档案的著录

档案的著录

一、档案著录的一般概念

档案著录, 是按照一定的方法规则, 对档案内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案的内容特征, 是指文件或案卷所论述的主题内容; 档案形式特征, 是指文件或案卷的时间、数量、责任者、文种、载体等有关记载。用以揭示档案内容特征和形式特征的记录事项称著录项目; 档案著录的结果, 称为条目, 它是反映文件或案卷内容特征和形式特征的著录项目的组合; 按照一定次序编排而成的条目组合, 称作档案目录。

档案目录是档案信息检索的基本工具。它是由条目组成的,条目是组成目录的基本单元, 档案条目又是由著录项目组成。著录项目中的分类号、题名、主题词、文号等特征常被用来选作标目, 选择什么标目决定了条目的性质, 标目是排列条目顺序的依据及检索档案的媒介, 标目的名称决定了条目乃至目录的名称。

为了建立健全我国统一的档案信息检索体系, 推行档案著录的标准化, 1985 年我国颁布了国家标准《档案著录规则》( GB3792. 5-85 ) (以下简称《规则》) , 作为全国档案著录的规范性依据, 次年在全国范围内实施。

二、档案著录的基本内容

(一) 著录项目

著录项目是揭示档案内容和形式特征的记录事项。它是根据档案的本身特点, 结合利用者查找档案的需要而确定的。《规则》为了满足各种类型档案的著录和各种目录的编制特点, 适应手检和机检的要求, 将著录项目规定为10 大项, 下设相应的若干小项。

1 . 题名与责任者项

题名是直接表达档案内容特征、中心主题并区别于另一档案的题目名称, 是了解档案内容, 查找档案的最基本的途径。责任者是指对档案内容进行创造, 负有责任的团体或个人。

它是文件的重要的外形特征, 对于确定文件来源, 鉴别其有效性和使用价值有着重要的作用。责任者通常是文件和案卷题名的一个组成部分, 反映了文件制作过程及撰写案卷标题的基本要求,由于题名和责任者关系极为密切, 因此二者同居一大项。

2 . 文本项

文本是文件稿本的名称, 包括正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图等, 它反映了文件的形成过程。不同稿本在形式、作用、有效性等方面都有差异, 据此可鉴别文件的价值和可靠程度, 是利用者识别和选择档案材料的重要线索之一。

3 . 密级与保管期限项

密级是指文件的机密等级, 它能反映文件内容涉及党和国家机密的程度, 便于控制文件的利用范围。

保管期限是根据档案价值确定的档案的保存时间, 一般分为永久、长期、短期三种。

4 . 时间项

时间是指文件的形成时间和案卷内文件起止时间, 它能帮助人们了解文件产生的时代背景, 对于深入理解文件内容, 正确判定档案价值, 有重要意义。

5 . 载体形态项

载体形态是指档案载体内物质形态特征, 说明档案的篇幅、规格和附加成分。

6 . 丛编项

丛编是指在一总题名下, 汇集若干同一类型、统一编号发布的系列文件。这一系列文件是文件产生时自然形成的, 反映了文件之间的固有联系。

7 . 附注项

指各著录项目中需要补充和说明的事项。

8 . 标准编号及有关记载项

此项是与《文献著录总则》第八大项相对应, 著录国际、国内文献标准编号及有关装订、价格等内容。目前不适用于档案文献, 一般不予著录。

9 . 提要项

提要项是对文件和案卷内容的简介和评述。它力求全面反映其主题内容, 说明内容要点、使用价值、可靠程度等情报信息,是利用者了解档案内容, 选择所需档案的依据。由于目前我国档案著录标引工作量太大, 而编写提要是项繁重的工作, 加上题名、主题词等项一般可揭示档案的主题, 为了加快著录标引进度, 将提要项列为选择项目, 各单位可根据具体情况决定是否著录此项。

10 . 排检与编号项

排检与编号项是目录排检和档案馆( 室) 业务注记项。它是在档案加工整理过程中所形成的各种号码和标识, 如档号、分类号、缩微号、主题词、档案馆( 室) 代号等。它是编排目录, 指明档案存址, 进行检索的主要途径, 有着很重要的查检作用。

(二) 著录格式

著录格式是构成条目的各个著录项目在载体上的排列顺序及其表达方式。著录格式依目录种类、条目的载体形式及其表达形式不同而有所差别, 但同一种目录须为同一著录格式。

我国档案部门以往采用的著录格式是表格式, 即把著录项目填写在表格上, 其优点是较直观, 著录不易出错, 便于查找。但著录受到事先固定的表格的限制, 内容多时写不下, 少时写不满, 浪费空间, 也影响信息的存储量。若编书本式目录, 则排版较复杂, 成本较高, 不便对外报道与交流。《档案著录规则》采用的是段落符号式, 它是将著录项目划分为四个段落, 每个项目之间用特定的标识符号区分开来。这种著录格式有如下优点:

