市场经济体制下档案事业管理方法体系研究
档案事业管理方法是指管理者行使管理职能和实现档案事业发展目标的手段、措施与途径的总称。档案事业管理方法是随着档案事业的不断发展而逐步丰富与完善的。在市场经济体制下，作为当代中国社会的一项重要社会事业— 档案事业，其管理方法不再是某种单一方法的孤立使用，而是一个由多种具体管理方法相互配合、相互联系、相互补充的，服务于共同目标的方法体系。各种具体管理方法在管理活动中都有各自的地位和作用，并与档案事业管理的各个层次、过程、环节相配套。因此，就档案事业管理的整体效能而言，必须通过多种管理方法的综合运用，方能达到对构成档案事业的各个要素以及对社会环境的有效控制。根据建国以来我国档案事业管理的理论和实践，当今中国档案事业管理方法体系大致包括:行政方法、法制方法、经济方法、计划方法、统计方法和思想政治工作方法等具体方法。建立起以法制方法为主，其它方法为辅的管理方法体系是档案事业管理改革的重要内容之一。
一、档案事业管理的行政方法
行政方法亦称行政手段，一般是指一定的行政组织或个人在开展政务、推行事务等管理活动中所使用的系统化、条理化的工作程序、方式、措施、办法等，通常采用的是依靠行政组织的权威，运用行政命令、指示、规定、条例等下达计划、任务的形式与方法。
运用行政方法来实现管理，是国家行政部门通过组织、领导、指挥、协调来完成行政任务，实现行政目标的一种政府职能。用行政方法来管理我国档案事业，既是整个国家行政管理的一个分支，又是从国家各项建设事业需要出发，对档案事业进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的管理性活动。
(一)档案事业管理行政方法的特点
档案事业管理行政方法，是我国社会主义档案事业从初创迄今一直采用的主要管理方法。从实践角度看，这种方法在现在及未来的档案事业管理中仍将占据主要的地位，发挥积极的作用。正如1994年3月国务委员、国务院秘书长罗干同志在听取全国档案工作会议情况的汇报后作出的重要指示那样:“档案行政管理职能不能削弱，这是档案法规定了的。”同时，这亦是行政方法自身的特点所决定的。
1)权威性。我国的档案事业行政管理，是依据《中华人民共和国档案法》及其它法律、法规、规章、制度来行使权力与管理职能。因此，从一定意义上讲，属依法行政性质，具有权威性。
2)强制性。各级档案行政管理机构，依据法律、行政法规、行政规章、制度等，按行政组织关系，对管理的机构和人员实施管理，具有强制执行性质。即不管下级机构是否愿意，均要求执行服从，否则，上级机构有权追究下级机构或个人的行政责任。
3)稳定性。我国档案事业实行 “统一领导、分级管理”的管理体制，从行政管理机构的组织设置模式看，是“以块为主，条块结合”。因此，其行政隶属关系一般采用横向建制，即各级档案行政管理部门是同级人民政府的直属机构，受同级人民政府的直接领导，而其业务行政关系，则采用纵向建制，即各级档案行政管理部门在业务上受上一级档案行政管理部门的指导和监督。这种严密的档案行政组织设置模式及强有力的行政调控功能，使行政管理效能具有相对的稳定性。
4)限制性。行政方法的使用受到时间和空间的限制。就空间限制而言，行政方法的管理对象只限于行政隶属关系的规定范围之内，不能违反行政组织关系及其组织原则。就时间限制而言，实施行政管理所依据的国家档案政策、法律、法规、规章制度等，总是具有一定的时限性，在规定时限以外，便失去其依据作用而予以废止或修改或新订。
(二)档案事业管理行政方法的作用及局限性
档案事业管理行政方法是现阶段我国档案事业管理的基本方法，其适应性强、需求条件低，且已积累了丰富的管理实践经验。就我国档案事业管理的现状与趋势来看，行政方法仍将居于重要地位，只要及时面对我国政治体制与经济体制的新形势，不断改革、调整、丰富、充实行政管理的内容与方式，行政方法将在我国档案事业管理中发挥主导作用。
1)行政方法对于任何国家政务与社会事务的管理都是必不可少的。它是执行管理职能的一种基本手段，离开了这种手段，组织管理活动就难以开展。
2)我国档案事业管理采用了“统一领导、分级管理”的原则，这种管理体制实质上是一种行政组织管理体制，因此，只有通过行政方法，干预档案事业各种要素及其内外关系，才能实现档案事业的根本任务与总的建设发展目标。
