档案工作的现代化进程
新技术革命的浪潮正冲击着社会生活的各个方面，整个社会的面貌正发生着深刻的变化，档案工作也无例外地受到了深刻的影响。为了迎接新技术革命的挑战，实现档案工作的现代化，已成为我国档案工作者当前和今后相当长时期内面临的重大课题，已成为我国档案工作的发展方向和必然趋势。
一、档案工作现代化的标志
“现代化”是一个滚动的概念，今天有今天的现代化标准，下世纪有下世纪的现代化标准，而且处于不同社会条件下的国家又有各自不同的现代化标准。从我国的国情出发，根据档案工作基本特点和科学技术发展趋势，当今我国档案工作现代化的基本标志应该是:技术现代化、管理科学化、结构合理化和服务社会化。
(一)技术现代化
技术现代化是指档案工作技术与装备的现代化。档案工作现代化的重要标志是采用现代化的技术和装备，使档案信息的存储、加工、检索、传递等方面经历着技术上的一场革命，大大地提高档案工作的质量和效率。
技术现代化主要包括以下三个方面的内容:
1)档案工作计算机化。现代化的档案工作技术以电子计算机为核心和主要内容。电子计算机具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度读人、存储和输出数据，能够进行逻辑推理和判断，因而在档案工作中有着广泛的用途和明显的效果。目前，电子计算机在档案工作中至少有以下一些用途。
第一，档案检索和编目。档案工作者把档案文件的形式特征和内容特征按照固定的格式输人计算机后，计算机便可根据事先编制的程序将输人内容按一定顺序编成“文档”，这些文档的总和便构成了计算机数据库。当利用者需要查阅档案时，只要按照某种排检项目提出查询要求，计算机便可迅速准确地在数据库中搜寻出利用者所斋档案的有关记录，并通过计算机屏幕显示或由打印机打印出结果通知利用者。计算机还能将数据库中的各种数据编制成各种形式的检索工具，如分类目录、主题目录、专题目录以及文摘、索引等。
第二，业务管理。档案部门的业务管理计算机化包括:一般业务管理、库房管理和行政管理。在一般业务管理方面，计算机可用于接收档案的记录和统计;提供各种统计数字和基本目录;办理档案的借阅和归还手续;通报鉴定和销毁档案的期限等。在库房管理方面，计算机可用于库房的自动化管理，诸如自动监视控制库房温湿度、记录分析库房空气清洁度、自动报警、自动灭火等;也可利用计算机随时了解库房的库存情况，诸如每个库房中存放了哪些档案，占用了多少空间，还有多少剩余空间等。在行政管理方面，计算机可用于编制各种报表，进行人事管理、财务管理等。
第三，档案处理。最典型的是自动标引、自动分类和自动编文摘。标引、分类和编文摘是档案工作的重要内容，要投人大量的人力和时间。自动标引是由计算机根据文献中词汇出现频率的统计办法，并利用事先编好的机器主题词典，分析并选定能代表文献主题的主题词;自动分类是用计算机代替人工对文献进行分类，它与自动标引一样，是一个根据正文主题抽取检索标志(类号)的过程，因此自动分类也是一种自动标引;自动编文摘则是根据词汇在文献中所处的位置和语义关系，计算、分析和确定文献中句子的重要性，然后选定文献的主要内容。自动标引、自动分类和自动编文摘均属人工智能的范畴。
2)档案信息传递网络化。在计算机档案检索系统中采用现代通讯技术(包括数据通信、光纤通信、卫星通信等)，可将检索系统由成批检索、联机检索发展成联网检索，实现档案信息传递网络化。所谓成批检索是指用户提出的要求不能马上回答，要等一段时间，把许多用户的提问汇集在一起，通过计算机一次运算，就可以处理若干用户的提问。这种方法是由计算机专职检索员统一处理的，用户不直接与计算机接触，故称为脱机检索。联机检索是把以计算机为主的中心处理装置和分散在各地的终端设备用电话线路直接联系起来，从终端输人提问并直接得到答案。这种检索方式实现了人机对话，并可迅速得到结果，但各终端只能利用一个中心处理装置中存储的档案信息，无法实现馆际查询。而联网检索是指用通信线路通过数据传递把广泛分布在不同地区、不同档案馆的电子计算机及其终端设备、数据库、各种输人输出装置等互相连接，使之形成一个网络系统，利用者在网络内的任何一台计算机及其终端上都可以检索到其它任何计算机存储的档案信息。