(1 ) 每一项目的字数不受限制, 能充分存储有用的信息, 又能节省空间;

(2 ) 采用通用的标识符号分隔各项目, 便于识别不同的著录事项, 克服不同语言间的障碍;

(3 ) 符合编目工作现代化的需要。将著录项目的形式代码化, 便于计算机识别和存储, 转换成机读目录, 能消除人机之间的理解障碍, 实现人机对话;

(4 ) 有利于信息交流, 资源共享。这种著录格式在国际上广为采用, 我国国家标准《文献著录总则》和图书情报工作一系列著录标准, 均采用段落符号式, 档案著录与之统一有利于不同信息资源间的交流和共享;

(5 ) 标识符号具有固定著录项目排列顺序和准确识别不同项目的功能, 可提高检索速度。

按不同的著录对象, 著录格式分为文件级和案卷级两种, 如

图所示:

著录格式说明:

(1 ) 文件级和案卷级条目著录格式, 按其载体形式均可分为卡片式和书本式。

(2 ) 卡片式著录格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号与档号分别著录于卡片左上角的第一、二行。档案馆(室) 代号与缩微号分别著录于卡片右上角第一、二行。第二段落从档号下一行与档号齐头处依次著录题名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、丛编项和附注项, 各项目回行时, 齐头著录。第三段落为主题词, 另起一行齐头著录。第四段落为提要, 另起一行空两字著录, 回行时与一、二、三段落齐头。

(3 ) 如卡片正面著录不完, 可接背面连续著录。

(4 ) 卡片尺寸为12. 125px×7. 125px。著录时, 卡片四周均应留25px 空隙。

(5 ) 书本式条目著录格式除在正题名前加顺序号( 以黑体字印刷) , 其后空一格, 且第二段落著录项目相应后移外, 其余与卡片式条目相同。

(6 ) 文件级、案卷级书本式目录均采用双栏排版形式。各条目之间空一行。

例1: (文件级卡片式条目)

例2: (文件级卡片式条目)

例3: (案卷级卡片式条目)

例4: (书本式条目)

1080932                         000102

16—2—30                       92 - 1

016345 各省、自治区、直辖市1972 年粮食产量统计表. —永久. —1973. 3. 14～1973. 5. 20. —西藏自治区统计表因污渍大部不清

1972 年全国各省、自治区、直辖市耕地面积、粮食作物播种面积、总产量和各种粮食作物产量。

(三) 著录用标识符号和文字

1 . 著录用标识符号

(1 ) 著录项目标识符( 冠于各著录项目之前) :

. — 各大项( 题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外) ;

= 并列题名;

: 副题名及说明题名文字、文件编号、规格;

/ 第一责任者;

; 其他责任者、保管期限;

+ 附件。

著录项目标识符说明:

① 除“ . —” 符占两格并在回行时不应拆开外, 其他符号占一格, 前后均不再空格;

② 除题名与责任者项外, 各大、小项回行时, 均不省略标识符;

③ 凡重复著录一个项目, 需重复添加该项目的标识符; 不进行著录的项目, 其符号连同项目一并省略。

(2 ) 著录内容识别符:

( ) 责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项;

[ ] 自拟著录内容、载体类型标识;

? 推测的不能确定的著录内容;

□ 每一个残缺文字。未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用三个“ □” 号表示;

· 外文缩写;

～ 起止连接。

2 . 著录用文字

(1 ) 著录用文字必须规范化;

(2 ) 文件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字;

(3 ) 少数民族文字档案著录时必须依照少数民族文字书写规则。

(四) 著录级别

《规则》中, 根据档案的特点, 将著录分为文件级和案卷级两种级别。文件级著录是指以单份文件为对象的著录, 即一文一卡; 案卷级著录是指以卷、册、袋、盒为对象进行的著录, 即一卷一卡。除此之外, 一些单位还采用了文件组合级和案卷组合级著录。文件组合级是根据文件之间的联系以多份主题内容相同的文件为对象进行的著录, 即多文一卡; 案卷组合级是以多个内容密切相关的案卷为对象进行的著录, 即多卷一卡。其中, 文件级著录能比较准确、全面地反映文件的内容和形式特征, 专指性强、检索深度大。但文件级著录的工作量也大, 著录速度慢, 而且逐份著录有不少重复现象, 因为同一案卷中的文件主题往往是相同和相关的。案卷级著录概括性强, 著录工作量大大减小, 但往往不能全面、准确地反映文件的各方面特征, 检索深度较小。