3)行政方法是一种具有特殊管理效力的管理方法。档案事业的不断发展，藉要档案行政管理部门制定发展规划，下达工作任务，颁布指示、规定、办法、条例等行政管理法规、规章制度，尤其是我国由传统的计划经济体制向社会主义市场经济体制转轨的过程中，档案事业管理的职能必须适应整个国家政治、经济体制改革的宏观要求，更需要强化依法行政，使档案事业管理行政方法具有更强的法律性、制度性和规范性。
辩证地看，任何一种管理方法的运用总是有条件的。制约行政方法的因素是多方面的，从社会政治、经济、政策、国家行政管理体制，到具体行政管理人员的素质与职业道德均会影响行政管理效能的发挥。在具体管理过程中，要充分发挥其管理优势，同时又要避免其局限性。行政方法的局限性主要表现在:
1)行政方法实施管理过程中，“人治”成份较多，其管理效果与行政管理人员的管理素质、管理艺术有很大的相关性。
2)行政方法属强制性、权威性较强的管理方法，因此，不可避免地限止了各类具体人员的创造性与主动性。
3)在行政管理制度化、秩序化、规范化不健全的情况下，易产生官僚主义、主观主义和经验主义等现象。
因此，档案事业管理的行政方法必须适应时代发展的要求，不断改革、总结建国40余年来档案事业行政管理的经验与教训，重塑市场经济条件下档案事业行政管理的形象，丰富、更新其内涵。目前 ， 档案事业行政管理的基本途径和方法包括档案事业行政组织协调、档案行政执法监督检查和档案工作业务指导等。
二、档案事业管理的法制方法
法制方法是比行政方法更具有强制性与约束性的一种管理方法。随着我国社会主义法制建设的不断推进，社会管理将由主要依靠行政方法转变为由以法制方法为核心的多种管理方法综合运用的社会管理形式。
档案事业管理的法制方法，即运用档案法规制度来实施档案事业的管理。具体而言，即将档案事业管理中较为成熟、稳定，并带有规律性的原则、制度、方法，由国家权力机关、档案行政管理机关及其它机关以法律、行政法规和规章制度等形式固定下来，作为调整档案事业诸要素及其内外关系的行为规范，以保障档案事业的发展。简言之，即依法治档。
运用法制方法管理档案事业的实质，是依据以档案法为核心的档案法规体系实现管理，做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究。
(一)档案法规
档案法规是由国家各级权力机构、档案行政管理机关及其它机构，为了管理档案、档案工作和档案事业的需要，依据法律规定的权限和程序制定、批准并颁布实施的规范性文件的总称。它是档案行政管理部门、各种档案机构和其它机构，以及公民个人履行职贵、完成使命、实施职能的行为准则与行为规范。同时，它又是我国整个国家法规体系的一个分支和重要组成部分。
1)档案法规的涵义
(1)档案法规的立法主体是国家权力机关、国家行政机关及其它机构。现代国家事务涉及政治、经济、文化等各个领域，为实施有效管理，以建立有条不紊的社会秩序，必须依据法律和法规来进行管理。因此，为了组织与管理国家档案事业，必须制订、颁布有关档案法律、法规，从而为档案事业的法制化管理提供保障。我国档案法规的立法主体大致包括以下几类机构:一是由国家最高权力机关制定、审议和通过档案法律;二是由中共中央、国务院制定或批准档案行政法规;三是由国务院部门和地方各级人民政府及其档案行政管理机关制定档案行政规章。由此可见，我国档案法规的立法主体包括不同层次、不同性质的机关，它们从自身的法律地位和立法权限出发，制定了约束力和适用范围各异的档案法规体系。
(2)档案法规的调整对象主要是档案及与之密切关联的其它事务。制定档案法规的主要目的就是规范人们的档案行为，实现国家对档案事业各个方面、各个环节的管理。由于我国档案事业作为整个国家社会主义事业不可分割的重要组成部分，与其它事业存在着千丝万缕的联系，因此，档案法规除了调整档案事务外，还必须涉及到与档案事务相关的其它事务，如人员的培养，经费及物质设备的划拨，机构设置等。
(3)档案法规具有特定的价值取向和内容取向。档案法规的价值取向在于:使我国档案事业的组织与管理，以及我国档案工作的开展实现正规化、法律化、制度化、规范化、程序化。档案法规的内容取向包括:规定我国档案事业的管理体制、基本方针、基本原则、发展目标等宏观要素;规范档案事业组织与管理的具体原则、措施、方针、手段等中观要素;规范档案管理工作具体工作程序、环节、内容、方法等具体微观要素。