建立计算机检索网络进行联网检索主要有两大优越性:一是有利于开发计算机资源，实现计算机资源共享。网络内的用户共享各个网点的计算机资源(包括硬件与软件)，可以避免重复设计、重复投资，从而增强了计算机的可靠性和可扩展性，同时还相当于增加了各台计算机的存储容量，提高了计算机的使用效率。二是有利于开发档案信息资源，实现档案信息资源共享。档案信息资源分布的重要特点是地区性强、专业性强和重复率低。一般说来，除普发性文件外，每一份档案都保存在特定的档案馆，没有其它复本。特别是我国地域辽阔，档案馆多而分散，在传统的手工检索方式下要进行馆际利用，只能是利用者往返奔波，费力费时。而计算机检索网络的建立可以克服档案利用的空间障碍，实现远距离检索。只要网络拥有的档案信息资源，利用者只要用几分钟便可以检索到，从而使档案信息资源得到更广泛的开发利用。
联网检索是计算机检索的高级阶段，它是计算机技术与现代通信技术相结合的产物。联网检索的实现将从时间上和空间上为档案利用者提供了极大的方便，大大改善了档案工作的社会效果，档案工作也因此而走上了档案— 计算机— 通信三位一体的新阶段。
3)档案信息存储高密度化。传统的档案载体是纸张，它虽有阅读直接方便的优点，但存储介质体积大，信息存储密度低。随着档案数量的急剧增加，档案部门面临着库房日趋紧张的严重问题。同时，在联机档案检索系统中，由于系统的存储量有限，目前人们还不能把档案文件中的全部内容存人计算机内，这样就给用户查找使用信息带来不便。纸张的这个缺点迫使人们去寻找新的档案载体，来实现档案信息存储高密度化。
一是缩微品。把纸质档案用光学记录技术按一定的比例缩小，摄录在胶片或胶卷上就成为缩微品。目前，档案缩微品的制作方式有缩微摄影、激光全息超缩微摄影等。
二是磁带。此乃是一种月录像磁带和数字磁带存储档案的方法，它既可以用录像机或终端机阅读，又可以通过打印设备获得硬拷贝输出。
三是光盘。光盘作为一种新型的多媒体信息 (文字、图形、图片、视频和音频信息等)存储介质，正在成为信息存储中最常用的高密度档案载体。一张直径为300px ，厚度仅l.2m m的CDROM光盘具有650MB(兆字节)的存储容量，这相当于15万张A4(约500px X 750px)印刷纸的文字量。现在，一张同样尺寸的高密度光盘DVD-ROM，其存储容量可高到4. 7GB(千兆字节，单面单层纪录)至17GB(双面双层纪录)，真正实现了海量存储。另外，应用光盘检索也很方便快捷可靠，而且信息存储寿命可长达百年。
信息存储的高密度化，尤其是档案的缩微化优点是十分明显的。
首先，它缩小了档案体积。普通缩微摄影可缩小到七分之一至四十八分之一，超缩微可达九十分之一至二百一十五分之一，一张lOc m X 375px的特超缩微平片可存储3200页文件。目前，一些国家已承认缩微复制品与原件具有同等法律作用，经缩微后的档案可不再保存档案原件，这样就有可能有效地解决档案数量不断增加与存储空间有限的矛盾。
其次，它有利于保存档案原件。档案缩微品能准确地反映其原貌，可以代替原件发挥作用，从而避免了珍贵档案原件因大量翻阅而造成的破损。此外，由于缩微品体积小，便于管理，便于转移，故能够较好地应付各种自然的或人为的灾害。全息存储还具有不怕破损的特点，因全息照片上每一点都受到被拍摄文件反射光的作用，即使破碎成几块小片，也能再现被拍摄文件的全貌，这对于确保档案文件的完整与安全是十分有利的。
再次，缩微技术与复印技术、计算机技术相结合，可大大提高档案的检索水平。计算机的存储设备主要是磁存储器，由于其存储量有限，因此一般只能达到二次文献检索，即只能检索出档案的题名、分类号、作者等著录项线索，而不能进行全文存储和检索。而缩微品的信息存储量大大超过计算机的磁存储器，而且存储技术简单，成本低廉，但它不具备逻辑判断能力，检索速度慢。缩微品计算机辅助检索系统(CAR)运用缩微技术全文存储档案文件，将缩微影像终端与计算机检索系统相连接，就可以通过计算机的快速检索，并按档案缩微品的全文读出、还原复印或远距离传输等方式来提供利用，从而构成一个完整的、高速的、自动的和全文的档案信息检索系统。
(二)管理科学化
