 手工完成时很容易出错, 必须反复校对。采用计算机编制索引时, 很多工作由计算机自动完成, 发现错误可及时纠正, 索引的规范化程度提高, 其质量也大大改善。
(3 ) 降低了索引生产的成本。利用计算机编制索引可以简化索引编制步骤, 节省人力、物力, 有利于开展各种检索服务, 索引生产的经济效益大大提高。
(4 ) 可以编制各种手工难以编制或无法编制的新型索引。
(四) 人名索引的编制
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其出处的一种检索工具, 可分为综合性人名索引和专题性人名索引两种。综合性人名索引是将馆藏档案中涉及到的全部人名编制成索引; 专题性人名索引是按某一专题范围编制人名索引, 即选择若干比较常用的利用角度作为专题编制人名索引。一般来说, 专题性人名索引利用率较高, 且编制工作量不大, 对一般档案部门都是适宜的,可以满足大多数从人名入手查找档案的利用要求; 而综合性人名索引编制工作量大, 且并非档案中涉及的任何人名都有检索意义, 所以, 往往只用于人事档案、诉讼档案等, 对普通档案不太适宜。
在编制人名索引时, 应对一人多名的情况加以处理, 在一个人的真实姓名、字号、别名、笔名、艺名等之间建立参照, 将同一人的档案材料集中一处, 避免漏检、误检。人名索引可参照《中国档案主题词典》所附人名表编制。
人名索引分人名和档号两部分, 将人名引向所在档案的档号, 即可查到记载某一人物的各种档案材料。其款目结构如图4-10 所示:
该条款目可作以下参照( 图4-11) :
人名索引按人名字顺排列, 有笔画笔形法、音序法等。
(五) 地名索引
地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明其出处的一种检索工具。地名索引可以为从地区角度入手查找档案的利用者提供档案线索, 尤其对利用档案编史修志的利用者十分有用。地名索引比较适用于涉及地区范围较广的地质档案、农业档案、气象档案、测绘档案等。
编制地名索引时, 应搞清各地区在行政区划、名称等方面的沿革, 在原用名和现用名之间建立参照, 将同一地区的档案材料集中一处。
地名索引包括地名和档号两部分, 必要时应加上注释, 将地名引向所在档案的档号, 即可查到记载该地区情况的各种档案材料。其款目结构如图4-12 所示:
四、档案索引的评价
(一) 档案索引的评价指标
档案索引的评价可以从以下方面进行:
1. 索引的网罗度
索引的网罗度指的是索引揭示档案信息的全面程度。网罗度越大, 索引中包含的档案信息就越丰富。网罗度可以从两个方面来判断: 一是档案索引收录档案范围的大小; 一是对一份档案而言, 从中提取档案信息的多少。
2. 索引的专指度
索引的专指度指的是索引标目表达档案信息内容的确切程度。评价索引的专指度主要看标目是否提供了确切的档案信息,既不遗漏有检索价值的内容, 又不将无检索价值的内容用作索引标目。另外, 还要看索引标目是否正确表述档案的内容, 标目名称是否含义明确、科学规范。
3. 索引的易用性
这是指查检索引的方便程度而言, 主要看索引中是否配备了完备的参照系统, 有无注释, 排序方法是否合理, 有无较好的使用说明指引用户查找等。
4. 索引的物质形式
索引纸张是否耐用, 字体是否醒目好看, 格式是否合理, 栏目是否清晰, 开本是否合适, 篇幅大小如何等等。
5. 索引的成本效益
要求用最简明的结构发挥尽可能多的功能。结构复杂、功能齐全或结构简单、功能单一都不是理想的模式, 任何多余的款目或项目都会影响索引的结构与功能的完善, 还会提高其成本。(二) 档案索引的评价方法
1. 调查法
主要调查索引的使用效果, 是否满足用户的需要, 是否产生较好的社会效益和经济效益等。可以采用问卷调查或直接向利用者询问使用情况等调查方式。
2. 比较法
通过与国内外同类索引的比较来评价索引的结构、性能等。比较的项目包括: 索引深度、索引的结构与功能、易用性、自动化程度以及索引的成本效益等。
3. 统计法
对索引的量化指标进行统计, 如索引款目数量、索引深度、错误率、被索引文献正文与索引的篇幅之比、索引的检索效率等。对档案索引进行全面、客观地评价, 有利于改进索引编制方法, 不断提高索引的质量及索引工作水平。