（4）档案法规是依据法律规定的权限和程序制定的规范性文件的集合。就其效力层次而言，包括档案法律、档案行政法规、档案行政规章和档案工作制度。就其内容特征而言，包括档案、档案工作和档案事业管理等不同的范畴。就其形式特征而言，包括命令、规定、决定、条例、办法、通则、简则、意见、通知等。
2)我国档案法规的特点
(1)阶级性与利益性的统一。在阶级社会的任何历史发展阶段，任何国家的法律和法规总是体现统治阶级的意志，是保护、巩固和发展有利于统治阶级的社会关系和社会秩序，是实施统治的工具，也是管理社会的手段。因此，它作为一种特殊的行为规范，体现并维护统治阶级的意志和利益，具有强烈的阶级性与利益性。在我国，档案法规与国家其它领域的法律、法规一样，都是国家和人民利益与意志的体现，具有阶级性与利益性相统一的特点。
(2)权威性与规范性的统一。档案法规是通过具有国家强制力的行政管理效力来保证实施的，由一定的立法主体按照法定的权限和程序经制定、批准、公布后，就具有权威性和强制执行性，而对各机构、各部门和公民个人的档案行为就具有规范性。档案法规所调整的客体则无权选择和取舍档案法规。
(3)稳定性与动态性的统一。由于档案法规制约、规范的对象是抽象的人和抽象的行为，是针对各种档案现象抽象规范，而并不是针对具体个别的机构、个人或现象。因此，其内容一经制定，便具有相对的稳定性。然而，档案法规并非固定不变，应在保持相对稳定的基础上，随变革与发展的形势适时变更与修改。因为，档案事业的外部社会环境是处于动态变化之中的，档案事业内部各要素亦是处于动态变化之中的，所以档案法规的适时变化是理所当然的。
(4)抽象性与具体性的统一。档案法规是对我国档案事业发展过程中各种档案现象与档案行为的抽象规范，就其制定的动机、依据和内容而言，一般不具有直接的针对性，其约束对象亦不是具体的。因此它具有抽象性的特点。然而，档案法规作为国家组织和管理国家档案事业的主要手段与工具，其内容又具有明显的直接性与具体性，在具体执行的过程中是明确的，是清晰可知的。
(二)档案法规体系
档案法规体系是在对档案法规文件体系的综合性分析研究基础上，经过科学概括和抽象提炼，按一定原则、标准加以组织的具有内在有机联系的系统。它不是所有档案法规在形式上或数量上的简单登合或汇总，而是在质的基础上对内容与结构的选择和重组。
我国建立档案法规体系的目的是:完善档案立法工作，增强档案法规、规章的制定与修订工作的计划性、科学性和统一性，依法保障档案事业的全面发展，促进档案工作为社会主义现代化建设服务。
我国建立档案法规体系的原则是:依据宪法等法律、法规，坚持法制统一的原则，以《档案法》为核心，以现行档案法规、规章为基础，近期立法为重点，建立健全符合我国国情并适应档案事业发展的科学、合理、配套的档案法规体系。
我国档案法规体系是以《中华人民共和国档案法》为核心，由若干档案行政法规、行政规章、制度组成的相互联系、相互协调的统一体。它包含等级结构、功能结构和内容结构三层内核，并由此组合为多层次动态有机整体。
1)我国档案法规体系的等级结构
我国档案法规体系的等级结构，是指由各种不同等级层次的档案法规所组成的纵向有序结构，它源于档案法规制定机关，具有发布形式的高低等级差异，并与该法规的适用范围和法效范围相对应，按其等级层次的高低，可具体细分为:
(1)国家最高权力机关或常设机构制订的档案法律。《中华人民共和国档案法》属于我国档案法规体系的最高等级层次，是我国档案事业建设最根本的法律依据，也是各级各类档案部门制订有关档案法规制度的法源和根据，是其它等级层次档案法规的核心和基础。
(2)中共中央、国务院、中共中央办公厅、国务院办公厅制定和发布的档案行政法规。它具有以下两个显著特点:第一，其法效介于档案法律和其它档案行政法规之间，效力范围一般统辖全国，具有普遍的约束力和指导意义;第二，其内容往往是比较具体化、微观化，表现形式多为各种决定、规定和条例等。
（3）国家档案局和国务院有关部门依照法定权限，制定和发布的有关档案行政规章。其内容更为具体，适用范围更趋专门化，发布形式更为灵活，文件数量更大。
(4)各级地方权力机关、地方档案事业管理机关和地方人民政府有关专业主管机关制定、发布的行政区域性档案法规和规章。其最显著的特点是内容针对范围和法定范围的地域专指性，是我国各地区实施档案行政管理的直接具体调控手段。
(5)各级各类档案管理机构制订的内部档案管理规章制度、尽管它不具有法律形式，不具备法律效用，但它恰是上述四个层次档案法规思想内容在某一档案实体管理机构内部档案管理中的微观化、具体化体现，其约束作用更现实，针对性更强，是我国档案法规体系纵向等级结构中最基本的部分。