文件组合级和案卷组合级著录是根据文件级、案卷级著录的不同特点采取的权宜之计。组合级著录兼有文件级、案卷级著录的优点, 既能较全面地反映档案主题, 又能提高著录速度, 但这种著录方式多一个步骤, 需要先对内容相同或相关的文件或案卷进行组合, 再行著录, 如果组合不当的话将得不偿失, 既严重影响著录质量又增加了工作量, 还会破坏档案整理体系的完整性。

著录级别关系着档案著录的深度与速度, 各单位应根据馆藏档案的实际情况及本单位的具体条件来选择合适的级别。目前各档案部门未著录的档案积压严重, 普遍要求提高著录工作效率,因此不少单位采用案卷级著录, 但案卷级著录虽说省事, 却大大影响了检索效率, 不能满足利用者检索要求。所以, 只要单位条件许可, 一般应采用文件级著录, 如果人力不足, 可采取文件级和案卷级著录相结合的办法, 即一部分使用价值大的档案采取文件级著录, 一部分利用率不高的档案采取案卷级著录。

(五) 著录详简级次

著录项目分为必要项目和选择项目。必要项目有: 正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词。选择项目有: 并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、载体类型标识、其他责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆( 室) 代号。

著录详简级次分为简要级次和详细级次。凡条目仅著录必要项目的称简要级次。凡条目除著录必要项目外, 还著录部分或全部选择项目的称详细级次。

(六) 著录来源

档案的著录来源是被著录档案的本身。主要依据文头、文尾、案卷封面、卷内文件目录、备考表等。如需对某些项目进行考证时, 可参考其他有关的档案资料。

三、档案著录细则

(一) 题名与责任者项

1 . 题名项

(1 ) 正题名: 档案的主要题名, 一般是指单份文件文首的题目名称和案卷封面上的题目名称。正题名照原文著录。

(2 ) 并列题名: 以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名, 必要时并列题名与正题名一并著录, 并列题名前加“ = ” 号。

(3 ) 副题名: 解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录。正题名能够反映档案内容时, 副题名不必著录。副题名前用“ :” 号。

(4 ) 说明题名文字: 指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字, 照原文著录, 其前加“ :” 号。

(5 ) 没有题名的单份文件: 依据其内容拟写题名, 并加“[ ]” 号。

(6 ) 题名含混不清的文件或案卷: 单份文件的题名不能揭示内容时, 原题名照录, 并根据其内容另拟题名附后, 加“ 〔〕”号。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时, 一般应重新拟写, 改写原案卷题名后再著录。

(7 ) 文件编号: 文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人编写的顺序号, 包括发文字号、图号等, 文件编号照原文字和符号著录, 其前加“ :” 号。例如:

: 中发〔1980〕16 号

: J6—021—001

(8 ) 载体类型标识: 以纸为载体的档案一般不予著录, 其他载体类型的档案据实著录, 并加“ 〔〕” 号。

2 . 责任者项

(1 ) 第一责任者: 第一责任者是指文件上列于首位的责任者, 其前加“/ ” 号。责任者只有一个时作为第一责任者照原文著录。

(2 ) 其他责任者: 其他责任者指除第一责任者以外的责任者, 其前加“ ;” 号。单份文件有多个责任者时, 除著录第一责任者外, 其他责任者最多著录两个, 以“ ;” 号相隔, 并加“等”字。立档单位本身是责任者的必须著录。

(3 ) 机关团体责任者: 团体责任者必须著录全称或通用简称。如“ 中国共产党中央委员会” 简称“ 中共中央”, “ 中华人民共和国外交部” 简称“ 外交部”、“ 中国人民解放军总参谋部” 简称“ 总参”, “ 河北省人民政府人事局” 简称“ 河北省人事局”,“国家档案局档案馆业务指导处” 简称“ 国家档案局二处” 等;不得著录为“ 本部”、“ 本委”、“ 本省人事局”、“ 二处” 等。历代政权机关团体责任者, 著录时其前应冠以朝代或政权名称, 并加“ ( )” 号。如( 清) 内阁, (民国) 教育部。

(4 ) 个人责任者: 个人责任者一般只著录姓名, 必要时在姓名后著录职务, 并加“ ( )” 号。如吴学谦(外交部长) 。文件所署个人责任者为别名、笔名等时均照原文著录, 但应将其真实姓名附后, 并加“ ( )” 号。如茅盾(沈雁冰) 。清代及以前的个人责任者的著录, 应冠以朝代或政权名称,并加“ ( )” 号。如: ( 清) 曹雪芹。外国责任者, 应著录各历史时期易于识别的国别简称, 统一的中文姓氏译名、姓氏原文和名的缩写。一般采用姓在前, 名在后的顺序。国别、姓氏的原文和名的缩写均加“ ( )” 号。如:(美) 兰卡斯特( Lancaster , F . W .)。

