信息社会化与档案信息秘密的安全策略
在信息不断社会化和社会不断信息化的历史进程中，无论是人们的信息意识，还是社会的信息需求，乃至整个社会的信息能力都将发生巨大变化，这些变化对档案事业发展战略所产生的影响，我们应有较为冷静的思考与分析。
信息社会化和社会信息化，特别是前者，给人类的管理工作(包括信息管理工作)带来了一些新的问题。信息作为一种社会化的资源，已吸引着越来越多的组织和部门投人巨大的人力、物力和财力来对其进行开发利用。但在社会化的信息开发利用中必然会产生复杂的社会关系，因此，为了有效地调整信息开发利用中所产生的复杂的社会关系，就必须研究如何通过自我保护和社会保护机制维护有关信息所有者的权利，从而更有力地推动信息的开发利用。信息所有者权利的保护，其核心问题就是对信息的安全保护。档案信息作为信息的一种较为特殊的形式，其安全问题显得尤为重要。随着信息社会化过程的加快，将必然会促进档案信息的开放和开发。在这一背景下研究“档案信息安全问题”更成为档案事业发展战略这一软科学研究课题中不可忽视的重要内容。
从建国之初到目前为止，指导我国档案工作的基本原则都对档案的安全问题作了明确概括。根据一般理解，“维护档案的安全”是指维护档案的物质安全和政治安全，要求在档案工作中尽量延长档案的自然寿命，并保证档案内容不泄密。但是，我们认为，“档案的安全”，不仅包括档案的物质安全和政治安全，而且也应该包括档案的秘密安全。如果说，过去强调档案的政治安全更多的是侧重于考察国防与国家安全和政务方面的信息秘密安全，那么，档案信息的秘密安全则涉及到对人类社会活动各方面的信息秘密安全的保护。
一、档案信息秘密的含义
档案信息秘密是指不为公众所知悉，能为权利人带来一定利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的各类档案信息内容。档案信息秘密具有如下基本特征:
(一)秘密性
是指档案信息未在国内外公布、开放过，也未在国内外公开使用过或以其它方式为公众所知。档案信息在很大程度上是依靠其原始记录性和特定的秘密性维持其价值的。在大量的管理事务中，档案信息持有者能够利用档案信息服务于管理活动，为自己谋求经济的和社会的利益。档案信息内容一旦被公布或开放或以其它形式公开，就不能成为秘密，对档案信息持有者来说，其价值就会丧失或减小，甚至还会带来巨大的经济、政治等方面的利益损失。
(二)价值性
档案信息秘密必须能在人类社会活动中实际利用。如科技档案信息能够作用于科研与生产，经营管理档案信息能够作用于内部管理与市场活动，党政档案信息能够作用于各类日常决策，人事档案信息能够作用于人际关系和个人发展等。上述各类档案信息在使用后均能给权利人带来效益，这种效益既可以是经济效益，也可以是社会效益;既可以是直接效益，也可以是间接效益。
(三)保密性
档案信息的权利人是否对其所拥有或使用的信息采取保密措施，是认定档案信息能否成为信息秘密的核心条件。作为档案信息秘密的拥有者或使用者，为了保护自己在社会活动中的有利地位，为了在消费档案信息秘密的过程中获取最大利益，必然会千方百计地、因地制宜地采取有效措施，以防止档案信息秘密的外泄。如果权利人对其所称的档案信息秘密不采取任何措施加以保密，视为通用物，任何单位或个人都可以将其当作人类一般信息了解它、掌握它、利用它，那么，它就不可能成为实质意义上的档案信息秘密。
二、档案信息秘密的主体与客体
(一)档案信息秘密的主体
档案信息秘密的主体是指通过正当手段获得并掌握某一档案信息秘密的法人或公民。由于档案信息的共享性飞易传播性、无形性及可能存在的秘密性决定了档案信息可以同时被若干人占有，档案信息秘密也就可以形成多种主体形态。
档案信息秘密的主体形态一般有如下几种情况:
一是单一主体。单一主体可以表现为:档案信息秘密国家主体、集体单位主体和公民个人主体三种类型。档案信息秘密的国家主体是指国家作为权利主体代表全国人民对国家档案信息秘密行使占有、使用、处分和收益的权利。但是，由于档案信息的来源广泛，作用各异，因此，国家只能通过不同方式来行使其档案信息秘密主体的权利。具体方式有:国家以信息秘密所有权人的身份直接行使权利;国家授权各级人民政府的档案行政管理部门代表国家行使权利;国家分级分专业地将国家档案信息秘密交给各类档案馆行使权利。