管理科学化是指档案工作组织管理的科学化，即按照档案工作的客观规律安排和协调一个档案馆的全部工作乃至全国的档案事业，使各方面工作的质量和效率得以不断提高。管理科学化是档案工作现代化的重要内容。因为，档案工作现代化的目的是为了把档案工作的效率提高到现代先进水平，又快又好地满足社会的需要，而高效率的获得离不开科学的组织管理。在经济建设中，人们把先进的生产技术和先进的管理手段比作推动现代经济高速发展的两个车轮，在档案工作中也是如此。只有将先进的技术设备与科学的管理方法结合起来，才能够使档案工作的面貌得到根本的变化。
技术现代化与管理科学化有着密切的联系，一方面科学管理需要运用电子计算机等先进技术作为管理手段，另一方面先进技术设备的运用又要以科学的组织管理为基础。这不仅是因技术设备本身就存在着管理问题，更重要的是，如果没有对档案工作的科学管理，那末再先进的技术设备也无法得到有效的应用。例如，应用计算机进行档案业务管理，其前提条件是要求这些管理活动自身程序化，并在管理活动中形成准确、完整的数据，计算机的应用实际上是对管理活动程序的模拟，取得完整准确的数据正是计算机进行逻辑运算、形成判断结果的对象和依据。总之，只有通过科学的管理，获得必要的数据，并在系统分析和系统设计的基础上提出合理的数据加工要求，才有可能编制出适用的计算机应用程序，电子计算机也才有可能在档案业务管理中有效地发挥其作用。
管理科学化需要摒弃传统的经验管理，应使管理思想、管理组织、管理方法、管理手段和管理人员步入现代化。
1)管理思想现代化。对于管理思想现代化，就世界范围内90年代的发展趋势看，是一种普遍重视预测的思想。结合我国的实际情况，管理思想现代化应包括下列内容:
一是重视知识、重视人才的思想。因为在管理手段中，机构和法固然重要，但它们必竟是受管理者支配的两个因素。管理者知识的多少、水平的高低、能力的大小和素质的优劣，都要影响机构和法;在管理内容中，人是实践的主体，主体因素的数量、质量和结构如何，对其它管理内容如财、物、时间及信息管理状态起决定性的作用。
二是民主管理的思想。民主对于社会主义国家来说，既是手段又是目的。作为手段，它可以调动人的积极性，作为政治制度和国体，人民是国家的主人，人民参与决策和管理是应有的权力。由“家长制”管理到民主管理，这是我国管理思想现代化的重要标志。
三是重视预测的思想。领导的职责是决策，而决策的前提条件是预测。在多变的社会和竞争的时代里，重视预测就成了现代管理者必备的科学思想。
2)管理组织现代化。管理组织现代化的主要标志是高效化。管理机构的设置和权限的划分应以实现高效化为目的，为此要合理设置管理层次，尽量缩短指挥战线，严明每个人的职责，保证贵与权的统一。这种按科学原则建立起来的管理机构是有效管理的组织保证。
3)管理方法现代化。管理方法现代化的主要标志是科学化，亦即运用科学的管理方法从事管理活动，如系统工程方法、行为科学方法、价值工程方法及决策技术方法等。
4)管理手段现代化。管理手段现代化的主要标志是自动化，就是运用电子计算机进行管理系统的信息收集、存储、加工、传递等。
5)管理人员现代化。管理人员现代化的主要标志是专业化，专业化的概念不只是有文凭、有职称、有技术、有专业知识，更重要的是有“软科学”知识，会管理。
(三)结构合理化
结构合理化是指档案保管机构布局的合理化和馆 (室)藏结构的合理化。合理的档案保管机构布局和馆(室)藏结构，是档案工作的组织保障和物质保障，其合理化的程度会直接影响档案工作服务于社会的效果，因此，结构合理化也是档案工作现代化的标志之一。
所谓合理的档案保管机构布局，是指在全国范围内建立起一个从纵向看有从中央到省、地(市)、县档案馆和各级机关档案室，从横向看有各类专门档案馆，形成一个多层次、多门类、分工协调、布局合理的档案保管机构组织系统。全国档案保管机构所形成的纵横交错的网络是一个大系统，各个档案馆(室)就是网络中的一个节点，即整个大系统中的一个子系统。全国档案保管机构网络这个大系统的目标是十分明确的，这就是以分工协作的形式实现对国家全部档案的集中统一管理和有效地利用。能否实现这一目标，不仅取决于各个子系统的功能，即每个档案馆(室)的水平，同时也取决于整个系统的结构是否合理。如果全国档案保管机构的网络布局不合理，如疏密不当或覆盖不全，就会导致整个网络功能的降低，影响系统目标的实现。