2)我国档案法规体系的功能结构
档案法规作为管理、调控和推进档案事业的强有力手段，其对象不同，相应的等级亦有别，且功能各异。其功能结构一般体现为以下四个层次:
（1)法律性档案法规。这类档案法规，由国家权力机构按法定程序制定批准并实施生效，因而具有国家法律的效力，以法的强制性和调节性来调整整个国家范围内各种档案关系中的行为规范，成为建设和发展我国档案事业的直接法规依据和保障，如《中华人民共和国档案法》。
(2)执行性档案法规。是直接为了执行法律性档案法规而制定的，它对档案法律的有效实施作出具体规定，故它不能在已有的档案法律所规定的范围之外新增内容，仅是档案法律内容的解析展开，如《中华人民共和国档案法实施办法》。
（3)补充性档案法规。是为了适应新的形势和档案管理发展的新要求，补充档案法规未尽事项而制定的，它具有补充和新增档案法律规范的功能。如国家档案局所制定的《关于企业档案管理升级试行办法》，就是对国务院《关于加强工业企业管理若干问题的决定》的补充而新增的法规。
(4)自主性档案法规。是由档案行政管理部门和其它专业主管部门，为档案管理的需要，在各自法定权限范围内依法独立制定的档案法规制度，只适用于自身系统或范围内部，它在我国档案法规体系中所占数量比重最大。
3)我国档案法规体系的内容结构
我国档案法规体系的内容结构是指各种不同档案法规内容所调整对象的横向覆盖面，它具体解析为三大类:
(1)综合性档案法规。在我国档案法规体系中，有关内容调整的对象覆盖整个国家范围，以调控社会范围内一切组织、个人档案行为的法规性文件，即为综合性法规。
(2)专门性档案法规。不同门类的档案，特点不同，其管理方法也就不同，故需制定各种专门性档案法规，以适于某一专门档案的特殊管理，并以之调控该门类档案现象和各种档案行为。
(3)专业性档案法规。不同的专业领域产生出不同性质与类型的专业档案，不同专业领域的档案，彼此管理方法与要求差异甚大，为了科学管理每一专业领域的档案工作，需根据各专业领域的职能工作特点，制定出各种专业性档案法规。
三、档案事业管理的计划方法
计划作为一种管理职能和管理方法，是随着社会各种组织要素的增长和管理理论的深化而逐步发展起来的。某一机构、社会组织或具体个人，越注重观察自身目标的确切性质，对计划的需要就越发明显。因此，现代管理理论把计划视为管理的开端和首要的职能。
对我国国家规模的档案事业实行计划管理，一方面是由我国的社会政治、经济制度所决定的，另一方面，是由我国档案事业实行“统一领导、分级管理”的管理体制和基本原则所决定的。因此，以计划方法来组织和管理国家档案事业，有其客观的社会基础和实践基础。
(一)档案事业计划管理的作用
计划管理作为档案事业组织与管理的基本职能和重要方法，在我国档案事业管理方法体系中占有重要的地位，同时发挥着独特的作用。
1)计划管理是党和国家关于档案事业建设与发展的路线、方针、政策的具体体现，确保我国档案事业沿着社会主义方向发展。我国档案事业是党和政府领导下的具有中国特色的社会主义国家规模的档案事业，《档案法》规定了党和政府对档案事业的领导职责。因此对于我国档案事业的奋斗目标、根本任务以及国家的档案政策，都必须依据一定历史时期党和国家所制定的路线、方针、政策而确定。所以，强化计划管理，就能确保党和国家在一定时期内路线、方针、政策得到充分的贯彻和实施，使我国档案事业在计划有效的调控下，沿着党和国家的路线、方针、政策所指引的方向发展。
2)计划管理有利于党和政府对档案事业的宏观管理。各级党委和政府通过档案事业的发展计划，全面了解档案事业发展的规律、速度、数量、质量、水平等基本要素，便于从全国的某地区或某系统的整体角度，协调档案事业与其它相关事业的关系，理顺存在的各种矛盾，合理配置人、财、物及其它基本条件，把档案事业纳人宏观领导的职责范围内，更有利于档案事业的发展。
3)计划管理是档案部门进行宏观管理和微观管理的重要手段和途径。对于一定范围内的档案事业实行计划管理，是档案部门宏观管理和微观管理的重要手段和途径，因为计划不仅是组织实施职能活动的开始，也是协调各种关系的前提。没有计划的管理是一种盲目的管理，也是一种低效的管理。同时，从微观角度分析，通过计划的制定与实施，能把档案工作各个岗位、各个环节、各个人员的活动纳入目标管理的范畴，充分调动并发挥各个部门和人员的积极性和创造性，从而增强档案机构内部的活力和凝聚力，促进档案事业的发展。