(5 ) 未署责任者的文件: 应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者, 并加“〔〕” 号。经考证仍无结果时, 以三个“□”代之。著录为“ □□□”。

(6 ) 文件的责任者有误: 仍照原文著录, 但应考证出真实责任者附后, 并加“ 〔〕” 号。

(二) 文本项

文本是文件稿本的名称, 依实际情况著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、底图、蓝图等, 其前加“. —” 号。

(三) 密级与保管期限项

1 . 密级

    一般按文件形成时所定密级著录, 对已升、降、解密的, 应著录新的密级, 其前加“. —” 号。

2 . 保管期限

    一般按案卷组成时所定保管期限著录, 对已更改的, 应著录新的保管期限。其前加“ ;” 号。当密级与保管期限项中不著录密级时, 小项保管期限前不加“ ;” 号。

(四) 时间项

时间项视著录对象分为文件级的文件形成时间和案卷级的案卷内文件起止时间。其前均加“. —” 号。

1 . 文件的形成时间

一般公私文书、信札为发文时间; 决议、决定、命令为通过时间或发布时间; 条约、合同为签署时间; 报表、计划为编制时间; 工程产品图纸为设计时间等。时间著录, 可省略年、月、日, 在表示年、月的数字右下角加“. ” 号。例如: 1982 年6 月5 日著录为: . —1982. 6. 5。历史档案应著录原纪年, 将换算好的公元纪年附后。并加“ ( )” 号。例如: 清乾隆十年九月二十六日著录为: . —清乾隆10. 9. 26 ( 1745. 10. 21 )没有形成时间或形成时间不清的文件, 应根据其内容、形式、载体特征等考证出形成时间著录, 并加“ 〔〕” 号, 或著录文件上的其他时间( 收发时间、审核时间、印发时间等) , 并在附注项中说明, 如考证无结果, 且无其他时间, 则以三个“ □”代之, 著录为“ □□□”。时间记载有误的文件, 仍照原文著录, 再将考证的时间附后, 并加“ 〔〕” 号。

2 . 案卷内文件起止时间

著录卷内文件最早和最迟形成的时间, 其间用“ ～” 连接。例如: 1980 年3 月4 日至1980 年12 月7 日著录为: . —1980.3. 4～1980. 12. 7。

(五) 载体形态项

1 . 数量及单位

数量用阿拉伯数字, 单位用档案物质形态的统计单位, 如:“页”、“卷”、“册”、“盒” 等, 著录时其前加“. —” 号。

2 . 规格

指档案载体的尺寸及型号等, 著录时其前加“ :” 号。例如:. —1 盒: 35mm; . —5 页: 16 开。

3 . 附件

指文件正文后的附加材料, 一般只著录附件题名, 其前冠“ + ” 号。载体形态项中不著录小项数量及单位和规格时, 附件前不加“ + ” 号。例如: . —中共温州地委办公室转发平阳县办公室“ 关于水头区委档案被烧情况的报告”。

如附件具有自己的题名, 并能单独使用, 具有独立检索意义时, 亦可另行著录条目, 但应在附注项中加以说明。

(六) 丛编项

丛编是指在一个总题名下, 汇集若干同一类型、统一编号发布的系列文件, 一般照原文著录丛编题名, 并将著录内容置于“ ( )” 号中, “ ( )” 号前加“. —” 号。例如: . — ( 全国档案工作会议材料之二)。

(七) 附注项

附注项著录各个项目中需要解释和补充的事项, 依各项目的顺序著录。项目以外需解释和补充的列在最后。

(八) 标准编号及有关记载项

主要用于科技档案。

(九) 提要项

提要项是对文件和案卷内容的简介和评述, 应力求反映其主题内容, 一般不超过300 字。

(十) 排检与编号项

排检与编号项是目录排检和档案馆( 室) 业务注记项。

1 . 分类号

依据档案分类法的有关规定著录, 置于条目左上角第一行。

2 . 档案馆(室) 代号

依据档案馆( 室) 代码的有关规定著录, 置于条目右上角第一行。

3 . 档号

指档案馆( 室) 在档案整理过程中对档案的编号, 通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号或页号。

某些科技档案可著录具有检索意义的专业号、工程号、专题号、产品型号等编号。

档号中各号之间用“-” 号, 占半格。

档号著录于条目左上角第二行, 与分类号齐头。

4 . 缩微号

缩微号是档案缩微品的编号, 著录于条目右上角第二行, 与档案馆( 室) 代号齐头。

5 . 主题词

主题词是揭示档案主题内容的规范性词汇, 该项目依据GB3860-83 《文献主题标引规则》的原则进行标引。文件级条目一般著录3～8 个主题词, 案卷级可适当增加。

主题词著录于第二段落之下, 另起一行齐头著录。各主题词之间空一格。