所谓合理的馆 (室)藏结构，是指各个档案馆 (室)应藏有属自身收藏范围内的丰富而优质的档案，全面反映该地区、机关、行业的历史真实面貌，满足机关与社会、当前与长远的利用需求。丰富与优质的馆(室)藏是档案馆(室)工作的物质基础，如果这个基础不雄厚扎实，档案馆(室)的技术设备无论怎样先进，管理无论怎样科学，也无法满足社会的需求，于是实现自身职能和工作水平的提高也就成了一句空话。丰富与优质是辩证的统一，只强调丰富而忽视优质，丰富就会变得杂乱和臃肿;反之，只强调优质而忽视丰富，优质就会变成贫乏。对于全国的档案馆(室)来说，合理的馆藏结构并没有一个固定的模式，这一方面是因为不同类型的档案馆或档案室有着不同的收藏范围，其档案的种类、价值、分布特点等各有不同;另一方面是因为作为档案形成者的国家机关和社会组织经常发生变动，这就要求各级各类档案保管机构在认真细致调查研究的基础上，根据当时该地区、该机关、该专业的特点，具体确定本馆(室)的档案收藏范围，逐步建立合理的馆(室)藏结构。
合理地设置档案保管机构和合理地确定馆 (室)藏结构，从根本上说是为了使国家全面、有效地掌握和控制全国的档案信息资源，并使之服务于社会。档案与图书不同，它不是以传播知识为形成目的，而是为了解决某一机关、团体的特定问题而形成的。因此，它不像图书那样，一经出版发行就进人社会流通领域为整个社会服务，而是在较长时间内保存在档案形成者手中，其作用范围也仅限于为档案形成者自身服务。只有将这些分散形成的档案有效地集中到各机关档案室，并将其中的有广泛社会利用价值的档案集中到国家各级档案馆中，档案才有可能成为社会性的信息资源而为全体人民所共享。由此可见，建立合理的档案保管机构组织网络和馆(室)藏结构，可以保证对档案信息资源的集中统一管理，并为开发这一宝贵资源，满足社会利用需求奠定坚实的基础。
(四)服务社会化
服务社会化是指档案馆要在保证党、国家和公民个人的根本利益不受损害的前提下，最大限度、最大范围地向社会各方面提供档案信息服务。现代化的档案工作是先进的服务手段与良好的服务效果的统一，而服务效果的优劣不仅在于档案部门向利用者提供档案信息服务的能力，而且在于这些信息服务的质量。因为不断提高服务效果，是档案工作的发展方向，同时也是档案工作发展的强大动力。只有扩大档案信息服务的范围，提高档案信息服务的质量，才能使档案工作产生良好的社会效益和经济效益，档案工作也因此具有存在的价值和发展的动力，现代化技术手段的采用即会成为必要。
向社会提供档案信息服务的任务主要是由各级国家档案馆和专门档案馆承担。现代档案馆与古代、近代档案馆相比，不仅在规模、工作手段等外在形式方面有很大的区别，而且在其职能、性质等内在因素方面也有很大的区别。而这些内在因素的变化，对档案馆的服务方向、服务效果起着决定性的作用。古代档案馆是作为奴隶制政权或封建专制政权的附属物而出现并存在的，档案的所有权和利用权均为少数统治者所垄断，广大人民大众是无权问津的。近代档案馆兼具政治机关和科学研究机关的双重性质。不仅统治集团利用档案治理国家，巩固其统治地位，而且国家机关工作人员和专家学者也在一定程度上获得了利用档案的权利。这就使近代档案馆在原来单一的保管职能的基础上又增加了一个新的职能— 交流职能，即充当档案与利用者之间的媒介，把馆内档案提供给社会利用，从而使档案工作产生了一定的社会意义，并由此而推动了档案工作的发展。现代档案馆是具有科学文化性质的机构，它允许有更多的利用者走进档案馆，其利用面和利用量的扩大与增加，又促使了现代档案馆职能在近代档案馆保管、交流职能并重的基础上大大强化了交流职能，并从交流职能中衍生出了社会教育、参考咨询等以交流为目的的多种职能形态，于是使交流职能成为现代档案馆的主要职能。社会的需要推动了档案馆性质、职能的变化，这一变化又促使档案信息在更为广泛的社会活动领域中发挥作用，进一步扩大了社会对档案信息的需求，并由此提出了档案工作现代化的课题。
档案信息服务社会化的具体表现在以下三个方面:
第一，档案馆有明确的面向社会的办馆宗旨。档案馆的主要社会职能是交流，即开发档案信息资源，为社会各方面服务。因此，档案馆的各项工作都要有利于档案信息资源的开发与利用，一切与办馆宗旨不相符的思想和做法，如单纯保管的思想、形而上学的档案保密观和封锁档案的做法等都是错误的。