(二)档案事业计划管理的原则
档案事业计划管理的原则是指以计划方法组织与管理档案事业时应遵循的基本准则。根据我国档案事业计划管理40余年的实践经验，其原则应包括:
1)统一性原则。计划管理的根本目的就在于通过计划手段的调控，使档案事业系统整体功能优化，从而实现决策目标。而其关键在于系统结构的有序与合理。因此，必须遵循计划管理的统一性原则。统一性原则的内涵有二:一是档案事业发展计划与国民经济和社会发展计划的统一;二是档案事业体系中各构成部门和构成要素发展计划的统一。
2)协调性原则。任何事物的存在与发展，必然有着和其它事物在发生形式与内容上的联系。同样，档案事业各要素及其与社会其它事业之间也有着千丝万缕的联系，存在形形色色的矛盾。因此，实施计划管理必须有效地协调上述矛盾，一方面是协调档案事业发展计划与国民经济和社会发展计划之间的关系，另一方面是协调档案事业内部诸要素之间的关系。
3)科学性原则。档案事业的发展计划是人们在总结档案事业发展客观规律基础上形成的科学预测，因此，实行计划管理必须遵循科学性原则。其主要表现:一是要适应档案事业发展客观规律的要求，并有科学实践基础;二是要运用科学方法，使档案事业发展计划切实可行。
4)效益性原则。档案事业的计划管理必须以充分发挥档案、档案工作的经济和社会效益为宗旨。为此，在实施档案事业的计划管理时，应充分体现档案事业在国民经济和社会发展中的效益。
5)弹性原则。在档案事业的发展计划中，既要有一定的硬性指标要求，而使计划具有严肃性和约束力，又应保持一定的适度弹性，而使计划内容留有一定的调整余地，以适应不断发展变化的内外环境。另外，按弹性原则进行计划管理，也能充分发挥档案工作人员的主动性、积极性与创造性。
6)发展原则。就本质而言，档案事业计划管理是确定预测目标并监控的行为过程，也就是以期达到目标的行为手段。故计划的制定应充分体现发展的原则，即立足现在运行，同时预见未来发展。依靠科学预测分析方法，把档案事业的发展趋势反映在计划之内，从而确定一个可行的奋斗目标，引导并规范档案事业的建设与发展。
(三)档案事业计划管理的要求
要有效实现档案事业计划管理，必须考虑以下基本要求:
1)必须把档案事业的发展列人国民经济和社会发展计划中。客观地反思我国档案事业计划管理的实践，可以发现，1985年前档案事业的发展计划在国民经济和社会发展计划中仅属个别的、部分的反映，亦是局部的、零散的体现。1985年党中央和国务院作出了关于调整我国档案工作领导体制的指示后，档案事业的发展在国民经济和社会发展计划中获得应有的地位。把档案事业列人国民经济和社会发展计划的具体内容包括:一是把各级各类档案馆人员的编制纳人国家事业编制计划中;二是把档案事业经费列入中央和地方的财政预算收支科目中;三是把档案科学技术的研究列入国家科学技术的研究计划中。
2)必须确保档案事业计划管理的规范化和法制化。档案事业的发展计划是依据党和国家的方针、政策制定的，经各级权力机关或主管部门审批，具有一定的法规性质，对档案事业有一定的规范作用。因此，各级档案部门应建立起计划管理的科学原则、基本程序和监督机制，确保计划管理的有效实施。
3)必须进一步强化档案事业计划管理的意识。我国档案事业计划管理方法和新中国档案事业是同步创立的，并且随着档案事业的计划管理的范围得以不断扩展，计划管理的作用日益显现。但是，从总体上讲，档案事业与其它社会事业一样，计划管理的水平不高，存在着人为经验管理的思维惯性和轻视计划管理的倾向。因此，强化计划管理意识，能从观念上保障计划管理的顺利开展。《中华人民共和国档案法》首先以法律形式，把我国档案事业计划管理职能及其目标、方法加以高度概括，并予以固定下来。从此，我国档案事业计划管理融进了法律成份，与法制方法相结合，成为全新的依法计划管理。在计划管理职能进一步加强的新形势下，强化计划管理意识的重要性更加凸现出来。
四、档案事业管理的统计方法
统计是人们认识宏观世界的一种有力武器，也是当代组织管理的一种有效工具。统计的目的在于通过对事物数量关系的计量分析，揭示事物的内在本质和事物运动与发展的客观规律。因此，统计方法广泛应用于国民经济和社会各项事业的管理。
