档案信息检索的内容与意义
一、档案信息检索的内容
档案信息检索, 是将档案材料中的情报信息加以存储, 编制检索工具, 建立检索系统, 并按一定的方法查找和利用档案材料的一种档案管理业务活动。
档案信息检索工作的内容, 包括两大部分: 一是档案信息检索系统的建立, 即对档案信息进行存储和加工, 编制各种手工的档案检索工具, 进而建立计算机档案信息检索系统; 二是根据利用者的要求, 从已建成的检索工具或检索系统中查找所需要的档案材料。
档案信息检索的一般过程是: 档案人员通过著录、标引等手段, 将档案的内容和形式特征揭示和记录下来, 将档案转换成二次文献形式, 形成档案检索工具或检索系统, 再根据用户的特定需求, 从排列有序的检索工具或检索系统中将所需的档案信息查找出来。
从上面可以看出, 档案信息检索的全过程分为两大阶段: 第一阶段是档案信息的存储阶段; 第二阶段是档案信息的检索阶段, 狭义的档案信息检索指的是第二阶段, 即查找所需档案信息的具体过程。档案信息检索过程如图1-1 所示:
档案信息检索同一般文献信息检索一样, 有下面几种形式:
(1 ) 数据检索: 检索档案中包含的数据。
(2 ) 事实检索: 检索档案中涉及的某项事实。
(3 ) 目录检索: 检索档案的存址和出处线索。
(4 ) 文本检索: 检索档案全文信息。
数据检索和事实检索要检索出包含在档案中的信息, 目录检索和文本检索是检索包含所需信息的档案线索或全文。
二、档案信息检索的意义
由于数量庞大的档案材料和人们对其特定需要之间的矛盾,导致了档案信息检索工作的产生并推动档案信息检索工作不断向前发展。
早在我国古代, 人们为保管和利用档案的方便, 就编制了各种簿式档案目录, 用于档案的清点和检取。到了近代, 档案检索工具的种类有所增加, 国民党统治时期, 省以上的大机关都编有档案检索工具, 有档案总目录、分类卷目簿、标题目录、收发文登记簿、文号档号对照表、人名索引、地名索引、机关名索引等。但上述检索工具格式不统一, 排检方法不科学, 检索效果很差。
新中国成立后, 我国档案信息检索工作逐步发展, 由单一的案卷目录发展到多种功能不同的检索工具并存, 检索工具的著录项目由粗到细, 并逐步实现规范化, 检索单位由案卷发展到单份文件, 计算机档案信息检索已经由试验阶段转向实用阶段, 建立现代化的目录中心和检索网络的规划正在付诸实施。档案信息检索在档案工作中的地位日趋重要, 其意义被越来越多的人所认识。
(一) 档案信息检索是档案业务管理工作的一项重要内容
档案信息检索是档案业务工作的一个独立环节, 具有两重性: 一方面它大量存储档案信息, 编制各种检索工具, 为查找档案材料提供手段, 带有基础工作性质; 另一方面, 档案信息检索工作通过检索工具和计算机信息检索系统为利用者提供检索服务, 介绍和报道档案的内容和成分, 查找所需的档案信息, 又属档案利用工作范畴。由于档案信息检索工作的特殊性, 使得它在档案工作中占有特殊重要的地位, 其作用是其他任何一个档案业务工作环节所不能代替的。这项工作的开展, 对其他档案管理业务提出了新的要求, 并带动它们向前发展, 是目前档案业务建设的重点。
(二) 档案信息检索是提高档案管理水平的有效途径
档案信息检索工作的好坏, 是衡量档案管理水平的重要标志, 它是档案机构能否迅速、及时、准确、全面提供档案信息的保证。档案信息检索工作是在传统的档案管理业务中逐渐发展起来的科学管理方式, 它采用现代化的技术和手段, 建立完善的检索体系, 运用科学的检索方法, 使档案信息的查找利用更为方便快捷, 可更好地满足社会利用档案的需要, 大大提高了档案管理水平。
(三) 档案信息检索是开发和利用档案信息资源的基本手段
档案机构所收藏的数以万计的档案材料是一种宝贵的信息资源, 档案信息资源只有在得到充分开发和利用时, 其蕴含的价值才能实现。然而, 要从大量的档案收藏中迅速准确地找出所需要的特定的档案信息, 不是件容易的事, 档案信息检索工作是解决这一问题的有效途径。建立和完善高效适用的档案信息检索体系, 是开发和利用档案信息资源, 充分发挥档案作用, 实现其价值的基本手段。
(四) 档案信息检索是实现档案管理现代化的关键环节
档案管理现代化要求档案管理工作实现自动化、标准化、科学化、网络化。现代化技术和方法在档案管理工作中的应用, 首先体现在档案信息检索工作中, 如计算机档案信息检索系统的建立, 档案著录标引和目录组织的标准化, 档案信息检索网络化的实现, 等等。档案信息检索工作可以说是档案管理现代化的前沿, 它是现代化技术和方法在档案工作中运用最为广泛和深入的工作领域, 并且与其他文献管理工作现代化有着紧密联系。因此, 档案信息检索工作的现代化程度是档案管理现代化发展水平的一个重要标志。