第二，档案馆有便于社会利用的档案政策。《档案法》第四章第十九条规定:国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放，经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限，可以少于三十年。该条文还规定:中华人民共和国公民和组织等有合法证明，可以利用已经开放的档案。这就使档案的社会利用有了法律保证。
第三，档案馆有完善的服务手段和较高的服务水平。社会的发展使人们对档案信息的需求也发生了变化，不仅档案信息的需求量迅速增加，而且利用档案信息的范围不断扩展。查阅的方式也从零星、随机的方式，转变为以有系统、有计划查阅为主的方式。利用者不仅需要提供档案原件，而且还要求提供经过加工过的档案信息;不仅需要提供原始信息，而且还要求提供分析预测的档案情报。因此，档案信息服务的方式从被动传递转变为主动与被动相结合的传递，从多向传递转变为单向与多向相结合的传递，服务水平也相应地有较大的提高。
二、档案工作现代化的基础条件
实现档案工作现代化并不是一个孤立的过程，档案工作内部和外部的许多因素都对这个过程产生程度不同的影响，其中有些因素是实现档案工作现代化的基础条件，如果这些条件不具备或不成熟，全面实现档案工作现代化就会有困难。因此，在向现代化进军的过程中，要密切关注各方面条件的变化，并在可能的范围内积极创造条件，根据条件的成熟情况，不失时机地推进档案工作现代化的进程。
档案工作现代化的基础条件，可分为社会条件和内部条件两个方面。
(一)社会条件
社会条件中首先是政治条件，档案工作现代化与其它各行各业的发展一样，需要一个安定的、政治民主化的社会环境，特别是由于档案工作既有维护党和国家重大历史面貌的一面，又有作为科学文化事业的一面，其发展状况就更与政治条件密切相关了。历史表明，专制政治必然垄断档案的所有权和使用权，篡改档案以达到篡改历史、维护自身统治的目的。而开放档案，允许档案信息资源在最大范围内为广大民众所享用，以及尊重历史事实，维护档案原貌是民主政治化的必然产物。社会政治条件对档案工作的兴衰影响极大，社会不安定，政治不民主，档案就只能是少数人手中的工具，而不能成为全社会的文化历史财富，不能为广大人民群众所共享，供与求的矛盾不可能充分表现出来，档案工作的现代化就失去了基本动因和正确的方向，即便搞了现代化，也只能是片面的纯技术的发展，而不是全国的真正意义上的现代化。
其次是经济条件。搞档案工作现代化是要花钱的，无论是采用现代化的技术设备，还是建设档案馆网络都不能没有钱。档案部门是以国家财政拨款为其资金来源，因此，档案工作现代化的进程必然受到国家经济状况的制约。
第三是科学技术条件。实现档案工作现代化需要运用现代科学技术成果，因此，档案工作现代化在很大程度上取决于一个国家的科学技术发展水平。例如，要在全国范围内普及档案管理的自动化，藉要国家供给大量的具有较高的文献处理能力的、且成本低廉的电子计算机;档案检索网络化的实现，则有赖于国家现代通信技术水平的提高和具有文献传输能力的现代化通信线路的建成;档案信息的高密度存储对缩微技术、声像技术、复印技术、激光技术等提出了相应的要求。而科学理论与方法对促进档案工作现代化更是必不可少，因为管理的科学化，馆网结构和馆藏结构的合理化，以及服务的社会化都需要科学理论作指导，运用科学方法来实践。
(二)内部条件
1)档案工作标准化。标准是为了取得最佳效益，依据科学技术和实践经验的综合成果，在充分研究和协商的基础上，对生产技术活动、经济活动和对其它具有多样性、相关性特征的重复事物，依据特定的程序，由一定的权威机构按特定形式颁发的统一的规定。标准化是指以制定标准和贯彻标准为主要内容的全部活动过程。因此，档案工作标准化就是对档案工作中具有多样性、相关性特征的重复事物制定和实行统一规定的过程。所谓具有多样性、相关性特征的重复事物是指具有多种表现形态的、与其它事物有关联因素的、反复出现的事物，这种事物在档案工作中是经常遇到的。以档案著录为例，这是档案管理部门为编制档案目录所必需的，对每一件(卷)档案提取有关信息的重复活动。长期以来，我国各级档案管理部门一直以不同的著录项目、著录格式和著录规则进行著录，从而使这一事物具有多种表现形态。档案著录的质量直接关系到档案目录的质量和检索的效率，因而这一事物也具有相关性的特征。对于类似事物如果不制定和实行统一的规定，档案管理的水平就无法得到提高，现代化技术与设备也就无法得到有效的运用。