档案事业统计旨在通过档案事业发展要素状况的计量分析，揭示档案事业建设与发展的规模、水平、速度、效益等，从而为档案事业宏观管理的科学决策，为档案事业方针政策的制定，为档案事业发展战略及计划部署提供客观依据，最后服务于我国档案事业整体与宏观管理。
（一）档案事业统计工作的内容与对象
档案事业统计工作是以数量计量分析为手段，揭示档案、档案工作和档案事业发展状况的一种管理活动。具体而言，即用计量方法，以档案事业各领域中大量存在的档案现象的数量关系为对象(包括各种发展动态、相关因素、计划与定额完成情况、数量与分配比例等)，通过整理、分析和研究，揭示档案事业的发展现状、历史进程和其客观规律的管理活动。统计方法作为一种管理手段，既是一种以定量化为基础，质与量相结合的管理方法，又是科学而有效地管理我国档案事业的重要途径。
1)档案统计工作的内容包括:
(1)统计要素设计，即依据统计要求和统计 目的，正确地确定统计指标和指标体系，确定统计分组和分组体系。
（2)档案统计调查，即按照档案统计任务的要求，收集各种档案统计信息。
(3)档案统计整理，即对调查取得的档案统计资料进行汇总、整理、分组、计算，得到反映诸种档案现象数量特征的综合资料。
(4)档案统计分析，即对经过整理的档案统计资料，结合实际情况，进行分析研究，发现问题，提出意见。
2)档案统计工作的对象包括:
(1)档案实体统计，包括档案馆 (室)藏量统计、档案构成统计、案卷移进移出与增减变化的统计等。这类统计主要反映档案实体的数量、内容及构成等特点。
(2)档案管理活动统计，是对档案管理活动的各个方面和各个工作环节的统计，包括档案馆(室)藏建设统计、档案信息处理统计、档案信息服务及用户统计等。这些统计又可细分为若干方面，如档案整理工作量统计、制作卡片数统计、检索效率统计、档案咨询统计、档案利用率统计、用户类型及需求统计等。这类统计反映出档案管理活动的基本情况。
(3)档案事业管理活动统计 ，是对各地区乃至全国档案事业发展状况的统计，即对全国档案馆的设置、布局、网点、数量、构成，档案干部队伍的人数、状况、受教育程度，档案管理设备、装具、库房、财务的统计等。通过档案事业管理活动的统计，可以反映各地区、行业系统和整个国家档案事业的发展规模和水平。
(二)档案事业统计的基本任务
1)为国家制订档案政策，制订档案事业发展战略提供基本资料和依据，使国家档案政策和档案事业发展战略的各项战略目标建立在科学可靠的基础上。
2)为加强对档案工作、档案事业的科学管理提供资料和依据。档案事业统计把各种错综复杂的档案现象，以数字形式清晰显示，供管理者决策参考。
3)对各级各类档案部门的工作进行监督与指导。通过对各种计划指标、质量指标及综合指标的统计，可公平、公开地考评有关部门和人员的工作实绩，总结经验，反思教训，发现问题，有针对性地进行监督与指导，从而不断推动档案工作的发展。
4)当前档案统计工作的主要任务是进一步健全统计机构，建立统计制度，完善统计指标体系，逐步形成统计网络，提高统计信息的质量，强化统计工作，为档案事业的科学管理和全面发展提供优质服务。
(三)我国档案事业统计工作的组织与管理
我国国家规模的综合性档案事业统计工作始于1984年，由国家档案局和国家统计局统一制发的《档案工作基本情况统计年报》在县以上档案部门试行。1987年，在此基础上修订出台了《档案事业基本情况统计年报》。在总结前两个档案统计年报文件的实施和执行效果及问题的基础上，为了使我国档案事业统计工作更趋严密、规范、科学，并形成统计制度，同时，也为了使现代化手段应用于档案事业统计工作。1991年10月，由国家档案局制定经国家统计局以统社字(1991) 296号文批准《全国档案事业统计年报制度》，国家档案局以国档发(1991) 31号文将该制度颁发全国执行。《全国档案事业统计年报制度》是我国档案事业统计工作制度的核心，也是指导、规范、统一我国档案事业统计工作的范本，对于我国档案事业统计工作的有效开展具有重要的意义，它标志着全国统一的、具有严密体系的全国档案事业统计管理方法与手段已形成，并走向完警。
五、档案事业管理的经济方法
经济管理是指依靠经济组织，运用经济手段，按照客观经济规律的要求管理经济。经济手段是指价格、工资、利润、利息、税收、信贷、奖金、罚款等经济杠杆和价值工具，以及经济合同、经济责任制等制度。
档案事业的经济管理，是指依靠各级各类档案机构的财务部门运用工资、奖金、成本、价格、定额以及经济合同、经济责任制等经济手段，按照经济原则来组织、控制和管理档案事业。