档案信息秘密的集体单位主体，是指集体所有制法人代表劳动群众集体对集体所有档案信息秘密行使占有、使用、处分和收益的权利。
公民个人主体也就是指某项档案信息秘密仅由公民单个掌握和了解，并依法行使占有、使用、处分和收益该信息秘密的权利。
二是共同主体。在这种情况下，档案信息秘密的持有者既可以是两个或两个以上的集体单位组成的共同主体，也可以是两个或两个以上的公民组成的共同主体。当某一档案信息秘密的主体为共同主体时，通常需要就该档案信息秘密的保密达成一致意见，同时，还需要就该档案信息的归属、使用、收益的分享达成一致。
(二)档案信息秘密的客体
档案信息秘密的客体就是指需要保密的各种档案信息内容。可以成为档案信息秘密的客体甚多，依据不同的标准划分，会有不同的分类。如从档案信息秘密涉及的主要内容来划分，可以分为党群档案信息秘密、生产技术管理档案信息秘密、行政管理档案信息秘密、经营管理档案信息秘密、会计档案信息秘密、科研档案信息秘密等;从档案信息秘密的载体形式来划分，可以分为纸张、胶片、磁性材料等类型。
三、对档案信息秘密的安全保护
(一)保护档案信息秘密安全的策略设计(自我保护)
所有企业或事业单位不论其规模大小、市场状况、技术水平如何，都应制定一个完整的保护档案信息秘密的方案。这个方案可以分为两个内容:一是如何找出并确定档案信息秘密的内涵;二是档案信息秘密的内容一旦确定，就要制定具体的保护措施并加以实施。
1)找出并确定档案信息秘密的内涵并对其进行分类。在企业单位内部，确定档案信息秘密的工作可以分为两步走。
首先，确定档案信息秘密的内涵。在确定档案信息秘密内涵的过程中，可以直接运用档案信息秘密的两个要素— 秘密性、价值性来评估所有档案信息资料。在具体评估过程中，可以适当将同类档案信息资料作“新颖性” 比较，这有利于我们科学地认识档案信息的“价值性”。在确定档案信息秘密的内涵时，下述三类档案信息应重点、优先考虑:
一类是技术档案信息。针对技术档案信息中的产品类、科研类、基建类、仪器设备类档案信息，研究它们对竞争对手是否具有秘密价值。一般说来，上述四类技术档案信息中，对竞争对手而言，较有秘密价值的产品类、科研类档案信息，档案部门就应重点从上述两类技术档案信息中筛选出属于信息秘密的范围。应注意的是，目前我国绝大多数企业单位的档案管理部门，在管理所有技术档案信息时，往往是“平均用力”，这种“平均用力”现象应避免出现在档案信息秘密确定的过程中。如果把所有的技术档案信息都当作信息秘密对待，将会使保护失去价值。在确定技术档案信息秘密的过程中，档案管理部门如果能够多问一问技术人员或是请技术人员参加，无疑会事半功倍，并能保证技术档案信息秘密价值判断的准确。
另一类是经营管理档案信息。对企业单位而言，其长远发展规划、客户名单、销售计划等档案信息往往都具有信息秘密保护的潜在价值。因而也应将其列入档案信息秘密的范畴。
第三类是会计档案信息。在企业内部，各种财务报表、会计凭证等都可能被竞争对手所掌握和利用，并给企业带来巨大损失，因此它们也应属于保密的范围。
其次，根据保密程度的不同对档案信息秘密进行适当的分类。当全面考查了单位所有类型的档案信息资料后，就可将它们分为一般非保密性质的档案信息资料和隶属于档案信息秘密范围的档案信息资料。对属于档案信息秘密范围的档案信息资料可按其价值大小将其分为:关键性的档案信息秘密、重要性的档案信息秘密、一般性的档案信息秘密。关键性的档案信息秘密是指对本单位而言具有不同寻常价值的信息秘密，一旦泄密可能会给企业带来灾难性后果。对这类档案信息秘密限制的范围越小，对其实施的保护机会往往越大;重要性的档案信息秘密是指也有很大价值的信息秘密，一旦被泄露，不会给企业单位带来灾难性后果。对这类档案信息在数量上也应给予限制，以便使接触到这些档案信息的员工意识到它的重要性;一般性档案信息秘密，对竞争者也是有价值的，即便竞争者得到它们也不会给企业招致直接的、不可弥补的损害。