(1)实行档案工作标准化的意义在于:
第一，它是提高档案管理水平的有效措施。档案工作标准化实际上是按照档案工作的客观规律，消除其中多余的、可替换的部分及低功能的形式，使各项业务、技术的构成更精练、更合理，并使同类业务、技术在基础特性、功能甚至形式上具有统一性、规范性、互换性，从而减少档案管理的重复劳动和因不必要的多样化而造成的混乱状态，从而提高档案管理水平，为档案信息的开发与交流创造条件。
第二，它是在档案工作中运用现代化技术设备的前提和基础。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率，必须建立在档案工作标准化尤其是档案管理基础工作标准化的基础之上。对于杂乱无章、没有定规的档案业务，计算机是无法进行管理的，即使可以管理，也会因为运算程序的复杂化而使其效率大为降低。
第三，它是档案工作趋于整体化乃至纳人国家信息系统的重要条件。目前，社会上对档案信息资源共享的呼声越来越高，同时，档案信息系统也日益明确地成为国家信息系统的组成部分。在档案工作系统内部，各档案保管机构自成一体的局面将由互相协调、密切合作的局面所代替，在其外部，也需要与图书、情报等其它信息系统取得协作。如果各档案保管机构没有统一的业务技术标准，各行其是，各搞一套，那么无论内部还是外部的有机协作都将难以实现。制定和实行档案工作标准化，可以使档案信息系统中各部分建立合理的秩序，遵循统一的规则，实现内部与外部的协调。
(2)档案工作标准大体包括以下十项内容:
①档案工作专业名词术语标准。任何一个专业，为了阐明其内容，均使用特定的名词术语，并赋予每个概念以明确的含义，作为彼此交流的共同语言，便于开展工作。我国在1992年制定了《档案工作基本术语》行业标准，对档案工作基本术语予以了明确的阐释。
②档案工作代号代码标准。代号代码是利用文字符、数字符、图像等表示一个具体对象。代号代码的使用具有简捷明了、易读易记、易于输人计算机存储和检索，也便于出版报道和传递等特点。档案著录工作中采用了统一的代号代码来表示著录项目和内容。
③档案著录标准。档案著录是在编制检索工具时，对文件或案卷的内容或形式特征进行分析、选择和记录的过程。制订档案著录标准是为了建立和健全我国统一的档案检索体系，开展档案检索工具的报道与交流。1985年颁布的《档案著录规则》就是这样的国家标准。
④档案标引语言标准。档案标引语言标准是指在档案标引和检索时所使用的语言标准。作为档号标引的语言标准，是1991年印的《工业企业档案分类试行规则》;作为分类标引的语言标准，是1987年出版的《中国档案分类法》;作为主题标引的语言标准，是1988年出版的《中国档案主题词表》。
⑤档案管理基础工作标准。档案管理基础工作对于档案馆(室)业务建设至关重要，此类标准主要包括:案卷质量标准、案卷格式标准、档案销毁标准等。目前已有《文书档案案卷格式》、《照片档案管理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《全宗单》等四个国家标准和《全宗卷规范》、《科学技术研究课题档案管理规范》等行业标准颁布实施。
⑥档案编研及其出版格式标准。档案编研成果的出版涉及面广，与文献、编辑、印刷等工作均有关联。因此，出版格式的标准化有利于档案情报交流、信息资源共享和文献的科学管理。其中《档案馆指南编制规范》已作为行业标准实施。
⑦档案工作现代化技术标准。随着现代技术设备在档案工作中的广泛运用，必须尽快制订此类标准。这类标准一般应包括:计算机数据库设计标准、计算机网络接口标准、磁带交换格式标准、信息处理编码字符标准、缩微品技术规格标准、档案复制技术标准、声像档案技术规格标准等。目前，在缩微摄影技术方面已有两项行业标准颁布实施。
⑧档案保护、装具、设备和库房建筑标准。档案保护、装具、设备和库房建筑将在较长时间内对档案安全保管产生影响。因此，制订系统的标准十分必要。目前，已颁布实施的行业标准主要有《档案装具》、《直列式档案密集架》、《档案馆建筑设计规范》(试行)等。