档案事业管理运用经济方法的实质是贯彻物质利益的原则，处理好国家、集体与个人之间的各种经济关系，调动各方面的积极性，使档案人员的利益与他们的行为结果结合起来，自觉地为实现档案事业管理目标而努力。
档案事业的经济管理与行政管理是相互补充的，并有机地联系在一起。经济方法与行政方式的主要区别在于管理对象的作用方式上，经济方法赋予管理对象广泛的独立自主性，并要求管理对象对所作出的决定及后果负完全责任;而行政方法则限制管理对象的活动范围，管理对象在其管理范围内对所作出的决定及后果只负一定的责任。
(一)档案事业经济管理的任务
1)规划经济活动。在商品经济的条件下档案馆蕴含着经济活动，因此必须根据客观经济规律，在分析预测的基础上，规划好档案馆的经济活动，供给档案馆各项活动的必要资金，保证档案馆的正常运转。
2)控制、节、监督经济活动。对档案馆活动中的经济过程进行控制、调节、监督的方法有:根据国家的经济政策，结合档案馆的实际情况，建立和健全经济管理制度，根据档案馆经济过程中的反馈信息，不断调整和修改档案馆的经济计划、政策和措施;根据有关会计资料、审计报告，对档案馆的经济过程进行综合分析，研究改进方法，杜绝不良现象。
3)获取最佳经济效益。档案馆在完成工作目标的过程中，必须力争降低消耗，寻找提高经济效益的途径和措施，以获得最佳的经济效益。
4)建立各种经济责任制，克服平均主义的倾向。在加强思想政治工作的前提下，要建立起各种经济责任制，明确其任务与责任，规定考核标准，制定奖惩办法，贯彻各尽所能、按劳分配的原则。
5)筹措活动经费。档案馆的活动经费绝大部分是由国家财政拨款，但这并不等于档案馆不需要采取经济手段自筹一部分经费。为了补充国家经费的不足，档案馆应在国家政策允许和自身条件许可的情况下，开辟新的经济来源，以改善档案馆的工作条件。
(二)档案事业管理中运用的主要经济方法
下面以档案馆为例介绍几种主要的经济方法:
1)预算控制。档案馆预算是档案馆预算资金的收支计划，是档案馆在计划期间内经费收支的安排和业务活动规模、‘发展方向的反映，同时也反映着档案馆与国家预算之间预算资金的调拨关系，是档案馆经济活动的基本依据，是实现档案馆一定时期计划的财力保证。
预算控制是依据档案馆预算，从财务角度对档案馆的业务活动、设备添It与维修等进行的管理与监督，是用经济方法管理档案馆的重要内容。预算控制的主要内容包括:预算的编制和执行效果的监督;对档案馆各部门预算单位贯彻执行各项经济计划、预算计划的进度和效果的监督;对预算收支计划完成情况的监督;对预算收支活动中遵守政策、法令、财经纪律和财务制度的监督;改善预算资金的组织管理，提高预算水平。
2)全面经济核算。所谓经济核算就是经济组织对其活动过程中的消耗与劳动成果进行记录、计算、分析、对比的活动。经济核算的方法有:会计核算、统计核算和业务核算。全面经济核算就是对经济组织进行全员性的、全过程的经济核算。
档案馆实行全面经济核算的目的是合理制定档案馆计划，有效控制档案馆活动过程，使档案馆以较少的消耗取得较大的经济效益。档案馆实行全面经济核算的条件是:档案馆各部门有一定的自主权，有一定的经济利益，并在法律上得到切实保证，在档案馆内部有健全的经济核算组织体系，有健全的管理制度等。经济核算的主要内容有:确定档案馆经济核算指标;控制档案馆活动消耗;分析与考核档案馆活动的经济效益;建立档案馆各部门之间的经济核算关系，即相互间的经济责任和物质利益关系。
3)经济责任制。经济责任制是以提高经济效益为目标，把经济责任、经济权利与经济利益结合起来，正确处理国家、集体与个人三者经济关系的一种管理制度。档案馆内部经济责任制主要是通过落实经济责任，解决档案馆与职工、职工与职工以及档案馆各部门之间的经济关系，改变吃“大锅饭” 的状况，促使职工去努力提高档案馆的经济效益。
档案馆内部经济责任制一般可分为两类:一类是个人岗位经济责任制;另一类是部门集体经济责任制。
档案馆内部经济责任制的形式有以下三种:第一种是逐级承包，即通过把档案馆的经济责任分层包下去，层层落实经济责任制;第二种是项目目标承包，即通过项目分解承包落实经济责任制;第三种是单项指标承包，即通过达到某项指标要求的承包落实经济责任制。
4)工资、奖金、惩罚。工资、奖金、惩罚是档案馆管理常用的经济方法。对贡献大、工作任务完成好的职工加薪颁奖，奖励其劳动成果，并按其贡献大小给予适当的额外报酬;对消极怠工者扣发奖金及部分工资;对造成工作损失者追究经济和行政责任。这些方法尽管是老方法，但至今仍在起着作用。