2)企业单位档案信息秘密的保护方案。一个企业单位的档案信息秘密保护方案可以考虑从以下几个方面来进行设计:
(1)对属于秘密范畴的档案信息资料施以统一标记。这对于关键性的和重要性的档案信息秘密来说尤为重要。
（2)确定保护档案信息秘密的安全系统的作用。安全系统主要体现在:对员工接触档案信息秘密进行限制，规定哪些员工可以在工作中接触和使用档案信息秘密资料;限制第三方的使用;防止将档案信息秘密暴露给大众;与雇员签定保密协议;同雇员进行雇用前和离职前的专访谈话，提醒并强调其对档案信息秘密的保护义务等。
（3)如何以较低风险向企业外部人员在某种程度上披露某些档案信息秘密。企业的档案信息秘密保护方案应明确规定:在何种情况下可授权将档案信息披露给外部人员，允许披露的范围，在何种情况下必须与当事人签订保密协议。
(4)在合营过程中档案信息秘密的保护。当企业要转让技术，或以技术入股参加合营，或直接出售档案信息秘密时，掌握防止泄密的方法也是十分重要的。特别要强调的是:只要档案信息秘密的披露是有限制的，并且是为了某种特殊的目的，这种披露就不影响该档案信息秘密享有的法律保护。真正的危险来自不加区别、不采取任何保护措施的披露。因此，作为档案信息秘密的权利人，都承担着对档案信息加以保密的义务。
(二)档案信息秘密的法律保护 (社会保护)
尽管我国目前还没有保护档案信息秘密的专门法律，但是，在现有的法律框架范围内，对为了某种政治的或商业的利益，采取不正当的手段，获取、披露或使用他人创造的未公开的有价值的档案信息秘密而会造成的企业损失(或国家损失)，一样可以寻求相应的法律保护。
有关档案信息秘密保护的现行法律包括以下几个方面:
1)《保守国家秘密法》对档案信息秘密的保护。1989年5月1日起施行的《中华人民共和国保守国家秘密法》，对档案信息秘密加以保护所涉及的范围最广，保护措施与制度也最具体。例如在第8条中对保护范围作了规定，在第17~30条中对保护方法作了说明。
2)《档案法》对档案信息秘密的保护。《档案法》对档案信息秘密的保护，侧重是对档案信息秘密的秘密期限和秘密公布权作了规定，并对违反上述规定的违法行为提出了处理、制裁的力、法。
3)现有知识产权法对档案信息秘密的保护。利用知识产权法保护档案信息秘密，常体现在《专利法》和《反不正当竞争法》上。《专利法》规定专利权的取得以发明人向社会公开其发明为条件，通过公开其发明来换取一定期限的垄断权。在某些专利档案中可以巧妙地保留一部分档案信息秘密。若要达到实施专利技术的最佳效果，专利使用者就要获得保存于专利档案中的相应信息秘密。这样，包含于专利档案之内的若干未公开的信息也就获得了保护。
《反不正当竞争法》实际上就是保护技术信息和经营信息秘密，这其中当然也包括蕴藏在档案载体中的技术信息和经营信息秘密。《反不正当竞争法》对强化档案管理部门的信息保密意识，推动各单位档案信息秘密保护措施的健全无疑具有重要的意义。
4)民法对档案信息秘密的保护。我国《民法通则》第118条规定:“公民、法人的著作权(版权)、专利权、商标使用权、发现权、发明权和其他科技成果权受到剿窃、篡改、假冒等侵害的，有权要求停止侵害，消除影响，赔偿损失。”该条文中强调的“其他科技成果”，其中有相当部分是未经公开的科研档案信息秘密，它们也受到民法的保护。
5)合同法对档案信息秘密的保护。1987年6月23日通过的《技术合同法》除保护专门档案信息外，还保护其他各类档案信息秘密，有关信息的出让方和受让方都有保护相应非专利技术信息和经营管理档案信息秘密的义务。
此外，在现行法律中，《宪法》、《统计法》、《邮政法》、《技术进出口管理法》等都对档案信息秘密进行直接或间接的保护。在研究档案信息秘密的法律保护和社会保护机制时，应注意到，现有法律对档案信息秘密的保护还是较为零乱和分散的，有关法律对保护档案信息秘密所设立的罪名也不一样。因此，在21世纪的档案事业发展战略研究中，应将档案信息秘密的安全保护问题，特别是其法律保护问题规划进去，或是与其它有关部门加强协作，设立专门的信息产权法并针对档案信息秘密的具体特点来研究其法律保护问题。