⑨档案制成材料标准。档案制成材料的质量和耐久性直接关系到档案的使用性能和保管寿命。为此，应有国家档案局会同有关部门制订诸如档案用纸张、墨水、圆珠笔芯、胶片、磁带等各种专用信息记录材料的质量标准。
⑩档案统计标准。档案统计标准是为了提高档案统计工作质量和效率而制定的，应以《全国档案事业统计年报制度》为蓝本，在实践的基础上，修订完善而成标准。
(3)我国近年来档案工作标准化发展迅速，但就整体而言，其基础仍十分薄弱，水平还不高。因此，加强我国档案工作标准化体系的建设是现代化的需要。要制定出适合国情的完备、系统、优质、配套的标准体系，应遵循以下四条原则:
①统一性原则。即在档案工作标准体系内，必须确保每一项标准的内容前后协调一致，同时又要保证各相关标准之间在内容与技术水平上协调衔接，维护档案工作标准体系内的系统性及与其它相关标准之间的一致性。
②优化性原则。即在档案工作标准体系内的每项具体标准，其内容必须反映优化的技术水准和组织程序，同时又必须具有高于具体管理工作的操作内容，具有一定的技术与管理的先进性。
③适时性原则。标准化是一项政策性很强的工作，标准本身虽好，若不予以适时付诸实施，亦将无济于事;反之，如果标准脱离实际工作水平和发展需要，硬性作出规定，不仅会错过时机，而且会贻误工作。因此，档案工作标准体系的建设必须根据档案工作发展的需要和可能，适时制订出标准，体现计划性和有序性。
④继承性原则。在推进档案工作标准体系的过程中，必须注意使标准能在一定的时空范围内保持相对的稳定性，绝不能孤立地考虑标准的科学性和先进性而忽视其稳定性和继承性，否则会引起实际工作的混乱。同时，在制订实施标准时，应充分考虑档案工作的原有基础，难以执行的标准是起不到应有的作用的。
2)档案工作人员专业化。在实现档案工作现代化的过程中，档案工作人员专业化是一个不可缺少的条件。因为，档案工作的方针政策要靠档案工作人员来贯彻执行，档案部门的职能要靠档案工作人员的活动来实现，档案工作的科学管理需要档案工作人员来实施，现代化的技术设备也需要档案工作人员来运用等等。总之，档案工作人员是构成档案工作的主体，除受社会政治、经济等条件的制约外，可以说档案工作的方向和水平是由档案工作人员的素质所决定的。
现代化的档案工作是以先进的技术设备、高效的组织管理、严密的组织结构和广泛的社会职能为特征的，上述特征仅凭档案工作人员的良好愿望、热情和积极的工作态度来体现是远远不够的。它需要有一大批具有专业知识和技能的档案专门人才，用科学的态度、方法和手段来从事档案工作，没有这样一批专门人才，档案工作的现代化是不能实现的。
档案工作人员的专业化有两个方面的涵义:对于每一个从事档案工作的人员来说，专业化不仅要有良好的政治素质和职业道德，同时要具有一定的业务专长，能够熟练运用现代科学的方法和手段来驾驭该项业务活动，成为某一方面的内行、专家。对于每一个档案部门来说，专业化需要建立起一支结构合理的专业化队伍，这支队伍应由精通档案业务，善于科学管理和掌握现代化技术的各方面人才所组成。
三、实现档案工作现代化的途径和方法
在我国实现档案工作现代化是一项长期而艰巨的任务，需要档案工作者以开拓的精神、科学的态度和不懈的努力朝着这个方面迈进。在这个过程中，必须从中国的国情出发，认真借鉴国外的经验和教训，开创出一条具有中国特色的实现档案工作现代化的道路。当前，应着手抓以下几个方面的工作:
(一)创定可行的规划
对推行档案工作现代化的进程进行合理规划，不仅可以使档案工作者对实现现代化的长远目标和近期任务做到心中有数，而且可以减少因规划的盲目性而造成人力、物力、财力的浪费，保证实现现代化的每一步骤都能获得较好的效益。实现档案工作现代化是一项巨大的全国性的系统工程，需要有一个整体规划和统筹安排。如果没有规划，必然会出现顾此失彼、各行其是、资金滥用、重复劳动等各种问题。例如，对计算机软件的开发要有统一的规划和协调，否则各地档案部门都会由同一起点出发去研究，造成相同水平工作的互相重复，难以解决较深层次的问题。
(二)加强基础性工作
实现档案工作现代化需要做大量的基础性工作，认为只要有几台现代化设备就什么都可以解决了，这是不切实际的想法。档案工作现代化的基础性工作主要有以下四个方面的内容:
1)档案学理论研究。在档案工作现代化的过程中，需要应用各学科的最新成果，但这种运用必须根据档案工作的特点加以论证、消化、吸收、创新后才能被运用。档案学理论研究就担负着新理论和新技术引进、消化、吸收的任务。因此，加强档案学的理论研究，以现代最先进的科学理论为指导，实现档案工作者的思想观念现代化，正是档案工作现代化的一项基础性工作。
2)档案管理业务。档案管理业务状况对发挥现代化技术装备的效率至关重要。例如，档案缩微设备的利用率很大程度取决于档案整理的基础，对一堆没有整理过的零散文件进行缩微，其准备工作时间约占全部工作时间的80%左右。因此，提高档案业务管理水平，做到收集齐全、整理有序、鉴定准确、保管安全，是档案工作现代化的一项基础性工作。
3)数据库建设。档案检索的自动化和传递的网络化，不仅需要计算机、通信线路等硬设备和计算机程序语言等软设备，同时还需要可供计算机识别、判断的档案信息资源，即计算机可读形式的数据库，否则再好的计算机网络也只能是无米之炊。外国采用计算机管理档案的经验之一，也就是要先抓数据库建设。目前，我国的档案数据库的建立还是以手工方式加工的二次文献为基础，二次文献的质量直接关系到数据库的功能，因此，必须注意档案著录和标引工作的质量。
4)人才培养。实现档案工作现代化，人才培养要先于设备购置。档案管理技术手段越是先进，对档案工作人员的素质要求也就越高。而人才的培养是需要经过长时间的努力才能完成的，因此人才的培养宜早不宜迟。
(三)实现档案工作改革
档案工作现代化实际上是一场以技术为中心的全面改革，因此，改革应贯穿于为实现现代化而努力的全过程。现代化技术的采用，要求有与之相适应的管理体制和管理方法，如果将不断进步的现代技术束缚于一成不变的传统管理体制和方法之中，是不可能充分发挥其效能的。改革要有利于档案信息资源的开发利用，有利于提高档案工作的质量和效率，有利于人力、物力、财力的节约，有利于现代化技术设备的应用，凡是不符合上述要求的管理制度、方法、机构等都应进行改革。
(四)正确处理几个关系
由于我国的经济、技术条件较差，技术人才也较缺乏，所以档案工作现代化的起步较晚，为此，在实现档案工作现代化的过程中必须正确处理以下几个关系:
1)现代技术与传统技术的关系。实现档案工作现代化必然要用大量的现代化技术去取代传统的手工操作技术。但从我国的实际情况来看，传统技术在相当长的时间内还将不同程度地发挥着作用，从而形成了现代技术与传统技术长期并存的局面。其原因是:一从目前科学技术的发展水平来看，档案工作中许多现代化技术的运用还必须以传统技术为基础。例如，档案缩微要以档案的系统整理为基础，使用计算机检索档案要以档案的著录标引为基础，而档案的整理、著录标引至今仍以传统的手工操作方式完成。二从我国的经济状况来看，在短时间内还不可能为档案部门提供足够的现代化设备，对于档案部门来说，在人才、业务基础等方面也尚未具备全面采用现代化设备的条件。因此，我国的档案工作现代化应当采取现代化技术与传统技术并存的形式，从手工操作向机械化、自动化过渡是一种历史的必然，但必须经历一个较长的过渡时期。
2)技术引进与技术革新的关系。在实现档案工作现代化的过程中，向国外购买先进设备、引进先进技术是必不可少的，但是切不可认为用钱能买来或引进一个现代化。这是因为:其一，国家不可能拨出足够的资金来购买档案管理自动化所需的全套技术设备;其二，有些现成的设备和技术不一定完全适合我国档案部门的实际需要，还需要经过一定的改造;其三，还有一些技术设备在国外也属空白，无法购买与引进。为此，在积极进行设备购买和技术引进的同时，还要提倡档案工作者发扬自力更生的精神，开展技术革新和发明创造。只有坚持两条腿走路的方针，才能加快档案工作现代化的步伐。
3)改善档案管理手段与完善档案部门职能的关系。改善档案管理手段，实现档案管理手段的现代化，这是档案工作现代化的重要内容和标志，但不是它的全部。完善档案部门的职能，实现档案信息服务的社会化，这也是档案工作现代化的重要内容和标志。前者是解决档案工作现代化的手段问题，后者是解决档案工作现代化的方向问题。强调前者而忽视后者，再先进的技术与设备也不可能获得良好的社会效益和经济效益，反之强调后者而忽视前者，档案工作水平和效率的提高也只能是一句空话。我们要把现代化的目标建立在两者相统一的基础上，在积极稳妥地采用现代化先进设备与技术的同时，完善档案部门的职能，扩大档案工作的社会功效。