六、档案事业管理的思想政治工作方法
思想政治工作就是以人为对象，根据人的思想活动规律，运用一定的方式方法，解决人的思想、观点和政治立场问题，提高人们认识世界和改造世界的能力，调动人们工作的主动性与积极性的一项工作。
档案事业管理的思想政治工作的主要内容可以分为基本内容与专业内容两大类。基本内容也就是社会对每个社会成员所要求的内容。专业内容就是社会根据档案事业的特点对档案人员所要求的内容，例如党和政府关于档案事业的一系列方针政策的教育，档案人员的事业心、职业道德、服务态度等方面的教育。
(一)思想政治工作的特点与任务
思想政治工作是属于具有明显价值取向色彩的精神鼓励方法。它具有两个特点:一是具有高度的综合性。由于人们思想产生的复杂性，决定了解决思想间题方法的多样性和需要知识的广泛性，因而它具有高度综合性的特点。二是具有强烈的适用性。由于思想政治工作是为了解决管理过程中具体人的实际思想问题，而各个具体的人有着各种实际思想问题，俗话说:“一把钥匙开一把锁”，这就需要针对每一个具体思想问题开展相应的思想政治工作，因而它具有高度适用性的特点。
思想政治工作与行政管理、法制管理、经济管理在档案事业管理中具有不同的功能与作用。行政管理和法制管理在档案事业管理过程中表现为权威性、强制性和规范性;经济管理则表现为物质性和功利性;而思想政治工作则表现为疏导性，即通过宣传教育、精神鼓励、转化思想来进行管理。由于上述四者在管理过程中发挥着不同的功能与作用，因此都是不可缺少的，它的相互联系、相互补充和相辅相成形成了一个有机的整体，只有把它们有机地联系起来综合运用于档案事业管理，才能使管理取得良好的效果。
思想政治工作的根本任务是调动人们工作的主动性与积极性，进一步提高人们认识世界和改造世界的能力。档案事业管理中的思想政治工作除了藉完成上述根本任务外，还要保证完成下列具体任务:第一，保证档案事业的社会主义性质和方向;第二，动员和组织档案人员实现档案事业管理目标;第三，正确处理档案事业内部的各种矛盾;第四，协调档案事业与社会其它各项事业的关系。
(二)思想政治工作的基本方法
思想政治工作方法很多，如疏导法、灌输法、批评法、激励法、共管法、渗透法、预见法等，而激励方法在档案事业管理中的运用尤为重要。
1)激励方法概述。从心理学角度讲，激励是激发人的动机的心理过程。从管理角度讲，激励是一种能使个体将外来刺激转化为自觉行为的适当的健康的刺激，是促使完成目标的行为总是处于高度激活状态的某些内心心理需求的外在因素。因此，所谓激励也就是人们通常说的调动人的积极性问题。
激励方法就是指运用满足人的需求、愿望等手段，来激发人的工作动机，调动人的积极性的方法。
人们的各种各样的行为都出自一定的动机，而动机又产生于人们自身存在的各种需求。这种从人们的需求出发，推动人们采取某种有目标行为的、最终达到需求的满足，这就是激励的过程。
激励因素是指能激发人的动机与行为，能调动人的积极性、主动性、创造性，提高工作效率的要素或条件。激励因素以激励的性质、时间为标准，可分为基本因素、实际因素和偶发因素。基本因素是指人生观和道德观;实际因素是指实现生活中所给予的各种激励因素;偶发因素是指日常生活和工作中偶然发生的令人偷快的事情。激励因素以激励的来源、范围为标准，可分为工作内激励和工作外激励。工作内激励是通过工作本身来满足人的需求，工作外激励是通过对人的工作成绩的肯定和奖励，达到激励的效果。
2)激励方法在档案事业管理中的运用。激励方法选用于档案事业管理可发挥以下作用:第一，可以了解档案人员的需求;第二，可以提高档案人员接受和执行管理目标的自觉程度;第三，可以提高档案人员的行为效率，从而提高档案事业的整体效率。
在档案事业管理中要正确运用激励方法，必须注意以下几条激励原则:一是调查研究原则，二是因人而异原则，三是分工协作原则，四是综合运用原则。
档案事业管理中运用的激励方法主要有以下几种:目标激励，即通过目标的设置来激发人的动机、指导人的行为;工作激励，即通过工作扩大和内容的丰富化来激发人的积极性和主动性;参与激励，即通过参与管理的方式来激发人的积极性;奖惩激励，即用奖励与惩罚来调动人的积极性、抑制人的不良行为;领导激励，即通过领导行动、关怀、支持和信任来调动人的积极性口榜样激励，即通过树立榜样，让人们向榜样学习调动其积极性。
